A declaração de impostos sobre vendas e uso pode parecer um alvo em movimento. As regras mudam de estado para estado, os limites nem sempre são óbvios e o que conta como uma transação tributável geralmente depende não apenas do bem ou serviço vendido, mas também de como ele é vendido. O desafio para as empresas que vendem em várias jurisdições é manter-se atualizado. A seguir, o senhor encontrará um guia prático para declarar impostos sobre vendas e uso. Nele, discutimos os tipos de transações que estão sujeitas a esses impostos, as informações de vendas que sua empresa precisa rastrear e muito mais.

O que há neste artigo?

• O que são impostos sobre vendas e uso?
  
• Que tipos de empresas estão sujeitas a impostos sobre vendas e uso?
  
• Que tipos de transações estão sujeitas a impostos sobre vendas e uso?
  
• Qual é o processo para declarar impostos sobre vendas e uso?
  
• Que desafios as empresas enfrentam ao declarar impostos sobre vendas e uso?
  

O que são impostos sobre vendas e uso?

O imposto sobre vendas é cobrado no ponto de venda sobre bens e serviços tributáveis. A empresa recolhe o imposto do cliente e o repassa à autoridade fiscal estadual ou local.

O imposto sobre o uso se aplica quando uma compra não inclui imposto sobre vendas, normalmente quando bens ou serviços são comprados de fornecedores de fora do estado. Nesses casos, o cliente é responsável por pagar o imposto equivalente diretamente ao seu estado.

A principal diferença entre os dois é que o imposto sobre vendas é recolhido pela empresa e o imposto sobre uso é declarado pelo cliente. Ambos os impostos coletam receita sobre o consumo tributável para o estado, mas colocam a responsabilidade de coletá-la em mãos diferentes.

As empresas que operam nos EUA precisam entender como esses impostos funcionam e quando cada um deles se aplica. As empresas que vendem para vários estados podem precisar cobrar imposto sobre vendas em cada um deles, onde quer que tenham vínculo econômico ou físico. As empresas que compram mercadorias de fornecedores de fora do estado que não cobram imposto podem ter que pagar imposto de uso no estado em que usam os produtos. A conformidade fiscal exige que as empresas estejam cientes de todas as responsabilidades fiscais e cumpram prontamente as obrigações de declaração e pagamento.

Que tipos de empresas estão sujeitas a impostos sobre vendas e uso?

Na prática, qualquer empresa que venda bens ou serviços tributáveis, compre de fornecedores de fora do estado ou opere em jurisdições diferentes provavelmente tem algum nível de responsabilidade tributária, quer perceba ou não.

O gatilho para essas obrigações geralmente se resume a dois fatores: o que você está vendendo e onde suas atividades comerciais criam nexo. Quanto mais descentralizadas forem suas operações (por exemplo, se tiver equipes remotas, estoque distribuído ou vender serviços digitais), maior será a probabilidade de precisar rastrear e gerenciar os impostos sobre vendas e uso em vários estados. As empresas provavelmente terão obrigações fiscais sobre vendas se:

• Venderem produtos físicos a clientes em um ou mais estados, online ou pessoalmente
  
• Fornecerem serviços tributáveis, como reparo ou instalação de imóveis, serviços de processamento de dados ou serviços de informação
  
• Oferecerem produtos digitais, como e-books, assinaturas de streaming ou software como serviço (SaaS)
  
• Licenciarem propriedade intelectual ou software para uso em estados específicos
  
• Utilizarem o drop-shipping ou atenderem pedidos de armazéns de terceiros em estados onde não possuem um escritório físico
  
• Excederem os limites de nexo econômico (com base na receita ou na contagem de transações), mesmo que não tenham presença física naquele estado
  

Empresas provavelmente terão obrigações de imposto sobre o uso se:

• Comprarem equipamentos, suprimentos ou software de vendedores de fora do estado
  
• Arrendarem equipamentos que cruzam as fronteiras estaduais
  
• Trazerem estoque ou bens de capital para um novo estado para uso interno após comprá-los em outro lugar
  
• Terceirizarem a fabricação ou o atendimento entre jurisdições
  

Que tipos de transações estão sujeitas a impostos sobre vendas e uso?

As regras do imposto sobre vendas e uso dizem respeito ao que o senhor vende, para quem, onde e como. Uma transação que é tributável em um estado pode não ser em outro, e uma venda que parece simples pode se complicar rapidamente, dependendo do contexto. Veja a seguir o que as empresas precisam avaliar.

O que está sendo vendido

A maioria dos estados tributa vendas de bens pessoais tangíveis (por exemplo, eletrônicos, móveis de escritório, roupas) por padrão. No entanto, serviços, bens digitais e software também costumam ser tributáveis.

As regras diferem muito. Alguns estados tributam impostos sobre assinaturas de SaaS quando usadas para fins pessoais, mas isentam quando usadas para fins comerciais. Outros tratam os serviços de instalação, manutenção ou treinamento como tributáveis se estiverem incluídos no pacote de hardware. Mídia digital, serviços de dados e cursos online podem ser tributáveis, dependendo do formato e do método de entrega.

Quem é o cliente

O tipo de cliente para o qual o senhor está vendendo é importante para a tributação. Muitos estados permitem que determinados clientes evitem o pagamento de imposto sobre vendas, incluindo:

• Órgãos governamentais
  
• Organizações sem fins lucrativos com isenção de impostos
  
• Revendedores (ou seja, aqueles que compram produtos para revenda) que possuem um certificado de revenda válido
  

Onde o cliente está localizado

Na maioria dos estados, o imposto sobre vendas é baseado no destino, o que significa que o senhor recolhe o imposto com base no local onde o cliente recebe o produto ou serviço, e não onde sua empresa está localizada. Isso se aplica tanto ao envio de mercadorias, à concessão de acesso a conteúdo digital ou à prestação de serviços remotamente.

Como a transação é entregue ou cumprida

O método de entrega também pode influenciar a tributação. Por exemplo:

• Os custos de envio podem ser tributáveis se fizerem parte do valor total da venda.
  
• Envios diretos podem gerar vínculo tributário no estado onde a transportadora terceirizada opera.
  Vender por meio de marketplaces online pode transferir a responsabilidade pela cobrança de impostos para a plataforma (dependendo das leis de facilitadores de mercado).
  

Qual é o processo para declarar impostos sobre vendas e uso?

A declaração de impostos sobre vendas e uso é um processo de várias etapas que exige precisão, tempo e coordenação entre sistemas. Cada estado tem suas próprias regras, prazos e portais de declaração. Veja como o processo normalmente funciona:

Confirme onde e com que frequência você precisa registrar

A periodicidade da sua declaração (por exemplo, mensal, trimestral ou anual) geralmente depende de quanto imposto você arrecada em cada estado. Alguns estados exigem que as empresas apresentem declarações mesmo durante os períodos sem vendas tributáveis (ou seja, apresentam "declarações zero").

Agregue e valide seus dados de transação

Extraia registros de transações por estado e jurisdição fiscal. Reconcilie esses dados com seu sistema de vendas, plataforma de contabilidade ou sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP) para confirmar:

• Vendas brutas
  
• Vendas tributáveis
  
• Imposto cobrado (por jurisdição)
  
• Vendas isentas (com certificados de suporte)
  

Calcule o que você deve

Muitos estados têm várias taxas de impostos em nível de cidade, condado e distrito especial. Seus totais precisam refletir o fornecimento preciso, especialmente para vendas com base no destino, e incluir ajustes para devoluções, descontos ou despesas de remessa, se forem tributáveis.

Apresente declarações e repasse o pagamento

Envie sua declaração por meio do portal online de cada estado ou por meio de sistemas aprovados de envio em massa. Alguns estados permitem a declaração por terceiros, mas você ainda é responsável pela precisão. Em seguida, repasse o pagamento por transferência ACH (Automated Clearing House), wire transfer ou cheque, dependendo dos métodos de pagamento aceitos pelo estado.

Mantenha registros e trilhas de auditoria sólidos

Mantenha registros detalhados de devoluções, cálculos, confirmações de pagamento e certificados de isenção. A falta de documentação pode levar a penalidades e auditorias, mesmo que o senhor tenha pago corretamente os impostos.

Quais são os desafios que as empresas enfrentam ao declarar impostos sobre vendas e uso?

A declaração de impostos sobre vendas e uso pode ser complicada, especialmente para empresas que operam em mais de um estado, vendem por meio de vários canais ou gerenciam ofertas de produtos híbridos. As regras são diferentes de estado para estado e, muitas vezes, também são inconsistentes ou sujeitas a alterações. Aqui estão alguns dos desafios mais comuns que as empresas enfrentam.

Regras estaduais conflitantes

Cada estado define produtos e serviços tributáveis de forma diferente. Os prazos de arquivamento, os requisitos de isenção e os formatos de relatórios também variam, o que significa que não há um processo único e padronizado a ser seguido.

Limites de nexo econômico

Desde a decisão da Suprema Corte de 2018, no caso "South Dakota v. Decisão Wayfair", os estados agora exigem que vendedores de fora do estado se registrem e cobrem impostos quando atingirem certos limites de vendas ou transações. Mas esses limites variam de $ 250.000 em um estado, $ 100.000 e 200 transações em outro, e nem sempre são bem divulgados. É fácil não perceber quando você ultrapassa o limite.

Gerenciar certificados de isenção

Um cliente pode estar isento de impostos para uma venda B2B, mas somente se fornecer um certificado de isenção válido. O rastreamento, a validação e o armazenamento desses certificados são uma carga administrativa contínua. A documentação ausente ou vencida pode fazer com que a empresa seja responsabilizada por impostos não pagos.

Conciliação e precisão dos dados

A declaração de impostos em vários estados depende de dados em nível de jurisdição. No entanto, esses dados podem estar em sistemas diferentes (por exemplo, plataformas de pagamento, ERPs, software de contabilidade), que nem sempre se combinam perfeitamente. Registros inconsistentes podem levar a declarações incorretas, jurisdições perdidas ou pagamentos duplicados.

Exposição à auditoria

Até mesmo pequenos erros podem desencadear uma auditoria e, uma vez que o senhor esteja sob análise em um estado, outros poderão seguir o exemplo. Muitas empresas não estão preparadas para produzir a documentação necessária ao longo de vários anos, especialmente se tiverem mudado os sistemas ou métodos de declaração durante esse período.

A conformidade fiscal sobre vendas e uso pode ser um risco para sua empresa. A complexidade aumenta à medida que a sua empresa cresce, e manter-se à frente dela exige coordenação entre equipes, sistemas e fronteiras estaduais.