La déclaration des taxes sur les ventes et l’utilisation peut sembler être une cible mouvante. Les règles varient d’un État à l’autre, les seuils ne sont pas toujours évidents et ce qui compte comme une transaction taxable dépend souvent non seulement du bien ou du service vendu, mais aussi de la façon dont il est vendu. Le défi pour les entreprises qui vendent dans plusieurs juridictions est de rester à jour. Vous trouverez ci-dessous un guide pratique pour déclarer les taxes sur les ventes et l’utilisation. Nous y abordons les types de transactions soumises à ces taxes, les informations de vente que votre entreprise doit suivre, etc.

Contenu de l’article

• Qu’est-ce que la taxe sur les ventes et l’utilisation ?
  
• Quels types d’entreprises sont assujettis aux taxes sur les ventes et l’utilisation ?
  
• Quels types de transactions sont assujettis aux taxes sur les ventes et l’utilisation ?
  
• Quel est le processus de déclaration des taxes sur les ventes et l’utilisation ?
  
• Quels sont les défis auxquels les entreprises sont confrontées lors de la déclaration des taxes sur les ventes et l’utilisation ?
  

Qu’est-ce que la taxe sur les ventes et l’utilisation ?

La taxe sur les ventes est prélevée au point de vente sur les biens et services imposables. L’entreprise la perçoit auprès du client et la reverse à l’administration fiscale de l’État ou de la collectivité locale.

La taxe sur l’utilisation s’applique lorsqu’un achat n’inclut pas les ventes taxées, généralement lorsque des biens ou des services sont achetés à des fournisseurs situés en dehors de l’État. Dans ce cas, le client est responsable du paiement de la taxe équivalente directement à son État.

La principale distinction entre les deux est que la taxe sur les ventes est perçue par l’entreprise, tandis que la taxe sur l’utilisation est auto-déclarée par le client. Les deux taxes permettent à l’État de percevoir des recettes sur la consommation taxable, mais elles attribuent la responsabilité de la collecte à des acteurs différents.

Les entreprises opérant aux États-Unis doivent comprendre comment fonctionnent ces taxes et quand elles s’appliquent. Les entreprises qui vendent dans plusieurs États peuvent être tenues de percevoir la taxe sur les ventes dans chacun d’eux, partout où elles disposent d’un lien économique ou physique nexus Les entreprises qui achètent des biens à des fournisseurs situés en dehors de l’État et qui n’ont pas débité taxé peuvent devoir taxer l’usage dans l’État où elles utilisent les produits. La conformité fiscale exige que les entreprises connaissent l’ensemble de leurs obligations fiscales et qu’elles respectent en temps voulu les exigences de déclaration et de paiement.

Quels types d’entreprises sont assujettis aux taxes sur les ventes et l’utilisation ?

En pratique, toute entreprise qui vend des biens ou des services taxables, achète à des fournisseurs situés en dehors de l’État ou exerce ses activités dans d’autres juridictions a probablement un certain niveau de responsabilité fiscale, qu’elle s’en rende compte ou non.

Le déclencheur de ces obligations dépend généralement de deux facteurs : ce que vous vendez et l’endroit où vos activités commerciales créent un lien de connexion (nexus). Plus vos opérations sont décentralisées (par exemple, si vous avez des équipes à distance, des stocks distribués ou vendez des services numériques), plus il est probable que vous ayez besoin de suivre et de gérer les taxes sur les ventes et sur l’utilisation dans plusieurs États. Les entreprises sont susceptibles d’avoir des obligations en matière de taxe sur les ventes si elles :

• Vendre des biens matériels à des clients dans un ou plusieurs États, en ligne ou en personne
  
• Fournir des services taxables, tels que la réparation ou l’installation de biens, des services de traitement des données ou des services d’information
  
• Proposer des produits numériques, tels que des livres électroniques, des abonnements en streaming ou des logiciels en tant que service (SaaS)
  
• Concéder des licences de propriété intellectuelle ou de logiciels pour une utilisation dans des États spécifiques
  
• Utiliser la livraison directe ou traiter des commandes provenant d’entrepôts tiers dans des États où ils n’ont pas de bureau physique
  
• Dépasser les seuils du lien économique (basés sur le chiffre d’affaires ou le nombre de transactions), même s’ils n’ont pas de présence physique dans cet État
  

Les entreprises sont susceptibles d’avoir des obligations en matière de taxe d’utilisation si elles :

• Acheter du matériel, des fournitures ou des logiciels auprès de vendeurs situés hors de l’État
  
• Louer du matériel qui traverse les frontières d’un État à l’autre
  
• Mettre les stocks ou les immobilisations dans un nouvel état pour un usage interne après les avoir achetés ailleurs
  
• Externaliser la fabrication ou l’exécution des commandes dans plusieurs juridictions
  

Quels types de transactions sont assujettis aux taxes sur les ventes et l’utilisation ?

Les règles relatives aux taxes sur les ventes et l’utilisation concernent ce que vous vendez, à qui, où et comment. Une transaction taxable dans un État peut ne pas l’être dans un autre, et une vente simple peut rapidement se compliquer en fonction du contexte. Voici ce que les entreprises doivent évaluer.

Ce qui est vendu

La plupart des États taxent par défaut les ventes de biens meubles corporels (par exemple, appareils électroniques, mobilier de bureau, vêtements). Mais les services, les biens numériques et les logiciels sont également souvent taxables.

Les règles diffèrent considérablement. Certains États taxent des abonnements SaaS lorsqu’ils sont utilisés à des fins personnelles, mais les exonèrent lorsqu’ils sont utilisés à des fins professionnelles. D’autres considèrent les services d’installation, de maintenance ou de formation comme taxables s’ils sont fournis avec du matériel. Les médias numériques, les services de données et les cours en ligne peuvent être taxables, selon le format et le mode de prestation.

Qui est le client

Le type de client auquel vous vendez est important sur le plan fiscal. De nombreux États permettent à certains clients d’éviter de payer la taxe sur les ventes, notamment :

• les administrations publiques ;
  
• Les organismes à but non lucratif bénéficiant du statut d’exonération fiscale
  
• Les revendeurs (c’est-à-dire ceux qui achètent des biens pour les revendre) qui ont un certificat de revente valide
  

Lieu de résidence du client

Dans la plupart des États, la taxe sur les ventes est basée sur la destination, ce qui signifie que vous percevez la taxe en fonction du lieu où le client reçoit le produit ou le service, et non en fonction de l’emplacement de votre entreprise. Cela s’applique que vous expédiez des marchandises, accordiez l’accès au contenu numérique ou fournissiez des services à distance.

Comment la transaction est livrée ou traitée

Le mode de livraison peut également avoir une incidence sur l’imposition. Par exemple :

• Les frais de livraison peuvent être taxables s’ils font partie de la vente totale.
  
• Les livraisons directes peuvent déclencher un lien dans l’État où l’expéditeur tiers exerce ses activités.
  − La vente par l ' intermédiaire de places de marché en ligne pourrait transférer la responsabilité du recouvrement taxé à la plateforme (en fonction des lois sur les facilitateurs de marché).
  

Quel est le processus de déclaration des taxes sur les ventes et l’utilisation ?

La déclaration des taxes sur les ventes et l’utilisation est un processus en plusieurs étapes qui nécessite précision, calendrier et coordination entre les systèmes. Chaque État a ses propres règles, délais et portails de déclaration. Voici comment fonctionne généralement le processus.

Confirmez où et à quelle fréquence vous devez effectuer vos déclarations

La fréquence de vos déclarations (par exemple, mensuelle, trimestrielle ou annuelle) dépend généralement du montant de taxe que vous collectez dans chaque État. Certains États exigent que les entreprises déposent une déclaration même en l’absence de ventes taxables (c’est-à-dire déposer des « déclarations nulles »).

Regroupez et validez vos données de transactions.

Rassemblez les relevés de transactions par État et par juridiction fiscale. Rapprochez ces données avec votre système de vente, votre plateforme comptable ou votre progiciel de gestion intégré (ERP) pour confirmer :

• ventes brutes ;
  
• Ventes taxables
  
• Taxes collectées (par juridiction)
  
• Ventes exonérées (avec certificats à l’appui)
  

Calculer ce que vous devez

De nombreux États appliquent plusieurs taux de taxe au niveau des villes, des comtés et des districts spéciaux. Vos totaux doivent refléter un approvisionnement précis, en particulier pour les ventes basées sur la destination, et inclure des ajustements pour les retours, les remises ou les frais de livraison, s’ils sont taxables.

Déposez les déclarations et effectuez le paiement

Envoyez votre déclaration via le portail en ligne de chaque État ou via des systèmes de déclaration groupée approuvés. Certains États autorisent la déclaration par un tiers, mais vous restez responsable de l'exactitude des informations. Puis, versez le paiement par virement ACH (Automated Clearing House), virement bancaire ou chèque, en fonction des moyens de paiement acceptés par l’État.

Conservez des dossiers complets et des pistes d'audit rigoureuses

Tenez des registres détaillés des retours, des calculs, des confirmations de paiement et des attestations d’exemption. Les documents manquants peuvent entraîner des pénalités et des vérifications, même si vous avez correctement payé les taxes.

Quels sont les défis auxquels les entreprises font face lors de la déclaration des taxes sur les ventes et l’utilisation ?

La déclaration des taxes sur les ventes et l’utilisation peut devenir compliquée, en particulier pour les entreprises opérant dans plusieurs États, vendant via plusieurs canaux ou gérant des offres de produits hybrides. Les règles varient d’un État à l’autre, et elles sont souvent incohérentes ou sujettes à changement. Voici quelques-uns des défis les plus courants auxquels les entreprises sont confrontées.

Règles contradictoires des États

Chaque État définit différemment les produits et services taxables. Les délais de déclaration, les exigences d’exemption et les formats de déclaration varient également, ce qui signifie qu’il n’y a pas de processus unique et normalisé à suivre.

Seuils de connexion économique

Depuis l’arrêt de la Cour suprême de 2018 dans l’affaire « South Dakota contre Wayfair » , Les États exigent désormais que les vendeurs hors État s’enregistrent et collectent la taxe dès qu’ils atteignent certains seuils de ventes ou de transactions. Mais ces seuils varient, 250 000 $ dans un État, 100 000 $ et 200 transactions dans un autre, et ils ne sont pas toujours très médiatisés. Il est facile de le manquer lorsque vous avez dépassé la limite.

Gestion des certificats d’exemption

Un client peut être exonéré de taxe pour une vente interentreprises (B2B), mais uniquement s’il fournit un certificat d’exemption valide. Le suivi, la validation et le stockage de ces certificats constituent une charge administrative permanente. L’absence ou l’expiration de la documentation peut entraîner la responsabilité de l’entreprise pour les taxes impayées.

Rapprochement et exactitude des données

La déclaration fiscale multilatérale repose sur des données au niveau des juridictions. Mais ces données peuvent vivre dans différents systèmes (par exemple, plateformes de paiement, ERP, logiciels de comptabilité), qui ne se combinent pas toujours parfaitement. Des registres incohérents peuvent entraîner des déclarations erronées, des omissions de juridictions ou des paiements doublons.

Exposition aux audits

Même des erreurs mineures peuvent déclencher un audit, et une fois que vous êtes soumis à un contrôle dans un État, d’autres peuvent s’en suivre. De nombreuses entreprises ne sont pas prêtes à produire les documents nécessaires sur plusieurs années, surtout si elles ont changé de système ou de méthode de déclaration au cours de cette période.

La conformité aux taxes sur les ventes et l’utilisation peut représenter un risque pour votre entreprise. La complexité augmente à mesure que votre entreprise se développe, et pour garder une longueur d’avance, il faut une coordination entre les équipes, les systèmes et les frontières de l’État.