Gérer une entreprise dans plusieurs États signifie plus de clients et plus d'opportunités, mais cela signifie aussi travailler avec des impôts plus compliqués. La taxe de vente, l'impôt sur le revenu des sociétés et la retenue sur la masse salariale s'additionnent rapidement, et il n'y a pas deux États qui les calculent de la même façon. Les règles ne sont pas normalisées, les seuils sont faciles à manquer et le fardeau de la conformité incombe à votre équipe.

Ci-dessous, nous discuterons du fonctionnement de la déclaration de revenus dans plusieurs États, de la façon de déterminer le lien et de la façon de créer un système adapté à votre entreprise.

Que contient cet article?

• Qu'est-ce que la déclaration de revenus à plusieurs états?
  
• Pourquoi la conformité fiscale multi étatique est-elle si importante?
  
• Comment une entreprise détermine-t-elle le lien?
  
• Quelles sont les étapes à suivre pour produire des impôts multi États?
  

Qu'est-ce que la déclaration de revenus dans plusieurs états?

Si votre entreprise exerce ses activités dans plus d'un État américain, vous devrez probablement également produire des déclarations de revenus dans plus d'un État. La déclaration de revenus dans plusieurs États est le processus qui consiste à déterminer où votre entreprise a des obligations fiscales, puis à enregistrer, à percevoir et à déclarer des impôts dans chacun de ces États. Les types d'impôts dont vous êtes responsable peuvent inclure:

• Impôt sur le revenu des sociétés
  
• Taxes de vente et d'utilisation
  
• Taxes salariales
  
• Taxes de franchise ou sur les recettes brutes
  

Les impôts qui s'appliquent dépendent entièrement de votre modèle d'affaires, ainsi que de l'endroit et de la façon dont vous exercez vos activités. Vous pouvez être responsable des taxes dans un État si vous vendez à des clients, embauchez des employés à distance ou entreposez des stocks dans un entrepôt tiers. Cela est vrai, que vous ayez ou non un bureau dans cet État. Par exemple, une société de logiciels basée à Montréal qui embauche un employé à distance en Québec et commence à vendre à des clients au Toronto sera probablement redevable de la taxe de franchise de Montréal, de la retenue d'impôt sur le revenu du Québec et de la taxe de vente du Toronto.

Pourquoi la conformité fiscale dans plusieurs États est-elle si importante?

La conformité fiscale dans plusieurs États est si difficile parce que la « conformité fiscale » signifie quelque chose de légèrement différent partout.

Certains États imposent les logiciels en tant que service (SaaS) et les services numériques, tandis que d'autres ne le font pas. Il y a des états qui vous permettent d'utiliser une formule à facteur unique pour répartir le revenu et d'autres qui vous permettent d'utiliser une formule à trois facteurs. Certains États ajoutent des taxes de vente au niveau des villes et des comtés en plus du taux de l'État — chaque juridiction a ses propres règles. Certains États exigent que l'employeur retient l'impôt pour les employés éloignés, tandis que d'autres exigent que les employés éloignés soient imposés là où l'employeur est situé. Même la définition de « faire des affaires » varie.

Comprendre ces nuances — dans de multiples administrations, qui modifient toutes leurs règles selon des délais différents — est un défi de taille. Voici quelques-unes des conséquences auxquelles vous pouvez faire face si vous ne respectez pas la conformité fiscale d'un État à l'autre.

Pénalités pour les dépôts manqués

Les impôts impayés entraînent des pénalités. Si votre entreprise est active dans un État et ne produit pas les déclarations requises, vous êtes exposé à:

• Factures d'impôt rétroactifs
  
• Frais d'intérêts et pénalités de retard
  
• Risque accru de vérification
  

Occasions manquées d'économiser de l'argent

Sans une bonne compréhension des règles au niveau de l'État, les entreprises peuvent passer à côté de crédits d'impôt ou d'exonérations. Par exemple, certains États offrent des crédits d'impôt pour éviter la double imposition du revenu d'entreprise. D'autres ont conclu des ententes de réciprocité qui exemptent les employés de la double retenue. Pour utiliser correctement ces mécanismes, vous devez savoir ce que les États offrent et comment appliquer les exemptions.

Défis lors de l'expansion

Si vous ouvrez de nouveaux emplacements physiques, embauchez dans de nouveaux États, vendez et expédiez dans de nouveaux États ou vendez l'entreprise, votre empreinte fiscale de l'État sera évaluée. Les acquéreurs et les vérificateurs examineront probablement dans quelle mesure vous avez bien géré vos obligations. Les problèmes non résolus par l'État, comme les dépôts tardifs, les revenus mal déclarés et les impôts impayés, peuvent compliquer ou retarder l'expansion. La conformité à plusieurs états permet d'élargir la voie à l'expansion.

Comment une entreprise détermine-t-elle le lien?

« Nexus » est le lien entre une entreprise et un État qui crée des obligations fiscales. Si votre entreprise a un lien significatif avec un État, cet État peut taxer une partie de vos activités, qu'il s'agisse de ventes, de revenus, de paie ou des trois. L'astuce consiste à savoir quels types d'activités créent cette obligation et où. Deux principaux types de liens déclenchent des responsabilités fiscales : physique et économique. Voici un examen plus approfondi des deux.

Lien physique

Vous avez un lien physique dans un état où votre entreprise y a une présence tangible. Cela pourrait impliquer:

• Un bureau ou un point de vente au détail
  
• Employés qui travaillent dans l'État
  
• Inventaire entreposé à cet endroit
  
• Services sur place que vous y fournissez
  

Même quelque chose d'aussi mineur que l'entreposage de marchandises dans un entrepôt peut établir un lien physique dans un état que vous n'avez jamais visité. De même, envoyer des employés travailler à des salons professionnels ou installer des produits sur place peut créer des obligations fiscales, même s'ils sont uniquement en visite.

Une fois que vous avez un lien physique dans un État, vous êtes généralement assujetti à taxe de vente et potentiellement à l'impôt sur les salaires et sur le revenu.

Lien économique

Depuis la décision de la Cour suprême de 2018 dans l'affaire * Dakota du Sud c. Wayfair *, les États ont également été autorisés à appliquer la perception de l'impôt sur la base d'activités purement économiques, sans qu'aucune présence physique ne soit requise.

Une fois que vous dépassez un certain seuil de transaction dans un État où la taxe de vente est imposée, vous établissez un lien économique. Cela signifie que vous devez vous inscrire, percevoir et verser les taxes à cet endroit. Seuils communs sont les suivants:

• 100 000$ de ventes par année
  
• 100 000$ de ventes ou 200 transactions par année
  

Cependant, les détails varient d'un État à l'autre. Le seuil de lien économique de la Californie, par exemple, est de 500 000$ de ventes par année.

Quelles sont les étapes à suivre pour produire des impôts multi États?

Une fois que vous avez déterminé où vous devez des impôts, vous devez vous inscrire, percevoir et produire des déclarations dans tous les États concernés. Voici comment la plupart des entreprises gèrent le processus de conformité continu.

Identifiez vos états de connexion

Commencez par confirmer où vous avez établi des liens physiques ou économiques. Vous devrez:

• Suivre où vous avez embauché des employés
  
• Surveiller l'endroit où votre stock est stocké ou expédié
  
• Examinez votre volume de ventes et le nombre de transactions par état
  
• Restez au courant de tout changement apporté aux seuils d'état
  
• Surveiller l'expansion dans de nouveaux états (intentionnels ou non)
  

Stripe Tax peut surveiller automatiquement vos ventes entre les États et vous avertir lorsque vous dépassez un seuil qui crée un lien économique. Ce genre d'automatisation est utile parce que les seuils peuvent s'infiler sur vous.

S'inscrire auprès de chaque état

Avant de collecter ou de déposer votre demande, vous devez vous inscrire auprès de l'administration fiscale de l'État. Selon votre situation, il peut s'agir de:

• Demande de taxe de vente permis
  
• S'inscrire à titre d'employeur pour les impôts sur la masse salariale
  
• Obtenir un certificat d'autorité pour faire des affaires dans l'État
  

Chaque État a ses propres processus, formulaires et portails.

Collecter et suivre les bons impôts

Une fois inscrit, vous êtes responsable de ce qui suit:

• Perception de la taxe de vente sur chaque transaction effectuée dans l'État au taux correct
  
• Retenue le montant exact d'impôt sur le revenu pour les employés de cet État
  
• Exploitation forestière de certificats de vente et d'entreposage exonérés de taxe, s'il y a lieu
  
• Tenir des registres détaillés qui satisfont aux exigences de chaque État en matière de dépôt
  

Au-delà du niveau de l'État, les règles de taxe de vente varient selon la ville, le comté et même le type de produit. L'automatisation peut avoir un impact majeur à cet égard. Stripe Tax calcule automatiquement la taxe correcte sur chaque transaction en fonction de l'emplacement, de la catégorie de produits et des tarifs locaux.

Produisez des déclarations de revenus sur l'annexe de chaque État

Chaque État aura ses propres dates limites, formulaires et formats. Vous pouvez déclarer la taxe de vente mensuellement dans un État et trimestriellement dans un autre. La plupart des états exigent que vous produisiez:

• Déclarations de taxe de vente mensuelles ou trimestrielles (selon le volume)
  
• Rapports trimestriels de retenue sur la paie
  
• Dossier annuel revenu d'entreprise ou déclarations de revenus de franchise
  

Pour rester organisé, établissez et tenez à jour un calendrier de conformité pour suivre:

• Fréquences de dépôt par État
  
• Délais précis pour chaque déclaration
  
• Identifiants de connexion et détails d'accès pour le portail de dépôt de chaque État
  

Certains outils de classement peuvent automatiser cela pour vous, tandis que d'autres vous permettent d'exporter vos données directement dans les formats nécessaires pour chaque état.

Verser le paiement et rester à jour

Après avoir déposé votre déclaration, vous devrez payer les impôts que vous devez à temps et en totalité. Les paiements manqués peuvent entraîner des pénalités, même si votre déclaration était exacte. Et au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vos obligations fiscales évolueront également. Vous devrez :

• Inscrivez-vous dans les nouveaux états au fur et à mesure que vous grandissez
  
• Surveiller les changements de seuil et les nouveaux déclencheurs de lien
  
• Suivre les mises à jour du code fiscal qui ont une incidence sur vos taux ou vos exigences de déclaration
  

De nombreuses entreprises mènent un examen trimestriel du Nexus et de la conformité pour s'assurer qu'elles couvrent toujours les bons États. Pour gérer les obligations de conformité, les entreprises devraient créer des systèmes reproductibles qui évolutifs en fonction de leur empreinte et utiliser l'automatisation dans la mesure du possible.