Les autorités fiscales redoublent d'efforts pour contrôler la conformité des entreprises et disposent de capacités d'analyse de données de plus en plus sophistiquées. L'Internal Revenue Service (IRS) américaine a estimé l'écart fiscal (la différence entre les impôts dus et les impôts payés) à 625 milliards de dollars en 2021, les taxes sur les ventes et sur l'utilisation représentant une part importante de cet écart.

Cet examen fiscal approfondi ne se limite pas aux grandes entreprises. Les petites et moyennes entreprises se retrouvent également sous la loupe. La gestion des audits nécessite souvent beaucoup de temps et de ressources, ce qui engendre des risques financiers et des perturbations opérationnelles pour les entreprises.

La complexité des lois relatives à la taxe sur les ventes et à la taxe sur l'utilisation, qui diffèrent d'un État à l'autre et d'une municipalité à l'autre, ajoute une couche supplémentaire à ce problème. Les entreprises, en particulier celles qui exercent leurs activités dans plusieurs États ou dans le domaine de l'e-commerce, font face à des défis croissants pour évaluer leur propre conformité avec précision. Même une entreprise qui a recours à des pratiques comptables rigoureuses peut encore présenter des lacunes à l'occasion d'un audit de la taxe sur les ventes et de la taxe sur l'utilisation.

Nous verrons ci-dessous en quoi consistent ces contrôles, quels types d'entreprises sont les plus touchés, comment ils sont menés et comment les entreprises peuvent s'y préparer.

Sommaire

• En quoi consiste un audit de la taxe sur les ventes et de la taxe sur l'utilisation ?
  
• Quels sont les types d'entreprises les plus fréquemment contrôlés ?
  
• Que se passe-t-il lors d'un audit de la taxe sur les ventes et de la taxe sur l'utilisation ?
  
• Coût d'un audit de la taxe sur les ventes et de la taxe sur l'utilisation pour les entreprises
  
• Comment se préparer à un audit de la taxe sur les ventes et de la taxe sur l'utilisation
  

En quoi consiste un audit de la taxe sur les ventes et de la taxe sur l'utilisation ?

Un audit de la taxe sur les ventes et de la taxe sur l'utilisation consiste en un examen formel mené par une autorité fiscale gouvernementale afin de vérifier l'exactitude des dossiers fiscaux, des paiements et de la conformité d'une entreprise à l'égard de ces taxes. Cet examen permet de déterminer si une entreprise a correctement collecté, déclaré et versé les taxes sur les ventes et sur l'utilisation conformément aux lois et réglementations en vigueur.

Quels sont les types d'entreprises les plus fréquemment contrôlés ?

Plusieurs éléments influent sur la probabilité qu'une entreprise soit soumise à un audit, parmi lesquels la complexité de ses transactions, son chiffre d'affaires total et la nature des biens et services qu'elle propose. Vous trouverez ci-dessous certaines catégories d'entreprises qui font généralement l'objet de ces contrôles.

• Commerces de détail : les magasins qui vendent directement aux clients font souvent l'objet d'audits. Un volume élevé de transactions multiplie les possibilités d'erreurs ou d'incohérences au niveau de la perception de la taxe.

• Entreprises d'e-commerce : les entreprises en ligne sont plus susceptibles de faire l'objet de contrôles, car elles exercent leurs activités dans plusieurs juridictions et sont donc soumises à des taux d'imposition différents, ce qui complique la mise en conformité.

• Entreprises de construction : selon l'État et les circonstances, les entreprises de construction ne sont pas toujours tenues de payer la taxe sur les ventes lors de l'achat de matériaux de construction. Les auditeurs vérifient attentivement si la taxe sur l'utilisation a été correctement payée sur de tels articles.

• Établissements de restauration : les restaurants et les bars peuvent être amenés à effectuer des transactions complexes qui impliquent des éléments taxables et non taxables. Ces transactions augmentent le risque d'erreurs et, par conséquent, d'audits.

• Concessionnaires automobiles : la vente de véhicules implique des montants de transaction élevés et éventuellement des reprises, des financements ainsi que des contrats de service, autant de facteurs qui peuvent compliquer le traitement fiscal et qui font que ces entreprises sont plus susceptibles de faire l'objet d'un contrôle.

• Entreprises de fabrication : les fabricants demandent souvent à bénéficier d'exemptions fiscales sur les matières premières et les machines qu'ils acquièrent pour la production. Ces exemptions sont donc au centre des préoccupations des auditeurs qui souhaitent vérifier leur légitimité.

• Entreprises qui réalisent un volume important de ventes exemptées : les entreprises qui réalisent de nombreuses ventes exemptées de taxe, par exemple à des revendeurs ou à des organisations à but non lucratif, attirent souvent l'attention de l'administration fiscale qui procède à des contrôles.

• Entreprises récemment acquises ou fusionnées : après un changement de propriétaire ou de structure, les entreprises peuvent faire l'objet d'un audit afin de s'assurer que toutes les obligations fiscales ont été correctement identifiées et qu'elles sont gérées de manière appropriée.

• Entreprises ayant déjà connu des problèmes d'audit : les entreprises qui ont fait l'objet de pénalités ou de redressements lors d'un audit précédent sont plus susceptibles d'être contrôlées à nouveau afin de veiller à leur conformité.

Aucune entreprise n'est à l'abri d'un audit, et la tenue de registres précis et complets est essentielle afin d'atténuer les risques potentiels et de faciliter la gestion du processus. Si votre entreprise appartient à une catégorie qui fait souvent l'objet de contrôles, envisagez de faire appel à un conseiller fiscal afin de minimiser tout problème potentiel.

Que se passe-t-il lors d'un audit de la taxe sur les ventes et de la taxe sur l'utilisation ?

Lors de ce type de contrôle, un auditeur procède à un examen complet des activités financières d'une entreprise liées à la collecte et au paiement de ces taxes. Voici un aperçu de ce processus.

Demandes de documents

L'auditeur commence par demander les documents relatifs aux ventes et aux achats de l'entreprise.

• Factures : les auditeurs demanderont des factures pour les ventes effectuées auprès des clients et les achats effectués auprès des fournisseurs.

• Bons de commande : les auditeurs examineront les bons de commande afin de vérifier les transactions et d'effectuer des recoupements avec les factures.

• Déclarations fiscales : les auditeurs voudront également examiner les déclarations de taxes sur les ventes et sur l'utilisation précédemment déposées par l'entreprise.

• Certificats d'exemption : les auditeurs examineront les certificats d'exemption afin de valider toute vente exemptée de taxe.

• Enregistrements électroniques : les auditeurs voudront consulter les documents électroniques tels que les fichiers de logiciels comptables, les feuilles de calcul ou toute autre donnée numérique qui contient des informations financières pertinentes.

Méthodes d'examen

L'auditeur évaluera les documents demandés de l'une des manières suivantes.

• Audit d'échantillons : au lieu d'examiner minutieusement chaque transaction, l'auditeur peut évaluer un échantillon représentatif, en extrapolant le taux d'erreur de l'échantillon à l'ensemble des données.

• Examen ligne par ligne : l'auditeur peut examiner chaque transaction en détail. Cette situation est plus fréquente pour les audits de petites entreprises qui enregistrent moins de transactions.

• Vérification par un tiers : l'auditeur peut vérifier les informations fournies par l'entreprise en contactant les clients, les fournisseurs ou d'autres parties impliquées dans les transactions.

Objectifs de l'audit

• Exactitude en matière de collecte de la taxe sur les ventes : l'objectif principal de ce type d'audit est de déterminer si l'entreprise a correctement collecté la taxe auprès des clients au point de vente.

• Conformité à l'égard de la taxe sur l'utilisation : l'auditeur vérifie également si l'entreprise a payé la taxe sur l'utilisation pour les achats où la taxe sur les ventes n'a pas été perçue, tels que les articles achetés auprès de fournisseurs situés en dehors de l'État.

• Exemptions et déductions : en dernier lieu, l'auditeur s'assure que les exemptions demandées par l'entreprise sont légitimes et bien documentées.

Résultats et conséquences

• Taxes et pénalités supplémentaires : si l'auditeur constate une insuffisance de paiement, l'entreprise est généralement tenue de payer les sommes dues, majorées d'intérêts et éventuellement de pénalités.

• Remboursements : à l'inverse, si l'auditeur constate un trop-perçu, l'entreprise peut prétendre à un remboursement.

• Recommandations en matière de tenue de registres : les auditeurs peuvent fournir des suggestions visant à améliorer les pratiques comptables et fiscales de l'entreprise.

• Actions en justice : dans des cas extrêmes impliquant des inexactitudes substantielles ou des preuves de fraude intentionnelle, les entreprises peuvent faire face à des conséquences juridiques.

Bien que les audits puissent être source de stress, une bonne tenue des dossiers et une communication transparente avec l'auditeur faciliteront le processus. Les entreprises sollicitent souvent l'assistance d'experts fiscaux afin de se préparer aux audits et de clarifier leurs droits et responsabilités au cours de l'examen.

Coût d'un audit de la taxe sur les ventes et de la taxe sur l'utilisation pour les entreprises

Les répercussions financières d'un audit de la taxe sur les ventes et de la taxe sur l'utilisation peuvent être considérables et s'étendre au-delà des obligations fiscales. Outre les coûts financiers directs, il faut également tenir compte des possibilités de pertes de ressources. Les audits mobilisent souvent une attention considérable de la part des équipes internes pendant une période prolongée. Le personnel peut être détourné d'autres projets pour collecter des documents, clarifier des opérations ou reconstituer des transactions antérieures. Cette perte de temps et de concentration peut engendrer des répercussions sur l'ensemble de l'entreprise, notamment sur le calendrier des projets ainsi que sur d'autres activités liées à la conformité.

Vous trouverez ci-dessous un récapitulatif des coûts généralement associés aux audits.

Coûts financiers

• Arriérés : l'une des conséquences immédiates d'un audit raté se traduit par l'obligation de payer les taxes impayées. Ce montant peut être négligeable ou substantiel, en fonction de l'ampleur des écarts.
  
• Pénalités et intérêts : les arriérés sont généralement assortis de pénalités et d'intérêts, ce qui peut considérablement augmenter le montant total dû par rapport aux taxes initiales.
  
• Frais juridiques et de conseil : le recours à des consultants spécialisés ou à des avocats pour mener à bien le processus d'audit peut également entraîner des dépenses supplémentaires.
  

Coûts non financiers

• Engagement en termes de temps : la préparation et la réalisation d'un audit peuvent prendre beaucoup de temps et exiger des efforts considérables de la part des chefs d'entreprise et des membres de leur personnel. Ce détournement d'attention peut affecter le fonctionnement normal de l'entreprise.
  
• Poids émotionnel : les audits peuvent aussi impacter le moral des employés, ce qui peut se traduire par une diminution de la productivité et du bien-être au travail.
  
• Réputation : si un audit révèle des pratiques irrégulières ou donne lieu à de lourdes amendes, il peut entacher la réputation de l'entreprise et avoir des effets potentiels à long terme sur ses flux de revenus.
  

L'effet d'un audit varie en fonction de facteurs tels que la taille de l'entreprise, l'ampleur des irrégularités financières découvertes et la durée de l'audit. Quoi qu'il en soit, les conséquences peuvent être considérables, d'où l'importance pour les entreprises de se préparer.

Comment se préparer à un audit de la taxe sur les ventes et de la taxe sur l'utilisation

La préparation d'un audit de ce type passe par plusieurs étapes afin de s'assurer que vos documents financiers sont conformes et que vous êtes bien équipé pour faire face à cet examen.

• Organiser tous les documents pertinents : rassemblez tous les documents nécessaires avant l'audit. Il s'agit notamment des factures, des bons de commande, des reçus de vente, des certificats d'exemption fiscale et de tout autre document financier pertinent. En organisant ces documents, il sera plus facile d'y accéder pendant l'audit, ce qui permettra du gagner du temps.

• Passer en revue vos déclarations : examinez les déclarations de taxe sur les ventes et de taxe sur l'utilisation que vous avez déposées au cours de la période qui fera l'objet de l'audit afin d'identifier les problèmes potentiels avant que l'auditeur ne le fasse. Vérifiez s'il y a des incohérences ou des erreurs et apportez des corrections si possible.

• Vérifier les certificats d'exemption : si votre activité effectue des ventes exemptées de taxe, assurez-vous que vous disposez de certificats d'exemption valides pour chaque transaction. Chaque certificat doit être complet, précis et à jour afin d'éviter toute complication inutile.

• Valider les paiements de la taxe sur l'utilisation : passez en revue vos dossiers afin de confirmer que vous avez versé la taxe sur l'utilisation pour tous les achats effectués auprès de vendeurs qui n'ont pas perçu la taxe sur les ventes et que vous disposez de reçus ou d'autres documents attestant de ces paiements.

• Consulter un conseiller fiscal : avant l'audit, consultez un conseiller fiscal ou un comptable spécialisé dans la taxe sur les ventes et la taxe sur l'utilisation si vous avez des incertitudes concernant des spécificités de ces taxes. Ces derniers peuvent examiner vos dossiers, vous fournir des conseils d'experts et interagir avec l'administration fiscale en votre nom si nécessaire.

• Effectuer un audit préalable : en procédant à un audit interne avant l'audit réel, il est possible d'identifier les domaines qui posent problème. Un conseiller fiscal peut vous aider en simulant certaines des méthodes qu'un auditeur pourrait employer, telles que l'échantillonnage des transactions pour détecter les erreurs.

• Comprendre les procédures d'audit : familiarisez-vous avec les procédures que l'auditeur suivra. Vous saurez ainsi à quoi vous attendre, ce que l'auditeur recherchera et comment vous devrez répondre à ses requêtes.

• Mettre en place un espace d'audit désigné : déterminez un lieu spécifique dans les locaux de votre entreprise où l'audit aura lieu s'il se déroule en présentiel. Il doit s'agir d'un espace calme, à l'écart des activités quotidiennes de l'entreprise, où l'auditeur peut effectuer son travail sans être dérangé.

• Désigner une personne de référence : désignez un membre du personnel compétent pour assurer la liaison entre votre entreprise et l'auditeur. Cette personne doit connaître vos processus financiers et être en mesure d'accéder rapidement à tous les documents que l'auditeur pourrait demander.

• Garder les lignes de communication ouvertes : maintenez une communication ouverte et courtoise avec l'auditeur tout au long de la procédure. La coopération et la transparence peuvent faciliter le déroulement de l'audit.

Bien que les points que nous avons abordés soient communs à la plupart des audits de la taxe sur les ventes et de la taxe sur l'utilisation, chacun peut différer en fonction de la juridiction et des préoccupations de l'autorité fiscale. Il est important de rester au fait des évolutions des lois et des réglementations fiscales, car elles peuvent également influencer le processus d'audit. La perspective d'un audit peut sembler déconcertante, mais il suffit de bien s'y préparer pour que les choses se passent bien.