การยื่นภาษีการขายและภาษีการใช้งานอาจมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา กฎจะแตกต่างกันออกไปในแต่ละรัฐ เกณฑ์ก็ไม่ชัดเจนเสมอไป และสิ่งใดที่ถือเป็นธุรกรรมที่ต้องเสียภาษีมักจะไม่ได้ขึ้นอยู่กับสินค้าหรือบริการเท่านั้น แต่ยังรวมถึงวิธีการขายด้วย ความท้าทายสำหรับธุรกิจที่ขายสินค้าข้ามเขตอำนาจศาลคือการรู้เท่าทันสถานการณ์ คุณสามารดูคำแนะนำเชิงปฏิบัติในการยื่นภาษีการขายและภาษีการใช้งานได้ที่ด้านล่างนี้ ซึ่งเป็นส่วนที่เราจะให้รายละเอียดเกี่ยวกับประเภทของธุรกรรมที่ต้องเสียภาษีเหล่านี้ ข้อมูลการขายที่ธุรกิจของคุณจำเป็นต้องติดตาม และอื่นๆ อีกมากมาย

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ภาษีการขายและภาษีการใช้งานคืออะไร
  
• ธุรกิจประเภทใดบ้างที่ต้องเสียภาษีการขายและภาษีการใช้งาน
  
• ธุรกรรมประเภทใดบ้างที่ต้องเสียภาษีการขายและการใช้งาน
  
• การยื่นภาษีการขายและภาษีการใช้งานมีขั้นตอนอย่างไร
  
• ธุรกิจต้องเผชิญกับความท้าทายอะไรบ้างเมื่อยื่นภาษีการขายและภาษีการใช้งาน
  

ภาษีการขายและภาษีการใช้งานคืออะไร

ภาษีการขายจะเรียกเก็บ ณ ระบบบันทึกการขายสำหรับสินค้าและบริการที่ต้องเสียภาษี ธุรกิจจะเก็บภาษีจากลูกค้าแล้วนำส่งให้หน่วยงานสรรพากรของรัฐหรือท้องถิ่น

ส่วนภาษีการใช้งานจะมีผลบังคับใช้เมื่อการซื้อสินค้าหนึ่งๆ ไม่ได้รวมภาษีการขายไว้ด้วย โดยปกติแล้วจะเกิดขึ้นเมื่อซื้อสินค้าหรือบริการจากผู้ให้บริการที่อยู่นอกรัฐ ในกรณีเหล่านั้น ลูกค้าจะต้องรับผิดชอบในการชำระภาษีในอัตราที่เทียบเท่าให้กับรัฐของตน

ข้อแตกต่างสำคัญคือธุรกิจจะเป็นผู้เรียกเก็บภาษีการขาย ในขณะที่ลูกค้าต้องยื่นรายงานการเสียภาษีการใช้งานด้วยตนเอง ภาษีทั้งสองประเภทล้วนเรียบเก็บรายรับจากการบริโภคที่ต้องเสียภาษีเข้าสู่รัฐ แต่มีการกำหนดผู้รับผิดชอบในการเรียกเก็บไว้ต่างกัน

ธุรกิจที่ดำเนินการในสหรัฐอเมริกาจำเป็นต้องทำความเข้าใจว่าภาษีเหล่านี้มีกลไกการทำงานอย่างไรและเมื่อใดที่ภาษีแต่ละประเภทจะมีผลบังคับใช้ ธุรกิจที่ขายสินค้าหรือบริการในหลายรัฐอาจต้องเก็บภาษีการขายในแต่ละรัฐที่ตนมีความเชื่อมโยงทางเศรษฐกิจหรือทางกายภาพ ธุรกิจที่ซื้อสินค้าจากผู้ให้บริการนอกรัฐซึ่งไม่ได้เรียกเก็บภาษีอาจต้องเสียภาษีการใช้งานในรัฐที่นำผลิตภัณฑ์ดังกล่าวไปใช้ การปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านภาษีกำหนดให้ธุรกิจต้องรับทราบหน้าที่ทางภาษีทั้งหมด และปฏิบัติตามภาระผูกพันในการยื่นแบบและชำระเงินให้ครบถ้วนตามกำหนดโดยทันที

ธุรกิจประเภทใดบ้างที่ต้องเสียภาษีการขายและภาษีการใช้งาน

ในทางปฏิบัติ ธุรกิจที่ขายสินค้าหรือบริการที่ต้องเสียภาษี ซื้อสินค้าหรือบริการจากผู้ให้บริการนอกรัฐ หรือดำเนินงานข้ามเขตอำนาจศาล มักจะมีหน้าที่รับผิดชอบทางภาษีในระดับหนึ่ง ไม่ว่าจะทราบหรือไม่ก็ตาม

สิ่งที่กระตุ้นให้เกิดข้อผูกพันเหล่านี้มักขึ้นอยู่กับ 2 ปัจจัย ได้แก่ คุณกำลังขายสินค้าหรือบริการใดและกิจกรรมทางธุรกิจของคุณสร้างความเชื่อมโยงในที่ใดบ้าง ยิ่งคุณดำเนินงานแบบกระจายศูนย์มากเท่าไหร่ (เช่น มีทีมทำงานจากระยะไกล มีสินค้าคงคลังอยู่หลายที่ หรือจำหน่ายบริการดิจิทัล) คุณก็ยิ่งมีแนวโน้มที่จะต้องติดตามผลและจัดการทั้งภาษีการขายและภาษีการใช้งานในหลายรัฐมากขึ้นเท่านั้น ธุรกิจมีแนวโน้มที่จะมีภาระผูกพันด้านภาษีการขายหากมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้

• ขายสินค้าที่จับต้องได้ให้กับลูกค้าในอย่างน้อย 1 รัฐ ทั้งทางออนไลน์หรือที่จุดขาย
  
• ให้บริการที่ต้องเสียภาษี เช่น การซ่อมแซมหรือติดตั้งทรัพย์สิน บริการประมวลผลข้อมูล หรือบริการข้อมูล
  
• นำเสนอผลิตภัณฑ์ดิจิทัล เช่น หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ การสมัครใช้บริการสตรีมมิง หรือการให้บริการระบบซอฟต์แวร์ (SaaS)
  
• อนุญาตให้ใช้ทรัพย์สินทางปัญญาหรือซอฟต์แวร์ในบางรัฐเท่านั้น
  
• ใช้บริการดรอปชิปหรือดำเนินการตามคำสั่งซื้อจากศูนย์กระจายสินค้าของบุคคลที่สามในรัฐที่ไม่มีสำนักงานตั้งอยู่
  
• ทำยอดเกินเกณฑ์ความเชื่อมโยงทางเศรษฐกิจ (อิงตามรายรับหรือจำนวนธุรกรรม) ที่กำหนดไว้ แม้จะไม่ได้มีสำนักงานตั้งอยู่ในรัฐนั้นๆ
  

ธุรกิจมีแนวโน้มที่จะมีภาระผูกพันด้านภาษีการใช้งานหากมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้

• ซื้ออุปกรณ์ สิ่งของจำเป็น หรือซอฟต์แวร์จากผู้ขายนอกรัฐ
  
• ให้เช่าอุปกรณ์ที่ข้ามเขตแดนรัฐ
  
• นำสินค้าคงคลังหรือสินทรัพย์ทุนเข้ามาในรัฐใหม่เพื่อใช้ภายในองค์กรหลังจากที่ซื้อมาจากที่อื่น
  
• กระจายงานการผลิตหรือการดำเนินการตามคำสั่งซื้อไปยังผู้ให้บริการภายนอกข้ามเขตอำนาจศาล
  

ธุรกรรมประเภทใดบ้างที่ต้องเสียภาษีการขายและการใช้งาน

กฎของภาษีการขายและภาษีการใช้งานจะเกี่ยวข้องกับสิ่งที่คุณขาย กลุ่มเป้าหมาย ตำแหน่งที่ตั้ง และวิธีการขาย ธุรกรรมที่ต้องเสียภาษีในรัฐหนึ่งอาจไม่ต้องเสียภาษีในอีกรัฐหนึ่ง และการขายที่ดูเรียบง่ายก็อาจซับซ้อนขึ้นอย่างรวดเร็วโดยขึ้นอยู่กับบริบท ต่อไปนี้คือสิ่งที่ธุรกิจต้องประเมิน

สินค้าหรือบริการที่ขาย

โดยทั่วไปแล้ว รัฐส่วนใหญ่จะเก็บภาษีการขายทรัพย์สินส่วนบุคคลที่จับต้องได้ (เช่น อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ เฟอร์นิเจอร์สำนักงาน เสื้อผ้า) แต่บริการ สินค้าดิจิทัล และซอฟต์แวร์ ก็มักจะต้องเสียภาษีด้วยเช่นกัน

โดยจะมีกฎที่แตกต่างกันอย่างมาก รัฐบางแห่งจะเก็บภาษีจากการสมัครใช้บริการ SaaS เมื่อมีการใช้งานส่วนบุคคล แต่ได้รับการยกเว้นภาษีเมื่อใช้งานทางธุรกิจ ขณะที่บางรัฐจะถือว่าบริการติดตั้ง การบำรุงรักษา หรือการฝึกอบรม เป็นบริการที่ต้องเสียภาษีในกรณีที่ให้บริการร่วมกับการจำหน่ายฮาร์ดแวร์ สำหรับสื่อดิจิทัล บริการข้อมูล และหลักสูตรออนไลน์ อาจต้องเสียภาษี ขึ้นอยู่กับรูปแบบและวิธีการส่งมอบ

ลูกค้าที่เป็นกลุ่มเป้าหมาย

ประเภทของลูกค้าที่คุณขายสินค้าหรือบริการให้ล้วนมีผลต่อการเก็บภาษี หลายรัฐอนุญาตให้ลูกค้าบางประเภทไม่ต้องชำระภาษีการขาย ซึ่งได้แก่

• หน่วยงานราชการ
  
• องค์กรไม่แสวงผลกำไรที่มีสถานะได้รับการยกเว้นภาษี
  
• ตัวแทนจำหน่าย (กล่าวคือ ผู้ที่ซื้อสินค้าเพื่อนำไปขายต่อ) ที่มีใบรับรองการขายต่อที่ถูกต้อง
  

สถานที่ที่ลูกค้าอาศัยอยู่

รัฐส่วนใหญ่กำหนดให้ภาษีการขายขึ้นอยู่กับปลายทาง ซึ่งหมายความว่าคุณจะต้องเก็บภาษีโดยอิงจากตำแหน่งที่ลูกค้ารับสินค้าหรือบริการ ไม่ใช่สถานที่ตั้งของธุรกิจคุณ กฎนี้มีผลบังคับใช้ไม่ว่าคุณจะจัดส่งสินค้า ให้สิทธิ์การเข้าถึงเนื้อหาดิจิทัล หรือให้บริการจากทางไกลก็ตาม

การส่งมอบหรือดำเนินการทำธุรกรรม

วิธีการส่งมอบอาจส่งผลต่อการเสียภาษีได้เช่นกัน ตัวอย่างเช่น

• การเรียกเก็บค่าจัดส่งอาจต้องเสียภาษีหากเป็นส่วนหนึ่งของยอดขายทั้งหมด
  
• การจัดส่งแบบดรอปชิปอาจทำให้เกิดความเชื่อมโยงในรัฐที่ผู้จัดส่งของบุคคลที่สามดำเนินกิจการอยู่
  
• การขายผ่านมาร์เก็ตเพลสออนไลน์อาจทำให้ความรับผิดชอบในการเก็บภาษีเปลี่ยนไปเป็นของแพลตฟอร์มนั้นๆ (ขึ้นอยู่กับกฎหมายของผู้อำนวยความสะดวกสําหรับมาร์เก็ตเพลส)
  

การยื่นภาษีการขายและภาษีการใช้งานมีขั้นตอนอย่างไร

การยื่นภาษีการขายและภาษีการใช้งานเป็นกระบวนการที่มีหลายขั้นตอน ซึ่งต้องอาศัยความถูกต้องแม่นยำ เวลาที่เหมาะสม และการทำงานที่สอดประสานกันของระบบต่างๆ แต่ละรัฐมีกฎ กำหนดเวลา และพอร์ทัลการยื่นเอกสารเป็นของตนเอง โดยปกติแล้วขั้นตอนการทํางานมีดังนี้

ยืนยันสถานที่และความถี่ในการยื่นภาษี

ความถี่ในการยื่นภาษีของคุณ (เช่น รายเดือน รายไตรมาส หรือรายปี) มักจะขึ้นอยู่กับจำนวนภาษีที่คุณเก็บได้ในแต่ละรัฐ บางรัฐกำหนดให้ธุรกิจต้องยื่นภาษีแม้ในช่วงที่ไม่มียอดขายที่ต้องเสียภาษี (กล่าวคือ ยื่นแบบแสดง "รายการภาษีเป็นศูนย์")

รวบรวมและตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลธุรกรรม

ดึงบันทึกข้อมูลรายการธุรกรรมตามรัฐและเขตอำนาจศาลที่จดทะเบียนภาษี จากนั้นนำข้อมูลนี้มากระทบยอดกับระบบการขาย แพลตฟอร์มการทำบัญชี หรือระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ของคุณเพื่อยืนยันข้อมูลต่อไปนี้

• ยอดขายขั้นต้น
  
• ยอดขายที่ต้องเสียภาษี
  
• ภาษีที่เรียกเก็บ (แยกตามเขตอำนาจศาล)
  
• ยอดขายที่ได้รับการยกเว้นภาษี(พร้อมแนบใบรับรองประกอบ)
  

คํานวณภาษีที่คุณต้องชำระ

หลายรัฐมีหลายอัตราภาษีในระดับเมือง เคาน์ตี และเขตพิเศษ ยอดรวมของคุณควรระบุแหล่งที่มาอย่างถูกต้องชัดเจน โดยเฉพาะยอดขายที่อิงตามปลายทาง และต้องรวมข้อมูลการปรับยอดจากการคืนสินค้า ส่วนลด หรือการเรียกเก็บค่าจัดส่งด้วย หากรายการเหล่านั้นต้องเสียภาษี

ยื่นแบบแสดงรายการภาษีและชำระเงิน

คุณสามารถยื่นแบบภาษีผ่านพอร์ทัลออนไลน์ของแต่ละรัฐหรือระบบยื่นภาษีแบบหลายรายการที่ได้รับอนุมัติก็ได้ บางรัฐเปิดให้บริการยื่นโดยบุคคลที่สาม แต่คุณก็ยังคงมีหน้าที่รับผิดชอบต่อความถูกต้องของข้อมูล หลังจากนั้น ให้ชำระเงินด้วยการโอนเงินผ่านสํานักหักบัญชีอัตโนมัติ (ACH), การโอนเงินระหว่างธนาคาร หรือเช็ค ตามวิธีการชำระเงินที่รัฐนั้นๆ รองรับ

จัดเก็บบันทึกข้อมูลและเส้นทางการตรวจสอบอย่างรัดกุมเสมอ

เก็บบันทึกข้อมูลรายละเอียดการคืนสินค้า การคำนวณยอด หลักฐานยืนยันการชำระเงิน และใบรับรองการยกเว้นภาษีไว้ให้ดี หากเอกสารไม่ครบถ้วน คุณอาจต้องเสียค่าปรับและถูกตรวจสอบแม้ว่าจะชำระภาษีครบแล้วก็ตาม

ธุรกิจต้องเผชิญกับความท้าทายอะไรบ้างเมื่อยื่นภาษีการขายและภาษีการใช้งาน

การยื่นภาษีการขายและภาษีการใช้งานอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก โดยเฉพาะกับธุรกิจที่ประกอบกิจการในรัฐมากกว่า 1 แห่ง ขายสินค้าและบริการผ่านหลายช่องทาง หรือบริหารจัดการข้อเสนอผลิตภัณฑ์แบบไฮบริด กฎเกณฑ์จะแตกต่างกันไปในแต่ละรัฐ และมักจะไม่สอดคล้องกันหรืออาจมีการเปลี่ยนแปลงได้ ต่อไปนี้คือความท้าทายที่พบบ่อยที่สุดที่ธุรกิจต้องเผชิญ

กฎของรัฐที่ขัดแย้งกัน

แต่ละรัฐจะกำหนดสินค้าและบริการที่ต้องเสียภาษีแตกต่างกันไป กำหนดเวลาในการยื่นภาษี ข้อกำหนดการยกเว้นภาษี และรูปแบบการรายงานก็แตกต่างกันไปด้วย ซึ่งหมายความว่าไม่มีขั้นตอนที่เป็นมาตรฐานแบบเดียวกันให้ปฏิบัติตาม

เกณฑ์ความเชื่อมโยงทางเศรษฐกิจ

นับตั้งแต่คำตัดสินของศาลฎีกาในปี 2018 ในคดี "รัฐเซาท์ ดาโกต้าและ บริษัท Wayfair" รัฐต่างๆ ได้กำหนดให้ผู้ขายที่อยู่นอกรัฐต้องลงทะเบียนและเก็บภาษีทันทีที่ทำยอดขายหรือจำนวนธุรกรรมถึงเกณฑ์ที่กำหนด แต่เกณฑ์เหล่านั้นจะแตกต่างกันไป บางรัฐกำหนดไว้ที่ 250,000 ดอลลาร์ ขณะที่อีกรัฐกำหนดไว้ที่ 100,000 ดอลลาร์และธุรกรรม 200 รายการ และเกณฑ์เหล่านี้ก็ไม่ได้รับการประชาสัมพันธ์อย่างทั่วถึงเสมอไป ทำให้คุณอาจไม่รู้ตัวเมื่อทำยอดเกินขีดจำกัดไปแล้ว

การจัดการใบรับรองการยกเว้นภาษี

ลูกค้าอาจได้รับการยกเว้นภาษีสําหรับการขายแบบ B2B เฉพาะในกรณีที่ยื่นใบรับรองการยกเว้นที่ถูกต้องเท่านั้น การติดตามผล การยืนยันความถูกต้อง และการจัดเก็บใบรับรองเหล่านี้เป็นภาระด้านการบริหารจัดการที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง หากเอกสารไม่ครบถ้วนหรือหมดอายุ ธุรกิจอาจต้องแบกรับภาระภาษีค้างชำระ

การกระทบยอดและความแม่นยำของข้อมูล

การยื่นภาษีในหลายรัฐจำเป็นต้องใช้ข้อมูลที่จำแนกตามระดับเขตอำนาจศาล แต่ข้อมูลดังกล่าวอาจมาจากระบบที่แตกต่างกัน (เช่น แพลตฟอร์มการชำระเงิน, ERP, ซอฟต์แวร์การทำบัญชี) ซึ่งไม่ได้เชื่อมโยงกันอย่างเป็นระบบเสมอไป บันทึกข้อมูลที่ไม่สอดคล้องกันอาจส่งผลให้มีการยื่นภาษีที่ไม่ถูกต้อง การตกหล่นเขตอำนาจศาลที่ต้องยื่น หรือการชำระเงินซ้ำซ้อน

การตรวจสอบความเสี่ยง

ข้อผิดพลาดเพียงเล็กน้อยก็อาจนำไปสู่การตรวจสอบได้ และเมื่อคุณถูกตรวจสอบในรัฐหนึ่งแล้ว รัฐอื่นๆ ก็อาจดำเนินการเช่นเดียวกัน หลายธุรกิจไม่มีความพร้อมในการจัดเตรียมเอกสารที่จำเป็นตลอดช่วงเวลาหลายปี โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากธุรกิจได้เปลี่ยนระบบหรือวิธีการยื่นเอกสารในช่วงเวลาดังกล่าว

การปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านภาษีการขายและการใช้งานอาจทำให้บริษัทของคุณตกอยู่ในความเสี่ยง เมื่อธุรกิจของคุณเติบโต ความยุ่งยากซับซ้อนก็ย่อมเพิ่มขึ้นตามไปด้วย การรับมือกับการเปลี่ยนแปลงนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพจำเป็นต้องอาศัยการทำงานร่วมกันระหว่างทีมงาน ระบบ และข้อกำหนดในแต่ละรัฐ