Gérer une entreprise dans plusieurs États signifie plus de clients et plus d'opportunités, mais cela implique également des impôts plus complexes. La taxe sur les ventes, l'impôt sur les sociétés et les retenues sur les salaires s'accumulent rapidement, et chaque État a son propre mode de calcul. Les règles ne sont pas harmonisées, les seuils sont faciles à manquer et la charge de la mise en conformité repose sur votre équipe.

Ci-dessous, nous allons voir comment fonctionne la déclaration fiscale multi-États, comment déterminer le nexus et comment mettre en place un système évolutif adapté à votre entreprise.

Sommaire

• Qu'est-ce que la déclaration fiscale multi-États ?
  
• Pourquoi la conformité fiscale multi-États est-elle si importante ?
  
• Comment une entreprise détermine-t-elle le nexus ?
  
• Quelles sont les étapes à suivre pour déclarer des impôts dans plusieurs États ?
  

Qu'est-ce que la déclaration fiscale multi-États ?

Si votre entreprise exerce ses activités dans plusieurs États américains, vous devrez probablement déclarer vos impôts dans plusieurs États. La déclaration fiscale multi-États consiste à déterminer où votre entreprise a des obligations fiscales, puis à vous enregistrer, à collecter et à déclarer vos impôts dans chacun de ces États. Les types d'impôts dont vous êtes redevable peuvent inclure :

• Les impôts sur le revenu des sociétés
  
• Les impôts sur les ventes et l'utilisation
  
• Les charges sociales
  
• Les impôts sur les franchises ou sur les recettes brutes
  

Les taxes applicables dépendent entièrement de votre modèle commercial, ainsi que du lieu et du mode d'exploitation de votre entreprise. Vous pouvez être redevable d'impôts dans un État si vous vendez à des clients, embauchez des employés à distance ou stockez des stocks dans un entrepôt tiers situé dans cet État. Cela vaut que vous ayez ou non un bureau dans cet État. Par exemple, une société de logiciels basée au Texas qui embauche un employé à distance dans l'Oregon et commence à vendre à des clients dans le Colorado sera probablement redevable de la taxe de franchise du Texas, de la retenue à la source de l'impôt sur le revenu de l'Oregon et de la taxe sur les ventes du Colorado.

Pourquoi la conformité fiscale multi-États est-elle si importante ?

La conformité fiscale multi-États est si difficile parce que la « conformité fiscale » a une signification légèrement différente dans chaque État.

Certains États taxent les logiciels en tant que service (SaaS) et les services numériques, tandis que d'autres ne le font pas. Certains États vous permettent d'utiliser une formule à facteur unique pour répartir les revenus, tandis que d'autres vous permettent d'utiliser une formule à trois facteurs. Certains États ajoutent des taxes sur les ventes au niveau de la ville et du comté en plus du taux de l'État, chaque juridiction ayant ses propres règles. Certains États exigent que l'employeur retienne l'impôt pour les employés à distance, tandis que d'autres exigent que les employés à distance soient imposés là où se trouve l'employeur. Même la définition de « faire des affaires » varie.

Comprendre ces nuances, qui varient selon les juridictions et dont les règles évoluent à des rythmes différents, représente un défi de taille. Voici quelques-unes des conséquences auxquelles vous pouvez être confronté si vous ne respectez pas la conformité fiscale dans tous les États.

Sanctions en cas de non-déclaration

Le non-paiement des impôts entraîne des pénalités. Si votre entreprise est active dans un État et ne dépose pas les déclarations requises, vous vous exposez à :

• Des factures fiscales rétroactives
  
• Des intérêts et pénalités de retard
  
• Un risque d'audit accru
  

Occasions manquées d'économiser de l'argent

Sans une bonne connaissance des réglementations en vigueur au niveau de l'État, les entreprises peuvent passer à côté de crédits d'impôt ou d'exonérations. Par exemple, certains États offrent des crédits d'impôt pour éviter la double imposition des revenus des entreprises. D'autres ont conclu des accords de réciprocité qui exemptent les employés de la double retenue à la source. Pour utiliser correctement ces mécanismes, vous devez savoir ce que proposent les États et comment appliquer les exonérations.

Défis liés à l'expansion

Si vous ouvrez de nouveaux sites physiques, recrutez dans de nouveaux États, vendez et expédiez vers de nouveaux États ou vendez votre entreprise, vous devrez vous acquitter d'impôts au niveau de l'État. Les acquéreurs et les auditeurs examineront probablement la manière dont vous avez rempli vos obligations. Les problèmes non résolus au niveau de l'État, tels que les déclarations tardives, les revenus incorrectement déclarés et les impôts impayés, peuvent compliquer ou retarder votre expansion. La conformité multi-États ouvre la voie à l'expansion.

Comment une entreprise détermine-t-elle le nexus ?

« Nexus » désigne le lien entre une entreprise et un État qui crée des obligations fiscales. Si votre entreprise a un lien significatif avec un État, celui-ci peut imposer une partie de vos activités, qu'il s'agisse de ventes, de revenus, de salaires ou des trois. L'astuce consiste à savoir quels types d'activités créent cette obligation et où. Deux principaux types de nexus déclenchent des obligations fiscales : le nexus physique et le nexus économique. Examinons-les de plus près.

Nexus physique

Vous avez un nexus physique dans un État lorsque votre entreprise y a une présence tangible. Cela peut impliquer :

• Un bureau ou un point de vente
  
• Les employés qui travaillent dans l'État
  
• Un inventaire stocké à cet endroit
  
• Les services que vous fournissez sur place
  

Même une activité aussi mineure que le stockage de marchandises dans un entrepôt peut créer un nexus physique dans un État où vous n'avez jamais mis les pieds. De même, envoyer des employés travailler à des salons professionnels ou installer des produits sur site peut entraîner des obligations fiscales, même s'il s'agit uniquement d'une visite.

Une fois que vous disposez d'un nexus physique dans un État, vous êtes généralement soumis à la taxe sur les ventes et éventuellement aux charges sociales et à l'impôt sur le revenu.

Nexus économique

Depuis la décision rendue en 2018 par la Cour suprême dans l'affaire South Dakota c. Wayfair, les États sont également autorisés à percevoir des taxes sur la base de l'activité économique seule, sans exigence de présence physique.

Une fois que vous dépassez un certain seuil de transactions dans un État où la taxe sur les ventes est applicable, vous établissez un nexus économique. Cela signifie que vous devez vous enregistrer, percevoir et reverser les taxes dans cet État. Les seuils courants sont les suivants :

• 100 000 $ de chiffre d'affaires annuel
  
• 100 000 $ de chiffre d'affaires ou 200 transactions par an
  

Cependant, les détails varient selon les États. Le seuil de nexus économique en Californie, par exemple, est fixé à 500 000 dollars de chiffre d'affaires par an.

Quelles sont les étapes à suivre pour déclarer des impôts dans plusieurs États ?

Une fois que vous avez déterminé où vous devez payer vos impôts, vous devez vous enregistrer, collecter les impôts et remplir les déclarations dans chaque État concerné. Voici comment la plupart des entreprises gèrent le processus de conformité continue.

Identifiez vos États de nexus

Commencez par confirmer où vous avez établi des nexus physiques ou économiques. Vous devrez :

• Suivre où vous avez embauché des employés
  
• Surveiller où votre inventaire est stocké ou expédié.
  
• Consulter votre volume de ventes et le nombre de transactions par État.
  
• Rester informé de toute modification des seuils fixés par l'État.
  
• Surveiller l'expansion dans de nouveaux États (intentionnelle ou non)
  

Stripe Tax peut automatiquement surveiller vos ventes dans tous les États et vous alerter lorsque vous dépassez un seuil qui crée un lien économique. Ce type d'automatisation est utile, car les seuils peuvent vous prendre par surprise.

Inscrivez-vous auprès de chaque État

Avant de percevoir ou de déclarer vos revenus, vous devez vous enregistrer auprès de l'administration fiscale de votre État. Selon votre situation, cela peut impliquer :

• De demander un [permis] de taxe sur les ventes(https://stripe.com/resources/more/how-to-register-for-a-sales-tax-permit-in-the-us)
  
• De s’enregistrer en tant qu'employeur pour les charges sociales
  
• D’obtenir un certificat d'autorisation pour exercer des activités dans l'État
  

Chaque État dispose de ses propres procédures, formulaires et portails.

Collectez et suivez les taxes appropriées

Une fois enregistré, vous êtes responsable :

• De percevoir la taxe sur les ventes sur chaque transaction effectuée dans l'État au bon taux
  
• De retenir le bon montant de l'impôt sur le revenu pour les employés dans cet État
  
• D’enregistrer les ventes exonérées d'impôt et conserver les certificats de revente, le cas échéant.
  
• De tenir des registres détaillés conformes aux exigences de chaque État en matière de déclaration.
  

Au-delà du niveau de l'État, les règles relatives à la taxe sur les ventes varient selon la ville, le comté et même le type de produit. L'automatisation peut avoir un impact considérable dans ce domaine. Stripe Tax calcule automatiquement la taxe applicable à chaque transaction en fonction de la localisation, de la catégorie de produit et des taux locaux.

Déclarez vos revenus selon le calendrier de chaque État

Chaque État aura ses propres délais, formulaires et formats. Vous devrez peut-être déclarer la taxe sur les ventes tous les mois dans un État et tous les trimestres dans un autre. La plupart des États exigent que vous remplissiez :

• Des déclarations de taxe sur les ventes mensuelles ou trimestrielles (selon le volume)
  
• Des déclarations trimestrielles des retenues sur les salaires
  
• Des déclarations annuelles sur le revenu des sociétés ou la taxe de franchise
  

Pour rester organisé, créez et tenez à jour un calendrier de conformité afin de suivre :

• La fréquence des déclarations par État
  
• Les délais spécifiques pour chaque retour
  
• Les identifiants de connexion et informations d'accès au portail d’envoi de déclaration de chaque État
  

Certains outils de déclaration peuvent automatiser cette tâche pour vous, tandis que d'autres vous permettent d'exporter vos données directement dans les formats requis par chaque État.

Effectuez vos paiements et restez à jour

Après avoir produit votre déclaration, vous devrez payer toutes les taxes dues, dans les délais et en totalité. Tout retard de paiement peut entraîner des pénalités, même si votre déclaration était exacte. Et à mesure que votre entreprise se développe, vos obligations fiscales évolueront également. Vous devrez :

• Vous enregistrer dans de nouveaux États à mesure que vous vous développez
  
• Surveiller les changements de seuil et les nouveaux déclencheurs de nexus
  
• Suivre les mises à jour du code fiscal qui ont une incidence sur vos taux ou vos obligations déclaratives.
  

De nombreuses entreprises procèdent à un examen trimestriel de leur nexus fiscal et de leur conformité afin de s'assurer qu'elles couvrent toujours les bons États. Pour gérer leurs obligations en matière de conformité, les entreprises doivent mettre en place des systèmes reproductibles qui se développent avec leur empreinte et recourir à l'automatisation dans la mesure du possible.