Uma auditoria de imposto sobre vendas é uma revisão formal conduzida por uma autoridade fiscal estadual para verificar se sua empresa recolheu, relatou e remeteu corretamente os impostos sobre vendas e uso. As autoridades fiscais estão intensificando os esforços para auditar a conformidade das empresas e têm capacidades de análise de dados cada vez mais sofisticadas. O IRS (Internal Revenue Service) dos EUA estimou que a lacuna tributária (a diferença entre os impostos devidos e os pagos) era de $ 696 bilhões em 2022, com os impostos sobre vendas e uso compondo uma parcela considerável disso.

O aumento do escrutínio fiscal não se limita a grandes corporações. Pequenas e médias empresas também estão sendo monitoradas. Muitas vezes, as auditorias exigem tempo e recursos consideráveis para serem gerenciadas, criando riscos financeiros e interrupções operacionais para as empresas.

A complexidade das leis de imposto sobre vendas e uso, que variam de acordo com o estado e o município, adiciona outra camada a esse problema. As empresas, principalmente aquelas com operações em vários estados ou de e-commerce, estão achando mais difícil autoavaliar seus níveis de conformidade com precisão. Mesmo uma empresa que usa práticas contábeis robustas ainda pode encontrar lacunas por meio de uma auditoria de imposto sobre vendas e uso.

Abaixo, explicaremos o que são auditorias de impostos sobre vendas e uso, quais tipos de empresas são mais afetadas, como as auditorias são conduzidas e como as empresas podem se preparar para elas.

O que vamos abordar neste artigo?

• O que é uma auditoria de impostos sobre vendas e uso?
  
• Quais tipos de empresas são auditadas com mais frequência?
  
• Desencadeadores comuns para uma auditoria de imposto sobre vendas
  
• O que acontece durante uma auditoria de impostos sobre vendas e uso?
  
• Custo de uma auditoria de impostos sobre vendas e uso para empresas
  
• Como se preparar para uma auditoria de impostos sobre vendas e uso
  
• Como o Stripe Tax pode ajudar
  

O que é uma auditoria fiscal de vendas e uso?

Uma auditoria de imposto sobre vendas e uso é um exame formal conduzido por uma autoridade fiscal governamental para verificar a precisão dos registros, pagamentos e conformidade de imposto sobre vendas e uso de uma empresa. Essa revisão avalia se a empresa recolheu, relatou e remeteu adequadamente os impostos sobre vendas e uso de acordo com as leis e regulamentações aplicáveis.

O prazo de prescrição de quão longe uma autoridade fiscal pode auditar registros de imposto sobre vendas e uso depende do estado, mas geralmente é de 3 a 4 anos a partir da data de declaração. Esse período pode ser estendido ou totalmente removido em casos que envolvam declarações não apresentadas ou fraude.

Quais tipos de empresas são auditadas com mais frequência?

Diversos fatores influenciam quais empresas são mais propensas a auditorias fiscais de vendas e uso, incluindo a complexidade de suas transações, sua receita geral e a natureza de seus bens e serviços. Veja a seguir algumas categorias de empresas que normalmente estão sujeitas a essas auditorias:

• Empresas de varejo e e-commerce: Os altos volumes de transações criam mais oportunidades de erro, e os vendedores de e-commerce enfrentam uma complexidade adicional por operarem em várias jurisdições fiscais.

• Empresas de construção: Dependendo do estado e das circunstâncias, as empresas de construção nem sempre são responsáveis por pagar o imposto sobre vendas em materiais de construção no momento da compra. Os auditores examinam atentamente se o imposto sobre uso foi pago corretamente sobre esses itens.

• Estabelecimentos de alimentos e bebidas: Restaurantes e bares podem processar transações complexas que envolvem itens tributáveis e não tributáveis. Essas transações os tornam mais suscetíveis a erros e, consequentemente, a auditorias.

• Concessionárias de veículos: A venda de veículos envolve grandes valores de transação e, possivelmente, trocas, financiamento e contratos de serviço. Esses são todos fatores que podem complicar a situação fiscal. Portanto, essas empresas têm maior probabilidade de serem auditadas.

• Empresas de manufatura: Os fabricantes costumam reivindicar isenções fiscais para matérias-primas e maquinário adquirido para produção. Isso os torna um foco para os auditores que desejam verificar se essas isenções são legítimas.

• Empresas com altos volumes de vendas isentas: Empresas que realizam muitas vendas isentas de impostos, como para revendedores ou ONGs, costumam atrair a atenção das autoridades fiscais.

• Empresas recentemente adquiridas, incorporadas ou auditadas: Alterações de propriedade e problemas de conformidade anteriores aumentam a probabilidade de auditorias de acompanhamento.

Desencadeadores comuns para uma auditoria de imposto sobre vendas

Além do tipo de setor, padrões específicos nos dados e no histórico de arquivamento de uma empresa podem levar um estado a abrir uma auditoria. Os gatilhos comuns incluem o seguinte:

• Nexo econômico e lacunas de registro: a falha de registro em um estado onde uma empresa tem uma obrigação fiscal é um dos principais motivos pelos quais ela incorre em penalidades decorrentes de auditorias de impostos sobre vendas e uso. Muitos estados têm leis de nexo econômico, de modo que exceder o limite de vendas ou transações de um estado pode criar uma obrigação de cadastro e recolhimento, mesmo sem presença física no local.

• Valores incomparáveis entre declarações: uma auditoria de imposto sobre vendas costuma ocorrer quando uma agência fiscal estadual suspeita que uma empresa subestimou suas vendas relatadas ou quando a declaração de imposto sobre vendas apresentada ao estado não corresponde ao que foi relatado ao IRS.

• Certificados de isenção ausentes ou inválidos: os certificados de isenção ausentes, expirados ou incompletos são encontrados com frequência em auditorias. E se a documentação não puder ser apresentada, a empresa poderá ser responsabilizada pelo imposto não pago.

• Imposto de uso não relatado em grandes compras: as auditorias de impostos de uso geralmente se originam de grandes compras de capital que aparecem nos cronogramas de depreciação sem os pagamentos de impostos de uso correspondentes.

• Histórico de envios atrasados ou inconsistentes: os estados veem atrasos repetidos nos envios como um sinal de possível não conformidade e podem iniciar uma auditoria para investigar mais a fundo.

• Correspondências de dados entre agências e terceiros: se uma empresa reprovar no processo de correspondência automatizado que muitos estados usam, o erro resultante poderá acionar automaticamente uma auditoria. E muitos estados compartilham dados de auditoria com o IRS ou entre si, portanto, uma auditoria em nível federal ou em um estado pode levar a uma auditoria de acompanhamento em outro lugar.

• Histórico anterior de auditoria ou de alto risco: As empresas que foram previamente auditadas por um departamento estadual de receita ou pelo IRS têm maior probabilidade de receber notificações de auditoria no futuro. Negócios baseados em dinheiro, como lojas de conveniência, restaurantes e empreiteiros de construção, apresentam um risco básico maior de auditoria.

Como esses gatilhos são em grande parte baseados em dados, manter as declarações de imposto sobre vendas, imposto sobre uso e imposto de renda reconciliadas (e os certificados de isenção atualizados) é uma das maneiras mais eficientes de ajudar a reduzir o risco de auditoria antes mesmo de receber um aviso.

O que acontece durante uma auditoria fiscal de vendas e uso?

Durante uma auditoria fiscal de vendas e uso, um auditor realiza um exame abrangente das atividades financeiras de uma empresa relacionadas à cobrança e ao pagamento desses impostos. Veja o processo:

Documentos que o auditor solicitará

O auditor começa solicitando estes documentos que se referem às vendas e compras da empresa:

• Faturas: os auditores solicitarão faturas de vendas a clientes e compras de fornecedores.

• Pedidos de compra: eles analisarão os pedidos de compra para verificar as transações e as faturas de referência cruzada.

• Declarações fiscais: os auditores também vão querer analisar as declarações de impostos sobre vendas e uso enviadas anteriormente pela empresa.

• Certificados de isenção: eles examinarão os certificados de isenção para validar as vendas isentas de impostos.

• Registros eletrônicos: os auditores vão querer ver registros eletrônicos, como arquivos de software de contabilidade, registros de planilhas e quaisquer outros dados digitais que contenham informações financeiras relevantes.

Como o auditor revisa seus registros

O auditor avaliará os documentos solicitados de uma destas formas:

• Auditoria de amostra: em vez de examinar cada transação, o auditor pode avaliar uma amostra representativa, extrapolando a taxa de erro da amostra para o conjunto de dados inteiro.

• Revisão linha por linha: eles podem examinar cada transação detalhadamente. Isso é mais comum em auditorias de empresas menores com menos transações.

• Verificação de terceiros: o auditor pode verificar as informações que a empresa fornece entrando em contato com clientes, fornecedores ou outras partes envolvidas nas transações.

O que o auditor está procurando

• Precisão do imposto sobre vendas: o objetivo principal desse tipo de auditoria é determinar se a empresa recolheu corretamente o imposto dos clientes no ponto de venda.

• Conformidade com o imposto de uso: o auditor também verifica se a empresa pagou o imposto de uso por compras onde o imposto sobre vendas não foi cobrado, como itens comprados de fornecedores de fora do estado.

• Isenções e deduções: por fim, o auditor verifica se as isenções reivindicadas pela empresa são válidas e estão devidamente documentadas.

Custo de uma auditoria fiscal de vendas e uso para empresas

O impacto financeiro de uma auditoria de imposto sobre vendas e uso pode ser considerável e se expandir além dos passivos fiscais. Além dos custos financeiros diretos, as auditorias costumam exigir atenção considerável das equipes internas por um longo período. A equipe pode ser retirada de outros projetos para coletar documentos, esclarecer operações ou reconstruir transações passadas. Essa perda de tempo e foco pode ter um efeito cascata em toda a empresa, inclusive em cronogramas de projetos e outras atividades relacionadas à conformidade.

Aqui está um resumo dos custos normalmente associados às auditorias.

Custos financeiros

• Impostos atrasados e avaliações adicionais: uma repercussão imediata de uma auditoria reprovada é a obrigação de pagar quaisquer impostos não pagos. Esse valor pode variar de insignificante a substancial, dependendo da escala da discrepância. E se o auditor encontrar pagamento a menor, isso poderá levar a outras avaliações.

• Juros: os impostos atrasados costumam ser acompanhados de juros, que se acumulam separadamente das penalidades. Na Califórnia, por exemplo, o departamento fiscal do estado cobra juros mensais sobre pagamentos em atraso. E no Texas, os juros começam a ser acumulados 61 dias após a data de vencimento. Como as taxas e regras mudam por estado e ano, a empresa deve confirmar os números atuais com o departamento de receita de seu estado.

• Penalidades: junto com os juros, as penalidades podem tornar o valor total devido substancialmente maior do que o imposto original. Eles variam de acordo com o estado, mas geralmente são de 5% a 25% do imposto não pago, dependendo do atraso no pagamento. Na Califórnia, a empresa deve pagar uma Taxa de Recuperação de Custo de Cobrança (Collection Cost Recovery Fee) depois que um passivo permanecer não pago por mais de 90 dias após um aviso de cobrança. E o controlador do Texas avalia uma multa de 10% se o imposto for pago mais de 30 dias após a data de vencimento. Conforme mencionado acima, esses números podem mudar regularmente.

• Honorários advocatícios e de consultoria: contratar consultores ou advogados especializados para passar pelo processo de auditoria também pode aumentar as despesas. Em casos extremos que envolvam imprecisões substanciais ou evidências de fraude intencional, as empresas também podem enfrentar ações legais. Isso pode aumentar consideravelmente esses custos.

Custos não financeiros

• Comprometimento de tempo: preparar-se para e passar por uma auditoria pode ser um processo demorado, exigindo um esforço considerável de proprietários de empresas e membros da equipe. Esse desvio de foco pode afetar as operações normais da empresa.

• Danos emocionais: as auditorias também podem diminuir o moral da equipe, levando à diminuição da produtividade e do bem-estar.

• Reputação: se uma auditoria encontrar práticas inadequadas ou resultar em multas pesadas, isso poderá prejudicar a reputação de uma empresa, com possíveis efeitos de longo prazo nos fluxos de receita.

Vantagens em potencial

As auditorias nem sempre são um custo líquido. Se o auditor achar que uma empresa pagou a mais, a empresa poderá se qualificar para um reembolso. Os auditores também podem oferecer recomendações de manutenção de registros que ajudam a empresa a melhorar suas práticas contábeis e fiscais no futuro, reduzindo a probabilidade ou o impacto de auditorias futuras.

O efeito de uma auditoria varia de acordo com fatores como o tamanho da empresa, a profundidade das irregularidades financeiras descobertas e a duração da auditoria. Independentemente disso, os impactos podem ser de longo alcance. Isso torna ainda mais importante que as empresas se preparem.

Como se preparar para uma auditoria fiscal de vendas e uso

Preparar-se para uma auditoria fiscal de vendas e uso envolve várias etapas para garantir que seus registros financeiros estejam em ordem e que você esteja bem equipado para lidar com essa verificação.

• Organize todos os documentos relevantes: Antes da auditoria, reúna todos os documentos necessários. Isso inclui faturas, ordens de compra, recibos de vendas, certificados de isenção fiscal e quaisquer outros registros financeiros relevantes. Manter esses documentos organizados facilitará o acesso durante a auditoria, o que pode agilizar o processo.

• Revise as declarações de imposto sobre vendas e uso: Examine as declarações de imposto sobre vendas e uso que você apresentou durante o período que será auditado para poder identificar possíveis problemas antes do auditor. Verifique se há inconsistências ou erros e faça as correções, se possível.

• Verifique os certificados de isenção: Se as vendas isentas de impostos fizerem parte da sua empresa, certifique-se de ter certificados de isenção válidos para cada transação. Cada certificado deve estar completo, preciso e atualizado para evitar complicações desnecessárias.

• Valide os pagamentos de impostos sobre uso: Revise seus registros para confirmar se você pagou o imposto sobre uso em todas as compras aplicáveis de fornecedores que não recolheram imposto sobre vendas e se você tem recibos ou outra documentação para comprovar esses pagamentos.

• Consulte um consultor fiscal: Se você não tiver certeza sobre as nuances do imposto sobre vendas e uso, consulte um consultor fiscal ou contador experiente nessa área antes da auditoria. Eles podem revisar seus registros, fornecer orientação especializada e interagir com a autoridade fiscal em seu nome, se necessário.

• Conduza uma pré-auditoria: Realizar uma autoauditoria antes da auditoria real pode ajudar a identificar áreas problemáticas. Um consultor fiscal pode ajudar com isso simulando alguns dos métodos que um auditor pode usar, como amostragem de transações em busca de erros.

• Entenda os procedimentos de auditoria: Familiarize-se com os procedimentos que o auditor seguirá. Isso ajudará você a entender o que esperar, o que o auditor procurará e como você deve responder às perguntas dele.

• Crie um espaço de auditoria designado: Estabeleça um local específico nas instalações da sua empresa onde a auditoria ocorrerá se for presencial. Esse deve ser um espaço tranquilo, longe das operações comerciais diárias, onde o auditor possa trabalhar sem interrupções.

• Atribua uma pessoa de contato: Nomeie um membro da equipe com conhecimento para atuar como ligação entre a sua empresa e o auditor. Essa pessoa deve estar familiarizada com seus processos financeiros e ser capaz de fornecer acesso rápido a quaisquer documentos que o auditor possa solicitar.

• Mantenha as linhas de comunicação abertas: Mantenha uma comunicação aberta e educada com o auditor durante todo o processo. Ser cooperativo e transparente pode facilitar uma experiência de auditoria mais tranquila.

Embora o que abordamos seja comum na maioria das auditorias de imposto sobre vendas e uso, cada auditoria pode diferir com base na jurisdição e no foco da autoridade fiscal. Novas leis e regulamentações fiscais também podem alterar a auditoria, portanto, manter-se atualizado sobre essas mudanças é importante. A perspectiva de uma auditoria pode parecer opressora, mas a preparação adequada pode fazer uma grande diferença.

Como o Stripe Tax pode ajudar

O Stripe Tax reduz a complexidade da conformidade fiscal para que o foco possa permanecer no crescimento do negócio. Comece a recolher tributos globalmente adicionando uma única linha de código à integração existente, clicando em um botão no Dashboard ou usando nossa poderosa API.

O Stripe Tax ajuda você a monitorar suas obrigações e alerta quando você excede um limite de cadastro fiscal com base nas suas transações da Stripe. Ele também pode fazer o cadastro para recolher impostos em seu nome nos EUA, automatizar as declarações dos EUA no Dashboard e gerenciar as declarações globais por meio de parceiros confiáveis. O Stripe Tax calcula e recolhe automaticamente o imposto sobre vendas, IVA e GST em:

• Bens e serviços digitais em todos os estados dos EUA e em mais de 100 países
  
• Bens físicos em todos os estados dos EUA e em 42 países
  

O Stripe Tax pode ajudar você a:

• Entender onde registrar-se e recolher tributos: veja onde é necessário recolher tributos com base nas transações da Stripe. Depois do cadastro, ative a cobrança de tributos em um novo estado ou país em segundos. É possível começar a recolher tributos adicionando uma linha de código à integração Stripe existente ou adicionar a cobrança de tributos com um clique de botão no Stripe Dashboard.

• Registrar-se para pagar imposto: se houver necessidade de cadastro para imposto sobre vendas nos EUA, deixe a Stripe gerenciar seus cadastros fiscais. O processo será simplificado com detalhes de inscrição pré-preenchidos, economizando tempo e facilitando a conformidade com regulamentações locais. Se houver necessidade de ajuda para registrar-se fora dos EUA, a Stripe faz parceria com a Taxually para ajudar no cadastro junto a autoridades fiscais locais.

• Recolher impostos automaticamente: o Stripe Tax calcula e recolhe o valor correto de imposto devido, independentemente do que você vende ou de onde realiza suas vendas. Ele oferece suporte a centenas de produtos e serviços e está sempre atualizado com as regras tributárias e alterações de alíquotas.

• Simplifique a declaração: O Stripe Tax automatiza as declarações dos EUA no Dashboard, com a tecnologia da TaxJar. Para declarações globais, o Stripe Tax se integra perfeitamente a parceiros de declaração, garantindo que as declarações globais sejam precisas e pontuais. Deixe nossos parceiros gerenciarem suas declarações para que você possa se concentrar no crescimento da sua empresa. As declarações de impostos dos EUA podem ser automatizadas no Stripe Dashboard, com a tecnologia da TaxJar.

Saiba mais sobre o Stripe Tax ou comece hoje mesmo.