La declaración de impuestos sobre ventas y uso puede parecer un blanco móvil. Las normas cambian de un estado a otro, los umbrales no siempre son obvios y lo que se considera una transacción imponible a menudo depende no solo del bien o servicio vendido, sino también de cómo se vende. El desafío para las empresas que venden en varias jurisdicciones es mantenerse al día. A continuación, encontrarás una guía práctica para la presentación de impuestos sobre las ventas y el uso. En ella, analizamos los tipos de transacciones que están sujetas a estos impuestos, la información sobre ventas que su empresa debe controlar y mucho más.

¿De qué trata este artículo?

• Qué son los impuestos sobre las ventas y el uso?
  
• ¿Qué tipos de empresas están sujetas al impuesto sobre las ventas y el uso?
  
• ¿Qué tipos de transacciones están sujetas a impuestos sobre las ventas y el uso?
  
• ¿Cuál es el proceso para presentar impuestos sobre ventas y uso?
  
• ¿Qué desafíos enfrentan las empresas al presentar impuestos sobre las ventas y el uso?
  

¿Qué son los impuestos sobre las ventas y el uso?

El impuesto sobre las ventas se cobra en el punto de venta sobre bienes y servicios gravables. La empresa lo cobra al cliente y lo remite a la autoridad fiscal estatal o local.

El impuesto sobre el uso se aplica cuando una compra no incluye el impuesto sobre las ventas, típicamente cuando se compran bienes o servicios a proveedores de otros estados. En esos casos, el cliente es responsable de pagar el impuesto equivalente directamente a su estado.

La principal distinción entre ambos es que el impuesto sobre las ventas lo recauda la empresa y el impuesto sobre el uso lo declara el cliente. Ambos impuestos recaudan ingresos sobre el consumo imponible para el estado, pero ponen la responsabilidad de recaudarlos en manos diferentes.

Las empresas que operan en EE. UU. necesitan entender cómo funcionan estos impuestos y cuándo se aplica cada uno. Las empresas que venden en múltiples estados podrían necesitar cobrar el impuesto sobre las ventas en cada uno, dondequiera que tengan un nexo económico o físico. Las empresas que compran bienes a vendedores de fuera del estado que no cobraban impuestos pueden adeudar el impuesto de uso en el estado donde utilizan los productos. El cumplimiento de la normativa fiscal exige que las empresas sean conscientes de todas sus responsabilidades fiscales y cumplan puntualmente sus obligaciones de presentación y pago.

¿Qué tipos de empresas están sujetas al impuesto sobre las ventas y el uso?

En la práctica, cualquier empresa que venda bienes o servicios sujetos a impuestos, compre a proveedores de fuera del estado u opere a través de jurisdicciones probablemente tenga algún nivel de responsabilidad fiscal, se dé cuenta de ello o no.

El desencadenante de estas obligaciones suele reducirse a dos factores: qué vendes y dónde crean nexo tus actividades empresariales. Cuanto más descentralizadas estén tus operaciones (por ejemplo, si tienes equipos remotos, inventario distribuido o vendes servicios digitales), más probable es que necesites hacer un seguimiento y gestionar tanto los impuestos sobre las ventas como los impuestos sobre el uso en varios estados. Es probable que las empresas tengan obligaciones fiscales sobre las ventas si:

• Venden bienes físicos a clientes en uno o más estados, ya sea en línea o en persona
  
• Proporcionan servicios gravables, como la reparación o instalación de propiedades, servicios de procesamiento de datos o servicios de información
  
• Ofrecen productos digitales, como libros electrónicos, suscripciones de streaming o software como servicio (SaaS)
  
• Conceden licencias de propiedad intelectual o software para su uso en determinados estados
  
• Utilizan el envío directo o atienden pedidos de almacenes de terceros en estados donde no tienen oficina física
  
• Superan los umbrales de nexo económico (basados en ingresos o recuento de transacciones), incluso si no tienen presencia física en ese estado
  

Es probable que las empresas tengan obligaciones fiscales de uso si:

• Compran equipos, suministros o software de vendedores de otros estados
  
• Alquilan equipos que cruzan fronteras estatales
  
• Traen inventario o activos de capital a un nuevo estado para uso interno después de comprarlos en otro lugar
  
• Externalizan la fabricación o la gestión logística en diferentes jurisdicciones
  

¿Qué tipos de transacciones están sujetas a impuestos sobre las ventas y el uso?

Las normas del impuesto sobre ventas y uso se refieren a lo que vendes, a quién, dónde y cómo. Una transacción que es imponible en un estado puede no serlo en otro, y una venta que parece sencilla puede complicarse rápidamente en función del contexto. Esto es lo que las empresas necesitan evaluar.

¿Qué se está vendiendo?

La mayoría de los estados gravan las ventas de bienes tangibles (por ejemplo, electrónica, muebles de oficina, ropa) por defecto. Pero los servicios, bienes digitales y software a menudo también son gravables.

Las reglas varían mucho. Algunos estados imponen impuestos a las suscripciones de SaaS cuando se utilizan para fines personales, pero los eximen cuando se utilizan para fines comerciales. Otros consideran imponibles los servicios de instalación, mantenimiento o formación si van unidos al hardware. Los soportes digitales, los servicios de datos y los cursos en línea pueden estar sujetos a impuestos, dependiendo del formato y el método de entrega.

Quién es el cliente

El tipo de cliente al que estás vendiendo es importante para la tributación. Muchos estados permiten que ciertos clientes eviten pagar el impuesto sobre las ventas, incluyendo:

• Administración pública
  
• Entidades sin ánimo de lucro con estatus de exención fiscal
  
• Revendedores (es decir, aquellos que compran bienes para reventa) que tienen un certificado de reventa válido
  

Dónde se encuentra el cliente

En la mayoría de los estados, el impuesto sobre las ventas se basa en el destino, lo que significa que tú recaudas el impuesto en función del lugar donde el cliente recibe el producto o servicio, y no del lugar donde está ubicada tu empresa. Esto se aplica tanto si envías mercancías, das acceso a contenidos digitales o prestas servicios a distancia.

Cómo se entrega o realiza la transacción

El método de entrega también puede influir en la fiscalidad. Por ejemplo:

• Los gastos de envío pueden estar sujetos a impuestos si forman parte de la venta total.
  
• Los envíos directos pueden provocar un nexo en el estado en el que opera el transportista tercero.
  
• Vender a través de marketplaces en línea podría trasladar la responsabilidad de la recaudación de impuestos a la plataforma (dependiendo de las leyes de facilitadores de marketplace).
  

¿Cuál es el proceso para declarar los impuestos sobre las ventas y el uso?

La declaración de impuestos sobre las ventas y el uso es un proceso de varios pasos que requiere precisión, sincronización y coordinación entre sistemas. Cada estado tiene sus propias reglas, plazos y portales de presentación. Así es como suele funcionar el proceso.

Confirma dónde y con qué frecuencia tienes que declarar

Tu cadencia de presentación (por ejemplo, mensual, trimestral o anual) suele depender de la cantidad de impuestos que recaudas en cada estado. Algunos estados obligan a las empresas a presentar declaraciones incluso durante periodos sin ventas imponibles (es decir, presentan «declaraciones cero»).

Añade y valida los datos de tus transacciones

Extrae registros de transacciones por estado y jurisdicción fiscal. Concilia estos datos con tu sistema de ventas, plataforma de contabilidad o sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) para confirmar:

• ventas brutas;
  
• Ventas sujetas a impuestos
  
• Impuesto recaudado (por jurisdicción)
  
• Ventas exentas (con certificados de apoyo)
  

Calcula lo que debes

Muchos estados tienen múltiples tasas impositivas a nivel de ciudad, condado y distrito especial. Los totales deben reflejar la procedencia exacta, especialmente en el caso de las ventas en destino, e incluir ajustes por devoluciones, descuentos o gastos de envío, si están sujetos a impuestos.

Presentar declaraciones y remitir pagos

Envía tu declaración a través del portal en línea de cada estado o mediante sistemas de presentación masiva aprobados. Algunos estados permiten la presentación por terceros, pero tú sigues siendo responsable de la exactitud. A continuación, remita el pago mediante transferencia de la Cámara de compensación automatizada (ACH), transferencia bancaria o cheque, en función de los métodos de pago que acepte el estado.

Mantén registros sólidos y de auditoría

Mantén registros detallados de declaraciones, cálculos, confirmaciones de pago y certificados de exención. La falta de documentación puede dar lugar a sanciones y auditorías, incluso si has pagado correctamente los impuestos.

¿A qué desafíos se enfrentan las empresas a la hora de declarar los impuestos sobre ventas y uso?

Declarar los impuestos sobre ventas y uso puede resultar complicado, especialmente para las empresas que operan en más de un estado, venden a través de múltiples canales o gestionan ofertas de productos híbridos. Las normas varían de un estado a otro y a menudo son incoherentes o están sujetas a cambios. Aquí están algunos de los desafíos más comunes a los que se enfrentan las empresas.

Reglas estatales conflictivas

Cada estado define los productos y servicios gravables de manera diferente. Los plazos de presentación, los requisitos de exención y los formatos de información también varían, lo que significa que no hay un proceso único y estandarizado que seguir.

Umbrales de nexo económico

Desde la decisión de la Corte Suprema de 2018 “South Dakota v. Wayfair”, los estados ahora requieren que los vendedores fuera del estado se registren y cobren impuestos una vez que alcanzan ciertos umbrales de ventas o transacciones. Pero esos umbrales varían (250,000 $ en un estado, 100,000 $ y 200 transacciones en otro) y no siempre están bien anunciados. Es fácil perderse cuando has cruzado el límite.

Gestión de certificados de exención

Un cliente puede estar exento de impuestos para una venta B2B, pero solo si proporciona un certificado de exención válido. Rastrear, validar y almacenar estos certificados es una carga administrativa continua. La falta de documentación o la expiración pueden resultar en que la empresa sea considerada responsable por impuestos no pagados.

Conciliación de datos y precisión

La declaración fiscal multiestatal depende de datos a nivel de jurisdicción. Pero esos datos pueden estar en diferentes sistemas (por ejemplo, plataformas de pago, ERPs, software de contabilidad), que no siempre se integran de manera ordenada. Los registros incoherentes pueden dar lugar a declaraciones incorrectas, jurisdicciones omitidas o pagos duplicados.

Exposición a auditorías

Incluso los errores más pequeños pueden desencadenar una auditoría, y una vez que tu empresa es objeto de revisión en un estado, otros podrían seguirle. Muchas empresas no están preparadas para presentar la documentación necesaria a lo largo de varios años, especialmente si han cambiado de sistemas o métodos de archivo durante ese tiempo.

El cumplimiento de la normativa fiscal sobre ventas y uso puede suponer un riesgo para tu empresa. La complejidad aumenta a medida que tu empresa crece, y para seguir en cabeza es necesaria la coordinación entre equipos, sistemas y fronteras estatales.