Gestire un'attività in più stati significa avere più clienti e più opportunità, ma anche dover affrontare una fiscalità più complessa. L'imposta sulle vendite, l'imposta sul reddito delle società e le ritenute sui salari si sommano rapidamente e non esistono due Stati che le calcolano allo stesso modo. Le regole non sono standardizzate, le soglie sono facili da superare e l'onere di garantire la conformità ricade sul tuo team.

Di seguito, discuteremo come funziona la dichiarazione dei redditi multistatale, come determinare il nesso e come costruire un sistema che si adatti alle dimensioni della tua attività.

Di cosa tratta questo articolo?

• Cos'è la dichiarazione dei redditi multistato?
  
• Perché la conformità fiscale multistatale è così importante?
  
• In che modo un'attività determina il nesso?
  
• Quali sono i passaggi necessari per la presentazione delle imposte multistatali?
  

Cos'è la dichiarazione dei redditi multistato?

Se la tua attività opera in più di uno Stato degli Stati Uniti, probabilmente dovrai presentare la dichiarazione dei redditi in più di uno Stato. La dichiarazione dei redditi multistatale è il processo che consiste nel determinare dove la tua azienda ha obblighi fiscali, quindi registrare, riscuotere e presentare le dichiarazioni dei redditi in ciascuno di questi stati. I tipi di imposte di cui sei responsabile possono includere:

• Imposte sul reddito delle società
  
• Imposte sulle vendite e sull'uso
  
• Imposte sui salari
  
• Imposte sulla franchigia o sulle entrate lorde
  

Le imposte applicabili dipendono interamente dal modello di business, nonché dal luogo e dalle modalità di operatività. Potresti essere soggetto al pagamento delle imposte in uno Stato se vendi a clienti, assumi dipendenti remoti o conservi le scorte in un magazzino di terzi in tale Stato. Ciò vale indipendentemente dal fatto che tu abbia o meno una sede in quello Stato. Ad esempio, un'azienda di software con sede in Texas che assume un dipendente remoto in Oregon e inizia a vendere a clienti in Colorado sarà probabilmente soggetta al pagamento dell'imposta di franchising del Texas, alla ritenuta fiscale sul reddito dello Stato dell'Oregon e all'imposta sulle vendite del Colorado.

Perché la conformità fiscale multistatale è così importante?

La conformità fiscale multistatale è così difficile perché "conformità fiscale" significa qualcosa di leggermente diverso ovunque.

Alcuni stati tassano il software-as-a-service (SaaS) e i servizi digitali, mentre altri no. Ci sono stati che consentono di utilizzare una formula a fattore singolo per ripartire il reddito e altri che consentono di utilizzare una formula a tre fattori. Alcuni stati aggiungono alle aliquote statali le imposte sulle vendite a livello comunale e provinciale: ogni giurisdizione ha le proprie regole. Alcuni stati richiedono al datore di lavoro di trattenere le imposte per i dipendenti che lavorano da remoto, mentre altri richiedono che i dipendenti che lavorano da remoto siano tassati nel luogo in cui ha sede il datore di lavoro. Anche la definizione di "svolgere attività commerciale" varia.

Comprendere queste sfumature, che variano da una giurisdizione all'altra e che cambiano tutte secondo tempistiche diverse, è una sfida complessa. Queste sono alcune delle conseguenze che potresti dover affrontare se non riesci a stare al passo con la conformità fiscale nei vari stati.

Sanzioni per la mancata dichiarazione

Le tasse non pagate comportano sanzioni. Se la tua azienda è attiva in uno stato e non presenta le dichiarazioni richieste, sei esposto a:

• Fatture fiscali retroattive
  
• Interessi e penali per ritardi
  
• Aumento del rischio di verifica
  

Opportunità mancate per risparmiare denaro

Senza una solida conoscenza delle norme statali, le attività possono perdere crediti d'imposta o esenzioni. Ad esempio, alcuni stati offrono crediti d'imposta per evitare la doppia imposizione dei redditi aziendali. Altri hanno accordi di reciprocità che esentano i dipendenti dalla doppia ritenuta. Per utilizzare correttamente questi meccanismi, è necessario conoscere le offerte dei singoli stati e sapere come applicare le esenzioni.

Sfide durante l'espansione

Se stai aprendo nuove sedi fisiche, assumendo personale in nuovi stati, vendendo e spedendo in nuovi stati o vendendo l'attività, dovrai considerare l'impatto fiscale a livello statale. Gli acquirenti e i revisori contabili valuteranno probabilmente il modo in cui hai gestito i tuoi obblighi. Questioni irrisolte a livello statale, come dichiarazioni tardive, redditi dichiarati in modo errato e imposte non pagate, possono complicare o ritardare l'espansione. La conformità multistatale spiana la strada all'espansione.

In che modo un'attività determina il nesso?

Il "nesso" è il legame tra un'attività e uno Stato che determina l'obbligo fiscale. Se la tua attività ha un legame significativo con uno Stato, quest'ultimo può tassare una parte delle tue attività, che si tratti di vendite, reddito, stipendi o tutti e tre. Il trucco sta nel sapere quali tipi di attività determinano tale obbligo e dove. Due tipi principali di nesso determinano responsabilità fiscali: fisico ed economico. Di seguito vengono esaminati entrambi più nel dettaglio.

Nesso fisico

Hai un nesso fisico in uno stato in cui la tua attività ha una presenza tangibile. Ciò potrebbe comportare:

• Un ufficio o un punto di commercio al dettaglio
  
• Dipendenti che lavorano nello stato
  
• Inventario immagazzinato sul posto
  
• Servizi che stai fornendo in loco
  

Anche un'attività minore come lo stoccaggio di merci in un magazzino può stabilire un nesso fisico in uno Stato che non avete mai visitato. Allo stesso modo, inviare dipendenti a lavorare a fiere commerciali o a installare prodotti in loco può comportare obblighi fiscali, anche se si tratta solo di una visita.

Una volta che hai un nesso fisico in uno Stato, sei generalmente soggetto all'imposta sulle vendite e potenzialmente all'imposta sui salari e sul reddito.

Nesso economico

A seguito della sentenza della Corte Suprema del 2018 nella causa South Dakota contro Wayfair, gli Stati sono stati autorizzati ad applicare la riscossione delle imposte basandosi esclusivamente sull'attività economica, senza richiedere la presenza fisica.

Una volta superata una determinata soglia di transazioni in uno Stato con imposta sulle vendite, si instaura un nesso economico. Ciò significa che è necessario registrarsi, riscuotere e versare le imposte in quello Stato. Le soglie comuni sono:

• 100.000 $ di vendite all'anno
  
• 100.000 $ di vendite o 200 transazioni all'anno
  

Tuttavia, le specifiche variano a seconda dello Stato. La soglia economica della California, ad esempio, è di 500.000 $ di vendite all'anno.

Quali sono i passaggi necessari per presentare le tasse multistatali?

Una volta stabilito dove devi pagare le tasse, devi registrarti, riscuotere e presentare la dichiarazione in ogni Stato competente. Ecco come la maggior parte delle aziende gestisce il processo di conformità continua.

Identifica i tuoi stati di nesso

Inizia confermando dove hai stabilito i tuoi legami fisici o economici. Dovrai:

• Tenere traccia di dove hai assunto dipendenti
  
• Monitorare dove è immagazzinato o da dove viene spedito il tuo inventario
  
• Esaminare il volume delle vendite e il numero di transazioni per stato
  
• Rimanere aggiornato su eventuali modifiche alle soglie di stato
  
• Prestare attenzione all'espansione in nuovi stati (intenzionale o meno)
  

Stripe Tax può monitorare automaticamente le vendite in tutti gli Stati e avvisarti quando superi una soglia che crea un nesso economico. Questo tipo di automazione è utile perché le soglie possono essere difficili da prevedere.

Registrati in ogni stato

Prima di riscuotere o archiviare, devi registrarti presso l'autorità fiscale statale. A seconda della situazione, ciò potrebbe comportare:

• Richiedere un'autorizzazione per l'imposta sulle vendite
  
• Registrarsi come datore di lavoro ai fini del versamento delle imposte sui salari
  
• Ottenere un certificato di autorità per fare affari nello stato
  

Ogni stato ha il suo processo, i suoi moduli e i suoi portali.

Riscuoti e monitora le tasse giuste

Una volta effettuata la registrazione, sei responsabile della:

• Riscossione dell'imposta sulle vendite su ogni transazione statale all'aliquota corretta
  
• Ritenuta dell'importo corretto dell'imposta sul reddito per i dipendenti in quello stato
  
• Registrazione delle vendite esentasse e archiviazione dei certificati di rivendita, se applicabile
  
• Conservazione di registri dettagliati che soddisfano i requisiti di archiviazione di ogni stato
  

Oltre al livello statale, le norme relative all'imposta sulle vendite variano a seconda della città, della contea e persino del tipo di prodotto. L'automazione può avere un impatto significativo in questo ambito. Stripe Tax calcola automaticamente l'imposta corretta su ogni transazione in base alla località, alla categoria di prodotto e alle aliquote locali.

Presentare la dichiarazione dei redditi secondo le tempistiche di ciascuno Stato

Ogni stato avrà le proprie scadenze, moduli e formati. Potresti dover presentare la dichiarazione dei redditi mensilmente in uno stato e trimestralmente in un altro. La maggior parte degli stati richiede di presentare:

• Dichiarazioni fiscali mensili o trimestrali (a seconda del volume)
  
• Ritenute trimestrali sui salari
  
• Dichiarazioni fiscali annuali redditi societari o di franchising
  

Per mantenere l'organizzazione, crea e aggiorna un calendario di conformità per tenere traccia di:

• Frequenze di dichiarazione per stato
  
• Scadenze specifiche per ogni reso
  
• Credenziali di accesso e dettagli di accesso per il portale di archiviazione di ogni stato
  

Alcuni strumenti di archiviazione possono automatizzare questa operazione per te, mentre altri ti consentono di esportare i tuoi dati direttamente nei formati necessari per ogni stato.

Effettua il pagamento e rimani aggiornato

Dopo aver presentato la dichiarazione, dovrai pagare tutte le imposte dovute entro i termini previsti e per intero. Il mancato pagamento può comportare sanzioni, anche se la dichiarazione è stata presentata correttamente. Man mano che la tua attività si sviluppa, aumenteranno anche i tuoi obblighi fiscali. Dovrai:

• Registrarti in nuovi stati man mano che cresci
  
• Monitorare le modifiche alla soglia e i nuovi trigger del nesso
  
• Tenere traccia degli aggiornamenti del codice fiscale che influiscono sulle tue aliquote o sui requisiti di dichiarazione
  

Molte aziende effettuano una revisione trimestrale dei propri obblighi fiscali e di conformità per assicurarsi di essere ancora in regola con tutti gli Stati. Per gestire gli obblighi di conformità, le aziende dovrebbero creare sistemi replicabili che si adattino alla loro impronta e ricorrere all'automazione ove possibile.