การดำเนินธุรกิจในหลายรัฐมาพร้อมลูกค้าและโอกาสที่มากขึ้น แต่ก็มีการดำเนินงานด้านภาษีที่ซับซ้อนมากขึ้นเช่นกัน ภาษีการขาย ภาษีเงินได้นิติบุคคล และการหักภาษีค่าจ้าง ณ ที่จ่ายทั้งหมดจะเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว และแต่ละรัฐก็มีวิธีคำนวณไม่เหมือนกัน กฎระเบียบต่างๆ ไม่ได้เป็นมาตรฐานแบบเดียวกัน เกณฑ์ต่างๆ จึงอาจพลาดไปได้ง่ายๆ และการปฏิบัติตามกฎระเบียบก็เป็นหน้าที่สำหรับทีมของคุณ

ด้านล่างนี้ เราจะมาพูดคุยเกี่ยวกับวิธีการทำงานในการยื่นภาษีหลายรัฐ วิธีการกำหนดความเชื่อมโยง และวิธีสร้างระบบที่ขยายการรองรับไปตามธุรกิจของคุณได้

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• การยื่นภาษีหลายรัฐคืออะไร
  
• ทำไมการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านภาษีหลายรัฐจึงสำคัญมาก
  
• ธุรกิจจะกำหนดความเชื่อมโยงได้อย่างไร
  
• มีขั้นตอนใดบ้างที่เกี่ยวข้องกับการยื่นภาษีหลายรัฐ
  

การยื่นภาษีหลายรัฐคืออะไร

หากธุรกิจของคุณดำเนินการในรัฐมากกว่าหนึ่งรัฐในสหรัฐอเมริกา คุณอาจต้องยื่นภาษีในรัฐต่างๆ มากกว่าหนึ่งรัฐด้วย การยื่นภาษีหลายรัฐคือกระบวนการในการระบุว่าธุรกิจของคุณมีภาระหน้าที่ทางภาษีที่ใดบ้าง จากนั้นจึงลงทะเบียน เก็บ และยื่นภาษีในแต่ละรัฐเหล่านั้น ประเภทของภาษีที่คุณต้องรับผิดชอบอาจมีดังนี้

• ภาษีเงินได้นิติบุคคล
  
• ภาษีการขายและภาษีโภคภัณฑ์
  
• ภาษีค่าจ้าง
  
• ภาษีแฟรนไชส์หรือภาษีรายรับขั้นต้น
  

ภาษีที่มีผลบังคับใช้จะขึ้นอยู่กับโมเดลธุรกิจของคุณ รวมถึงสถานที่ตั้งและวิธีการดำเนินธุรกิจของคุณ คุณอาจต้องรับผิดชอบด้านภาษีในรัฐหนึ่งๆ หากคุณขายสินค้าให้กับลูกค้า ว่าจ้างพนักงานที่ทำงานจากระยะไกล หรือจัดเก็บสินค้าคงคลังในคลังสินค้าของบุคคลที่สามในรัฐดังกล่าว คุณจะต้องชำระภาษีในรัฐนั้นไม่ว่าคุณจะมีสำนักงานตั้งอยู่ที่นั่นหรือไม่ก็ตาม ตัวอย่างเช่น บริษัทซอฟต์แวร์ที่ตั้งอยู่ในเท็กซัสได้ว่าจ้างพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลในออริกอน และเริ่มขายสินค้าให้กับลูกค้าในโคโลราโด ก็จะต้องจ่ายภาษีแฟรนไชส์ในเท็กซัส การหักภาษีเงินได้ในรัฐออริกอน และภาษีการขายในโคโลราโด

ทำไมการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านภาษีหลายรัฐจึงสำคัญมาก

การปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านภาษีหลายรัฐเป็นเรื่องยากมากเพราะ “การปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านภาษี” จะแตกต่างกันไปเล็กน้อยในทุกๆ ที่

บางรัฐเก็บภาษีการให้บริการระบบซอฟต์แวร์ (SaaS) และบริการดิจิทัล ในขณะที่บางรัฐก็ไม่เก็บ บางรัฐอนุญาตให้คุณใช้สูตรแบบปัจจัยเดียวในการแบ่งสรรรายได้ และบางรัฐก็อนุญาตให้คุณใช้สูตรแบบสามปัจจัย บางรัฐเพิ่มภาษีการขายในระดับเมืองและเคาน์ตีเพิ่มเติมจากอัตราของรัฐ กล่าวคือ แต่ละเขตอำนาจศาลก็มีกฎเป็นของตนเอง บางรัฐกำหนดให้นายจ้างต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายสำหรับพนักงานที่ทำงานจากระยะไกล ในขณะที่บางรัฐกำหนดให้พนักงานที่ทำงานจากระยะไกลต้องเสียภาษีในตำแหน่งที่ตั้งของนายจ้าง แม้แต่คำจำกัดความของ "การประกอบธุรกิจ" ก็แตกต่างกันไป

การเข้าใจข้อแตกต่างเล็กๆ น้อยๆ เหล่านั้น (ในหลายเขตอำนาจศาล ซึ่งทั้งหมดก็มีการเปลี่ยนแปลงกฎในช่วงเวลาที่แตกต่างกันไป) เป็นความท้าทายครั้งใหญ่ และนี่คือผลบางส่วนที่อาจเกิดขึ้นกับคุณ หากคุณไม่ได้คอยติดตามการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านภาษีในหลายรัฐ

บทลงโทษในกรณีที่ไม่ได้ยื่นภาษี

การไม่ได้ชำระภาษีจะส่งผลให้ได้รับบทลงโทษ หากธุรกิจของคุณดำเนินการอยู่ในรัฐหนึ่งๆ และไม่ได้ยื่นแบบรายการที่กำหนดไว้ คุณจะต้องเผชิญกับสิ่งต่อไปนี้

• ใบเรียกเก็บภาษีย้อนหลัง
  
• การเรียกเก็บดอกเบี้ยและบทลงโทษในกรณีที่ล่าช้า
  
• ความเสี่ยงที่จะมีการตรวจสอบเพิ่มขึ้น
  

พลาดโอกาสที่จะได้ประหยัดค่าใช้จ่าย

เมื่อไม่ได้เข้าใจกฎในระดับรัฐเป็นอย่างดี ธุรกิจก็อาจพลาดในเรื่องเครดิตภาษีหรือการยกเว้นภาษีไป ตัวอย่างเช่น บางรัฐเสนอเครดิตภาษีเพื่อป้องกันการเก็บภาษีซ้ำซ้อนจากรายได้ของธุรกิจ บางรัฐมีข้อตกลงต่างตอบแทนที่จะยกเว้นพนักงานจากการหักภาษีซ้ำสองรอบ หากต้องการใช้กลไกเหล่านี้อย่างถูกต้อง คุณจะต้องรู้ว่ามีรัฐใดบ้างที่ให้ข้อเสนอและวิธีใช้การยกเว้นต่างๆ

ความท้าทายระหว่างการขยายตัว

หากคุณกำลังเปิดสถานที่ตั้งแห่งใหม่ จ้างงานในรัฐใหม่ ขายและจัดส่งไปยังรัฐใหม่ หรือขายบริษัท คุณก็จะต้องดำเนินการด้านภาษีในรัฐนั้นๆ ผู้เข้าซื้อและผู้ตรวจสอบจะดูว่าคุณจัดการกับภาระหน้าที่ของคุณได้ดีเพียงใด หากมีปัญหาระดับรัฐที่ยังไม่ได้แก้ไข เช่น การยื่นเอกสารล่าช้า การรายงานรายได้ไม่ถูกต้อง และการไม่ได้ชำระภาษี ก็อาจทำให้การขยายตัวเกิดความซับซ้อนหรือล่าช้าได้ การปฏิบัติตามข้อกำหนดในหลายรัฐจะช่วยให้การขยายตัวเป็นไปโดยสะดวก

ธุรกิจจะกำหนดความเชื่อมโยงได้อย่างไร

“ความเชื่อมโยง” คือการเชื่อมต่อระหว่างธุรกิจและรัฐที่ก่อให้เกิดภาระหน้าที่ทางภาษี หากธุรกิจของคุณมีความเชื่อมโยงที่สำคัญกับรัฐ รัฐนั้นๆ จะสามารถเก็บภาษีจากกิจกรรมบางส่วนของคุณได้ ไม่ว่าจะเป็นการขาย รายได้ เงินเดือน หรือทั้งสามอย่าง เคล็ดลับก็คือคุณควรรู้ว่ากิจกรรมประเภทใดบ้างที่นำมาซึ่งภาระหน้าที่นั้นและที่ใดบ้าง ความเชื่อมโยงที่นำมาซึ่งความรับผิดชอบทางภาษีมีอยู่ 2 ประเภทหลักๆ ได้แก่ ความเชื่อมโยงทางกายภาพและทางเศรษฐกิจ รายละเอียดเกี่ยวกับความเชื่อมโยงสองประเภทนี้มีดังนี้

ความเชื่อมโยงทางกายภาพ

คุณมีความเชื่อมโยงทางกายภาพในรัฐเมื่อธุรกิจของคุณมีตัวตนที่จับต้องได้ในรัฐนั้นๆ ซึ่งอาจรวมถึงสิ่งต่อไปนี้

• สำนักงานหรือสถานที่ค้าปลีก
  
• พนักงานที่ทำงานในรัฐนั้นๆ
  
• สินค้าคงคลังที่เก็บไว้ที่รัฐนั้นๆ
  
• คุณให้บริการในสถานที่ในรัฐนั้นๆ
  

แม้แต่สิ่งเล็กน้อย เช่น การเก็บสินค้าที่คลังสินค้า ก็อาจนำมาซึ่งความเชื่อมโยงทางกายภาพในรัฐที่คุณไม่เคยไปได้ และเช่นเดียวกัน การส่งพนักงานไปทำงานที่งานแสดงสินค้าหรือติดตั้งผลิตภัณฑ์ในสถานที่ก็อาจนำมาซึ่งภาระหน้าที่ทางภาษีได้ แม้ว่าพนักงานจะไปเยี่ยมชมเพียงอย่างเดียวก็ตาม

เมื่อคุณมีความเชื่อมโยงทางกายภาพในรัฐหนึ่งๆ ตามปกติแล้ว คุณก็จะต้องชำระภาษีการขาย และอาจรวมถึงภาษีค่าจ้างและภาษีเงินได้ด้วย

ความเชื่อมโยงทางเศรษฐกิจ

ตั้งแต่การตัดสินของศาลสูงสุดเมื่อปี 2018 เกี่ยวกับ South Dakota v. Wayfair รัฐต่างๆ ยังสามารถบังคับใช้การเก็บภาษีโดยอิงจากกิจกรรมทางเศรษฐกิจเพียงอย่างเดียวได้ด้วย โดยไม่ต้องมีตัวตนจับต้องได้

เมื่อคุณมีธุรกรรมเกินเกณฑ์ที่กำหนดในรัฐที่มีภาษีการขาย ถือว่าคุณได้สร้างความเชื่อมโยงทางเศรษฐกิจขึ้นแล้ว ซึ่งหมายความว่าคุณต้องลงทะเบียน เก็บ และนำส่งภาษีในรัฐนั้นๆ เกณฑ์ทั่วไป ได้แก่

• ยอดขาย 100,000 ดอลลาร์ต่อปี
  
• ยอดขาย 100,000 ดอลลาร์หรือมีธุรกรรม 200 รายการต่อปี
  

อย่างไรก็ตาม ข้อกำหนดจะแตกต่างกันไปตามรัฐ ตัวอย่างเช่น เกณฑ์ความเชื่อมโยงทางเศรษฐกิจของแคลิฟอร์เนีย คือ ยอดขาย 500,000 ดอลลาร์ต่อปี

มีขั้นตอนใดบ้างที่เกี่ยวข้องกับการยื่นภาษีหลายรัฐ

เมื่อคุณรู้ว่าต้องจ่ายภาษีที่ใดบ้าง คุณต้องลงทะเบียน เก็บ และยื่นภาษีในทุกรัฐที่เกี่ยวข้อง นี่คือวิธีที่ธุรกิจส่วนใหญ่ใช้จัดการกับขั้นตอนการปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างต่อเนื่อง

ระบุรัฐที่คุณมีความเชื่อมโยง

เริ่มจากการยืนยันว่าคุณมีความเชื่อมโยงทางเศรษฐกิจหรือทางกายภาพกับที่ใดบ้าง สิ่งที่ต้องทำมีดังนี้

• ติดตามว่าคุณได้ว่าจ้างพนักงานที่ใดบ้าง
  
• ตรวจสอบว่าสินค้าคงคลังของคุณถูกจัดเก็บหรือจัดส่งจากที่ใดบ้าง
  
• ตรวจสอบปริมาณการขายและจำนวนธุรกรรมของคุณตามรัฐ
  
• คอยอัปเดตข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงเกณฑ์ของรัฐ
  
• คอยตรวจตราการขยายตัวไปยังรัฐใหม่ (โดยตั้งใจหรือไม่ก็ตาม)
  

Stripe Tax สามารถติดตามยอดขายของคุณในรัฐต่างๆ ได้โดยอัตโนมัติ และแจ้งเตือนเมื่อคุณเกินเกณฑ์ที่สร้างความเชื่อมโยงทางเศรษฐกิจ ระบบอัตโนมัติเช่นนี้มีประโยชน์เนื่องคุณอาจใกล้ครบกำหนดตามเกณฑ์ต่างๆ โดยไม่รู้ตัว

ลงทะเบียนกับแต่ละรัฐ

ก่อนที่คุณจะเก็บหรือยื่นภาษี คุณต้องลงทะเบียนกับหน่วยงานด้านภาษีของรัฐ การดำเนินการอาจมีดังนี้ ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ของคุณ

• การยื่นขอใบอนุญาตภาษีการขาย
  
• การลงทะเบียนเป็นนายจ้างสำหรับภาษีค่าจ้าง
  
• การขอรับใบรับรองการอนุมัติ (Certificate of Authority) เพื่อประกอบธุรกิจในรัฐ
  

แต่ละรัฐก็จะมีขั้นตอน แบบฟอร์ม และพอร์ทัลเป็นของตนเอง

เก็บและติดตามภาษีที่ถูกต้อง

เมื่อคุณลงทะเบียนแล้ว คุณจะมีหน้าที่รับผิดชอบดังนี้

• การเก็บภาษีการขายจากธุรกรรมในรัฐแต่ละรายการในอัตราที่ถูกต้อง
  
• การหักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่ายตามจำนวนที่ถูกต้องสำหรับพนักงานในรัฐนั้นๆ
  
• การลงบันทึกยอดขายที่ได้รับการยกเว้นภาษีและการเก็บใบอนุญาตการขายต่อ (Resale Certificate) หากมี
  
• การเก็บบันทึกโดยละเอียดและตรงตามข้อกำหนดการยื่นเอกสารของแต่ละรัฐ
  

นอกจากระดับรัฐแล้ว กฎว่าด้วยภาษีการขายจะแตกต่างกันไปตามเมือง เคาน์ตี และแม้แต่ประเภทสินค้า ระบบอัตโนมัติอาจมีประโยชน์อย่างยิ่งในจุดนี้ โดย Stripe Tax จะคำนวณภาษีที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติจากธุรกรรมแต่ละรายการตามตำแหน่งที่ตั้ง ประเภทสินค้า และอัตราในท้องถิ่น

ยื่นแบบแสดงรายการภาษีตามกำหนดการของแต่ละรัฐ

แต่ละรัฐจะมีกำหนดเวลา แบบฟอร์ม และรูปแบบของตนเอง คุณอาจยื่นภาษีการขายเป็นรายเดือนในรัฐหนึ่ง และยื่นเป็นรายไตรมาสในอีกรัฐหนึ่ง โดยรัฐส่วนใหญ่จะกำหนดให้คุณยื่นข้อมูลดังนี้

• แบบแสดงรายการภาษีการขายรายเดือนหรือรายไตรมาส (ขึ้นอยู่กับปริมาณ)
  
• แบบแสดงรายการการหักภาษีค่าจ้าง ณ ที่จ่ายรายไตรมาส
  
• การยื่นภาษีเงินได้นิติบุคคลหรือภาษีแฟรนไชส์ประจำปี
  

เพื่อดูแลให้เป็นระเบียบเรียบร้อย ให้จัดทำและรักษาปฏิทินการปฏิบัติตามข้อกำหนดเพื่อติดตามสิ่งต่อไปนี้

• ความถี่ในการยื่นตามรัฐ
  
• กำหนดเวลาที่เฉพาะเจาะจงสำหรับการยื่นแต่ละครั้ง
  
• ข้อมูลประจำตัวในการเข้าสู่ระบบและรายละเอียดการเข้าถึงสำหรับพอร์ทัลการยื่นเอกสารของแต่ละรัฐ
  

เครื่องมือการยื่นเอกสารบางตัวอาจทำงานนี้ให้คุณโดยอัตโนมัติ แต่บางเครื่องมือจะช่วยให้คุณสามารถส่งออกข้อมูลเป็นรูปแบบต่างๆ ที่จำเป็นสำหรับแต่ละรัฐได้เลย

นำส่งการชำระเงินและคอยติดตามข้อมูลอัปเดต

หลังจากยื่นเอกสารแล้ว คุณจะต้องชำระภาษีที่ค้างชำระให้ตรงเวลาและครบถ้วน หากไม่ได้ชำระ อาจส่งผลให้ได้รับบทลงโทษแม้ว่าการยื่นข้อมูลของคุณจะถูกต้องก็ตาม และเมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น ภาระหน้าที่ทางภาษีของคุณก็จะเพิ่มขึ้นตามไปด้วย คุณจะต้องดำเนินการดังนี้

• ลงทะเบียนกับรัฐใหม่ไปตามการเติบโตของธุรกิจ
  
• ติดตามการเปลี่ยนแปลงเกณฑ์และการเกิดขึ้นของความเชื่อมโยงใหม่ๆ
  
• ติดตามข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับรหัสภาษีที่มีผลต่ออัตราหรือข้อกำหนดในการยื่นเอกสารของคุณ
  

หลายธุรกิจดำเนินการตรวจสอบความเชื่อมโยงและการปฏิบัติตามข้อกำหนดเป็นรายไตรมาส เพื่อให้แน่ใจว่ายังคงดำเนินการกับรัฐต่างๆ อย่างถูกต้อง ทั้งนี้ ในการจัดการภาระหน้าที่ด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด ธุรกิจควรสร้างระบบที่สามารถจำลองขึ้นได้ ซึ่งขยายตัวไปตามการเติบโตของบริษัทและใช้ระบบอัตโนมัติทุกเมื่อที่เป็นไปได้