En revision av omsättningsskatt är en formell granskning som utförs av en statlig skattemyndighet för att verifiera att ditt företag korrekt har tagit ut, rapporterat och betalat in omsättningsskatt och användningsskatt. Skattemyndigheter ökar sina ansträngningar för att granska företag för efterlevnad, och de har alltmer avancerade funktioner för dataanalys. Den amerikanska skattemyndigheten (IRS) uppskattade att skattegapet – skillnaden mellan skatter som är skyldiga och de som betalats – var $696 miljarder år 2022, där omsättningsskatt och användningsskatt utgör en ansenlig del av det.

Ökad skattegranskning är inte begränsad till stora företag. Små och medelstora företag övervakas också. Revisioner kräver ofta mycket tid och resurser att hantera, vilket skapar finansiella risker och driftstörningar för företag.

Komplexiteten i lagarna om omsättningsskatt och användningsskatt, som skiljer sig åt beroende på stat och kommun, lägger till ytterligare ett lager till detta problem. Företag, särskilt de med verksamhet i flera stater eller e-handel, har svårare att själva utvärdera sina nivåer av efterlevnad korrekt. Även ett företag som använder robusta redovisningsmetoder kan ändå hitta luckor via en revision av omsättningsskatt och användningsskatt.

Nedan förklarar vi vad revisioner av omsättningsskatt och användningsskatt är, vilka typer av företag som påverkas mest, hur revisioner genomförs och hur företag kan förbereda sig för dem.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en revision av omsättningsskatt och användningsskatt?
  
• Vilka typer av företag granskas oftast?
  
• Vanliga utlösande faktorer för en revision av omsättningsskatt
  
• Vad händer under en revision av omsättningsskatt och användningsskatt?
  
• Kostnad för en revision av omsättningsskatt och användningsskatt för företag
  
• Så gör man för att förbereda sig för en revision av omsättningsskatt och användningsskatt
  
• Så här kan Stripe Tax hjälpa till
  

Vad är en revision av omsättnings- och användningsskatt?

En revision av omsättningsskatt och användningsskatt är en formell undersökning som genomförs av en statlig skattemyndighet för att verifiera riktigheten i ett företags register, betalningar och efterlevnad gällande omsättnings- och användningsskatt. Denna granskning bedömer om företaget korrekt har tagit ut, rapporterat och betalat in omsättnings- och användningsskatt i enlighet med gällande lagar och förordningar.

Preskriptionstiden för hur långt tillbaka en skattemyndighet kan revidera register för omsättnings- och användningsskatt beror på delstaten, men är vanligtvis 3–4 år från deklarationsdatumet. Denna period kan förlängas eller tas bort helt i fall som rör uteblivna deklarationer eller bedrägeri.

Vilka typer av företag granskas oftast?

En mängd olika faktorer påverkar vilka företag som är mest benägna att drabbas av revisioner avseende omsättnings- och användningsskatt, till exempel hur komplexa deras transaktioner är, deras totala intäkter och vilken typ av varor och tjänster de säljer. Här är några kategorier av företag som ofta är föremål för dessa revisioner:

• Detaljhandel och e-handel: Höga transaktionsvolymer skapar fler möjligheter för fel, och e-handelssäljare möter extra komplexitet genom att vara verksamma i flera olika skattejurisdiktioner.

• Byggföretag: Beroende på delstat och omständigheter är byggföretag inte alltid ansvariga för att betala omsättningsskatt på byggmaterial vid inköpstillfället. Revisorer granskar noga om användningsskatt betalades korrekt på dessa artiklar.

• Mat- och dryckesetablissemang: Restauranger och barer kan behandla komplexa transaktioner som involverar skattepliktiga och ej skattepliktiga artiklar. Dessa transaktioner gör dem mer mottagliga för fel och därmed för revisioner.

• Bilhandlare: Försäljning av fordon involverar stora transaktionsbelopp och eventuellt inbyten, finansiering och serviceavtal. Dessa är alla faktorer som kan komplicera skattesituationen. Därför är det mer sannolikt att dessa företag revideras.

• Tillverkningsföretag: Tillverkare gör ofta anspråk på skatteundantag för råmaterial och maskiner som förvärvats för produktion. Detta gör dem till ett fokusområde för revisorer som vill verifiera att dessa undantag är legitima.

• Företag med stora volymer av undantagen försäljning: Företag som genomför många skattebefriade försäljningar, till exempel till återförsäljare eller ideella organisationer, väcker ofta skattemyndigheternas uppmärksamhet.

• Nyligen förvärvade, fusionerade eller reviderade företag: Ägarbyten och tidigare problem med efterlevnad ökar båda sannolikheten för uppföljande revisioner.

Vanliga utlösande faktorer för en revision av omsättningsskatt

Utöver branschtyp kan specifika mönster i ett företags data och deklarationshistorik få en stat att inleda en revision. Vanliga utlösande faktorer inkluderar följande:

• Nexus och brister i registrering: Underlåtenhet att registrera sig i en stat där ett företag har en skatteskyldighet är en av de främsta anledningarna till att det ådrar sig påföljder från revisioner av omsättningsskatt och användningsskatt. Många stater har ekonomiska förbindelseregler, så att överskrida en stats tröskelvärde för försäljning eller transaktioner kan skapa en skyldighet att registrera och ta ut skatt, även utan en fysisk närvaro där.

• Omatchande siffror mellan deklarationer: En revision av omsättningsskatt inträffar ofta när en statlig skattemyndighet misstänker att ett företag underdriver sin rapporterade försäljning eller när den deklaration av omsättningsskatt som lämnats in till staten inte stämmer överens med vad som rapporterades till IRS.

• Saknade eller ogiltiga intyg om skattebefrielse: Saknade, utgångna eller ofullständiga intyg om skattebefrielse hittas ofta i revisioner. Och om dokumentation inte kan visas upp kan företaget hållas ansvarigt för den obetalda skatten.

• Orapporterad användningsskatt på stora inköp: Revisioner av användningsskatt härrör ofta från stora kapitalinköp som dyker upp i avskrivningsplaner utan motsvarande betalningar av användningsskatt.

• Sen eller inkonsekvent deklarationshistorik: Stater ser upprepade sena deklarationer som ett tecken på potentiell bristande efterlevnad och kan inleda en revision för att undersöka saken närmare.

• Datamatchningar från tredje part och mellan myndigheter: Om ett företag misslyckas med den automatiserade matchningsprocessen som många stater använder kan det resulterande felet automatiskt utlösa en revision. Och många stater delar revisionsdata med IRS eller med varandra, så en revision på federal nivå eller i en stat kan leda till en uppföljande revision någon annanstans.

• Tidigare revision eller högriskhistorik: Företag som tidigare har granskats av en statlig skattemyndighet eller IRS är mer benägna att få framtida revisionsmeddelanden. Kontantbaserade företag som närbutiker, restauranger och byggentreprenörer har en högre grundläggande revisionsrisk.

Eftersom dessa utlösande faktorer till stor del drivs av data är det ett av de mest effektiva sätten att minska revisionsrisken innan ett meddelande någonsin anländer att hålla deklarationer av omsättningsskatt, användningsskatt och inkomstskatt avstämda – och intyg om skattebefrielse aktuella.

Vad händer under en revision av omsättnings- och användningsskatt?

Under en revision av omsättnings- och användningsskatt utför en skatterevisor en omfattande granskning av ett företags finansiella verksamhet med avseende på uppbörd och betalning av ovan nämnda skatter. Här är en sammanfattning av processen.

Dokument som revisorn kommer att begära

Skatterevisorn börjar med att begära in de handlingar som rör företagets försäljning och inköp:

• Fakturor: Revisorer kommer att begära fakturor för försäljning till kunder och inköp från leverantörer.

• Inköpsordrar: De kommer att titta på inköpsordrar för att verifiera transaktioner och korsreferera fakturor.

• Deklarationer: Revisorer kommer också att vilja titta på företagets tidigare inlämnade deklarationer av omsättningsskatt och användningsskatt.

• Intyg om skattebefrielse: De kommer att undersöka intyg om skattebefrielse för att validera eventuell skattebefriad försäljning.

• Elektroniska register: Revisorer kommer att vilja se elektroniska register som filer för bokföringsprogram, kalkylbladsregister och andra digitala data som innehåller relevant finansiell information.

Hur revisorn granskar dina register

Skatterevisorn kommer att bedöma de begärda handlingarna på något av följande sätt:

• Stickprovsrevision: Istället för att granska varje transaktion kan revisorn bedöma ett representativt urval och extrapolera felfrekvensen från urvalet till hela datamängden.

• Granskning rad för rad: De kan undersöka varje transaktion i detalj. Detta är vanligare för revisioner av mindre företag med färre transaktioner.

• Verifiering av tredje part: Revisorn kan verifiera den information som företaget tillhandahåller genom att kontakta kunder, leverantörer eller andra parter som är inblandade i transaktionerna.

Vad revisorn letar efter

• Noggrannhet i omsättningsskatt: Det primära målet med denna typ av revision är att fastställa om företaget har tagit ut skatt från kunderna korrekt vid försäljningsstället.

• Efterlevnad av användningsskatt: Revisorn kontrollerar också om företaget betalade användningsskatt för inköp där omsättningsskatt inte togs ut, till exempel varor som köpts från leverantörer utanför staten.

• Befrielser och avdrag: Slutligen verifierar revisorn om de befrielser som företaget hävdar är giltiga och korrekt dokumenterade.

Kostnader för en revision av omsättnings- och användningsskatt för företag

De finansiella konsekvenserna av en revision av omsättningsskatt och användningsskatt kan vara betydande och sträcka sig bortom skatteskulder. Utöver de direkta finansiella kostnaderna kräver revisioner ofta betydande uppmärksamhet från interna team under lång tid. Personal kan behöva tas från andra projekt för att samla in dokument, klargöra verksamheten eller återskapa tidigare transaktioner. Denna förlust av tid och fokus kan få spridningseffekter i hela företaget, inklusive på projekttidsplaner och andra aktiviteter för efterlevnad.

Här är en sammanställning av de kostnader som vanligtvis är förknippade med revisioner.

Finansiella kostnader

• Kvarskatt och ytterligare bedömningar: En omedelbar konsekvens av en misslyckad revision är skyldigheten att betala eventuella obetalda skatter. Detta belopp kan variera från försumbart till betydande, beroende på avvikelsens omfattning. Och om revisorn hittar underbetalning kan det leda till ytterligare bedömningar.

• Ränta: Kvarskatt åtföljs ofta av ränta, som ackumuleras separat från påföljder. I Kalifornien, till exempel, tar statens skattemyndighet ut månadsränta på sena betalningar. Och i Texas börjar räntan ackumuleras 61 dagar efter förfallodagen. Eftersom räntesatser och regler ändras beroende på stat och år bör ett företag bekräfta aktuella siffror med sin stats skattemyndighet.

• Påföljder: Tillsammans med ränta kan påföljder göra det totala skyldiga beloppet avsevärt högre än den ursprungliga skatten. De varierar beroende på stat men är ofta 5 %–25 % av den obetalda skatten, beroende på hur sen betalningen är. I Kalifornien måste företaget betala en Collection Cost Recovery Fee när en skuld förblir obetald i över 90 dagar efter ett kravbrev. Och skattemyndigheten i Texas bedömer en påföljd på 10 % om skatten betalas mer än 30 dagar efter förfallodagen. Som nämnts ovan kan dessa siffror ändras regelbundet.

• Advokat- och konsultarvoden: Att anlita specialiserade konsulter eller advokater för att ta sig igenom revisionsprocessen kan också öka utgifterna. I extrema fall som involverar betydande felaktigheter eller bevis på avsiktligt bedrägeri kan företag också ställas inför rättsliga åtgärder. Det kan öka dessa kostnader avsevärt.

Icke-finansiella kostnader

• Tidsåtgång: Att förbereda sig för och gå igenom en revision kan vara en tidskrävande process som kräver betydande ansträngning från företagsägare och personal. Detta avledda fokus kan påverka den vanliga verksamheten.

• Känslomässig påfrestning: Revisioner kan också sänka personalens moral, vilket leder till minskad produktivitet och välbefinnande.

• Rykte: Om en revision upptäcker felaktiga rutiner eller resulterar i höga böter kan det skada ett företags rykte, med potentiella långsiktiga effekter på intäktsströmmarna.

Potentiella fördelar

Revisioner är inte alltid en nettokostnad. Om revisorn upptäcker att ett företag har betalat för mycket kan företaget vara berättigat till en återbetalning. Revisorer kan också erbjuda rekommendationer för registerföring som hjälper företaget att förbättra sina redovisnings- och skatterutiner framöver, vilket minskar sannolikheten för eller effekten av framtida revisioner.

Effekten av en revision varierar beroende på faktorer som företagets storlek, djupet av de upptäckta ekonomiska oegentligheterna och revisionens längd. Oavsett vilket kan konsekvenserna bli långtgående. Det gör det ännu viktigare för företag att förbereda sig.

Så här förbereder du dig för en revision av omsättnings- och användningsskatt

Att förbereda sig för en revision av omsättnings- och användningsskatt innebär flera steg för att säkerställa att din bokföring är i ordning och att du är väl rustad för att hantera granskningen.

• Organisera alla relevanta dokument: Samla in alla nödvändiga dokument inför revisionen. Dessa inkluderar fakturor, inköpsordrar, försäljningskvitton, intyg om skatteundantag och andra relevanta finansiella register. Genom att hålla dessa dokument organiserade underlättar du åtkomsten under revisionen, vilket kan påskynda processen.

• Granska deklarationer för omsättningsskatt och användningsskatt: Granska de deklarationer för omsättnings- och användningsskatt som du har lämnat in under den period som ska revideras, så att du kan identifiera potentiella problem innan revisorn gör det. Kontrollera om det finns några avvikelser eller fel och gör korrigeringar om möjligt.

• Kontrollera intyg om undantag: Om skattebefriad försäljning är en del av ditt företag, se till att du har giltiga intyg om undantag för varje transaktion. Varje intyg bör vara fullständigt, korrekt och aktuellt för att undvika onödiga komplikationer.

• Validera betalningar av användningsskatt: Granska dina register för att bekräfta att du har betalat användningsskatt på alla tillämpliga inköp från leverantörer som inte tog ut omsättningsskatt, och att du har kvitton eller annan dokumentation som bevisar dessa betalningar.

• Rådfråga en skatterådgivare: Om du är osäker på nyanserna i omsättningsskatt och användningsskatt bör du rådfråga en skatterådgivare eller revisor med erfarenhet inom detta område inför revisionen. Hen kan granska dina register, ge expertråd och vid behov kommunicera med skattemyndigheten för din räkning.

• Genomför en förhandsrevision: Att genomföra en självrevision före den faktiska revisionen kan hjälpa till att identifiera problemområden. En skatterådgivare kan bistå med detta genom att simulera några av de metoder som en revisor kan använda, till exempel att stickprovskontrollera transaktioner efter fel.

• Förstå revisionsförfaranden: Bekanta dig med de förfaranden som revisorn kommer att följa. Detta hjälper dig att förstå vad du kan förvänta dig, vad revisorn kommer att leta efter och hur du bör svara på deras frågor.

• Ställ i ordning en avsedd plats för revisionen: Upprätta en specifik plats i ditt företags lokaler där revisionen kan äga rum om den sker på plats. Detta bör vara en lugn plats avskild från den dagliga affärsverksamheten, där revisorn kan arbeta ostört.

• Utse en kontaktperson: Utse en kunnig medarbetare som kan fungera som länk mellan ditt företag och revisorn. Denna person bör vara bekant med dina finansiella processer och kunna ge snabb åtkomst till alla dokument som revisorn kan begära.

• Håll kommunikationsvägarna öppna: Upprätthåll en öppen och artig kommunikation med revisorn under hela processen. Att vara samarbetsvillig och transparent kan underlätta en smidigare revisionsupplevelse.

Även om det vi har tagit upp är vanligt i de flesta revisioner av omsättningsskatt och användningsskatt, kan varje revision skilja sig åt baserat på jurisdiktion och skattemyndighetens fokus. Nya skattelagar och förordningar kan också förändra revisionen, så det är viktigt att hålla sig uppdaterad om dessa förändringar. Utsikten att genomgå en revision kan verka överväldigande, men rätt förberedelser kan göra stor skillnad.

Så här kan Stripe Tax hjälpa till

Stripe Tax minskar komplexiteten med efterlevnad av skatteregler så att du kan fokusera på att få ditt företag att växa. Börja ta ut skatt globalt genom att lägga till en enda rad kod i din befintliga integration, genom att klicka på en knapp i Dashboard eller använda vårt kraftfulla API.

Stripe Tax hjälper dig att övervaka dina skyldigheter och varnar dig när du överskrider ett tröskelvärde för skatteregistrering baserad på dina Stripe-transaktioner. Det kan också registrera sig för att ta ut skatt för din räkning i USA, automatisera amerikanska deklarationer i din Dashboard och hantera globala deklarationer genom betrodda partner. Stripe Tax beräknar och tar automatiskt ut omsättningsskatt, moms och GST på:

• Digitala varor och tjänster i alla delstater i USA och över 100 länder
  
• Fysiska varor i alla delstater i USA och 42 länder
  

Stripe Tax kan hjälpa dig att:

• Förstå var du ska registrera dig och ta ut skatt: Se var du behöver ta ut skatt baserat på dina Stripe-transaktioner. När du har registrerat dig kan du aktivera skatteuppbörd i en ny delstat eller ett nytt land på några sekunder. Du kan börja ta ut skatt genom att lägga till en enda rad kod i den befintliga Stripe-integrationen eller lägga till skatteuppbörd med ett enda klick i Stripe Dashboard.

• Registrera sig för att betala skatt: Om du behöver registrera dig för omsättningsskatt i USA kan du låta Stripe hantera dina skatteregistreringar. Du får en förenklad process som förifyller ansökningsuppgifter – vilket besparar dig tid och förenklar efterlevnaden av lokala regler. Om du behöver hjälp med registrering utanför USA samarbetar Stripe med Taxually för att hjälpa dig registrera dig hos lokala skattemyndigheter.

• Ta ut skatt automatiskt: Stripe Tax beräknar och tar ut rätt skatt oavsett vad eller var du säljer. Stripe Tax har stöd för hundratals produkter och tjänster och inkluderar de senaste skattereglerna och skattesatsändringarna.

• Förenkla deklarationer: Stripe Tax automatiserar amerikanska deklarationer i Dashboard, vilket drivs av TaxJar. För globala deklarationer integreras Stripe Tax sömlöst med deklarationspartner, så att dina globala deklarationer är korrekta och sker i tid. Låt våra partner hantera dina deklarationer så att du kan fokusera på att få ditt företag att växa. Amerikanska skattedeklarationer kan automatiseras i din Stripe Dashboard, vilket drivs av TaxJar.

Läs mer om Stripe Tax, eller börja i dag.