Een bedrijf runnen in meerdere staten betekent meer klanten en meer kansen, maar het betekent ook dat u met complexere belastingen moet werken. Omzetbelasting, vennootschapsbelasting en loonbelasting tellen allemaal snel op, en geen enkele staat berekent ze op dezelfde manier. De regels zijn niet gestandaardiseerd, de drempels zijn makkelijk over het hoofd te zien en de taak om aan de regels te blijven voldoen ligt bij uw team.

Hieronder bespreken we hoe belastingaangifte in meerdere staten werkt, hoe u het verband kunt bepalen en hoe u een systeem kunt bouwen dat meegroeit met uw bedrijf.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is belastingaangifte in meerdere staten?
  
• Waarom is belastingnaleving in meerdere staten zo belangrijk?
  
• Hoe bepaalt een bedrijf de nexus?
  
• Welke stappen zijn er nodig bij het indienen van belastingen in meerdere staten?
  

Wat is belastingaangifte in meerdere staten?

Als uw bedrijf actief is in meer dan één Amerikaanse staat, moet u waarschijnlijk ook in meer dan één staat belastingen indienen. Belastingaangifte in meerdere staten is het proces waarbij u uitzoekt waar uw bedrijf belastingverplichtingen heeft en vervolgens in elk van die staten belastingen registreert, int en indient. De soorten belastingen waarvoor u verantwoordelijk bent, kunnen het volgende omvatten:

• Vennootschapsbelasting
  
• Omzet- en gebruiksbelastingen
  
• Loonheffingen
  
• Franchise- of bruto-inkomstenbelastingen
  

De belastingen die van toepassing zijn, zijn volledig afhankelijk van uw bedrijfsmodel en van waar en hoe u werkt. U kunt verantwoordelijk zijn voor de belastingen in een staat als u verkoopt aan klanten, externe werknemers inhuurt of de voorraad opslaat in een extern magazijn daar. Dit geldt ongeacht of u een kantoorlocatie in die staat heeft of niet. Een softwarebedrijf dat bijvoorbeeld in Texas is gevestigd, een werknemer op afstand in Oregon aanneemt en begint te verkopen aan klanten in Colorado, is waarschijnlijk de franchisebelasting van Texas, de inhouding van de inkomstenbelasting in de staat Oregon en de omzetbelasting in Colorado verschuldigd.

Waarom is fiscale compliance in meerdere staten zo belangrijk?

Fiscale compliance in meerdere staten is zo moeilijk omdat 'fiscale compliance' overal iets anders betekent.

Sommige staten belasten software-as-a-service (SaaS) en digitale diensten, terwijl andere dat niet doen. Er zijn staten waar u een formule met één factor kunt gebruiken om inkomsten te verdelen en staten waarbij u een formule met drie factoren kunt gebruiken. Sommige staten voegen omzetbelasting op stads- en provinciaal niveau toe bovenop het staatstarief. Elk rechtsgebied heeft zijn eigen regels. Sommige staten vereisen dat de werkgever belasting inhoudt voor werknemers die op afstand werken, terwijl andere vereisen dat werknemers op afstand worden belast waar de werkgever is gevestigd. Zelfs de definitie van 'zakendoen' varieert.

Het begrijpen van deze nuances — in meerdere rechtsgebieden, die allemaal hun regels op verschillende tijdlijnen wijzigen — is een serieuze uitdaging. Dit zijn enkele van de gevolgen waarmee u te maken kunt krijgen als u de fiscale compliance in verschillende staten niet bijhoudt.

Sancties voor gemiste aangiftes

Onbetaalde belastingen leiden tot boetes. Als uw onderneming actief is in een staat en niet de vereiste aangiften indient, bent u blootgesteld aan:

• Belastingaanslagen met terugwerkende kracht
  
• Rentelasten en boetes voor te late betaling
  
• Verhoogd auditrisico
  

Gemiste kansen om geld te besparen

Zonder een goed begrip van de regels op staatsniveau kunnen bedrijven belastingkredieten of vrijstellingen mislopen. Sommige staten bieden bijvoorbeeld belastingkredieten aan om dubbele belasting op bedrijfsinkomsten te voorkomen. Anderen hebben wederkerigheidsovereenkomsten die werknemers vrijstellen van dubbele inhouding. Om deze mechanismen correct te kunnen gebruiken, moet u weten wat staten aanbieden en hoe u eventuele vrijstellingen kunt toepassen.

Uitdagingen tijdens de uitbreiding

Als u nieuwe fysieke locaties opent, mensen aanneemt in nieuwe staten, verkoopt en verzendt naar nieuwe staten, of het bedrijf verkoopt, zal uw belastingvoetafdruk toenemen. Overnemers en auditors zullen waarschijnlijk kijken hoe goed u met uw verplichtingen bent omgegaan. Onopgeloste problemen met de staat, zoals te late aangiftes, verkeerd gerapporteerde inkomsten en onbetaalde belastingen, kunnen de uitbreiding bemoeilijken of vertragen. Naleving van meerdere staten maakt de weg vrij voor uitbreiding.

Hoe bepaalt een onderneming de nexus?

'Nexus' is de verbinding tussen een bedrijf en een staat die belastingverplichtingen creëert. Als uw bedrijf een zinvolle link heeft met een staat, mag die staat een deel van uw activiteiten belasten, of het nu gaat om omzet, inkomsten, loonadministratie of alle drie. De kunst is om te weten welke soorten activiteiten die verplichting creëren en waar. Twee hoofdtypen van nexus leiden tot fiscale verantwoordelijkheden: fysiek en economisch. Hier is een nadere blik op beide.

Fysieke nexus

U hebt een fysieke nexus in een staat waarin uw bedrijf tastbaar aanwezig is. Dat kan het volgende betekenen:

• Een kantoor- of winkellocatie
  
• Werknemers die in de staat werken
  
• Daar opgeslagen inventaris
  
• Diensten ter plaatse die u daar levert
  

Zelfs iets kleins als het opslaan van goederen in een magazijn kan een fysiek verband creëren in een staat waar u nog nooit bent geweest. Op dezelfde manier kan het sturen van werknemers om op beurzen te werken of producten ter plaatse te installeren, belastingverplichtingen met zich meebrengen, zelfs als ze alleen op bezoek zijn.

Als u eenmaal een fysieke nexus hebt in een staat, bent u doorgaans onderworpen aan omzetbelasting en mogelijk aan loon- en inkomstenbelasting.

Economische nexus

Sinds de uitspraak van het Hooggerechtshof van 2018 in * South Dakota tegen Wayfair * is het staten ook toegestaan om belastinginning af te dwingen die uitsluitend gebaseerd is op economische activiteiten, zonder dat fysieke aanwezigheid vereist is.

Zodra u een bepaalde transactiedrempel overschrijdt in een staat met omzetbelasting, creëert u een economische nexus. Dat betekent dat u zich daar moet registreren, belastingen moet innen en betalen. Veel voorkomende drempels zijn:

• $ 100.000 aan omzet per jaar
  
• $ 100.000 aan verkopen of 200 transacties per jaar
  

De details verschillen echter per staat. De economische nexusdrempel in Californië bedraagt bijvoorbeeld $ 500.000 aan omzet per jaar.

Welke stappen zijn er nodig bij het indienen van belastingen in meerdere staten?

Als u eenmaal weet waar u belasting verschuldigd bent, moet u zich in elke relevante staat registreren, innen en indienen. Dit is hoe de meeste bedrijven omgaan met het lopende nalevingsproces.

Identificeer uw nexus-staten

Begin met te bevestigen waar u fysieke of economische nexussen hebt gelegd. U moet:

• Bijhoudenj waar u werknemers hebt aangenomen
  
• Controlerern waar uw voorraad wordt opgeslagen of verzonden
  
• Uw verkoopvolume en aantal transacties per staat controleren
  
• Op de hoogte blijven van eventuele wijzigingen in staatsdrempels
  
• Opletten voor uitbreiding naar nieuwe staten (al dan niet opzettelijk)
  

Stripe Tax kan automatisch uw verkopen in verschillende staten volgen en u waarschuwen wanneer u een drempel overschrijdt die een economische nexus creëert. Dit soort automatisering is handig omdat drempels u kunnen verrassen.

Registreer u bij elke staat

Voordat u incasseert of indient, moet u zich registreren bij de nationale belastingdienst. Afhankelijk van uw situatie kan dit het volgende omvatten:

• Een omzetbelasting aanvragen vergunning
  
• Inschrijven als werkgever voor loonbelasting
  
• Het verkrijgen van een certificaat van bevoegdheid om zaken te doen in de staat
  

Elke staat heeft zijn eigen proces, formulieren en portalen.

Verzamel en volg de juiste belastingen

Zodra u zich hebt geregistreerd, bent u verantwoordelijk voor:

• Het innen van omzetbelasting op elke transactie in de staat tegen het juiste tarief
  
• Het inhouden van het juiste bedrag aan inkomstenbelasting voor werknemers in die staat
  
• Het registreren van belastingvrije verkopen en het opslaan van doorverkoopcertificaten, indien van toepassing
  
• Het bijhouden van gedetailleerde gegevens die voldoen aan de indieningsvereisten van elke staat
  

Buiten het staatsniveau variëren de regels voor de omzetbelasting per stad, provincie en zelfs per producttype. Automatisering kan hier een grote impact hebben. Stripe Tax berekent automatisch de juiste belasting voor elke transactie op basis van locatie, productcategorie en lokale tarieven.

Belastingaangiften indienen volgens het schema van elke staat

Elke staat heeft zijn eigen deadlines, formulieren en formaten. U kunt in de ene staat maandelijks omzetbelasting indienen en in een andere elk kwartaal. In de meeste staten moet u het volgende indienen:

• Maandelijkse of driemaandelijkse aangiften omzetbelasting (afhankelijk van het volume)
  
• Kwartaalaangiften looninhoudingen
  
• Jaarlijkse bedrijfsinkomsten of franchisebelastingaangiften
  

Om georganiseerd te blijven, stelt u een compliancekalender samen om het volgende bij te houden:

• Aangiftefrequenties per staat
  
• Specifieke deadlines voor elke aangifte
  
• Inloggegevens en toegangsgegevens voor het aangifteportaal van elke staat
  

Sommige archiveringstools kunnen dit voor u automatiseren, terwijl u met andere uw gegevens rechtstreeks kunt exporteren naar de formaten die voor elke staat nodig zijn.

Betaling overmaken en op de hoogte blijven

Nadat u uw aanvraag hebt ingediend, moet u alle belastingen die u verschuldigd bent op tijd en volledig betalen. Gemiste betalingen kunnen leiden tot boetes, zelfs als uw aanvraag correct was. En naarmate uw bedrijf zich ontwikkelt, zullen uw belastingverplichtingen dat ook doen. U moet:

• Zich registreren bij nieuwe staten naarmate u groeit
  
• Drempelwijzigingen en nieuwe nexus-triggers in de gaten houden
  
• Updates bijhouden van de belastingcode die van invloed zijn op uw tarieven of aangiftevereisten
  

Veel bedrijven voeren een driemaandelijkse nexus- en compliancebeoordeling uit om ervoor te zorgen dat ze nog steeds de juiste staten bestrijken. Om de complianceverplichtingen te beheren, moeten bedrijven repliceerbare systemen bouwen die groeien met hun voetafdruk en waar mogelijk gebruikmaken van automatisering.