税務当局は法令遵守のためにビジネスを監査する取り組みを強化しており、データ分析能力もますます高度化しています。アメリカ合衆国内国歳入庁 (IRS) は、タックスギャップ (支払うべき税金と支払った税金の差額) が 2021 年には 6,250 億米ドルになると推定しており、このギャップのかなりの部分を売上税と使用税が占めていました。

税務調査の強化は大企業に限られたことではありません。中小企業も詳細な調査の対象となっています。多くの場合、監査の管理にはかなりの時間とリソースを要し、ビジネスでは財務リスクが生じ、事業運営が中断されます。

州や自治体によって異なる売上税・使用税法の複雑さも、監査に時間と労力がかかる要因となっています。複数の州や E コマースで事業を展開しているビジネスでは特に、法令遵守レベルを正確に自己評価することがさらに困難です。しっかりと会計処理を行っているビジネスでさえ、売上税・使用税の監査でギャップが見つかることがあります。

以下では、売上税・使用税の監査の概要、最も影響を受ける業種、監査の実施方法、監査に備える方法について説明します。

この記事の内容

• 売上税・使用税の監査とは
  
• 監査を受ける頻度が最も高い業種
  
• 売上税・使用税の監査の流れ
  
• ビジネスの売上税・使用税の監査コスト
  
• 売上税・使用税の監査に備える方法
  

売上税・使用税の監査とは

売上税・使用税の監査とは、ビジネスの売上・使用税の記録、支払い、法令遵守の正確性を確認するために政府の税務当局が実施する方式審査です。この審査では、適用される法律や規制に従ってビジネスが売上税・使用税を適切に徴収、報告、納付しているかどうかを評価します。

監査を受ける頻度が最も高い業種

どのビジネスが売上税・使用税の監査を最も受けやすいかは、取引の複雑さ、全体的な収入、商品やサービスの性質といったさまざまな要因が影響します。ここでは、監査の対象となりやすいビジネスのカテゴリーをご紹介します。

• 小売業: 利用者に直接販売する店舗はしばしば監査を受けます。取引件数が多いと、税金の徴収で間違いや不一致が生じることが多くなります。

• E コマース: オンラインビジネスは管轄区域をまたいで事業を展開しているため、さまざまな税率を取り扱い、法令遵守が難しくなることから、監査を受ける可能性が高くなります。

• 建設業: 州や状況によりますが、建設業は、建設資材の購入時に必ずしも売上税を支払う責任を負うわけではありません。監査人は、そのようなアイテムについて使用税が適切に支払われたかどうかを綿密に調査します。

• 飲食店: レストランやバーでは、課税アイテムと非課税アイテムを含む複雑な取引が行われることがあります。このような取引ではミスが起こりやすくなるため、その結果、監査を受けることが増えます。

• 自動車販売: 車両販売は高額取引であり、下取り、融資、サービス契約が行われることがあります。このすべてが税務状況を複雑にする要因となるため、監査を受ける可能性が高くなります。

• 製造会社: 製造業では、製造のために取得した原材料や機械にかかる税金の免除を申請することがよくあります。そのため、これらの免除の正当性を確認するために監査の対象となります。

• 非課税の売上が多いビジネス: 再販業者や非営利団体など、非課税の売上が多いビジネスは、多くの場合、監査という形で税務当局の注目を集めます。

• 最近買収・合併されたビジネス: 所有権や体制が変わった後、すべての納税義務が正しく認識され、適切に管理されていることを確認するために監査が行われることがあります。

• 過去の監査で問題があったビジネス: 以前の監査で罰金や調整があったビジネスは、法令遵守をチェックするために再度監査を受ける可能性が高くなります。

どのビジネスも監査を受ける可能性があります。潜在的なリスクを軽減し、プロセスを管理しやすくするために、正確で詳細な記録を保持しておくことをお勧めします。頻繁に監査を受けるカテゴリーに該当する場合は、税務アドバイザーと連携して潜在的な問題を最小限に抑えることを検討してください。

売上税・使用税の監査の流れ

売上税・使用税の監査では、監査人がこれらの税金の徴収と支払いに関連するビジネスの財務活動を包括的に調査します。ここでは、そのプロセスを説明します。

書類のリクエスト

監査人は、最初に、ビジネスの販売と購入に関連する次の書類の提出を求めます。

• 請求書: 利用者への販売とサプライヤーからの購入に関する請求書をリクエストします。

• 発注書: 発注書を調べて取引を確認し、請求書を相互参照します。

• 納税申告書: これまでに提出した売上税・使用税の納税申告書も調べます。

• 免除証明書: 免除証明書を調べて、非課税の売上を確認します。

• 電子記録: 会計ソフトウェアのファイル、スプレッドシートの記録、関連する財務情報を含むその他のデジタルデータなど、電子記録を確認します。

調査方法

監査人は、リクエストした書類を次のいずれかの方法で評価します。

• サンプル監査: すべての取引を精査するのではなく、代表的なサンプルを評価してサンプルからデータセット全体のエラー率を推測します。

• 詳細な審査: 各取引を詳しく調査することがあります。これは、取引の少ない中小企業の監査でよく実施されます。

• 第三者による検証: 取引に関わる利用者、サプライヤー、その他の関係者に連絡して、ビジネスが提供した情報を検証することがあります。

監査の目的

• 売上税の正確性: この種の監査の主な目的は、ビジネスが店頭販売時点で利用者から税金を正しく徴収しているかどうかを確認することです。

• 使用税コンプライアンス: 監査人は、州外のサプライヤーから購入したアイテムなど、売上税が徴収されなかった購入に対してビジネスが使用税を支払ったかどうかも確認します。

• 免除と控除: 最後に、ビジネスが請求した免除が有効で、書類が正しく作成されているかどうかを確認します。

結果と影響

• 追加の税金と罰金: 監査人が支払い不足を発見した場合、ビジネスは通常、未払い金額に加えて利息や場合によっては罰金の支払いを求められます。

• 返金: 反対に、監査人が過払いを発見した場合は、返金を受けることができます。

• 記録保持に関する提言: 監査人は、ビジネスの会計処理や税金処理を改善するために提言を行うことがあります。

• 法的措置: あまりにも正確性を欠いている場合や意図的な不正行為の証拠がある場合、ビジネスに法的措置が講じられることがあります。

監査は負担が大きいですが、適切に記録を保持して監査官とオープンにやり取りすることでプロセスを楽に進めることができます。ビジネスは、大抵の場合、税務の専門家のアドバイスを受けながら監査に備え、調査中の権利や責任を明確化しています。

ビジネスの売上税・使用税の監査コスト

売上税・使用税の監査による経済的影響は、納税額にとどまらず、かなりの範囲に及ぶ可能性があります。直接的な財務コストとは別に、リソースの流出も考慮する必要があります。大抵の場合、社内チームは長期にわたって監査にかなりの注意を向ける必要があります。また、書類の収集、業務の明確化、過去の取引の復元を行うために、他のプロジェクトからスタッフが引き抜かれることがあります。このような時間や集中力の喪失は、プロジェクトのタイムラインやその他の法令遵守に関する活動など、ビジネス全体に波及する可能性があります。

ここでは、一般的に監査に関連するコストの概要を説明します。

財務コスト

• 追徴課税: 監査が不合格となった場合に直ちに発生するのが、未払いの税金を支払う義務です。この金額は、不一致の規模に応じてごく少額の場合もあれば多額になる場合もあります。
  
• 罰金と利息: 大抵の場合、追徴課税には罰金や利息が加算され、追加の支払いによって総額が元の納税額よりも大幅に増えることがあります。
  
• 弁護士費用とコンサルタント料: 監査プロセスを乗り切るために専門のコンサルタントや弁護士を雇用する場合も費用がかさみます。
  

非財務コスト

• 時間的負担: 監査の準備や実施には時間がかかり、ビジネスオーナーやスタッフの多大な労力も必要となります。そのため集中力が散漫になり、通常の事業運営にも影響する可能性があります。
  
• 精神的負担: 監査はスタッフに精神的な負担を与え、生産性や幸福感の低下につながることもあります。
  
• 評判: 監査で不適切な処理が見つかったり多額の罰金が科されたりすると、ビジネスの評判に汚点を残すことになり、収益源に長期的な影響が生じる可能性があります。
  

監査の影響は、ビジネスの規模、発覚した財務上の不正の深刻さ、監査期間によって異なります。いずれにせよ、影響は広範囲に及ぶ可能性があるため、監査に備えることがビジネスにとって非常に重要です。

売上税・使用税の監査に備える方法

売上税・使用税の監査に備えるには、複数のステップを経て、財務記録を整理し、精密な調査に対応できるよう態勢を整える必要があります。

• すべての関連書類を整理する: 監査前に、必要な書類をすべて集めます。請求書、発注書、売上領収書、免除証明書、その他の関連する財務記録などの書類を用意します。これらの書類を整理しておくことで、監査時に確認しやすくなり、プロセスを迅速に処理できます。

• 売上税・使用税の申告書をレビューする: 監査対象期間中に提出した売上税・使用税の申告書を調べて、監査人に指摘される前に潜在的な問題を特定できるようにします。不一致や誤りがないかチェックして、可能であれば修正します。

• 免除証明書をチェックする: ビジネスに非課税の売上がある場合、各取引について有効な免除証明書があるかどうか確認します。不要な問題を避けるために、完全かつ正確で最新の証明書を用意する必要があります。

• 使用税の支払いを確認する: 記録をレビューして、売上税を徴収しなかったベンダーから購入した適用対象となるすべてのアイテムに使用税を支払っていることと、支払いを証明する領収書やその他の書類があることを確認します。

• 税務アドバイザーに相談する: 売上税・使用税の微妙な違いがわからない場合は、監査前にこの分野に精通した税務アドバイザーや会計士に相談しましょう。彼らは記録をレビューし、専門的な指導を行い、必要な場合は代わりに税務当局とやり取りしてくれます。

• 事前監査を実施する: 実際の監査の前に自己監査を実施すると、問題点を特定するのに役立ちます。税務アドバイザーは、取引に間違いがないかサンプリングするなど、監査人が使用するであろういくつかの方法をシミュレーションして事前監査を支援します。

• 監査手順を把握する: 監査人が実施する手順をよく理解しておきます。そうすることで、監査人が何を期待し、何を調べ、監査人の質問にどのように答えるべきかを把握できます。

• 指定された監査スペースを設定する: 監査が対面で行われる場合は、監査を実施する特定の場所を事業所内に設けます。監査人の作業の邪魔にならないよう、日常業務とは離れた静かな場所にしましょう。

• 担当者を任命する: ビジネスと監査人の連絡係としての役割を果たす知識豊富なスタッフを指名します。この担当者は、財務プロセスに詳しく、監査人がリクエストする可能性があるすべての書類をすばやく提供できる必要があります。

• いつでも連絡できるようにしておく: プロセスを通じて、監査人とオープンで丁寧なやり取りを行うようにします。協力的な態度と透明性を保つことで、監査はよりスムーズに行われます。

今回説明した内容は売上税・使用税の監査でよく見られますが、管轄区域や税務当局が何を重視するかによって監査内容は変わることがあります。新たな税法や規制により監査の環境が変わることもあるため、変更について最新の情報を把握しておくことが重要です。監査は非常に大変な作業に思えるかもしれませんが、適切な準備を整えることで大きな違いが生まれます。