Belastingaangifte voor verkoop en gebruik kan aanvoelen als een bewegend doelwit. De regels veranderen van staat tot staat, de drempels zijn niet altijd duidelijk en wat als een belastbare transactie geldt, hangt vaak niet alleen af van het verkochte goed of de dienst, maar ook van de manier waarop het wordt verkocht. De uitdaging voor ondernemingen die in verschillende rechtsgebieden verkopen, is om op de hoogte te blijven. Hieronder vindt u een praktische handleiding voor het indienen van verkoop- en gebruiksbelastingen. Hierin bespreken we de soorten transacties waarop deze belastingen van toepassing zijn, de verkoopinformatie die uw onderneming nodig heeft om bij te houden, en meer.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn verkoop- en gebruiksbelastingen?
  
• Welke soorten ondernemingen zijn onderworpen aan verkoop- en gebruiksbelasting?
  
• Welke soorten transacties zijn onderworpen aan verkoop- en gebruiksbelasting?
  
• Wat is het proces voor het indienen van verkoop- en gebruiksbelastingen?
  
• Met welke uitdagingen worden ondernemingen geconfronteerd bij het indienen van verkoop- en gebruiksbelastingen?
  

Wat zijn verkoop- en gebruiksbelastingen?

Omzetbelasting wordt op het verkooppunt in rekening gebracht op belastbare goederen en diensten. De onderneming int het bij de klant en draagt het over aan de nationale of lokale belastingdienst.

De gebruiksbelasting is van toepassing wanneer een aankoop geen omzetbelasting omvat, meestal wanneer goederen of diensten worden gekocht van leveranciers buiten de staat. In die gevallen is de klant verantwoordelijk om de gelijkwaardige belasting rechtstreeks aan zijn staat te betalen.

Het belangrijkste verschil tussen beide is dat de omzetbelasting wordt geïnd door de onderneming en de gebruiksbelasting zelf wordt gerapporteerd door de klant. Beide belastingen innen inkomsten uit belastbaar verbruik voor de staat, maar ze leggen de verantwoordelijkheid voor de inning ervan in verschillende handen.

Ondernemingen die actief zijn in de VS moeten begrijpen hoe deze belastingen werken en wanneer ze van toepassing zijn. Ondernemingen die naar meerdere staten verkopen, moeten mogelijk in elke staat omzetbelasting innen, ongeacht hun economische of fysieke nexus. Ondernemingen die goederen kopen van verkopers buiten de staat die geen belasting hebben geheven, zijn mogelijk gebruiksbelasting verschuldigd in de staat waar ze de producten gebruiken. Om aan de belastingwetgeving te voldoen, moeten ondernemingen op de hoogte zijn van alle fiscale verantwoordelijkheden en snel voldoen aan de indienings- en betalingsverplichtingen.

Welke soorten ondernemingen zijn onderworpen aan verkoop- en gebruiksbelasting?

In de praktijk heeft elke onderneming die belastbare goederen of diensten verkoopt, bij verkopers buiten de staat koopt of actief is in verschillende rechtsgebieden waarschijnlijk een zekere mate van belastingverantwoordelijkheid, of ze dat nu beseffen of niet.

De aanleiding voor deze verplichtingen komt meestal neer op twee factoren: wat u verkoopt en waar uw bedrijfsactiviteiten verband houden. Hoe meer gedecentraliseerd uw activiteiten zijn (bijvoorbeeld als u teams op afstand hebt, uw voorraad verdeelt of digitale diensten verkoopt), hoe groter de kans dat u zowel de omzet als de verbruiksbelasting in meerdere staten moet bijhouden en beheren. Bedrijven hebben waarschijnlijk omzetbelastingsverplichtingen als ze:

• Verkoop fysieke goederen aan klanten in een of meer staten, online of persoonlijk
  
• Aanbieden belastbare diensten, zoals de reparatie of installatie van onroerend goed, gegevensverwerkingsdiensten of informatiediensten
  
• Digitale producten aanbieden, zoals e-books, streamingabonnementen of software-as-a-service (SaaS) https://stripe.com/resources/more/what-is-saas-3--what-businesses-need-to-know
  
• Intellectueel eigendom of software in licentie geven voor gebruik in specifieke staten
  
• Gebruiken dropshipping of uitvoeren bestellingen vanuit externe magazijnen in staten waar ze geen fysiek kantoor hebben
  
• Overschrijden van de economische nexusdrempels (op basis van het aantal inkomsten of transacties), zelfs als ze niet fysiek aanwezig zijn in die staat
  

Bedrijven hebben waarschijnlijk belastingverplichtingen als ze:

• Apparatuur, benodigdheden of software van verkopers buiten de staat kopen
  
• Apparatuur verhuren die staatsgrenzen overschrijdt
  
• Voorraad of kapitaalgoederen in een nieuwe staat brengen voor intern gebruik nadat ze elders werd gekocht
  
• Productie of uitvoering uitbesteden in verschillende rechtsgebieden
  

Welke soorten transacties zijn onderworpen aan verkoop- en gebruiksbelasting?

De regels voor de verkoop- en gebruiksbelasting gaan over wat u verkoopt, aan wie, waar en hoe. Een transactie die in de ene staat belastbaar is, is dat mogelijk niet in een andere, en een verkoop die er eenvoudig uitziet, kan al snel ingewikkeld worden, afhankelijk van de context. Dit is wat ondernemingen moeten evalueren.

Wat wordt er verkocht

De meeste staten belasten standaard verkoop materiële persoonlijke goederen (bijv. elektronica, kantoormeubilair, kleding). Maar diensten, digitale goederen en software zijn vaak ook belastbaar.

De regels lopen sterk uiteen. Sommige staten belasten SaaS-abonnementen wanneer ze voor persoonlijke doeleinden worden gebruikt, maar stellen ze vrij wanneer ze voor zakelijke doeleinden worden gebruikt. Anderen beschouwen installatie-, onderhouds- of trainingsdiensten als belastbaar als ze worden gebundeld met hardware. Digitale media, datadiensten en online cursussen kunnen belastbaar zijn, afhankelijk van het formaat en de leveringsmethode.

Wie is de klant

Het type klant aan wie u verkoopt, is van belang voor de belastingen. In veel staten kunnen bepaalde klanten omzetbelasting vermijden, waaronder:

• Overheidsinstanties
  
• Non-profitorganisaties met een belastingvrije status
  
• Wederverkopers (d.w.z. degenen die goederen kopen voor wederverkoop) die een geldig wederverkoopcertificaat hebben
  

Waar bevindt de klant zich

In de meeste staten is de omzetbelasting gebaseerd op de bestemming, wat betekent dat u belasting int op basis van waar de klant het product of de dienst ontvangt, en niet waar uw onderneming is gevestigd. Dit is van toepassing ongeacht of u goederen verzendt, toegang verleent tot digitale inhoud of diensten op afstand verleent.

Hoe wordt de transactie geleverd of uitgevoerd

De bezorgmethode kan ook van invloed zijn op de belastbaarheid. Bijvoorbeeld:

• Verzendkosten kunnen belastbaar zijn als ze deel uitmaken van de totale verkoop.
  
• Dropshipment kan leiden tot een nexus in de staat waar de externe verzender actief is.
  
• Bij verkoop via online marktplaatsen kan de verantwoordelijkheid voor de belastinginning naar het platform worden verplaatst (afhankelijk van wetten inzake marktfacilitators).
  

Wat is het proces voor het indienen van verkoop- en gebruiksbelastingen?

Het indienen van verkoop- en gebruiksbelasting is een proces dat uit meerdere stappen bestaat en dat nauwkeurigheid, timing en coördinatie tussen systemen vereist. Elke staat heeft zijn eigen regels, deadlines en archiveringsportalen. Dit is hoe het proces meestal werkt:

Bevestig waar en hoe vaak u een dossier moet indienen

Hoe vaak u uw belastingaangifte indient (bijvoorbeeld maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks) hangt meestal af van hoeveel belasting u in elke staat int. Sommige staten vereisen dat ondernemingen een aanvraag indienen, zelfs in perioden zonder belastbare verkopen (d.w.z. „nul aangiften” indienen).

Voeg uw transactiegegevens samen en valideer ze

Vraag transactiegegevens op per staat en belastingjurisdictie. Reoncilieer deze gegevens met uw verkoopsysteem, boekhoudplatform of ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) om het volgende te bevestigen:

• Brutoverkoop
  Belastbare verkopen
  
• Ingevorderde belasting (per rechtsgebied)
  
• Vrijgestelde verkopen (met ondersteunende certificaten)
  

Bereken wat u verschuldigd bent

Veel staten hebben meerdere belastingtarieven op stads-, provinciaal en speciaal districtsniveau. Uw totalen moeten een nauwkeurige inkoopwaarde weergeven, met name voor verkopen op basis van bestemmingen, en aanpassingen bevatten voor retourzendingen, kortingen of verzendkosten, als deze belastbaar zijn.

Retourzendingen indienen en betaling overmaken

Dien de aangifte in via het online portaal van elke staat of via goedgekeurde bulkarchiveringssystemen. Sommige staten staan indiening door derden toe, maar u bent nog steeds verantwoordelijk voor de nauwkeurigheid. Maak vervolgens de betaling over via een Automated Clearing House (ACH) -overschrijving, bankoverschrijving of cheque, afhankelijk van de betalingsmethoden die de staat accepteert.

Zorg voor sterke records en audittrails

Houd gedetailleerde gegevens bij van retouren, berekeningen, betalingsbevestigingen en vrijstellingscertificatenhttps://stripe.com/resources/more/what-is-a-sales-and-use-tax-exemption-certificate. Ontbrekende documentatie kan leiden tot boetes en audits, zelfs als u de belastingen correct hebt betaald.

Met welke uitdagingen worden bedrijven geconfronteerd bij het indienen van verkoop- en gebruiksbelastingen?

Het indienen van verkoop- en gebruiksbelasting kan ingewikkeld zijn, vooral voor ondernemingen die in meer dan één staat actief zijn, via meerdere kanalen verkopen of hybride productaanbiedingen beheren. De regels verschillen van staat tot staat, en ze zijn ook vaak inconsistent of kunnen worden gewijzigd. Dit zijn enkele van de meest voorkomende uitdagingen waarmee bedrijven worden geconfronteerd.

Conflicterende staatsregels

Elke staat definieert belastbare producten en diensten anders. De indieningstermijnen, de vrijstellingsvereisten en de rapportageformaten variëren ook, wat betekent dat er geen enkel, gestandaardiseerd proces hoeft te worden gevolgd.

Economische nexusdrempels

Sinds de beslissing van het Hooggerechtshof in 2018 „South Dakota v. Wayfair” beslissing, eisen staten nu dat verkopers buiten de staat zich registreren en belasting innen zodra ze bepaalde verkoop- of transactiedrempels hebben bereikt. Maar die drempels variëren —$250.000 in de ene staat, $100.000 en 200 transacties in een andere — en ze worden niet altijd goed gepubliceerd. Het is makkelijk over het hoofd te zien als u de limiet hebt overschreden.

Beheer van vrijstellingscertificaten

Een klant kan belastingvrij zijn voor een B2B-verkoop, maar alleen als hij een geldig vrijstellingscertificaat voorlegt. Het volgen, valideren en opslaan van deze certificaten is een voortdurende administratieve last. Ontbrekende of verlopen documenten kunnen ertoe leiden dat de onderneming aansprakelijk wordt gesteld voor onbetaalde belasting.

Afstemming en nauwkeurigheid van gegevens

Belastingaangifte in meerdere staten is gebaseerd op gegevens op jurisdictieniveau. Maar die gegevens kunnen zich in verschillende systemen bevinden (bijvoorbeeld betalingsplatforms, ERP's, boekhoudsoftware), die niet altijd netjes samenvloeien. Inconsistente gegevens kunnen leiden tot onjuiste dossiers, gemiste jurisdicties of dubbele betalingen.

Blootstelling aan audits

Zelfs kleine fouten kunnen leiden tot een audit, en als u eenmaal in één staat wordt gecontroleerd, kunnen andere volgen. Veel ondernemingen zijn niet bereid om de benodigde documentatie over meerdere jaren voor te leggen, vooral niet als ze in die periode van systeem of archiveringsmethode zijn veranderd.

Naleving van de belasting op verkoop en gebruik kan een risico vormen voor uw onderneming. De complexiteit neemt toe naarmate uw onderneming groeit, en om voorop te blijven, is coördinatie tussen teams, systemen en staatsgrenzen vereist.