Les autorités fiscales, qui disposent de capacités d’analyse de données de plus en plus sophistiquées, redoublent d’efforts pour vérifier la conformité des entreprises. Aux États-Unis, l’Internal Revenue Service (IRS) a estimé l’écart fiscal, c’est-à-dire la différence entre les impôts dus et ceux payés, à 625 milliards de dollars en 2021, les taxes de vente et d’utilisation représentant une part importante de ce chiffre.

Cet examen fiscal approfondi ne se limite pas aux grandes entreprises. Les petites et moyennes entreprises se retrouvent également sous la loupe. La gestion des vérifications mobilise souvent beaucoup de temps et de ressources, ce qui engendre des risques financiers et des perturbations opérationnelles pour les entreprises.

La complexité des lois sur les taxes de vente et d’utilisation, qui diffèrent d’un État et d’une municipalité à l’autre, ajoute une couche supplémentaire à ce problème. Les entreprises, en particulier celles qui exercent des activités dans plusieurs États ou dans un commerce en ligne, font face à des défis croissants pour évaluer avec précision leurs propres niveaux de conformité. Même une entreprise qui utilise des pratiques comptables rigoureuses peut encore présenter des lacunes lors d’une vérification de la taxe de vente et de la taxe d’utilisation.

Ci-dessous, nous allons passer en revue les éléments des vérifications sur la taxe de vente et la taxe d’utilisation, les types d’entreprises les plus concernées, la façon dont elles sont menées et la manière pour les entreprises de s’y préparer.

Que contient cet article?

• Présentation d’une vérification de la taxe de vente et de la taxe d’utilisation
  
• Types d’entreprises les plus fréquemment contrôlées
  
• Déroulement d’une vérification de la taxe de vente et de la taxe d’utilisation
  
• Coût d’une vérification de la taxe de vente et de la taxe d’utilisation pour les entreprises
  
• Préparation d’une vérification de la taxe de vente et de la taxe d’utilisation
  

Présentation d’une vérification de la taxe de vente et de la taxe d’utilisation

Une vérification de la taxe de vente et de la taxe d’utilisation est un examen formel effectué par une autorité fiscale gouvernementale pour vérifier l’exactitude des dossiers fiscaux, des paiements et de la conformité d’une entreprise à l’égard de ces taxes. Cet examen permet de vérifier si une entreprise a correctement perçu, déclaré et versé les taxes de vente et d’utilisation, conformément aux lois et règlements applicables.

Types d’entreprises les plus fréquemment contrôlées

Plusieurs éléments jouent sur la probabilité qu’une entreprise soit soumise à une vérification, parmi lesquels la complexité de ses transactions, son chiffre d’affaires total et la nature des biens et services qu’elle propose. Vous trouverez ci-dessous certaines catégories d’entreprises qui font souvent l’objet de ces vérifications.

• Commerces de détail : Les magasins qui vendent directement aux clients font souvent l’objet de vérifications. Le volume élevé de transactions présente davantage de risques d’erreur ou d’incohérence dans la perception des taxes.

• Entreprises de commerce en ligne : Les entreprises en ligne sont plus susceptibles de faire l'objet de contrôles, car elles exercent leurs activités dans plusieurs pays et sont donc soumises à des taux d’imposition différents, ce qui complique la mise en conformité.

• Entreprises de construction : Selon l’État et les circonstances, les entreprises de construction ne sont pas toujours tenues de payer la taxe de vente sur les matériaux de construction au moment de l’achat. Les auditeurs examinent de près si la taxe d’utilisation a été correctement payée sur ces articles.

• Bars et restaurants : Les restaurants et les bars peuvent être amenés à effectuer des transactions complexes avec des éléments taxables et non taxables. Ces transactions augmentent le risque d’erreurs et, par conséquent, de vérifications.

• Concessionnaires automobiles : La vente de véhicules et synonyme de montants de transaction élevés et peut englober des reprises, des financements ainsi que des contrats de service, autant de facteurs qui peuvent compliquer le traitement fiscal et qui font que ces entreprises sont plus susceptibles de faire l'objet d’une vérification.

• Entreprises manufacturières : Les fabricants demandent souvent à bénéficier d’exemptions fiscales sur les matières premières et les machines qu’ils acquièrent pour la production. Ces exemptions sont au centre des préoccupations des auditeurs qui souhaitent vérifier leur légitimité.

• Entreprises ayant un volume élevé de ventes exonérées : Les entreprises qui effectuent de nombreuses ventes exonérées de taxes, par exemple à des revendeurs ou à des organisations à but non lucratif, attirent souvent l’attention de l’administration fiscale qui procède à des vérifications.

• Entreprises récemment acquises ou fusionnées : Après un changement de propriétaire ou de structure, les entreprises peuvent faire l’objet d’une vérification afin de s’assurer que toutes les obligations fiscales ont bien été identifiées et sont gérées de manière appropriée.

• Entreprises ayant déjà connu des problèmes de vérification : Les entreprises qui ont fait l’objet de pénalités ou de redressements lors d’une vérification précédente sont plus susceptibles d’être vérifiées à nouveau afin de s’assurer de leur conformité.

Aucune entreprise n’est à l’abri d’une vérification, et la tenue de registres précis et exhaustifs est essentielle afin d’atténuer les risques potentiels et de faciliter la gestion du processus. Si votre entreprise appartient à une catégorie qui fait souvent l’objet de contrôles, envisagez de faire appel à un conseiller fiscal afin de réduire les problèmes potentiels.

Déroulement d’une vérification de la taxe de vente et de la taxe d’utilisation

Lors d’une vérification de la taxe de vente et d’utilisation, un auditeur procède à un examen complet des activités financières d’une entreprise liées à la collecte et au paiement de ces taxes. Voici un aperçu du processus.

Demandes de documents

L’auditeur commence par demander les documents relatifs aux ventes et aux achats de l’entreprise.

• Factures : Les auditeurs demandent à voir les factures des ventes aux clients et des achats effectués auprès des fournisseurs.

• Bons de commande : Les auditeurs examinent les bons de commande pour vérifier les transactions et effectuer des recoupements avec les factures.

• Déclarations fiscales : Les auditeurs demandent également à consulter les déclarations de taxes de vente et d’utilisation déjà produites par l’entreprise.

• Certificats d’exonération : Les auditeurs examinent les certificats d’exonération pour valider toute vente exemptée de taxe.

• Dossiers électroniques : Les auditeurs veulent voir les documents électroniques tels que les fichiers de logiciels comptables, les feuilles de calcul ou toute autre donnée numérique contenant des renseignements financiers pertinents.

Méthodes d’examen

L’auditeur évalue les documents requis de l’une des manières suivantes :

• Vérification par échantillonnage : Au lieu d’examiner minutieusement chaque transaction, l’auditeur peut évaluer un échantillon représentatif, en transposant le taux d’erreur de l’échantillon à l’ensemble des données.

• Examen ligne par ligne : L’auditeur peut examiner chaque transaction en détail. Cette méthode est plus fréquente pour les vérifications de petites entreprises avec moins de transactions.

• Vérification par un tiers : L’auditeur peut vérifier les renseignements fournis par l’entreprise en communiquant avec les clients, les fournisseurs ou d’autres parties concernées par les transactions.

Objectifs de la vérification

• Exactitude de la taxe de vente : L’objectif principal de ce type de vérification est de déterminer si l’entreprise a bien collecté les taxes auprès des clients au point de vente.

• Conformité à la taxe d’utilisation : L’auditeur vérifie également si l’entreprise a payé la taxe d’utilisation pour les achats sur lesquels la taxe de vente n’a pas été perçue, comme les articles achetés auprès de fournisseurs de l’extérieur de l’État.

• Exonérations et déductions : Enfin, l’auditeur vérifie si les exonérations demandées par l’entreprise sont valides et dûment justifiées.

Résultats et conséquences

• Pénalités et taxes supplémentaires : Dans le cas où l’auditeur constate un problème de paiement, l’entreprise est généralement tenue de régler les montants impayés, ainsi que des intérêts et éventuellement des pénalités.

• Remboursements : À l’inverse, si l’auditeur constate un trop-payé, l’entreprise pourrait être admissible à un remboursement.

• Recommandations en matière de tenue de dossiers : Les auditeurs peuvent formuler des recommandations pour améliorer les pratiques comptables et fiscales de l’entreprise.

• Poursuites : En cas d’écarts importants ou de preuves de fraude intentionnelle, les entreprises peuvent faire face à des conséquences juridiques.

Bien qu’une vérification puisse être stressante, une bonne tenue des dossiers et une communication ouverte avec l’auditeur faciliteront le processus. Les entreprises sollicitent souvent l’aide de fiscalistes pour se préparer aux vérifications et clarifier leurs droits et responsabilités au cours de l’examen.

Coût pour les entreprises d’un contrôle des taxes de vente et d’utilisation

Les répercussions financières d’une vérification des taxes de vente et d’utilisation peut être considérable et s’étendre au-delà des obligations fiscales. Outre les coûts financiers directs, il faut également tenir compte des possibilités de pertes de ressources. Les vérifications mobilisent souvent une attention considérable de la part des équipes internes pendant une période prolongée. Le personnel peut être détourné d’autres projets pour rassembler des documents, clarifier des opérations ou reconstituer des transactions antérieures. Cette perte de temps et de concentration peut avoir un effet d’entraînement sur l’ensemble de l’entreprise, y compris sur les calendriers des projets et d’autres activités liées à la conformité.

Vous trouverez ci-dessous un récapitulatif des coûts généralement associés aux audits :

Coûts financiers

• Arriérés : L’échec d’une vérification se traduit notamment par l’obligation de régler les taxes impayées. Ce montant peut être négligeable ou substantiel, en fonction de l’ampleur des écarts.
  
• Pénalités et intérêts : Les arriérés de taxes s’accompagnent souvent de pénalités et d’intérêts, des frais supplémentaires qui peuvent faire en sorte que le montant total soit considérablement plus élevé que celui dû à l’origine.
  
• Frais juridiques et de conseil : Le recours à des conseillers spécialisés ou à des avocats pour mener à bien le processus de vérification peut également entraîner des dépenses supplémentaires.
  

Coûts non financiers

• Mobilisation de temps : La préparation et la réalisation d’une vérification peuvent prendre beaucoup de temps et exiger des efforts considérables de la part des chefs d’entreprise et des membres de leur personnel. Ce détournement d’attention peut affecter le fonctionnement normal de l’entreprise.
  
• Poids émotionnel : Les vérifications peuvent également mettre à rude épreuve le moral du personnel, entraînant une diminution de la productivité et du bien-être.
  
• Réputation : Si une vérification révèle des pratiques inappropriées ou aboutit à de lourdes amendes, elle peut ternir la réputation d’une entreprise, avec des effets potentiels à long terme sur les flux de revenus.
  

L’effet d’une vérification varie en fonction de facteurs tels que la taille de l’entreprise, l’ampleur des irrégularités financières découvertes et la durée de la vérification. Quoi qu’il en soit, les conséquences peuvent être considérables, d’où l'importance pour les entreprises de s’y préparer.

Préparation d’une vérification de la taxe de vente et de la taxe d’utilisation

La préparation à une vérification de la taxe de vente et d’utilisation comporte plusieurs étapes pour s’assurer que vos dossiers financiers sont en ordre et que vous êtes bien outillé pour faire face à l’examen.

• Organiser tous les documents utiles : Avant la vérification, rassemblez tous les documents nécessaires. Il s’agit notamment des factures, des bons de commande, des reçus de vente, des certificats d’exonération fiscale et de tout autre document financier pertinent. En organisant ces documents, il sera plus facile d’y accéder pendant la vérification, ce qui permettra de gagner du temps.

• Vérifier les déclarations de taxes de vente et d’utilisation : Examinez les déclarations de taxe de vente et de taxe d’utilisation que vous avez produites au cours de la période qui fera l’objet de la vérification, afin de cerner les problèmes potentiels avant que l’auditeur ne le fasse. Vérifiez s’il y a des incohérences ou des erreurs et apportez des corrections si possible.

• Vérifier les certificats d’exonération : Si votre activité procède à des ventes exonérées de taxe, assurez-vous que vous disposez de certificats d’exonération valides pour chaque transaction. Chaque certificat doit être complet, précis et à jour afin d’éviter toute complication inutile.

• Valider les paiements de taxe d’utilisation : Passez en revue vos dossiers afin de vérifier que vous avez versé la taxe d’utilisation pour tous les achats effectués auprès de vendeurs qui n’ont pas perçu la taxe de vente et que vous disposez de reçus ou d’autres justificatifs des paiements.

• Consulter un conseiller fiscal : Avant la vérification, consultez un conseiller fiscal ou un comptable spécialisé dans la taxe de vente et la taxe d’utilisation si vous avez des incertitudes sur les particularités de ces taxes. Ils peuvent examiner vos dossiers, vous fournir des conseils d’experts et interagir avec l’administration fiscale en votre nom si nécessaire.

• Effectuer une vérification préalable : En procédant à une vérification interne avant la vérification réelle, il est possible de repérer les domaines qui posent problème. Un conseiller fiscal peut vous aider en simulant certaines des méthodes qu’un auditeur pourrait employer, telles que l’échantillonnage des transactions pour détecter les erreurs.

• Comprendre les procédures de vérification : Familiarisez-vous avec les procédures que l’auditeur suivra. Vous saurez ainsi à quoi vous attendre, ce que l’auditeur recherchera et comment répondre aux questions.

• Mettre en place un espace de vérification désigné : Choisissez un endroit précis dans les locaux de votre entreprise où la vérification aura lieu en personne, le cas échéant. Il doit s’agir d’un espace calme, à l’écart des activités quotidiennes de l’entreprise, où l’auditeur peut travailler sans être dérangé.

• Désigner une personne-ressource : Désignez un membre du personnel compétent pour assurer la liaison entre votre entreprise et l’auditeur. Cette personne doit connaître vos processus financiers et être en mesure d’accéder rapidement à tous les documents que l’auditeur pourrait demander.

• Garder les lignes de communication ouvertes : Maintenez une communication ouverte et courtoise avec l’auditeur tout au long de la procédure. La coopération et la transparence peuvent faciliter le déroulement de la vérification.

Bien que les points que nous avons abordés soient communs à la plupart des vérifications de taxe de vente et de taxe d’utilisation, chaque procédure peut différer en fonction de l’endroit et des préoccupations de l’autorité fiscale. Les nouvelles lois et réglementations fiscales peuvent également influencer le processus de vérification, d’où l’importance de se tenir au courant de ces changements. La perspective d’une vérification peut sembler oppressante, mais il suffit de bien s’y préparer pour que les choses se passent bien.