Die Erklärung von Umsatz- und Verbrauchssteuer können sich wie das Schießen auf ein bewegliches Ziel anfühlen. Die Regeln ändern sich von Bundesstaat zu Bundesstaat, die Schwellenwerte sind nicht immer offensichtlich, und was als steuerpflichtige Transaktion gilt, hängt oft nicht nur von der verkauften Ware oder Dienstleistung ab, sondern auch davon, wie sie verkauft wird. Die Herausforderung für Unternehmen, die in verschiedenen Rechtsordnungen verkaufen, besteht darin, stets auf dem Laufenden zu bleiben. Im Folgenden finden Sie einen praktischen Leitfaden für die Erklärung von Umsatz- und Verbrauchssteuern. Darin besprechen wir die Arten von Transaktionen, die diesen Steuern unterliegen, die Verkaufsinformationen, die Ihr Unternehmen zur Nachverfolgung benötigt, und vieles mehr.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind Umsatz- und Verbrauchssteuern?
  
• Welche Arten von Unternehmen unterliegen der Umsatz- und Verbrauchssteuer?
  
• Welche Arten von Transaktionen unterliegen der Umsatz- und Verbrauchssteuer?
  
• Wie läuft der Prozess für die Erklärung von Umsatz- und Verbrauchssteuern ab?
  
• Vor welchen Herausforderungen stehen Unternehmen bei der Erklärung von Umsatz- und Verbrauchssteuern?
  

Was sind Umsatz- und Verbrauchssteuern?

Umsatzsteuer wird am Point of Sale auf steuerpflichtig Waren und Dienstleistungen erhoben. Das Unternehmen zieht es vom Kunden / von der Kundin ein und überweist es an die staatliche oder lokale Umsatzsteuerbehörde.

Die Verbrauchssteuer gilt, wenn ein Kauf keine Umsatzsteuer umfasst, z. B. wenn Waren oder Dienstleistungen von Anbietern außerhalb des Bundesstaates gekauft werden. In diesen Fällen ist der Kunde/die Kundin dafür verantwortlich, die entsprechende Steuer direkt an ihren/seinen Bundesstaat zu zahlen.

Der Hauptunterschied zwischen den beiden besteht darin, dass Umsatzsteuer vom Unternehmen erhoben wird und die Verbrauchssteuer vom Kunde / von der Kundin selbst erklärt wird. Beide Steuern erfassen Umsatz auf den steuerpflichtigen Verbrauch für den Staat, doch sie legen die Verantwortung für die Erhebung in unterschiedliche Hände.

Unternehmen, die in den USA tätig sind, müssen verstehen, wie diese Steuern funktionieren und wann sie anfallen. Unternehmen, die in mehrere Bundesstaaten verkaufen, müssen möglicherweise in jedem einzelnen Bundesstaat Umsatzsteuer erheben, unabhängig davon, wo sie einen wirtschaftlichen oder physischen [Nexus] haben(https://stripe.com/resources/more/nexus-tax-101). Unternehmen, die Waren von Anbietern außerhalb des Bundesstaates kaufen, die Steuer erhoben haben, schulden möglicherweise dem Bundesstaat Steuern, in dem sie die Produkte verwenden. Die Einhaltung der Steuervorschriften erfordert, dass sich Unternehmen aller Steuerpflichten bewusst sind und ihren Erklärungs- und Zahlungspflichten unverzüglich nachkommen.

Welche Arten von Unternehmen unterliegen der Umsatz- und Verbrauchssteuer?

In der Praxis hat jedes Unternehmen, das steuerpflichtige Waren oder Dienstleistungen verkauft, von Anbietern außerhalb des Bundesstaates kauft oder in verschiedenen Rechtsordnungen tätig ist, wahrscheinlich ein gewisses Maß an Steuerpflichten – ob es sich dessen bewusst ist oder nicht.

Der Auslöser für diese Verpflichtungen hängt in der Regel von zwei Faktoren ab: Was Sie verkaufen und wo Ihre Unternehmensaktivitäten einen Zusammenhang schaffen. Je dezentralisierter Ihre Abläufe sind (z. B. wenn Sie Remote-Teams haben, verteiltes Inventar haben oder digitale Dienstleistungen verkaufen), desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie sowohl Umsatz- als auch Verbrauchssteuern in mehreren Bundesstaaten nachverfolgen und verwalten müssen. Unternehmen haben wahrscheinlich Umsatzsteuerpflichten, wenn sie:

• physische Waren an Kundschaft in einem oder mehreren Bundesstaaten verkaufen, entweder online oder persönlich
  
• steuerpflichtige Dienstleistungen, wie z. B. die Reparatur oder Installation von Eigentum, Datenverarbeitungsdienste oder Informationsdienste anbieten
  
• digitale Produkte wie E-Books, Streaming-Abonnements oder [Software-as-a-Service (SaaS)] anbieten (https://stripe.com/resources/more/what-is-saas-3--what-businesses-need-to-know)
  
• geistiges Eigentum oder Software für die Verwendung in bestimmten Staaten lizenzieren
  
• Dropshipping (Streckengeschäfte) nutzen oder Bestellungen aus Lagern von Drittanbietern in Bundesstaaten erfüllen, in denen sie kein physisches Büro haben
  
• die Schwellenwerte für den wirtschaftlichen Nexus (auf der Grundlage des Umsatzes oder der Anzahl der Transaktionen) überschritten haben, auch wenn sie in diesem Bundesstaat nicht physisch präsent sind
  

Unternehmen unterliegen wahrscheinlich der Verbrauchssteuerpflicht, wenn sie:

• Geräte, Verbrauchsmaterialien oder Software von Verkäufern außerhalb des Bundesstaates kaufen
  
• Geräte über Bundesstaatsgrenzen hinweg leasen
  
• Inventar oder Kapitalvermögen in einen neuen Zustand für den internen Gebrauch versetzen, nachdem sie dieses woanders gekauft haben
  
• die Herstellung oder Ausführung in verschiedene Rechtsordnungen auslagern
  

Welche Arten von Transaktionen unterliegen der Umsatz- und Verbrauchssteuer?

Bei den Regeln für die Umsatz- und Verbrauchssteuer geht es darum, was Sie verkaufen, an wen, wo und wie. Eine Transaktion, die in einem Bundesstaat steuerpflichtig ist, ist das möglicherweise in einem anderen nicht, und ein Verkauf, der einfach aussieht, kann je nach Kontext schnell kompliziert werden. Hier ist, was Unternehmen bewerten müssen.

Was wird verkauft?

Die meisten Bundesstaaten erheben standardmäßig [Umsatz]-Steuer (https://stripe.com/resources/more/which-states-have-the-lowest-sales-tax) auf materielles persönliches Eigentum (z.B. Elektronik, Büromöbel, Kleidung). Aber auch Dienstleistungen, digitale Güter und Software sind oft steuerpflichtig.

Die Regeln sind sehr unterschiedlich. Einige Bundesstaaten [erheben Steuer auf SaaS-Abonnements],(https://stripe.com/guides/introduction-to-saas-taxability-in-the-us) wenn sie für persönliche Zwecke verwendet werden, sie sind jedoch ausgenommen, wenn sie für Unternehmenszwecke verwendet werden. Andere behandeln Installations-, Wartungs- oder Schulungsdienstleistungen als steuerpflichtig, wenn sie mit Hardware gebündelt sind. Digitale Medien, Datendienste und Online-Kurse können je nach Format und Bereitstellungsmethode steuerpflichtig sein.

Wer ist der Kunde / die Kundin?

Die Art der Kundschaft, an die Sie verkaufen, spielt eine Rolle bei der Besteuerung. Viele Staaten erlauben es bestimmten Kunden, die Zahlung von Umsatzsteuer zu vermeiden, darunter:

• Regierungsbehörden
  
• gemeinnützige Organisationen mit steuerfreiem Status
  
• Wiederverkäufer (d. h. diejenigen, die Waren zum Wiederverkauf kaufen), die über ein gültiges Wiederverkaufszertifikat verfügen
  

Wo sich der Kunde / die Kundin befindet

In den meisten Staaten ist die Umsatzsteuer Zielort-basiert, was bedeutet, dass sich Ihre Erhebung der Steuer danach richtet, wo der Kunde / die Kundin das Produkt oder die Dienstleistung erhält, und nicht dort, wo sich Ihr Unternehmen befindet. Dies gilt unabhängig davon, ob Sie Waren versenden, den Zugang zu digitalen Inhalte gewähren oder Dienstleistungen aus der Ferne bereitstellen.

Wie die Transaktion bereitgestellt oder erfüllt wird

Auch die Art der Bereitstellung kann die Steuerpflicht beeinflussen. Dazu gehören unter anderem:

• Versandkosten können steuerpflichtig sein, wenn sie Teil des Gesamtverkaufs sind.
  
• Streckengeschäfte (Dropshipments) können in dem Staat, in dem der Drittanbieter tätig ist, einen Nexus auslösen.
  
• Der Verkauf über Online-Marktplätze könnte die Pflicht zur Erhebung von Umsatzsteuern auf die Plattform verlagern (abhängig von den Marktplatz-Vermittlergesetzen).
  

Wie läuft der Prozess für die Erklärung von Umsatz- und Verbrauchssteuern ab?

Die Erklärung von Umsatz- und Verbrauchssteuern ist ein mehrstufiger Prozess, der Genauigkeit, gute Zeitplanung und Koordination zwischen den Systemen erfordert. Jeder Bundesstaat hat seine eigenen Regeln, Fristen und Portale für die Einreichung von Steuererklärungen. So funktioniert der Prozess in der Regel.

Bestätigen Sie, wo und wie oft Sie Steuererklärungen einreichen müssen.

Ihre Steuererklärungshäufigkeit (z. B. monatlich, vierteljährlich oder jährlich) hängt in der Regel davon ab, wie viel Steuern Sie in jedem Bundesstaat einziehen. Einige Bundesstaaten verlangen von Unternehmen, dass sie auch in Zeiträumen ohne steuerpflichtige Verkäufe Steuererklärungen einreichen (d. h. „Null-Erklärungen“).

Aggregieren und validieren Sie Ihre Transaktionsdaten.

Bereiten Sie Transaktionsdatensätze nach Bundesstaat und steuerlichem Zuständigkeitsbereich vor. Gleichen Sie diese Daten mit Ihrem Vertriebssystem, Ihrer Buchhaltungsplattform oder Ihrem ERP-System (Enterprise Resource Planning) ab, um Folgendes zu bestätigen:

• Bruttoverkäufe
  
• Steuerpflichtige Verkäufe
  
• Erhobene Steuern (nach Rechtsordnung)
  
• Steuerbefreite Verkäufe (mit unterstützenden Zertifikaten)
  

Berechnen Sie, was Sie schulden

Viele Bundesstaaten haben verschiedene Steuersätze auf Stadt-, Bezirks- und Sonderbezirksebene. Ihre Gesamtbeträge müssen eine genaue Beschaffung widerspiegeln, insbesondere für Verkäufe basierend auf dem Bestimmungsort, und Anpassungen für Rücksendungen, Rabatte oder Versandkosten enthalten, wenn diese steuerpflichtig sind.

Erstellen Sie Ihre Steuererklärungen ein und bereiten das Abführen der Zahlung vor.

Reichen Sie Ihre Steuererklärung über das Online-Portal des jeweiligen Bundesstaates oder über zugelassene Bulk-Einreichungssysteme ein. In einigen Bundesstaaten ist die Einreichung durch Dritte zulässig, aber Sie sind weiterhin für die Richtigkeit verantwortlich. Führen Sie anschließend die Zahlung ab. Diese können Sie durch das Automated Clearing House (ACH) übertragen, per Überweisung oder Scheck durchführen, je nachdem, welche Zahlungsmethoden der Bundesstaat akzeptiert.

Pflegen Sie aussagekräftige Aufzeichnungen und Prüfpfade.

Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen über Rücksendungen, Berechnungen, Zahlungsbestätigungen und Ausnahmezertifikate. Fehlende Unterlagen können zu Strafen und Prüfungen führen, selbst wenn Sie die Steuern korrekt gezahlt haben.

Vor welchen Herausforderungen stehen Unternehmen bei der Erklärung ihrer Umsatz- und Verbrauchssteuern?

Die Erklärung von Umsatz- und Verbrauchssteuer kann kompliziert werden, insbesondere für Unternehmen, die in mehr als einem Bundesstaat tätig sind, über mehrere Kanäle verkaufen oder hybride Produktangebote verwalten. Die Regeln sind von Bundesstaat zu Bundesstaat unterschiedlich, und sie sind auch oft inkonsistent oder können sich ändern. Hier sind einige der häufigsten Herausforderungen, mit denen Unternehmen konfrontiert sind.

Widersprüchliche bundesstaatliche Regeln

Jeder Staat definiert steuerpflichtige Produkte und Dienstleistungen anders. Auch die Einreichungsfristen, die Ausnahmen und die Berichtsformate variieren, was bedeutet, dass es keinen einzigen, standardisierten Prozess gibt, der befolgt werden muss.

Schwellenwerte für den wirtschaftlichen Nexus

Seit der Entscheidung des Obersten Gerichtshofs von 2018 „South Dakota v. Wayfair“, verlangen Bundesstaaten jetzt von Verkäufern außerhalb des Bundesstaates, sich zu registrieren und Steuern zu erheben, sobald sie bestimmte Verkaufs- oder Transaktion-Schwellenwerte erreicht haben. Aber diese Schwellenwerte variieren – 250.000 USD in einem Bundesstaat, 100.000 USD und 200 Transaktionen in einem anderen – und sie werden nicht immer gut publiziert. Es kann leicht übersehen werden, wenn man das Limit überschritten hat.

Verwalten von Ausnahmezertifikaten

Ein Kunde/Kundin kann für einen B2B-Verkauf von der Steuer befreit sein, aber nur, wenn sie oder er eine gültige Ausnahmebescheinigung vorlegt. Das Verfolgen, Validieren und Speichern dieser Zertifikate ist ein ständiger Verwaltungsaufwand. Fehlende oder abgelaufene Unterlagen können dazu führen, dass das Unternehmen für nicht gezahlte Steuern haftbar gemacht wird.

Abgleich und Genauigkeit der Daten

De Steuererklärung in mehrere Bundesstaaten beruht auf Daten auf Zuständigkeitsbereichsebene. Diese Daten können jedoch in verschiedenen Systemen (z. B. Zahlungsplattformen, ERPs, Buchhaltungssoftware) vorhanden sein, die nicht immer sauber zusammengeführt werden. Inkonsistente Aufzeichnungen können zu falschen Angaben in Steuererklärungen, verpassten Zuständigkeitsbereichen oder doppelten Zahlungen führen.

Drohende Prüfung

Selbst kleinere Fehler können eine Prüfung auslösen, und sobald Sie in einem Bundesstaat geprüft werden, können andere folgen. Viele Unternehmen sind nicht darauf vorbereitet, die erforderliche Dokumentation über mehrere Jahre hinweg zu erstellen, insbesondere wenn sie in dieser Zeit Systeme oder Einreichungsmethoden geändert haben.

Die Einhaltung der Steuerkonformität für Umsatz- und Verbrauchssteuern kann ein Risiko für Ihr Unternehmen darstellen. Die Komplexität nimmt mit dem Wachstum Ihres Unternehmens zu, und um immer einen Schritt voraus zu sein, ist eine Koordination über Teams, Systeme und Bundesstaaten hinweg erforderlich.