Un contrôle des taxes sur les ventes est un examen formel mené par une autorité fiscale de l'État pour vérifier que votre entreprise a correctement perçu, déclaré et reversé les taxes sur les ventes et l'utilisation. Les autorités fiscales intensifient leurs efforts pour contrôler la conformité des entreprises et disposent de capacités d'analyse de données de plus en plus sophistiquées. L'Internal Revenue Service (IRS) des États-Unis a estimé que l'écart fiscal (la différence entre les impôts dus et ceux payés) s'élevait à 696 milliards de dollars en 2022, les taxes sur les ventes et l'utilisation en représentant une part importante.

La surveillance fiscale accrue ne se limite pas aux grandes entreprises. Les petites et moyennes entreprises sont également surveillées. Les contrôles exigent souvent beaucoup de temps et de ressources pour être gérés, créant ainsi des risques financiers et des perturbations opérationnelles pour les entreprises.

La complexité des lois sur les taxes sur les ventes et l'utilisation, qui diffèrent selon l'État et la municipalité, ajoute une couche supplémentaire à ce problème. Les entreprises, en particulier celles ayant des activités dans plusieurs États ou e-commerce, éprouvent de plus en plus de difficultés à auto-évaluer avec précision leur niveau de conformité. Même une entreprise qui utilise des pratiques comptables solides pourrait encore trouver des lacunes lors d'un contrôle des taxes sur les ventes et l'utilisation.

Ci-dessous, nous expliquerons ce que sont les contrôles des taxes sur les ventes et l'utilisation, quels types d'entreprises sont les plus touchés, comment les contrôles sont menés et comment les entreprises peuvent s'y préparer.

Sommaire

• Qu'est-ce qu'un contrôle des taxes sur les ventes et l'utilisation ?
  
• Quels types d'entreprises sont contrôlés le plus fréquemment ?
  
• Déclencheurs courants d'un contrôle de la taxe sur les ventes
  
• Que se passe-t-il lors d'un contrôle des taxes sur les ventes et l'utilisation ?
  
• Coût d'un contrôle des taxes sur les ventes et l'utilisation pour les entreprises
  
• Comment se préparer à un contrôle des taxes sur les ventes et l'utilisation
  
• Comment Stripe Tax peut vous aider
  

En quoi consiste un audit de la taxe sur les ventes et de la taxe sur l'utilisation ?

Un audit de taxe sur les ventes et d'utilisation est un examen formel mené par une autorité fiscale gouvernementale pour vérifier l'exactitude des dossiers de taxe sur les ventes et d'utilisation, des paiements et de la conformité d'une entreprise. Cet examen évalue si l'entreprise a correctement collecté, déclaré et reversé les taxes sur les ventes et d'utilisation conformément aux lois et réglementations applicables.

Le délai de prescription sur la durée pendant laquelle une autorité fiscale peut auditer les dossiers de taxe sur les ventes et d'utilisation dépend de l'État, mais il est généralement de 3 à 4 ans à compter de la date de déclaration. Ce délai peut être prolongé ou supprimé entièrement dans les cas impliquant des déclarations non déposées ou une fraude.

Quels sont les types d'entreprises les plus fréquemment contrôlés ?

Plusieurs éléments influent sur la probabilité qu'une entreprise soit soumise à un audit, parmi lesquels la complexité de ses transactions, son chiffre d'affaires total et la nature des biens et services qu'elle propose. Vous trouverez ci-dessous certaines catégories d'entreprises qui font généralement l'objet de ces contrôles.

• Entreprises de vente au détail et e-commerce : les volumes de transactions élevés créent plus d'opportunités d'erreur, et les vendeurs e-commerce font face à une complexité supplémentaire due à l'exploitation dans plusieurs juridictions fiscales.

• Entreprises de construction : selon l'État et les circonstances, les entreprises de construction ne sont pas toujours responsables du paiement de la taxe sur les ventes sur les matériaux de construction au moment de l'achat. Les auditeurs examinent de près si la taxe d'utilisation a été correctement payée sur ces articles.

• Établissements de restauration et de boissons : les restaurants et les bars peuvent traiter des transactions complexes impliquant des articles taxables et non taxables. Ces transactions les rendent plus susceptibles aux erreurs et, par conséquent, aux audits.

• Concessionnaires automobiles : la vente de véhicules implique des montants de transaction importants et éventuellement des reprises, des financements et des contrats de service. Tous ces facteurs peuvent compliquer la situation fiscale. Par conséquent, ces entreprises sont plus susceptibles d'être auditées.

• Entreprises de fabrication : les fabricants réclament souvent des exemptions fiscales pour les matières premières et les machines acquises pour la production. Cela en fait une cible pour les auditeurs qui souhaitent vérifier que ces exemptions sont légitimes.

• Entreprises avec des volumes élevés de ventes exonérées : les entreprises qui réalisent de nombreuses ventes exonérées d'impôt, par exemple à des revendeurs ou à des associations à but non lucratif, attirent souvent l'attention des autorités fiscales.

• Entreprises récemment acquises, fusionnées ou auditées : les changements de propriété et les problèmes de conformité antérieurs augmentent la probabilité d'audits de suivi.

Déclencheurs courants d'un contrôle de la taxe sur les ventes

Au-delà du type de secteur, des modèles spécifiques dans les données et l'historique des déclarations d'une entreprise peuvent inciter un État à ouvrir un contrôle. Les déclencheurs courants comprennent les suivants :

• Lacunes en matière de lien économique et d'immatriculation : Le défaut d'immatriculation dans un État où une entreprise a une obligation fiscale est l'une des principales raisons pour lesquelles elle s'expose à des pénalités suite à des contrôles des taxes sur les ventes et l'utilisation. De nombreux États ont des lois sur le lien économique, de sorte que le dépassement du seuil de ventes ou de transactions d'un État peut créer une obligation d'immatriculation et de perception, même sans y avoir de présence physique.

• Incompatibilité des chiffres entre les déclarations : Un contrôle de la taxe sur les ventes a souvent lieu lorsqu'une agence fiscale de l'État soupçonne une entreprise de sous-estimer ses ventes déclarées ou lorsque la déclaration de la taxe sur les ventes déposée auprès de l'État ne correspond pas à ce qui a été déclaré à l'IRS.

• Certificats d'exemption manquants ou non valides : Des certificats d'exemption manquants, expirés ou incomplets sont souvent découverts lors de contrôles. Et si les documents ne peuvent pas être fournis, l'entreprise pourrait être tenue responsable de la taxe impayée.

• Taxe sur l'utilisation non déclarée sur les achats importants : Les contrôles de la taxe sur l'utilisation proviennent souvent d'achats d'immobilisations importants qui figurent sur les calendriers d'amortissement sans les paiements de taxe sur l'utilisation correspondants.

• Historique de déclaration tardif ou incohérent : Les États considèrent les dépôts tardifs répétés comme un signe de non-conformité potentielle et pourraient lancer un contrôle pour enquêter plus avant.

• Correspondances de données tierces et inter-agences : Si une entreprise échoue au processus de correspondance automatisé que de nombreux États utilisent, l'erreur qui en résulte peut déclencher automatiquement un contrôle. Et de nombreux États partagent les données de contrôle avec l'IRS ou entre eux, de sorte qu'un contrôle au niveau fédéral ou dans un État peut entraîner un contrôle de suivi ailleurs.

• Contrôle préalable ou historique de risque élevé : les entreprises qui ont déjà été contrôlées par un département des recettes de l'État ou l'IRS sont plus susceptibles de recevoir de futurs avis de contrôle. Les entreprises basées sur l'argent liquide telles que les supérettes, les restaurants et les entrepreneurs en construction présentent un risque de contrôle de base plus élevé.

Étant donné que ces déclencheurs sont en grande partie dictés par des données, le rapprochement des déclarations de taxe sur les ventes, de taxe sur l'utilisation et d'impôt sur les revenus (et la mise à jour des certificats d'exemption) est l'un des moyens les plus efficaces de contribuer à réduire le risque de contrôle avant même qu'un avis n'arrive.

Que se passe-t-il lors d'un audit de la taxe sur les ventes et de la taxe sur l'utilisation ?

Lors de ce type de contrôle, un auditeur procède à un examen complet des activités financières d'une entreprise liées à la collecte et au paiement de ces taxes. Voici un aperçu de ce processus.

Documents que le contrôleur demandera

L'auditeur commence par demander les documents relatifs aux ventes et aux achats de l'entreprise.

• Factures : Les contrôleurs demanderont les factures de ventes aux clients et les achats aux fournisseurs.

• Bons de commande : Ils examineront les bons de commande pour vérifier les transactions et croiseront les factures.

• Déclarations de revenus : Les contrôleurs voudront également examiner les déclarations de taxes sur les ventes et l'utilisation précédemment déposées par l'entreprise.

• Certificats d'exemption : Ils examineront les certificats d'exemption pour valider toute vente exonérée d'impôt.

• Registres électroniques : Les contrôleurs voudront voir les registres électroniques tels que les fichiers de logiciels comptables, les enregistrements de feuilles de calcul et toutes autres données numériques contenant des informations financières pertinentes.

Comment le contrôleur examine vos registres

L'auditeur évaluera les documents demandés de l'une des manières suivantes.

• Contrôle par échantillonnage : Au lieu d'examiner minutieusement chaque transaction, le contrôleur peut évaluer un échantillon représentatif, en extrapolant le taux d'erreur de l'échantillon à l'ensemble de l'ensemble de données.

• Examen ligne par ligne : Ils peuvent examiner chaque transaction en détail. C'est plus courant pour les contrôles de petites entreprises ayant moins de transactions.

• Vérification par des tiers : Le contrôleur peut vérifier les informations fournies par l'entreprise en contactant les clients, les fournisseurs ou d'autres parties impliquées dans les transactions.

Ce que le contrôleur recherche

• Exactitude de la taxe sur les ventes : L'objectif principal de ce type de contrôle est de déterminer si l'entreprise a correctement collecté la taxe auprès des clients sur le point de vente.

• Conformité de la taxe sur l'utilisation : Le contrôleur vérifie également si l'entreprise a payé la taxe sur l'utilisation pour les achats où la taxe sur les ventes n'a pas été perçue, comme les articles achetés auprès de fournisseurs d'autres États.

• Exemptions et déductions : Enfin, le contrôleur vérifie si les exemptions réclamées par l'entreprise sont valides et correctement documentées.

Coût d'un audit de la taxe sur les ventes et de la taxe sur l'utilisation pour les entreprises

L'impact financier d'un contrôle des taxes sur les ventes et l'utilisation peut être considérable et s'étendre au-delà des obligations fiscales. Outre les coûts financiers directs, les contrôles exigent souvent une attention considérable de la part des équipes internes pendant de longues périodes. Le personnel peut être retiré d'autres projets pour collecter des documents, clarifier des opérations ou reconstituer des transactions passées. Cette perte de temps et de concentration peut avoir un effet d'entraînement dans toute l'entreprise, y compris sur les délais des projets et d'autres activités liées à la conformité.

Voici un aperçu des coûts généralement associés aux contrôles.

Coûts financiers

• Arriérés d'impôts et cotisations supplémentaires : Une répercussion immédiate de l'échec d'un contrôle est l'obligation de payer les impôts impayés. Ce montant peut aller de négligeable à substantiel, en fonction de l'ampleur de l'écart. Et si le contrôleur découvre un sous-paiement, cela pourrait entraîner d'autres cotisations.

• Intérêts : Les arriérés d'impôts sont souvent accompagnés d'intérêts, qui s'accumulent indépendamment des pénalités. En Californie, par exemple, le département des impôts de l'État facture des intérêts mensuels sur les retards de paiement. Et au Texas, les intérêts commencent à s'accumuler 61 jours après la date d'échéance. Étant donné que les taux et les règles changent d'un État à l'autre et d'une année à l'autre, une entreprise doit confirmer les chiffres actuels auprès du département des recettes de son État.

• Pénalités : Tout comme les intérêts, les pénalités peuvent rendre le montant total dû considérablement supérieur à l'impôt initial. Ils varient selon l'État mais représentent souvent 5 % à 25 % de l'impôt impayé, en fonction du retard de paiement. En Californie, l'entreprise doit payer des frais de recouvrement des coûts si une obligation reste impayée pendant plus de 90 jours après une mise en demeure. Et le contrôleur du Texas impose une pénalité de 10 % si l'impôt est payé plus de 30 jours après la date d'échéance. Comme mentionné ci-dessus, ces chiffres peuvent changer régulièrement.

• Frais juridiques et de conseil : Embaucher des consultants ou des avocats spécialisés pour traverser le processus de contrôle peut également s'ajouter aux dépenses. Dans les cas extrêmes impliquant des inexactitudes substantielles ou des preuves de fraude intentionnelle, les entreprises pourraient également faire l'objet de poursuites judiciaires. Cela peut augmenter considérablement ces coûts.

Coûts non financiers

• Engagement en temps : Se préparer et passer un contrôle peut être un processus long, exigeant des efforts considérables de la part des propriétaires d'entreprise et des membres du personnel. Ce détournement d'attention peut affecter les opérations commerciales habituelles.

• Impact psychologique : Les contrôles peuvent également faire baisser le moral du personnel, entraînant une diminution de la productivité et du bien-être.

• Réputation : Si un contrôle révèle des pratiques irrégulières ou donne lieu à de lourdes amendes, cela peut nuire à la réputation d'une entreprise, avec des effets potentiels à long terme sur les flux de revenus.

Avantages potentiels

Les contrôles ne sont pas toujours un coût net. Si le contrôleur constate qu'une entreprise a payé en trop, l'entreprise pourrait être éligible à un remboursement. Les contrôleurs peuvent également proposer des recommandations de tenue de registres qui aident l'entreprise à améliorer ses pratiques comptables et fiscales à l'avenir, réduisant ainsi la probabilité ou l'impact des contrôles futurs.

L'effet d'un contrôle variera en fonction de facteurs tels que la taille de l'entreprise, la profondeur des irrégularités financières découvertes et la durée du contrôle. Quoi qu'il en soit, les impacts peuvent être considérables. Il est donc d'autant plus important pour les entreprises de se préparer.

Comment se préparer à un audit de la taxe sur les ventes et de la taxe sur l'utilisation

La préparation d'un audit de ce type passe par plusieurs étapes afin de s'assurer que vos documents financiers sont conformes et que vous êtes bien équipé pour faire face à cet examen.

• Organisez tous les documents pertinents : avant l'audit, rassemblez tous les documents nécessaires. Ceux-ci incluent les factures, les bons de commande, les reçus de vente, les certificats d'exemption fiscale et tout autre document financier pertinent. Le fait de conserver ces documents organisés facilitera l'accès pendant l'audit, ce qui peut accélérer le processus.

• Vérifiez les déclarations de taxe sur les ventes et d'utilisation : examinez les déclarations de taxe sur les ventes et d'utilisation que vous avez déposées au cours de la période qui sera auditée afin de pouvoir identifier les problèmes potentiels avant l'auditeur. Vérifiez les éventuelles incohérences ou erreurs et apportez des corrections, si possible.

• Vérifiez les certificats d'exemption : si les ventes exonérées d'impôt font partie de votre entreprise, assurez-vous de disposer de certificats d'exemption valides pour chaque transaction. Chaque certificat doit être complet, précis et à jour pour éviter des complications inutiles.

• Validez les paiements de taxe d'utilisation : vérifiez vos dossiers pour confirmer que vous avez payé la taxe d'utilisation sur tous les achats applicables auprès de fournisseurs qui n'ont pas collecté de taxe sur les ventes et que vous disposez de reçus ou d'autres documents pour prouver ces paiements.

• Consultez un conseiller fiscal : si vous avez des doutes sur les nuances de la taxe sur les ventes et d'utilisation, consultez un conseiller fiscal ou un comptable expérimenté dans ce domaine avant l'audit. Ils peuvent examiner vos dossiers, fournir des conseils d'experts et interagir avec l'administration fiscale en votre nom, si nécessaire.

• Réalisez un pré-audit : effectuer un auto-audit avant le véritable audit peut aider à identifier les domaines problématiques. Un conseiller fiscal peut vous aider en simulant certaines des méthodes qu'un auditeur pourrait utiliser, telles que l'échantillonnage de transactions pour y déceler des erreurs.

• Comprenez les procédures d'audit : familiarisez-vous avec les procédures que l'auditeur suivra. Cela vous aidera à comprendre à quoi vous attendre, ce que l'auditeur recherchera et comment vous devez répondre à ses questions.

• Aménagez un espace d'audit désigné : établissez un emplacement spécifique dans les locaux de votre entreprise où l'audit aura lieu s'il se déroule en personne. Il doit s'agir d'un espace calme, à l'écart des opérations quotidiennes de l'entreprise, où l'auditeur peut travailler sans être dérangé.

• Désignez un interlocuteur privilégié : nommez un membre du personnel compétent pour servir de liaison entre votre entreprise et l'auditeur. Cette personne doit bien connaître vos processus financiers et pouvoir fournir un accès rapide à tous les documents que l'auditeur pourrait demander.

• Maintenez les lignes de communication ouvertes : maintenez une communication ouverte et polie avec l'auditeur tout au long du processus. Être coopératif et transparent peut faciliter le déroulement de l'audit.

Bien que ce que nous avons couvert soit courant dans la plupart des audits de taxe sur les ventes et d'utilisation, chaque audit peut différer en fonction de la juridiction et des priorités de l'administration fiscale. De nouvelles lois et réglementations fiscales peuvent également modifier l'audit, il est donc important de se tenir au courant de ces changements. La perspective d'un audit peut sembler écrasante, mais une bonne préparation peut faire une grande différence.

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