När det gäller att prioritera transparens i fakturering är få verktyg så värdefulla som en specificerad faktura. Specificerade fakturor beskriver exakt vilka varor eller tjänster kunderna betalar för och kan bidra till att minska deras frustration och minimera betalningstvister och förseningar. Bristande transparens i faktureringen är ett vanligt bekymmer som kan orsaka allvarliga problem: enligt en undersökning från 2022 hade nästan 40 % av amerikanerna svårt att förstå sina sjukvårdsräkningar. För företag inom hälso- och sjukvård, hotell- och restaurangbranschen eller någon annan tjänstebaserad bransch kan det innebära stora fördelar att använda sig av mycket specificerade faktureringsrutiner.
Nedan förklarar vi vad en specificerad faktura är, hur man skapar en och vilka fördelar den ger företag och deras kunder.
Vad innehåller den här artikeln?
- Vad är en specificerad faktura och hur skiljer den sig från en vanlig faktura?
- Vilka uppgifter ska finnas på en specificerad faktura?
- Så här skapar du en effektiv specificerad faktura för ditt företag
- Fördelar med att använda specificerade fakturor för företag och kunder
Vad är en specificerad faktura och hur skiljer den sig från en vanlig faktura?
En specificerad faktura är en faktura som anger varje tillhandahållen produkt eller tjänst och den specifika kostnaden för varje artikel. På en vanlig faktura kan det stå endast ett totalbelopp eller allmänna kategorier utan att enskilda tjänster eller produkter anges, men en specificerad faktura anger varje artikel eller tjänst rad för rad med dess pris, ofta tillsammans med en beskrivning och kvantitet.
Detta ger transparens och gör det lättare för kunden att se varifrån varje kostnad kommer. Specificerade fakturor används ofta för sjukvårdsräkningar, hotellkvitton, juridiska tjänster, försäkringsanspråk och restaurangnotor. Vanliga fakturor används vanligtvis för tjänster med fast pris eller mindre köp där enskilda artikeldetaljer inte är lika viktiga.
Vilken information ska finnas på en specificerad faktura?
En specificerad faktura bör innehålla specifika uppgifter om varje debitering i totalsumman. Den innehåller vanligtvis:
Datum då varje tjänst tillhandahölls eller varje produkt köptes
Namn och beskrivning för varje vara eller tjänst
Kvantiteten av varje artikel eller tjänst (t.ex. två kontorsbesök, fem timmars arbete)
Kostnaden per enhet för varje vara eller tjänst
Radpostsumma (kvantitet x enhetspris)
Eventuella extra avgifter (t.ex. serviceavgifter, leveransavgifter)
Eventuella skatter
Eventuella rabatter eller justeringar
Delsumman före eventuella ytterligare avgifter, rabatter eller skatter
Det totala beloppet som ska betalas
Faktureringsinformation – vanligtvis leverantörens namn, kontaktuppgifter och faktureringsadress
Så här skapar du en effektiv specificerad faktura för ditt företag
För att utarbeta en effektiv specificerad faktura måste du ta med all viktig information för både din kund och ditt företag. Ett faktureringsverktyg kan spara tid åt dig och hjälpa dig att skapa fakturor som ser bättre ut. Med Stripe Invoicing kan du snabbt skapa och skicka fakturor från din Stripe Dashboard utan att behöva någon ytterligare programvara. Här kan du läsa om vad som ska anges på dessa fakturor och hur Stripe kan hjälpa dig.
Företagsinformation
Företagets namn, logotyp, adress, telefonnummer och webbplats bör finnas med. Detta gör det lättare för kunder att kontakta dig. Med Stripe kan du anpassa dina fakturor med varumärkeselement som din logotyp och varumärkesfärger så att varje faktura får ett enhetligt utseende.
Fakturanummer och fakturadatum
I spårningssyfte tilldelar du varje faktura ett unikt nummer och anger datumet. Stripe genererar automatiskt fakturanummer och faktureringsdatum – och om du behöver anpassa numreringen kan du justera det i inställningarna.
Radposter
Ange varje produkt eller tjänst separat med en kort beskrivning, kvantitet, enhetspris och total kostnad. I Stripe Invoicing kan du lägga till flera radposter, var och en med sin egen beskrivning och prissättning.
Extra avgifter, skatter och rabatter
Om det förekommer ytterligare avgifter (t.ex. leveransavgifter, specialtjänster) anger du dem på en separat rad så att de inte försvinner bland allt det andra. Ange eventuella skatter (både skattesats och totalbelopp) och rabatter. Med Stripe Invoicing kan du lägga till anpassade rader för extra avgifter, tillämpa rabattkuponger eller rabatter och automatiskt beräkna skatt baserat på var kunden befinner sig.
Delsummor och totalsumma
Ange en delsumma före skatter, avgifter eller rabatter, lägg sedan till dem och visa slutsumman längst ner. Stripe beräknar automatiskt totalbeloppen efterhand som du lägger till dem.
Anmärkningar eller särskilda instruktioner
Längst ner på fakturan kan du lägga till ett tackmeddelande, en påminnelse eller specifika instruktioner för fakturan. Med Stripe kan du lägga till ett memo eller en sidfot för den här typen av anpassning.
Fördelar med att använda specificerade fakturor för företag och kunder
Specificerade fakturor tydliggör vad varje debitering avser. Här är några exempel på hur företag kan dra nytta av specificerad fakturering:
Tjänstens värde: För tjänstebaserade företag bidrar specificerad fakturering till att visa på värdet av varje enskild tjänst.
Förtydliganden och tvister: Genom att dela upp varje debitering kan du ge kunderna färre anledningar att ifrågasätter fakturan. Detta kan minimera antalet obetalda fakturor och gör att de betalas snabbare.
Efterlevnad och dokumentation: I branscher som hälso- och sjukvård och juridiska tjänster krävs ofta specificerade fakturor för efterlevnads- eller försäkringsanspråk. En advokatbyrå behöver till exempel visa specificerade fakturor för återbetalningar eller revisioner.
Försäljnings- och marknadsföringsdata: Företag som spårar enskilda artiklar på fakturor – oavsett om det är produkter eller tjänster – kan få insikter om konsumenternas preferenser. Ett konsultföretag kan till exempel märka att kunder ofta begär strategigenomgångar för implementeringspaket.
Skatterapportering och avdrag: Företag kan snabbt separera avdragsgilla tjänster och förbrukningsartiklar på specificerade fakturor för att klassificera utgifter när de deklarerar skatt eller förbereder sig för revisioner.
Flexibilitet: Med specificerad fakturering kan företag enkelt anpassa fakturor för specifika kundförfrågningar. En designer kan till exempel ange de enskilda designelementen (t.ex. logotyp, webbplats, varumärkesguide) som har köpts av varje kund.
Här är några av fördelarna med att ha en specificerad fakturering för kunderna:
Transparent prissättningen: När kunderna ser en specificerad uppställning förstår de exakt vad de betalar för. På till exempel en sjukvårdsräkning kommer kunderna att kunna titta på debiteringar för varje test och procedur för att förstå vad deras betalning täcker.
Ersättningar: Klienter behöver specificerade fakturor om de begär ersättning för kostnader som företagsresekostnader och försäkringsanspråk.
Budgetering och ekonomisk planering: Specificerade fakturor gör det lättare för kunder att hantera sina budgetar, särskilt för återkommande tjänster. Om till exempel en kund använder en hemstädningstjänst varje månad, kan separata debiteringar för grundläggande städning, tvätt och storstädning göra det lättare att justera framtida bokningar baserat på budgetprioriteringar.
Lösning av tvister: Det är mycket enklare att ta itu med ett problem med en del av en faktura om avgifterna är tydligt åtskilda. Om till exempel en kund bestrider en "konsultationsavgift" på en specificerad faktura, kan han eller hon fråga om denna enda radpost i stället för att ifrågasätta hela fakturan.
Skatteavdrag: För kunder som följer upp utgifter för skatteändamål gör specificerade fakturor det enklare att identifiera avdragsgilla kostnader. En frilansare kan till exempel använda specificerade fakturor från affärsmåltider eller resor för att skilja representationsavgifter från professionella utgifter och göra lämpliga avdrag.
Innehållet i den här artikeln är endast avsett för allmän information och utbildningsändamål och ska inte tolkas som juridisk eller skatterelaterad rådgivning. Stripe garanterar inte att informationen i artikeln är korrekt, fullständig, adekvat eller aktuell. Du bör söka råd från en kompetent advokat eller revisor som är licensierad att praktisera i din jurisdiktion för råd om din specifika situation.