Ein Unternehmen in mehreren US-Bundesstaaten zu führen bedeutet eine größere Kundenbasis und mehr Geschäftsmöglichkeiten, aber auch komplexere Steuerangelegenheiten. Verkaufssteuer, Körperschaftsteuer und die Gehaltsabrechnung summieren sich schnell. Dabei berechnet jeder Region diese Steuern anders. Die Vorschriften sind nicht standardisiert, die Schwellenwerte sind leicht zu übersehen und die Verantwortung für die Einhaltung der Vorschriften liegt bei Ihrem Team.

Im Folgenden besprechen wir, wie die Steuererklärung in verschiedenen Regionen funktioniert, wie Sie den Nexus ermitteln und wie Sie ein System aufbauen, das sich zusammen mit Ihrem Unternehmen entwickelt.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist die Bundesstaaten übergreifende Besteuerung?
  
• Warum ist die Einhaltung von Steuervorschriften in mehreren Bundesstaaten so wichtig?
  
• Wie bestimmt ein Unternehmen den Nexus?
  
• Wie geht man bei der Steuererklärung in mehreren Bundesstaaten vor?
  

Was ist eine Bundesstaaten übergreifende Steuererklärung?

Wenn Ihr Unternehmen in mehr als einem US-Bundesstaat tätig ist, müssen Sie wahrscheinlich auch in mehr als einem Bundesstaat Steuererklärungen einreichen. Bei der Steuererklärung in mehreren Bundesstaaten müssen Sie herausfinden, wo Ihr Unternehmen Steuerpflichten hat – und entsprechend in jedem dieser Bundesstaaten eine Registrierung vornehmen, Steuern einziehen und eine Steuererklärung abgeben. Zu den Arten von Steuern, für die Sie verantwortlich sind, können folgende gehören:

• Körperschaftsteuer
  
• Verkauf- und Gebrauchssteuer
  
• Lohnsteuer
  
• Franchise- oder Bruttoertragsteuer
  

Die anwendbaren Steuern hängen vollständig von Ihrem Geschäftsmodell sowie davon ab, wo und wie Sie tätig sind. Sie können in einem Bundesstaat steuerpflichtig sein, wenn Sie dort an Kundinnen und Kunden verkaufen, Remote-Mitarbeitende beschäftigen oder Lagerbestände in einem Lager eines Drittanbieters lagern. Dies gilt unabhängig davon, ob Sie einen Geschäftssitz in diesem Bundesstaat haben. Beispielsweise muss ein Softwareunternehmen mit Sitz in Texas, das eine Remote-Mitarbeiterin in Oregon beschäftigt und Produkte in Colorado verkauft, wahrscheinlich Franchise-Steuer in Texas, Einkommenssteuer in Oregon und Verkaufssteuer in Colorado entrichten.

Warum ist die Einhaltung von Steuervorschriften in mehreren Bundesstaaten so wichtig?

Die Einhaltung der Steuergesetze in mehreren Bundesstaaten ist so schwierig, weil „Steuerkonformität“ überall etwas anderes bedeutet.

Einige Bundesstaaten besteuern Software-as-a-Service (SaaS) und digitale Dienste, andere dagegen nicht. Es gibt Bundesstaaten, in denen Sie eine Ein-Faktor-Formel zur Aufteilung der Einkünfte verwenden können, und andere, in denen Sie eine Drei-Faktor-Formel verwenden müssen. Einige Bundesstaaten erheben zusätzlich zum staatlichen Steuersatz noch Verkaufssteuern auf Stadt- und Kreisebene – jeder Zuständigkeitsbereich hat ihre eigenen Regeln. In einigen Bundesstaaten muss der Arbeitgeber Steuern für Remote-Mitarbeitende einbehalten, während in anderen Bundesstaaten Remote-Mitarbeitende dort besteuert werden, wo der Arbeitgeber seinen Sitz hat. Selbst die Definition von „Geschäftstätigkeit“ variiert.

Diese Feinheiten zu kennen – über mehrere Zuständigkeitsbereiche hinweg, die alle ihre Vorschriften zu unterschiedlichen Zeitpunkten ändern – ist eine große Herausforderung. Im Folgenden finden Sie einige der Konsequenzen, mit denen Sie rechnen müssen, wenn Sie die Steuerpflichten in den verschiedenen Bundesstaaten nicht einhalten.

Strafen für versäumte Einreichungsfristen

Ungezahlte Steuern führen zu Strafen. Wenn Ihr Unternehmen in einem Bundesstaat tätig ist und die erforderlichen Steuererklärungen nicht einreicht, sind Sie folgenden Risiken ausgesetzt:

• Rückwirkende Steuerbescheide
  
• Zinsaufwendungen und Säumniszuschläge
  
• Erhöhtes Risiko einer Steuerprüfung
  

Verpasste Sparmöglichkeiten

Ohne fundierte Kenntnisse der Vorschriften auf Bundesstaatenebene können Unternehmen Steuergutschriften oder -befreiungen verpassen. Einige Bundesstaaten bieten beispielsweise Steuergutschriften an, um eine Doppelbesteuerung von Geschäftseinkünften zu verhindern. Andere haben Gegenseitigkeitsabkommen, die Arbeitnehmer von der doppelten Quellensteuer befreien. Um diese Mechanismen korrekt zu nutzen, müssen Sie wissen, was die einzelnen Bundesstaaten anbieten und wie Sie etwaige Befreiungen beantragen können.

Herausforderungen bei einer Expansion

Wenn Sie neue Standorte eröffnen, Mitarbeitende in neuen Bundesstaaten einstellen, in neue Bundesstaaten verkaufen und liefern oder das Unternehmen verkaufen, wird Ihre bundesstaatliche Steuerpflicht zum Thema. Kaufinteressenten und Wirtschaftsprüfer werden wahrscheinlich darauf achten, wie gut Sie Ihre Verpflichtungen erfüllt haben. Ungeklärte bundesstaatliche Probleme wie verspätete Steuererklärungen, falsch angegebene Einkünfte und nicht gezahlte Steuern können die Expansion erschweren oder verzögern. Die Einhaltung der Vorschriften in mehreren Bundesstaaten ebnet den Weg für die Expansion.

Wie bestimmt ein Unternehmen den Nexus?

„Nexus“ bezeichnet die Verbindung zwischen einem Unternehmen und einem Bundesstaat, aus der sich Steuerpflichten ergeben. Wenn Ihr Unternehmen eine wesentliche Verbindung zu einem Bundesstaat hat, kann dieser Bundesstaat einen Teil Ihrer Aktivitäten besteuern, sei es Umsatz, Einkommen, Lohnsumme oder alles zusammen. Dabei ist es wichtig zu ermitteln, welche Arten von Aktivitäten diese Verpflichtung begründen und wo sie besteht. Es gibt zwei Hauptarten von Nexus, die Steuerpflichten auslösen: physische und wirtschaftliche. Im Folgenden werden beide näher betrachtet.

Physischer Nexus

Sie verfügen über einen physischen Nexus in einem Bundesstaat, wenn Ihr Unternehmen dort eine materielle Präsenz hat. Dies kann Folgendes umfassen:

• Ein Büro- oder Einzelhandelsstandort
  
• Beschäftigte, die im Bundesstaat arbeiten
  
• Dort gelagerter Bestand
  
• Dienstleistungen, die Sie dort erbringen
  

Selbst etwas so Geringfügiges wie die Lagerung von Waren in einem Lagerhaus kann einen physischen Nexus in einem Bundesstaat begründen, in dem Sie noch nie waren. Ebenso kann die Entsendung von Mitarbeitenden zu Messen oder zur Installation von Produkten vor Ort zu Steuerpflichten führen, selbst wenn sie nur vorübergehend dort sind.

Sobald Sie einen physischen Nexus in einem Bundesstaat haben, unterliegen Sie in der Regel der Verkaufssteuer und möglicherweise der Lohn- und Einkommenssteuer.

Wirtschaftlicher Nexus

Seit der Entscheidung des Obersten Gerichtshofs im Fall South Dakota gegen Wayfair* im Jahr 2018 dürfen Bundesstaaten auch Steuern allein auf der Grundlage wirtschaftlicher Aktivitäten erheben, ohne dass eine physische Präsenz erforderlich ist.

Sobald Sie in einem Bundesstaat mit Verkaufssteuer einen bestimmten Transaktionsschwellenwert überschreiten, begründen Sie einen wirtschaftlichen Nexus. Das bedeutet, dass Sie sich dort registrieren, Steuern erheben und abführen müssen. Gängige Schwellenwerte sind:

• 100.000 USD Umsatz pro Jahr
  
• 100.000 USD Umsatz oder 200 Transaktionen pro Jahr
  

Die genauen Angaben variieren jedoch je nach Bundesstaat. In Kalifornien beispielsweise liegt die Schwelle für den wirtschaftlichen Nexus bei 500.000 USD Umsatz pro Jahr.

Wie geht man bei der Steuererklärung in mehreren Bundesstaaten vor?

Sobald Sie festgestellt haben, wo Sie Steuern zahlen müssen, müssen Sie sich in allen relevanten Bundesstaaten registrieren, die entsprechenden Steuern einziehen und Steuererklärungen einreichen. So gehen die meisten Unternehmen vor, um laufend alle geltenden Vorschriften einzuhalten.

Nexus-Bundesstaaten ermitteln

Bestimmen Sie zunächst, wo Sie physische oder wirtschaftliche Verbindungen haben. Gehen Sie wie folgt vor:

• Ermitteln Sie, wo Sie Mitarbeitende eingestellt haben
  
• Überwachen Sie, wo Ihr Bestand gelagert oder versandt wird.
  
• Überprüfen Sie Ihr Verkaufsvolumen und die Anzahl der Transaktionen nach Bundesstaaten
  
• Bleiben Sie über Änderungen der staatlichen Schwellenwerte auf dem Laufenden
  
• Achten Sie auf eine Ausweitung in neue Bundesstaaten (beabsichtigt oder nicht)
  

Stripe Tax kann Ihre Verkäufe automatisch in allen Bundesstaaten überwachen und Sie benachrichtigen, wenn Sie einen Schwellenwert überschreiten, der zu einem wirtschaftlichen Nexus führt. Diese Art der Automatisierung ist nützlich, da Schwellenwerte schnell überschritten werden können.

Registrieren Sie sich in jedem Bundesstaat

Bevor Sie Steuern einziehen oder abführen können, müssen Sie sich bei der Steuerbehörde des jeweiligen Bundesstaates registrieren. Je nach Ihrer Situation kann dies Folgendes beinhalten:

• Beantragung einer Verkaufssteuergenehmigung
  
• Registrierung als Arbeitgeber für Lohnsteuer
  
• Einholung einer Berechtigungsbescheinigung für die Ausübung Ihrer Geschäftstätigkeit in dem Bundesstaat
  

Jeder Bundesstaat hat seine eigenen Verfahren, Formulare und Portale.

Richtige Erfassung und Nachverfolgung der Steuern

Nach der Registrierung sind Sie für Folgendes verantwortlich:

• Erhebung der Verkaufssteuer für jede Transaktion innerhalb des Bundesstaates zum jeweils geltenden Satz
  
• Einbehaltung des korrekten Einkommensteuerbetrags für Arbeitnehmer/innen im jeweiligen Bundesstaat
  
• Erfassung steuerbefreiter Verkäufe und Aufbewahrung von Wiederverkaufsbescheinigungen, falls zutreffend
  
• Führung detaillierter Aufzeichnungen, die den Anforderungen des betreffenden Bundesstaates entsprechen
  

Über die Bundesstaaten hinaus variieren die Verkaufssteuerregeln je nach Stadt, Landkreis und sogar Produkttyp. Automatisierung kann hier wesentliche Vorteile bieten. Stripe Tax berechnet automatisch die korrekte Steuer für jede Transaktion basierend auf Standort, Produktkategorie und lokalen Steuersätzen.

Reichen Sie Steuererklärungen gemäß den Vorgaben des jeweiligen Bundesstaates ein

Jeder Bundesstaat hat seine eigenen Fristen, Formulare und Formate. In einem Bundesstaat müssen Sie die Verkaufssteuer möglicherweise monatlich, in einem anderen vierteljährlich einreichen. In den meisten Bundesstaaten müssen Sie Folgendes einreichen:

• Monatliche oder vierteljährliche Verkaufssteuererklärungen (je nach Umsatz)
  
• Vierteljährliche Lohnsteuererklärungen
  
• Jährliche Körperschaftsteuer- oder Franchise-Steuererklärungen
  

Um den Überblick zu behalten, erstellen Sie einen Compliance-Kalender, in dem Sie Folgendes festhalten:

• Einreichungsfristen nach Bundesstaat
  
• Spezifische Fristen für jede Erklärung
  
• Anmeldedaten und Zugangsdaten für das Einreichungsportal des betreffenden Bundesstaates
  

Einige Einreichungstools können dies für Sie automatisieren. Andere ermöglichen Ihnen, Ihre Daten direkt in die für jeden Bundesstaat erforderlichen Formate zu exportieren.

Zahlungen abführen und auf dem Laufenden bleiben

Nach der Einreichung müssen Sie alle geschuldeten Steuern fristgerecht und in voller Höhe bezahlen. Versäumte Zahlungen können zu Strafen führen, selbst wenn Ihre Einreichung korrekt war. Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens wachsen auch Ihre steuerlichen Verpflichtungen. Sie müssen Folgendes beachten:

• Registrieren Sie sich bei den betreffenden Bundesstaaten, wenn Sie expandieren
  
• Überwachen Sie Schwellenwertänderungen und neue Nexus-Auslöser
  
• Verfolgen Sie Aktualisierungen der Steuergesetzgebung, die sich auf Ihre Steuersätze oder Meldepflichten auswirken
  

Viele Unternehmen führen vierteljährliche Nexus- und Compliance-Prüfungen durch, um sicherzustellen, dass sie weiterhin die richtigen Bundesstaaten abdecken. Um Compliance-Verpflichtungen zu verwalten, sollten Unternehmen reproduzierbare Systeme aufbauen, die mit ihrer Marktpräsenz mitwachsen, und wo immer möglich Automatisierung einsetzen.