La presentación de impuestos sobre las ventas y el uso puede parecer un objetivo esquivo. Las reglas cambian de estado a estado, los umbrales no siempre son obvios y lo que cuenta como una transacción sujeta a impuestos, a menudo depende no solo del bien o servicio vendido, sino también de cómo se vende. El desafío para las empresas que venden en diferentes jurisdicciones es mantenerse al día. A continuación, encontrarás una guía práctica para la presentación de impuestos sobre las ventas y el uso. En ella se analizan los tipos de transacciones que están sujetos a estos impuestos, la información de ventas que tu empresa necesita rastrear y mucho más.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Cuáles son los impuestos sobre las ventas y el uso?
  
• ¿Qué tipos de empresas están sujetas a impuestos sobre las ventas y el uso?
  
• ¿Qué tipos de transacciones están sujetas a impuestos sobre las ventas y el uso?
  
• ¿Cuál es el proceso para presentar impuestos sobre las ventas y el uso?
  
• ¿Qué desafíos enfrentan las empresas cuando presentan impuestos sobre las ventas y el uso?
  

¿Cuáles son los impuestos sobre las ventas y el uso?

El impuesto sobre las ventas se cobra en el punto de venta sobre bienes y servicios sujetos a impuestos. La empresa cobra al cliente y lo remite a la autoridad fiscal estatal o local.

El impuesto sobre el uso se aplica cuando una compra no incluye el impuesto sobre las ventas, por lo general, cuando se compran bienes o servicios a proveedores de otros estados. En esos casos, el cliente es responsable de pagar el impuesto equivalente directamente a su estado.

La principal distinción entre los dos es que el impuesto sobre las ventas lo cobra la empresa y el impuesto sobre el uso lo informa el cliente. Ambos impuestos recaudan ingresos sobre el consumo sujeto a impuestos para el estado, pero colocan la responsabilidad de recaudarlo en diferentes manos.

Las empresas que operan en los EE. UU. deben entender cómo funcionan estos impuestos y cuándo se aplica cada uno. Las empresas que venden en múltiples estados pueden necesitar cobrar el impuesto sobre las ventas en cada uno, dondequiera que tengan nexo económico o físico. Las empresas que compran bienes a proveedores de otros estados que no cobraron impuestos pueden deber el impuesto sobre el uso en el estado donde utilizan los productos. El cumplimiento de la normativa fiscal requiere que las empresas sean conscientes de todas las responsabilidades fiscales y cumplan puntualmente con las obligaciones de declaración y pago.

¿Qué tipos de empresas están sujetas a impuestos sobre ventas y uso?

En la práctica, cualquier empresa que venda bienes o servicios sujetos a impuestos, compre a vendedores de otros estados u opere a través de jurisdicciones, probablemente tenga algún nivel de responsabilidad fiscal, ya sea que reconozcan esto o no lo hagan.

El desencadenante de estas obligaciones generalmente se reduce a dos factores: lo que estás vendiendo y dónde tus actividades comerciales crean nexo. Cuanto más descentralizadas sean tus operaciones (p. ej., si tienes equipos remotos, inventario distribuido o vendes servicios digitales), más probable es que necesites rastrear y gestionar tanto los impuestos sobre ventas como los de uso en múltiples estados. Las empresas probablemente tendrán obligaciones de impuestos sobre las ventas en estos casos:

• Venden bienes físicos a clientes en uno o más estados, ya sea en línea o en persona.
  
• Proporcionan servicios sujetos a impuestos, como reparación o instalación de propiedad, servicios de procesamiento de datos o servicios de información.
  
• Ofrecen productos digitales, como libros electrónicos, suscripciones a streaming o software como servicio (SaaS).
  
• Licencian propiedad intelectual o software para su uso en estados específicos.
  
• Utilizan envío directo o cumplen pedidos desde almacenes de terceros en estados donde no tienen una oficina física.
  
• Superan los umbrales de nexo económico (basados en ingresos o conteo de transacciones), incluso si no tienen presencia física en ese estado.
  

Las empresas probablemente tendrán obligaciones de impuestos de uso en estos casos:

• Compran equipos, suministros o software de vendedores de otros estados.
  
• Alquilan equipos que cruzan estados.
  
• Traen inventario o activos de capital a un nuevo estado para uso interno después de comprarlos en otro lugar.
  
• Tercerizan la fabricación o gestión logística en diferentes jurisdicciones.
  

¿Qué tipos de transacciones están sujetas a impuestos sobre las ventas y el uso?

Las normas del impuesto sobre las ventas y el uso se refieren a lo que vendes, a quién, dónde y cómo. Una transacción que está sujeta a impuestos en un estado puede no estarlo en otro y una venta que parece sencilla puede complicarse rápidamente según el contexto. Esto es lo que las empresas necesitan evaluar.

¿Qué se está vendiendo?

La mayoría de los estados gravan las ventas de bienes personales tangibles (p. ej., electrónica, muebles de oficina, ropa) por defecto. Pero los servicios, los bienes digitales y el software también suelen estar sujetos a impuestos.

Las normas difieren ampliamente. Algunos estados imponen impuestos a las suscripciones a SaaS cuando se utilizan para fines personales, pero los eximen con fines comerciales. Otros tratan los servicios de instalación, mantenimiento o capacitación como sujetos a impuestos si están agrupados con hardware. Los medios digitales, los servicios de datos y los cursos en línea pueden estar sujetos a impuestos, según el formato y el método de entrega.

Quién es el cliente

El tipo de cliente al que estás vendiendo importa para la tributación. Muchos estados permiten que ciertos clientes eviten pagar el impuesto sobre las ventas, incluido lo siguiente:

• Administración pública
  
• Organizaciones sin fines de lucro con estado de exención fiscal
  
• Revendedores (es decir, aquellos que compran bienes para reventa) que tienen un certificado de reventa válido
  

Dónde se encuentra el cliente

En la mayoría de los estados, el impuesto sobre las ventas se basa en el destino, lo que significa que cobras impuestos según dónde recibe el producto o servicio el cliente, y no dónde se encuentra tu empresa. Esto se aplica si envías bienes, otorgas acceso a contenido digital o proporcionas servicios de forma remota.

Cómo se entrega o cumple la transacción

El método de entrega también puede influir en la sujeción a impuestos. Por ejemplo:

• Los cargos de envío pueden estar sujetos a impuestos si son parte de la venta total.
  
• Los envíos directos pueden activar un nexo en el estado donde opera el transportista de terceros.
  
• Vender a través de mercados en línea podría trasladar la responsabilidad de la recaudación de impuestos a la plataforma (según las leyes de facilitadores de marketplace).
  

¿Cuál es el proceso para presentar impuestos sobre las ventas y el uso?

Presentar impuestos sobre las ventas y el uso es un proceso de múltiples pasos que requiere precisión, tiempo y coordinación entre sistemas. Cada estado tiene sus propias normas, plazos y portales de presentación. Así es como suele funcionar el proceso.

Confirma dónde y con qué frecuencia necesitas hacer una presentación

La frecuencia de presentación (p. ej., mensual, trimestral o anual) suele depender de cuántos impuestos cobras en cada estado. Algunos estados requieren que las empresas hagan presentaciones incluso durante períodos sin ventas sujetas a impuestos (es decir, presentar "declaraciones cero").

Agrega y valida los datos de transacción

Extrae registros de transacciones por estado y jurisdicción fiscal. Concilia estos datos con tu sistema de ventas, plataforma contable o sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) para confirmar lo siguiente:

• Ventas brutas
  
• Ventas sujetas a impuestos
  
• Impuesto recaudado (por jurisdicción)
  
• Ventas exentas (con certificados de apoyo)
  

Calcula lo que debes

Muchos estados tienen múltiples tasas impositivas especiales a nivel de ciudad, condado y distrito. Tus totales deben reflejar una fuente precisa, en especial para ventas basadas en el destino, e incluir ajustes por devoluciones, descuentos o cargos de envío, si están sujetos a impuestos.

Presentación de declaraciones y remisión de pagos

Envía tu declaración a través del portal en línea de cada estado o mediante sistemas de presentación masiva aprobados. Algunos estados permiten la presentación por parte de terceros, pero siempre eres responsable de la precisión. Luego, remite el pago mediante transferencia de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH), transferencia electrónica o cheque, según los métodos de pago que acepte el estado.

Mantén registros sólidos y rastreos de auditoría

Mantén registros detallados de declaraciones, cálculos, confirmaciones de pago y certificados de exención. La documentación faltante puede llevar a sanciones y auditorías, incluso si pagaste correctamente los impuestos.

¿Qué desafíos enfrentan las empresas cuando presentan impuestos sobre ventas y uso?

Presentar impuestos sobre ventas y uso puede volverse complicado, especialmente para las empresas que operan en más de un estado, venden a través de múltiples canales o gestionan ofertas de productos híbridos. Las reglas son diferentes de un estado a otro y, a menudo, no son coherentes o están sujetas a cambios. Estos son algunos de los desafíos más comunes que enfrentan las empresas.

Reglas estatales conflictivas

Cada estado define los productos y servicios sujetos a impuestos de manera diferente. Los plazos de presentación, los requisitos de exención y los formatos de informes también varían, lo que significa que no hay un proceso único y estandarizado a seguir.

Umbrales de nexo económico

Desde la decisión de la Corte Suprema de 2018 “South Dakota v. Wayfair”, los estados ahora requieren que los vendedores fuera del estado se registren y cobren impuestos cuando alcancen ciertos umbrales de ventas o transacciones. Pero esos umbrales varían —transacciones de $250,000 en un estado, $100,000 y 200 en otro— y no siempre están bien publicitados. Es fácil perderse cuando pasaste el límite.

Gestión de certificados de exención

Un cliente puede estar exento de impuestos para una venta B2B, pero solo si proporciona un certificado de exención válido. Rastrear, validar y almacenar estos certificados es una carga administrativa continua. La falta de documentación o la documentación caducada pueden provocar que la empresa sea considerada responsable de impuestos impagados.

Conciliación de datos y precisión

La presentación de impuestos en múltiples estados se basa en datos a nivel de jurisdicción. Pero esos datos pueden estar en diferentes sistemas (p. ej., plataformas de pago, ERP, software de contabilidad), que no siempre se integran de manera ordenada. Los registros inconsistentes pueden llevar a presentaciones incorrectas, jurisdicciones perdidas o pagos duplicados.

Exposición a auditoría

Incluso errores menores pueden provocar una auditoría y, una vez que estás en revisión en un estado, podrían seguir otros. Muchas empresas no están preparadas para presentar la documentación necesaria a través de múltiples años, especialmente si cambiaron de sistemas o métodos de declaración durante ese tiempo.

El cumplimiento de la normativa fiscal sobre ventas y uso puede ser un riesgo para tu empresa. La complejidad aumenta a medida que tu empresa crece y mantenerse al día requiere coordinación entre equipos, sistemas y líneas estatales.