Sales and use tax audits 101: How they work, who’s most vulnerable, and how to prepare

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Saiba mais 
  1. Introdução
  2. O que é uma auditoria fiscal de vendas e uso?
  3. Quais tipos de empresas são auditadas com mais frequência?
  4. O que acontece durante uma auditoria fiscal de vendas e uso?
    1. Solicitações de documentos
    2. Métodos de exame
    3. Objetivos da auditoria
    4. Resultados e consequências
  5. Custo de uma auditoria fiscal de vendas e uso para empresas
    1. Custos financeiros
    2. Custos não financeiros
  6. Como se preparar para uma auditoria fiscal de vendas e uso

As autoridades fiscais estão intensificando os esforços para auditar a conformidade das empresas e contam com recursos de análise de dados cada vez mais sofisticados. O Internal Revenue Service (IRS) dos EUA estimou que a diferença fiscal – a diferença entre os impostos devidos e os pagos – foi de US$ 625 bilhões em 2021, com os impostos sobre vendas e uso representando uma parcela considerável dessa lacuna.

O maior escrutínio fiscal não se limita às grandes corporações. As pequenas e médias empresas também estão se encontrando sob o microscópio. As auditorias geralmente exigem tempo e recursos consideráveis para serem gerenciadas, criando riscos financeiros e interrupções operacionais para as empresas.

A complexidade das leis tributárias sobre vendas e uso, que diferem por estado e município, acrescenta outra camada a essa questão. Empresas, principalmente aquelas presentes em vários estados ou que atuam no e-commerce estão encontrando mais dificuldade para auto-avaliar seus níveis de conformidade com precisão. Mesmo uma empresa que usa práticas contábeis robustas ainda pode encontrar lacunas por meio de uma auditoria fiscal de vendas e uso.

Abaixo, vamos explicar o que são as auditorias fiscais de venda e uso, que tipos de negócios elas mais afetam, como as auditorias são conduzidas e como as empresas podem se preparar para elas.

Neste artigo:

  • O que é uma auditoria fiscal de vendas e uso?
  • Quais tipos de empresas são auditadas com maior frequência?
  • O que acontece durante uma auditoria fiscal de vendas e uso?
  • Custo de uma auditoria fiscal de vendas e uso para empresas
  • Como se preparar para uma auditoria fiscal de vendas e uso

O que é uma auditoria fiscal de vendas e uso?

Uma auditoria fiscal de vendas e uso é um exame formal conduzido por uma autoridade fiscal governamental para verificar a exatidão dos registros fiscais, pagamentos e conformidade. Esta análise avalia se uma empresa cobrou, relatou e repassou corretamente impostos sobre vendas e uso de acordo com as leis e regulamentos aplicáveis.

Quais tipos de empresas são auditadas com mais frequência?

Diversos fatores influenciam quais empresas são mais propensas a auditorias fiscais de vendas e uso, incluindo a complexidade de suas transações, sua receita geral e a natureza de seus bens e serviços. Veja a seguir algumas categorias de empresas que normalmente estão sujeitas a essas auditorias:

  • Empresas de varejo: Lojas que vendem diretamente aos clientes muitas vezes enfrentam auditorias. O alto volume de transações apresenta mais oportunidades de erro ou inconsistência no recolhimento de tributos.

  • Empresas do e-commerce: Empresas online são mais propensas a enfrentar auditorias porque operam em várias jurisdições e, portanto, lidam com diferentes alíquotas, o que torna a conformidade um desafio.

  • Empresas de construção: Dependendo do estado e das circunstâncias, as empresas de construção nem sempre são responsáveis pelo pagamento do imposto sobre vendas de materiais de construção no momento da compra. Os auditores examinam atentamente se o imposto sobre o uso foi pago corretamente em tais itens.

  • Estabelecimentos de alimentos e bebidas: Restaurantes e bares podem ter transações complexas que envolvem itens tributáveis e não tributáveis. Essas transações as tornam mais suscetíveis a erros e, consequentemente, auditorias.

  • Concessionárias de veículos: A venda de veículos envolve grandes valores de transação e pode envolver trocas, financiamentos e contratos de serviços — fatores que podem complicar a situação fiscal e, portanto, essas empresas são mais propensas a serem auditadas.

  • Empresas de manufatura: Os fabricantes muitas vezes solicitam isenções fiscais para matérias-primas e máquinas adquiridas para a produção. Isso os torna um foco para os auditores que desejam verificar se essas isenções são legítimas.

  • Empresas com alto volume de vendas isentas: Empresas que fazem muitas vendas isentas de impostos, como para revendedores ou organizações sem fins lucrativos, costumam atrair a atenção das autoridades fiscais na forma de auditorias.

  • Empresas recém-adquiridas ou fundidas: Após uma mudança na propriedade ou estrutura, as empresas podem ser auditadas para garantir que todas as obrigações fiscais foram corretamente identificadas e estão sendo gerenciadas adequadamente.

  • Empresas com problemas de auditoria anteriores: Empresas que sofreram penalidades ou ajustes durante uma auditoria anterior têm maior probabilidade de serem auditadas novamente para verificar a conformidade.

Nenhuma empresa está imune à possibilidade de uma auditoria, e manter registros precisos e completos é a melhor maneira de mitigar riscos potenciais e tornar o processo mais gerenciável. Se a sua empresa se enquadra em uma categoria que costuma ser auditada, considere contratar um consultor fiscal para minimizar possíveis problemas.

O que acontece durante uma auditoria fiscal de vendas e uso?

Durante uma auditoria fiscal de vendas e uso, um auditor realiza um exame abrangente das atividades financeiras de uma empresa relacionadas à cobrança e ao pagamento desses impostos. Veja o processo:

Solicitações de documentos

O auditor começa solicitando estes documentos que se referem às vendas e compras da empresa:

  • Faturas: Os auditores solicitarão notas fiscais de vendas a clientes e compras de fornecedores.

  • Ordens de compra: Os auditores examinarão as ordens de compra para verificar as transações e fazer referência cruzada com as faturas.

  • Declarações fiscais: Os auditores também vão querer analisar as declarações de vendas e uso da empresa já declaradas.

  • Certificados de isenção: Os auditores examinarão certificados de isenção para validar quaisquer vendas isentas de impostos.

  • Registros eletrônicos: Os auditores desejarão ver registros eletrônicos, como arquivos de software de contabilidade, registros de planilhas ou quaisquer outros dados digitais que contenham informações financeiras relevantes.

Métodos de exame

O auditor avaliará os documentos solicitados de uma destas formas:

  • Auditoria de amostras: Em vez de examinar cada transação, o auditor pode avaliar uma amostra representativa, extrapolando a taxa de erro da amostra para todo o conjunto de dados.

  • Revisão linha por linha: O auditor pode examinar cada transação em detalhes. Isso é mais comum para auditorias de empresas menores com menos transações.

  • Verificação de terceiros: O auditor pode verificar as informações fornecidas pela empresa entrando em contato com clientes, fornecedores ou outras partes envolvidas nas transações.

Objetivos da auditoria

  • Precisão do imposto sobre vendas: O principal objetivo desse tipo de auditoria é determinar se a empresa recolheu corretamente impostos dos clientes no ponto de venda.

  • Precisão do imposto sobre uso: O auditor também verifica se a empresa pagou imposto de uso para compras sobre as quais o imposto sobre vendas não foi recolhido, como itens comprados de fornecedores de fora do estado.

  • Isenções e deduções: Finalmente, o auditor verifica se as isenções reivindicadas pela empresa são válidas e devidamente documentadas.

Resultados e consequências

  • Impostos e penalidades adicionais: Se o auditor encontrar qualquer pagamento a menor, a empresa geralmente é obrigada a pagar os valores pendentes mais juros e, possivelmente, multas.

  • Reembolsos: Por outro lado, se o auditor constatar que houve um pagamento a maior, a empresa pode estar qualificada para um reembolso.

  • Recomendações de manutenção de registros: Os auditores podem oferecer recomendações para melhorar as práticas contábeis e fiscais da empresa.

  • Ações judiciais: Em casos extremos envolvendo imprecisões substanciais ou evidências de fraude intencional, as empresas podem enfrentar consequências legais.

Embora uma auditoria possa ser estressante, uma boa manutenção de registros e uma comunicação aberta com o auditor facilitarão o processo. Muitas vezes, as empresas procuram aconselhamento de especialistas fiscais para ajudá-las a se preparar para auditorias e esclarecer seus direitos e responsabilidades durante o exame.

Custo de uma auditoria fiscal de vendas e uso para empresas

O impacto financeiro de uma auditoria fiscal de vendas e uso pode ser considerável e ir além das obrigações fiscais. Além dos custos financeiros diretos, há também a drenagem de recursos a ser considerada. As auditorias geralmente exigem atenção considerável das equipes internas por um tempo prolongado. A equipe pode ser retirada de outros projetos para coletar documentos, esclarecer operações ou reconstruir transações passadas. Essa perda de tempo e foco pode ter um efeito cascata em toda a empresa, incluindo cronogramas de projetos e outras atividades relacionadas à conformidade.

Veja a seguir um resumo dos custos normalmente envolvidos com auditorias:

Custos financeiros

  • Impostos atrasados: Uma repercussão imediata de uma auditoria reprovada é a obrigação de pagar quaisquer impostos não pagos. Esse valor pode variar de insignificante a substancial, dependendo da escala da discrepância.
  • Multas e juros: Os impostos atrasados geralmente são acompanhados de multas e juros, encargos adicionais que podem tornar o valor total substancialmente maior do que o imposto original devido.
  • Honorários advocatícios e de consultoria: A contratação de consultores ou advogados especializados para passar pelo processo de auditoria também pode aumentar as despesas.

Custos não financeiros

  • Comprometimento de tempo: Preparar e passar por uma auditoria pode ser um processo demorado, exigindo um esforço considerável de proprietários de empresas e membros da equipe. Esse foco desviado pode afetar as operações comerciais regulares.
  • Custo emocional: As auditorias também podem colocar uma pressão sobre o moral da equipe, levando à diminuição da produtividade e do bem-estar.
  • Reputação: Se uma auditoria encontrar práticas impróprias ou resultar em multas pesadas, pode deixar uma mancha na reputação de uma empresa, com potenciais efeitos de longo prazo nos fluxos de receita.

O efeito de uma auditoria varia em função de fatores como o tamanho da empresa, a profundidade das irregularidades financeiras descobertas e a duração da auditoria. Independentemente disso, os impactos podem ser de longo alcance — o que torna ainda mais importante para as empresas se prepararem.

Como se preparar para uma auditoria fiscal de vendas e uso

Preparar-se para uma auditoria fiscal de vendas e uso envolve várias etapas para garantir que seus registros financeiros estejam em ordem e que você esteja bem equipado para lidar com essa verificação.

  • Organize todos os documentos pertinentes: Antes da auditoria, reúna todos os documentos necessários. Isso inclui faturas, ordens de compra, recibos de venda, certificados de isenção fiscal e quaisquer outros registros financeiros relevantes. Manter esses documentos organizados facilitará o acesso durante a auditoria, o que pode agilizar o processo.

  • Revise declarações fiscais de vendas e uso: Examine as declarações de impostos sobre vendas e uso que você apresentou durante o período que será auditado para que possa identificar possíveis problemas antes que o auditor o faça. Verifique se há inconsistências ou erros e faça correções, se possível.

  • Confira certificados de isenção: Se as vendas isentas de impostos fizerem parte do seu negócio, garanta que você tem certificados de isenção válidos para cada transação. Cada certificado deve ser completo, preciso e atualizado para evitar complicações desnecessárias.

  • Valide pagamentos de impostos de uso: Revise seus registros para confirmar que você pagou imposto sobre uso em todas as compras aplicáveis de fornecedores que não recolheram imposto sobre vendas e que tem recibos ou outra documentação que comprove esses pagamentos.

  • Contrate um consultor fiscal: Se você não tiver certeza sobre as nuances do imposto de vendas e uso, fala com um consultor fiscal ou contador com experiência nessa área antes da auditoria. Eles podem revisar seus registros, fornecer orientação especializada e interagir com a autoridade fiscal em seu nome, se necessário.

  • Realize uma pré-auditoria: A realização de uma autoauditoria antes da auditoria real pode ajudar a identificar áreas problemáticas. Um consultor fiscal pode ajudar com isso, simulando alguns dos métodos que um auditor pode usar, como amostragem de transações para erros.

  • Entenda os procedimentos de auditoria: Familiarize-se com os procedimentos que o auditor seguirá. Isso ajudará você a entender o que esperar, o que o auditor estará procurando e como você deve responder às suas consultas.

  • Crie um espaço de auditoria designado: Estabeleça um local específico dentro das instalações da empresa onde a auditoria ocorrerá se estiver acontecendo pessoalmente. Este deve ser um espaço silencioso, longe das operações diárias da empresa, onde o auditor possa trabalhar sem ser perturbado.

  • Atribua um ponto de contato: Nomeie um membro da equipe experiente para servir como o elo de ligação entre sua empresa e o auditor. Essa pessoa deve estar familiarizada com seus processos financeiros e ser capaz de fornecer acesso rápido a quaisquer documentos que o auditor possa solicitar.

  • Mantenha as linhas de comunicação abertas: Mantenha uma comunicação aberta e educada com o auditor durante todo o processo. Ser cooperativo e transparente pode facilitar uma experiência de auditoria mais suave.

Embora o que abordamos seja comum na maioria das auditorias fiscais de vendas e uso, cada auditoria pode variar de acordo com a jurisdição e o foco da autoridade fiscal. Novas leis e regulamentos fiscais também podem mudar o cenário de auditoria, por isso, manter-se atualizado sobre essas mudanças é importante. A perspectiva de uma auditoria pode parecer assustadora, mas uma preparação adequada pode fazer uma grande diferença.

O conteúdo deste artigo serve apenas para fins gerais de informação e educação e não deve ser interpretado como aconselhamento jurídico ou tributário. A Stripe não garante a exatidão, integridade, adequação ou atualidade das informações contidas no artigo. Você deve procurar a ajuda de um advogado competente ou contador licenciado que atue em sua jurisdição para aconselhamento sobre sua situação particular.

O conteúdo deste artigo é apenas para fins gerais de informação e educação e não deve ser interpretado como aconselhamento jurídico ou tributário. A Stripe não garante a exatidão, integridade, adequação ou atualidade das informações contidas no artigo. Você deve procurar a ajuda de um advogado competente ou contador licenciado para atuar em sua jurisdição para aconselhamento sobre sua situação particular.

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