销售税审计是由州税务机关进行的正式审查，旨在验证您的商家是否正确收取、申报并汇缴了销售和使用税。税务机关正在加大审查商家合规性的力度，并且他们拥有越来越成熟的数据分析能力。美国国税局 (IRS) 估计，税收缺口（即应缴税款与已缴税款之间的差额）在 $696 billion in 2022，其中销售税和使用税占了相当大的比例。
不仅是大型公司面临着更严格的税务审查，中小型企业也正受到监控。审计往往需要投入大量时间和资源来管理，这给商家带来了财务风险，并扰乱了运营。
因各州和市而异的销售税和使用税法十分复杂，给这一问题增加了一层难度。商家，尤其是跨州或经营电商业务的商家，越来越难以准确自我评估其合规水平。即使采用稳健会计惯例的商家，也可能在销售和使用税审计中发现漏洞。
下面，我们将解释什么是销售和使用税审计、哪些类型的商家受影响最大、如何进行审计，以及商家如何做准备。
本文内容
- 什么是销售和使用税审计？
- 哪些类型的商家接受审计的频率最高？
- 销售税审计的常见触发因素
- 销售和使用税审计期间会发生什么？
- 商家进行销售和使用税审计的成本
- 如何为销售和使用税审计做准备
- Stripe Tax 如何提供帮助
什么是销售税和使用税审计？
销售和使用税审计是由政府税务机关进行的一项正式检查，旨在验证商家的销售和使用税记录、付款和监管合规的准确性。此审查评估该商家是否已根据适用法律和法规正确收集、报告和缴纳了销售和使用税。
税务机关对销售和使用税记录进行审计的法定时效取决于所在州，但通常为申报日期起 3 至 4 年。在涉及未提交申报表或欺诈的案件中，此时期可以延长或完全取消。
哪些类型的企业最常被审计？
企业被销售税和使用税审计的风险受到多种因素的影响，包括交易的复杂性、总收入以及其商品和服务的性质。以下是一些常被审计的企业类别：
零售和电商业：高交易量创造了更多出错的机会，而且电商卖家在跨多个管辖区运营时面临更多的复杂性。
建筑业：根据州别和具体情况，建筑业在购买建筑材料时不一定需要缴纳销售税。审计员会仔细检查这些物品是否已正确缴纳使用税。
餐饮机构：餐厅和酒吧可能处理涉及应税和非应税物品的复杂交易。这些交易使他们更容易出错，因此更容易受到审计。
汽车经销商：车辆销售涉及大额交易，并可能涉及折价贴换、融资和服务合同。这些都是可能使税务情况复杂化的因素。因此，这些商家更有可能被审计。
制造公司：制造商通常对用于生产获取的原材料和机器申请免税。这使他们成为希望验证这些免税合法性的审计员的重点关注对象。
有大量免税销售额的商家：进行大量免税销售的公司（例如对经销商或非营利组织的销售）通常会引起税务机关的注意。
最近被收购、合并或审计过的商家：所有权变更和以前的监管合规问题都会增加跟进审计的可能性。
销售税审计的常见触发因素
除了行业类型外，商家数据和申报历史中的特定模式也会促使州启动审计。常见触发因素包括：
关联和注册缺口：未能在一个有纳税义务的州进行注册是商家受到销售和使用税审计处罚的首要原因之一。许多州都有经济关联法律，因此超过州的销售或交易阈值可能会产生注册和代收义务，即使商家未在当地设有实体经营点也是如此。
报表中的数据不匹配：如果州税务机构怀疑商家少报了其销售额，或者向州申报的销售税报表与向美国国税局申报的报表不匹配，则通常会进行销售税审计。
免税证书丢失或无效：在审计中经常发现免税证书丢失、过期或不完整的情况。如果无法提供文件，商家可能会被要求对未缴税款负责。
大型采购未申报使用税：使用税审计通常源于折旧表上出现的大型资本采购，但没有相应的使用税付款。
逾期或不一致的申报历史记录：各州将反复逾期申报视为潜在违规的迹象，并可能会启动审计以进行进一步调查。
第三方和跨机构数据匹配：如果商家未能通过许多州使用的自动匹配流程，由此产生的错误可能会自动触发审计。许多州与美国国税局或相互之间共享审计数据，因此联邦层面或一个州的审计可能会导致在其他地方进行后续审计。
先前的审计或高风险历史记录：以前接受过州税务局或美国国税局审计的公司收到未来审计通知的可能性更高。以现金结算的商家（如便利店、餐厅和建筑承包商）的基准审计风险更高。
由于这些触发因素在很大程度上是由数据驱动的，因此在收到通知之前，保持销售税、使用税和所得税申报一致，并确保免税证书最新，是降低审计风险的最有效方法之一。
销售税和使用税审计期间会发生什么？
在销售税和使用税审计中，审计员会对企业与这些税种相关的财务活动进行全面审查。以下是该过程的具体内容：
审计员将要求提供的文件
审计员会首先要求以下与企业销售和采购相关的文件：
账单：审计员将要求提供针对向客户销售商品和向供应商采购商品的账单。
采购订单：他们将查看采购订单以验证交易，并与账单进行交叉参考。
纳税申报单：审计员还会想要查看商家先前申报的销售税和使用税报表。
免税证书：他们将检查免税证书，以验证任何免税销售额。
电子记录：审计员将想要查看电子记录，例如会计软件文件、电子表格记录以及任何其他包含相关财务信息的数字数据。
审计员如何审核您的记录
审计员会以以下一种方式评估所请求的文件：
抽样审计：审计员可能不会详细检查每笔交易，而是评估具有代表性的样本，并将样本的错误率推算到整个数据集。
逐行审查：他们可能会详细检查每笔交易。这在交易较少的较小商家的审计中更为常见。
第三方验证：审计员可能会通过联系客户、供应商或参与交易的其他各方来验证商家提供的信息。
审计员要查找的内容
销售税和使用税审计对企业的成本
销售和使用税审计的财务影响可能非常大，并且会超出税务责任的范畴。除了直接财务成本外，审计通常需要内部团队在较长时间内投入大量精力。可能会将员工从其他项目中调离，以收集文件、阐明运营情况或重建过往交易。这种时间和注意力的流失会对整个商家产生连锁反应，包括对项目时间表和其他合规相关活动的影响。
以下是通常与审计相关成本的摘要。
财务成本
欠税和额外评估：未通过审计的一个直接后果是有义务缴纳任何未缴税款。此金额可能很小，也可能很大，具体取决于差异的规模。如果审计员发现少缴情况，可能会导致进一步的评估。
利息：欠税通常伴随利息，利息与罚款分开计算。例如，在加利福尼亚州，该州税务部门会对逾期付款收取月息。在得克萨斯州，利息在到期日后第 61 天开始累积。由于利率和规则因州和年份而异，因此商家应向所在州的税务局确认当前数据。
罚款：连同利息在内，罚款可能会使欠款总额大幅高于原始税款。罚款因州而异，通常占未缴税款的 5% 到 25%，具体取决于逾期时间的长短。在加利福尼亚州，如果债务在发出催告通知后超过 90 天仍未还清，则商家必须支付欠款回收成本回收费 (Collection Cost Recovery Fee)。得克萨斯州主计长对到期日后超过 30 天缴纳的税款收取 10% 的罚款。如上所述，这些数字可能会定期变化。
法律和咨询费用：聘请专业顾问或律师来完成审计流程也会增加费用。在涉及重大违规或故意欺诈证据的极端情况下，商家还可能面临法律诉讼。这会大幅增加这些成本。
非财务成本
时间承诺：准备和经历审计可能是一个耗时的过程，需要商家所有者和员工投入大量精力。这种注意力的转移可能会影响正常的业务运营。
精神代价：审计还会降低员工士气，导致生产力和幸福感下降。
声誉：如果审计发现不当做法或导致巨额罚款，则可能会损害商家的声誉，并可能对收入流产生长期影响。
潜在的优势
审计并不总是净成本。如果审计员发现商家多缴了税，该商家可能符合退款资格。审计员还可能提供记录保存建议，以帮助公司在未来改善其会计和税务惯例，从而降低未来审计的可能性或影响。
审计的影响将根据商家规模、发现的财务违规程度以及审计时长等因素而有所不同。无论如何，影响都是深远的。这就使得商家做好准备变得更加重要。
如何为销售税和使用税审计做好准备
准备销售税和使用税审计需要采取多项步骤，以确保财务记录井然有序，并为应对审计做好准备。
整理所有相关文件：在审计之前，收集所有必要的文件。这些文件包括账单、采购订单、销售收据、免税证明以及任何其他相关的财务记录。保持这些文件井然有序将便于在审计期间更轻松地访问，从而加快流程。
审查销售和使用税申报表：检查您在将要审计的期间内提交的销售和使用税申报表，以便您可以在审计员发现之前发现潜在问题。检查是否存在任何不一致或错误，如果可能的话进行更正。
检查免税证明：如果免税销售是您的业务的一部分，请确保您对每笔交易都持有有效的免税证明。每份证明都应完整、准确且保持最新，以避免不必要的复杂化。
验证使用税付款：审查您的记录，以确认您已对未收取销售税的供应商的所有适用购买支付了使用税，并且您有收据或其他文件来证明这些付款。
咨询税务顾问：如果您不确定销售和使用税的细微差别，请在审计之前咨询在该领域经验丰富的税务顾问或会计师。他们可以审查您的记录、提供专家指导，并在需要时代表您与税务机关互动。
进行预审计：在实际审计之前进行自我审计可以帮助发现问题领域。税务顾问可以通过模拟审计员可能使用的一些方法（例如对交易进行抽样以查找错误）来协助完成这项工作。
了解审计程序：熟悉审计员将遵循的程序。这将有助于您了解会发生什么、审计员将寻找什么以及您应如何回应他们的疑问。
设置指定的审计空间：如果审计是现场进行的，请在您的营业场所内指定一个具体位置，以便进行审计。这应该是一个远离日常业务运营的安静空间，审计员可以在那里不受干扰地工作。
指定一名对接人员：任命一名知识渊博的员工担任您的商家与审计员之间的联络人。该人员应熟悉您的财务流程，并且能够快速访问审计员可能要求的任何文件。
保持沟通渠道畅通：在整个过程中与审计员保持开放、礼貌的沟通。配合并保持透明可以促进更顺利的审计体验。
虽然我们涵盖的内容在大多数销售和使用税审计中很常见，但每次审计都可能因管辖区和税务机关的重点而异。新的税收法律和法规也会改变审计，因此了解这些变化的最新动态非常重要。面临审计的前景可能看似令人不知所措，但适当的准备可以带来很大的不同。
Stripe Tax 如何提供帮助
Stripe Tax 可简化税务合规流程，让您专注于业务拓展。只需在现有集成中添加一行代码、在管理平台点击按钮，或通过功能强大的 API，即可开启全球税款征收。
Stripe Tax 可帮助您监控自己的纳税义务，并在您根据 Stripe 交易超过收税注册地阈值时提醒您。它还可以代您在美国注册收税，在管理平台中自动完成美国的报税流程，并通过值得信赖的合作伙伴管理全球的报税流程。Stripe Tax 自动计算并收取以下款项的销售税、增值税及商品及服务税：
- 美国所有州及 100 多个国家/地区的数字商品和服务
- 美国所有州及 42 个国家/地区的实物商品
Stripe Tax 可帮助您：
了解在哪里注册和收取税费：根据您的 Stripe 交易查看您需要在哪里收取税费。注册后，只需几秒钟即可在新的州或国家/地区开启收税功能。您可以通过在现有的 Stripe 集成中添加一行代码来开始收税，也可以通过点击 Stripe 管理平台中的按钮来添加收税功能。
注册以缴税：如果您需要在美国注册销售税，可交由 Stripe 管理您的税务登记事宜。您将受益于可预填申请表详细信息的简化流程——既为您节省时间，又能简化符合当地法规的税务合规流程。如果您需要在非美国地区注册，Stripe 合作伙伴 Taxually 可以帮助您向当地税务机关注册。
自动收取税款：无论您销售什么产品或销往何处，Stripe Tax 都能计算并收取准确的应缴税额。它支持数百种产品和服务，并能实时跟进最新的税务规则和税率变化。
简化报税：Stripe Tax 可在管理平台中自动完成美国的报税流程（由 TaxJar 提供支持）。对于全球报税，Stripe Tax 与报税合作伙伴无缝集成，因此您的全球报税准确且及时。让我们的合作伙伴管理您的报税流程，以便您可以专注于发展您的业务。美国税务申报可以在 Stripe 管理平台中自动完成（由 TaxJar 提供支持）。
本文中的内容仅供一般信息和教育目的，不应被解释为法律或税务建议。Stripe 不保证或担保文章中信息的准确性、完整性、充分性或时效性。您应该寻求在您的司法管辖区获得执业许可的合格律师或会计师的建议，以就您的特定情况提供建议。