Skattemyndigheterna har ökat sina insatser för att granska företags regelefterlevnad, och de har tillgång till allt mer sofistikerade dataanalysfunktioner. Det amerikanska skatteverket (IRS) uppskattade skattefelet – skillnaden mellan vad som borde ha betalats in och det som verkligen betalades – till 625 miljarder amerikanska dollar 2021, där en betydande del av detta fel härrörde från omsättnings- och användningsskatter.

Skärpt skattekontroll är inte begränsat till stora företag. Små och medelstora företag befinner sig också under lupp. Revisioner kräver ofta mycket tid och resurser, vilket skapar finansiella risker och störningar i ett företags verksamhet.

Komplexiteten i lagstiftningen kring omsättnings- och användningsskatt, som skiljer sig åt mellan delstat och kommun, lägger ytterligare ett lager till denna fråga. Företag, särskilt de som verkar i flera delstater eller inom e-handeln har svårare att själva bedöma hur väl de följer lagstiftningen på ett korrekt sätt. Även ett företag som använder robusta redovisningsmetoder kan fortfarande hitta brister vid en revision av omsättnings- och användningsskatt.

Nedan går vi igenom vad revisioner av omsättnings- och användningsskatt är, vilka typer av företag de påverkar mest, hur revisionerna genomförs och hur företag kan förbereda sig för dem.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en revision av omsättnings- och användningsskatt?
  
• Vilka typer av företag granskas oftast?
  
• Vad händer under en revision av omsättnings- och användningsskatt?
  
• Kostnader för en revision av omsättnings- och användningsskatt för företag
  
• Så här förbereder du dig för en revision av omsättnings- och användningsskatt
  

Vad är en revision av omsättnings- och användningsskatt?

En revision av omsättnings- och användningsskatt är en formell granskning som utförs av en skattemyndighet för att verifiera riktigheten i ett företags skatteuppgifter, betalningar och regelefterlevnad avseende omsättnings- och användningsskatt. Den här granskningen tar reda på om ett företag har tagit ut, rapporterat och betalat in omsättnings- och användningsskatt på ett korrekt sätt i enlighet med tillämpliga lagar och regler.

Vilka typer av företag granskas oftast?

En mängd olika faktorer påverkar vilka företag som är mest benägna att drabbas av revisioner avseende omsättnings- och användningsskatt, till exempel hur komplexa deras transaktioner är, deras totala intäkter och vilken typ av varor och tjänster de säljer. Här är några kategorier av företag som ofta är föremål för dessa revisioner:

• Detaljhandelsföretag: Butiker som säljer direkt till kunder utsätts ofta för revisioner. Den stora transaktionsvolymen ger större möjligheter till fel eller avvikelser i skatteuppbörden.

• E-handelsföretag: Onlineföretag är mer benägna att utsättas för revisioner eftersom de är verksamma i olika jurisdiktioner och därför hanterar olika skattesatser, vilket gör det svårare att följa alla regler.

• Byggföretag: Beroende på delstat och omständigheterna är byggföretag inte alltid ansvariga för att betala omsättningsskatt på byggmaterial vid köptillfället. Skatterevisorerna granskar noggrant om användningsskatt har betalats på ett korrekt sätt för sådana artiklar.

• Mat- och dryckesställen: Restauranger och barer kan ha komplexa transaktioner som omfattar skattepliktiga och icke-skattepliktiga artiklar. Dessa transaktioner gör dem mer mottagliga för fel och därmed revisioner.

• Bilhandlare: Försäljning av fordon involverar stora transaktionsbelopp och kan innebära inbyten, finansiering och serviceavtal. Dessa är alla faktorer som kan komplicera skattesituationen, och därför är det mer sannolikt att dessa företag blir granskade.

• Tillverkningsföretag: Tillverkare begär ofta skattebefrielse för råvaror och maskiner som förvärvas för produktion. Detta gör de hamnar i fokus hos skatterevisorer som vill verifiera att dessa skattebefrielser är legitima.

• Företag med en hög volym av skattebefriad försäljning: Företag som gör många skattebefriade försäljningar, till exempel till återförsäljare eller ideella organisationer, drar ofta till sig uppmärksamhet från skattemyndigheter i form av revisioner.

• Nyligen förvärvade eller sammanslagna företag: Efter en förändring i ägande eller struktur kan företag blir föremål för revision för att säkerställa att alla skatteförpliktelser har identifierats korrekt och hanteras på lämpligt sätt.

• Företag med tidigare revisionsproblem: Företag som drabbats av påföljder eller justeringar under en tidigare revision är mer benägna att granskas igen för att kontrollera regelefterlevnad.

Inget företag är immunt mot möjligheten till en revision, och att upprätthålla korrekt och grundlig bokföring är det bästa sättet att minska potentiella risker och göra processen mer hanterbar. Om ditt företag tillhör en kategori som ofta granskas bör du överväga att samarbeta med en skatteexpert för att minimera eventuella problem.

Vad händer under en revision av omsättnings- och användningsskatt?

Under en revision av omsättnings- och användningsskatt utför en skatterevisor en omfattande granskning av ett företags finansiella verksamhet med avseende på uppbörd och betalning av ovan nämnda skatter. Här är en sammanfattning av processen.

Dokument begärs in

Skatterevisorn börjar med att begära in de handlingar som rör företagets försäljning och inköp:

• Fakturor: Skatterevisorerna kommer att be om fakturor från försäljning till kunder och inköp från leverantörer.

• Inköpsorder: Skatterevisorerna kommer att titta på inköpsorder för att verifiera transaktioner och jämföra dem med fakturor.

• Skattedeklarationer: Skatterevisorerna kommer också att vilja titta på företagets tidigare inlämnade deklarationer för omsättnings- och användningsskatt.

• Skattebefrielseintyg: Skatterevisorerna kommer att granska skattebefrielseintyg för att validera eventuell skattebefriad försäljning.

• Elektroniska register: Skatterevisorerna kommer att vilja se elektroniska register som filer i bokföringsprogram, poster i kalkylblad eller andra digitala data som innehåller relevant finansiell information.

Granskningsmetoder

Skatterevisorn kommer att bedöma de begärda handlingarna på något av följande sätt:

• Stickprovsrevision: I stället för att granska varje transaktion kan revisorn bedöma ett representativt urval och extrapolera felprocenten från urvalet till hela datauppsättningen.

• Ingående granskning: Skatterevisorn kan granska varje transaktion i detalj. Detta är vanligare för revisioner av mindre företag med färre transaktioner.

• Verifiering med tredje part: Skatterevisorn kan verifiera den information som företaget tillhandahåller genom att kontakta kunder, leverantörer eller andra parter som är involverade i transaktionerna.

Revisionens syften

• Korrekt omsättningsskatt: Det primära målet med denna typ av revision är att avgöra om företaget har tagit ut skatt på korrekt sätt från kunder vid försäljningsstället.

• Efterlevnad av regler för användningsskatt: Skatterevisorn kontrollerar också om företaget har betalat användningsskatt för inköp på vilka omsättningsskatt inte har tagits ut, t.ex. varor som köpts från leverantörer utanför delstaten.

• Befrielser och avdrag: Slutligen kontrollerar skatterevisorn om de skattebefrielser som företaget begärt är giltiga och dokumenterade på ett korrekt sätt.

Resultat och konsekvenser

• Ytterligare skatter och straffavgifter: Om skatterevisorn upptäcker någon underbetalning är företaget vanligtvis skyldigt att betala de utestående beloppen plus ränta och eventuellt straffavgifter.

• Återbetalningar: Omvänt, om skatterevisorn upptäcker att man betalat för mycket, kan företaget vara berättigat till återbetalning.

• Bokföringsrekommendationer: Skatterevisorer kan ge rekommendationer för att förbättra företagets redovisnings- och skattepraxis.

• Rättsliga åtgärder: I extrema fall som involverar betydande felaktigheter eller bevis på avsiktligt bedrägeri kan företag drabbas av rättsliga konsekvenser.

Även om en revision kan vara stressig, kommer goda bokföringsrutiner och öppen kommunikation med skatterevisorn att underlätta processen. Företag söker ofta råd från skatteexperter för att få hjälp med att förbereda sig för revisioner och ta reda på sina rättigheter och skyldigheter under granskningen.

Kostnader för en revision av omsättnings- och användningsskatt för företag

Den ekonomiska effekten av en revision av omsättnings- och användningsskatt kan vara betydande och sträcka sig bortom skatteförpliktelser. Förutom de direkta ekonomiska kostnaderna måste även resursåtgången beaktas. Revisioner kräver ofta stor uppmärksamhet från interna team under en längre tid. Personal kan behöva hämtas från andra projekt för att samla in dokument, klargöra handlingssätt eller rekonstruera tidigare transaktioner. Denna förlust av tid och fokus kan leda till en dominoeffekt i hela verksamheten och till exempel påverka projektscheman och andra efterlevnadsrelaterade aktiviteter.

Här är en sammanfattning över de kostnader som vanligtvis är förknippade med revisioner:

Finansiella kostnader

• Kvarskatt: En omedelbar konsekvens av att inte klara en revision är skyldigheten att betala obetalda skatter. Detta belopp kan variera från försumbart till betydande, beroende på avvikelsens omfattning.
  
• Straffavgifter och ränta: Kvarskatt åtföljs ofta av straffavgifter och räntor, ytterligare avgifter som kan göra det totala beloppet betydligt högre än den ursprungliga skatten.
  
• Advokat- och konsultarvoden: Att anlita specialiserade konsulter eller advokater för att ta sig igenom revisionsprocessen kan också öka kostnaderna.
  

Icke-finansiella kostnader

• Tidsåtgång: Att förbereda och gå igenom en revision kan vara en tidskrävande process som kräver stora ansträngningar från företagets ägare och personal. Detta avledda fokus kan påverka den vanliga affärsverksamheten.
  
• Känslomässig belastning: Revisioner kan också sätta press på personalens moral, vilket leder till minskad produktivitet och välbefinnande.
  
• Anseende: Om en revision hittar felaktiga metoder eller resulterar i rejäla böter kan det lämna en fläck på ett företags anseende, med potentiella långsiktiga effekter på intäktsströmmarna.
  

Effekten av en revision kommer att variera beroende på faktorer som företagets storlek, djupet av de finansiella oegentligheter som upptäckts och revisionens längd. Oavsett vilket kan effekterna vara långtgående, vilket gör det ännu viktigare för företag att förbereda sig.

Så här förbereder du dig för en revision av omsättnings- och användningsskatt

Att förbereda sig för en revision av omsättnings- och användningsskatt innebär flera steg för att säkerställa att din bokföring är i ordning och att du är väl rustad för att hantera granskningen.

• Organisera alla relevanta dokument: Samla in alla nödvändiga dokument före revisionen. Detta inkluderar fakturor, inköpsorder, försäljningskvitton, skattebefrielseintyg och andra relevanta ekonomiska uppgifter. Att alla dessa dokument är organiserade kommer att göra dem mer lättillgängliga under revisionen, vilket kan påskynda processen.

• Granska deklarationer för omsättnings- och användningsskatt: Granska de deklarationer för omsättnings- och användningsskatt som du har lämnat in under den period som ska granskas så att du kan identifiera potentiella problem innan skatterevisorn gör det. Kontrollera om det finns några inkonsekvenser eller fel och gör korrigeringar om möjligt.

• Kontrollera skattebefrielseintyg: Om skattebefriad försäljning är en del av din verksamhet, se till att du har giltiga skattebefrielseintyg för varje transaktion. Varje intyg måste vara fullständigt, korrekt och uppdaterat för att undvika onödiga komplikationer.

• Validera betalningar av användningsskatt: Granska din bokföring för att bekräfta att du har betalat användningsskatt på alla tillämpliga inköp från leverantörer som inte tog ut omsättningsskatt och att du har kvitton eller annan dokumentation som bevisar dessa betalningar.

• Rådgör med en skatteexpert: Om du är osäker på nyanserna i omsättnings- och användningsskatt bör du rådgöra med en skatteexpert eller revisor med erfarenhet på området före revisionen. De kan granska din bokföring, ge expertvägledning och interagera med skattemyndigheten för din räkning om det skulle behövas.

• Genomför en förrevision: Att utföra en internrevision före den faktiska revisionen kan hjälpa till att identifiera problemområden. En skatteexpert kan hjälpa till med detta genom att simulera några av de metoder som en revisor kan använda, till exempel att stickkontrollera transaktioner.

• Förstå revisionsproceduren: Bekanta dig med de procedurer som revisorn kommer att följa. Detta hjälper dig att förstå vad du kan förvänta dig, vad revisorn kommer att leta efter och hur du ska svara på deras frågor.

• Skapa en särskild revisionsplats: Etablera en specifik plats i dina affärslokaler där revisionen kommer att äga rum om den görs på plats. Detta bör vara en lugn plats borta från den dagliga affärsverksamheten där skatterevisorn kan arbeta ostört.

• Utse en kontaktperson: Utse en kunnig medarbetare som fungerar som länken mellan ditt företag och revisorn. Den här personen bör vara bekant med dina finansiella processer och kunna ge snabb tillgång till alla dokument som revisorn kan begära.

• Håll kommunikationslinjerna öppna: Upprätthåll en öppen och artig kommunikation med skatterevisorn under hela processen. Att vara samarbetsvillig och transparent kan underlätta en smidigare revisionsupplevelse.

Även om det vi har tagit upp är vanligt i de flesta revisioner av omsättnings- och användningsskatt, kan varje revision skilja sig åt beroende på skattemyndighetens jurisdiktion och fokus. Nya skattelagar och regler kan också förändra revisionslandskapet, så det är viktigt att hålla sig uppdaterad om dessa förändringar. Att gå igenom en revision kan kännas överväldigande, men ordentliga förberedelser kan göra stor skillnad.