In der globalisierten Welt von heute ist eine zunehmende Zahl von Unternehmen in mehreren Staaten oder Ländern aktiv. Dies eröffnet einerseits Chancen, auf weiteren Märkten Fuß zu fassen, hat aber andererseits komplexe steuerliche Folgen.

Daher müssen aufstrebende Unternehmen für ihre Verpflichtungen rund um das Thema Umsatzsteuer (Sales Tax) zwei wichtige steuerliche Begriffe kennen: Nexus und Umsatzsteuer-Nexus. Ansonsten drohen erhebliche Strafzahlungen. Unternehmen, die ihren Verpflichtungen im Hinblick auf die Umsatzsteuer nicht ordnungsgemäß nachkommen, bezahlen dies entweder mit ihrer Reputation oder mit rechtlichen Verfahren, die gegen sie angestrengt werden. Wenn Unternehmen das Konzept des Umsatzsteuer-Nexus genau kennen, können sie bestimmen, an welcher Stelle sie Umsatzsteuer erheben und zahlen müssen. Dies gibt ihnen die Möglichkeit, die Kosten für ihre unternehmerische Tätigkeit in verschiedenen Gebietskörperschaften genau zu ermitteln und die geltenden Steuergesetze einzuhalten.

Wir gehen auf die Begriffe „Nexus“ und „Umsatzsteuer-Nexus“ ein und klären, welche Aktivitäten einen Umsatzsteuer-Nexus begründen. Darüber hinaus stellen wir verschiedene Nexus-Typen vor und erläutern, wie Unternehmen feststellen, ob sie in einer bestimmten Gebietskörperschaft einen Umsatzsteuer-Nexus aufweisen. Außerdem lernen Sie Best Practices kennen, mit denen Ihr Unternehmen seine Umsatzsteuerverpflichtungen erfüllen, regelkonform arbeiten und potenzielle Strafzahlungen oder Gerichtsverfahren abwenden kann.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was bedeutet Nexus-Steuer?
  
• Arten von Umsatzsteuer-Nexus
  
• Umsatzsteuer-Nexus
  
• So kann Stripe Sie unterstützen
  

Was bedeutet Nexus-Steuer?

Die Nexus-Steuer (auch als „Nexus-Gebühr“ oder „Nexus-Zuschlag“ bezeichnet) ist eine Art Unternehmenssteuer oder -gebühr, die von US-Bundestaaten oder anderen Gebietskörperschaften in ihrem Zuständigkeitsbereich erhoben wird. Ein Umsatzsteuer-Nexus, das heißt ein Anknüpfungspunkt zur Erhebung einer Steuer, liegt dann vor, wenn ein Unternehmen über ausreichend Verbindung zu einem US-Bundestaat oder zu einer Gebietskörperschaft verfügt oder dort physisch oder durch wirtschaftliche Aktivität ausreichend präsent ist. In diesem Fall gilt eine Verpflichtung zur Erhebung der Umsatzsteuer.

Die Nexus-Steuer errechnet sich aus den konkreten Regeln und Sätzen des Staates oder der Gebietskörperschaft, in der das Unternehmen einen Umsatzsteuer-Nexus aufweist. In der Regel ist die Nexus-Steuer ein Anteil am Gesamtumsatz, den ein Unternehmen in einem Staat oder einer Gebietskörperschaft erwirtschaftet. Der genaue Prozentwert kann je nach Staat oder Gebietskörperschaft stark variieren. In einigen Staaten fallen eventuell noch zusätzliche Gebühren oder Kosten an.

Unter anderem in den folgenden Staaten müssen Unternehmen mit Umsatzsteuer-Nexus die Steuer auf bundesstaatlicher und lokaler Ebene für den zu versteuernden Umsatz im Staat erheben und abführen:

• Kalifornien
  Die Umsatzsteuer auf Bundesstaaten-Ebene beträgt aktuell 7,25 %, aber lokale Steuersätze schwanken je nach Ort zwischen 0,1 % und 2,5 %.

• New York
  Die Umsatzsteuer auf Bundesstaaten-Ebene beträgt aktuell 4 %, aber lokale Steuersätze schwanken je nach Ort zwischen 3 und 4,875 %.

• Texas
  Die Umsatzsteuer auf Bundesstaaten-Ebene beträgt aktuell 6,25 %, aber lokale Steuersätze schwanken je nach Ort zwischen 0,5 und 2 %.

Arten von Umsatzsteuer-Nexus

Der Umsatzsteuer-Nexus ist die Verbindung oder Beziehung zwischen einem Unternehmen und einem Staat (oder einer Gebietskörperschaft), die zu einer Steuerpflicht führt. Es gibt verschiedene Arten von Umsatzsteuer-Nexus, die ein Erheben und Abführen der Umsatzsteuer notwendig machen. Hierzu zählen unter anderem:

• Physischer Nexus
  Ein physischer Nexus ist gegeben, wenn ein Unternehmen in einem Staat oder einer Gebietskörperschaft physisch präsent ist (zum Beispiel mit einem Geschäft, einem Lager oder einem Büro). Diese Form von Nexus ist traditionell die Standardbegründung für die Erhebung der Umsatzsteuer, die in zahlreichen Gerichtsentscheidungen bestätigt wurde. Beispiele für einen physischen Nexus sind ein Unternehmen, das einen Standort in einem Bundesstaat betreibt, dort Mitarbeiter beschäftigt oder Bestände lagert.

• Wirtschaftlicher Nexus
  Ein wirtschaftlicher Nexus ist gegeben, wenn ein Unternehmen in einem Staat oder einer Gebietskörperschaft ein bestimmtes Niveau an wirtschaftlicher Aktivität erreicht, selbst wenn es physisch dort nicht präsent ist. In den Gesetzestexten ist der wirtschaftliche Nexus in der Regel über einen Schwellenwert für den in diesem Staat generierten Umsatz oder die dort generierten Transaktionen oder Einnahmen definiert. Wenn der Schwellenwert überschritten wird, muss das Unternehmen Umsatzsteuer erheben und abführen. Viele US-Bundesstaaten haben in den vergangenen Jahren als Reaktion auf die Entscheidung des Supreme Court im Verfahren South Dakota gegen Wayfair Gesetze zum wirtschaftlichen Nexus verabschiedet. Laut Urteil müssen Unternehmen in jedem Staat, in dem sie im Jahr mehr als 200 Transaktionen abschließen oder 100.000 $ Umsatz erzielen, Umsatzsteuer erheben und abführen, selbst wenn sie in diesem Staat physisch nicht präsent sind.

• Affiliate-Nexus
  Ein Affiliate-Nexus liegt vor, wenn ein Unternehmen eine Beziehung zu einem anderen Unternehmen unterhält, das in einem Bundesstaat physisch präsent ist. Das kann der Fall sein, wenn ein Unternehmen eine Tochtergesellschaft oder Zweigniederlassung (mit gleicher Inhaberin oder gleichem Inhaber oder identischem Markenauftritt usw.) in einem Bundesstaat hat. Gesetze zum Affiliate-Nexus sehen in der Regel vor, dass das Unternehmen die Umsatzsteuer erhebt und abführt, wenn die Tochtergesellschaft in dem Bundesstaat physisch präsent ist.

• Click-through-Nexus
  Der Click-through-Nexus ist gegeben, wenn ein Unternehmen eine Beziehung zu einem externen Handelsunternehmen oder zu Beraterinnen/Beratern unterhält. Dies kann der Fall sein, wenn ein Unternehmen Dritten eine Provision oder Empfehlungsgebühr für über deren Website getätigte Verkäufe oder dort erfolgte Marketinganstrengungen zahlt. Gesetze zum Click-through-Nexus sehen in der Regel vor, dass das Unternehmen die Umsatzsteuer erhebt und abführt, wenn die Drittpartei in dem Bundesstaat physisch präsent ist.

Umsatzsteuer-Nexus

Der Begriff des Umsatzsteuer-Nexus beschreibt die Verbindung zwischen einem Unternehmen und einem Bundesstaat oder einer lokalen Behörde, aus der sich das Erfordernis zur Erhebung und Abführung von Umsatzsteuer ergibt. Es handelt sich um die Definition der Mindestaktivität, die ein Unternehmen in einem Bundesstaat aufweisen muss, bevor dort die Verpflichtung zur Erhebung und Abführung von Umsatzsteuer gilt.

Nehmen wir beispielsweise an, Sie verkaufen handgefertigte Kerzen in einem Online-Shop. Ihr Unternehmen hat seinen Sitz in Arizona, aber Sie verkaufen Ihre Kerzen auch in Kalifornien, Texas und New York. Jeder Bundesstaat hat eigene Steuergesetze und -sätze. Sie müssen daher also ermitteln, ob der Umsatzsteuer-Nexus in diesen Bundesstaaten für Sie gegeben ist.

In Kalifornien ist der Umsatzsteuer-Nexus erreicht, wenn Sie im aktuellen oder vorangegangenen Kalenderjahr einen Umsatz von über 500.000 USD erzielt haben. Die bisherige Mindestzahl von Transaktionen wurde am 25. April 2019 aus dem kalifornischen Gesetz gestrichen. In Colorado hingegen ist der Umsatzsteuer-Nexus bereits erreicht, wenn Unternehmen in einem Jahr mehr als 100.000 USD umgesetzt haben.

Der Umsatzsteuer-Nexus kann über verschiedene Aktivitäten oder Faktoren hergeleitet werden, etwa die physische Präsenz, die wirtschaftliche Aktivität, Beziehungen zu Tochtergesellschaften oder Click-through-Beziehungen in einem Staat oder einer Gebietskörperschaft. Sobald der Umsatzsteuer-Nexus gegeben ist, muss das Unternehmen Umsatzsteuer auf steuerpflichtige Verkäufe innerhalb des Staats oder der Gebietskörperschaft erheben und abführen. Die Regeln und Anforderungen für den Umsatzsteuer-Nexus sind in jedem Staat und jeder Gebietskörperschaft unterschiedlich. Unternehmen müssen ihre Verpflichtungen in dieser Hinsicht kennen und geltende Gesetze beachten, um Strafzahlungen oder Gerichtsverfahren zu vermeiden.

Kriterien für die Feststellung des Umsatzsteuer-Nexus

Es gibt keinen universellen Satz an Kriterien zur Festlegung des Umsatzsteuer-Nexus. Im Allgemeinen werden bei der Klärung der Frage, ob ein Unternehmen in einem Staat oder einer Gebietskörperschaft Umsatzsteuer abführen muss, mehrere Faktoren berücksichtigt. Einige der gängigen Kriterien für die Festlegung des Umsatzsteuer-Nexus lauten:

• Physische Präsenz
  Eine physische Präsenz kann den Umsatzsteuer-Nexus in einem Bundesstaat oder einer Gebietskörperschaft darstellen. Dies kann ein Büro, ein Geschäft, ein Lager oder ein anderer Immobilienbesitz in diesem Staat sein, oder die Tatsache, dass Mitarbeitende oder unabhängige Auftragnehmer/innen in diesem Bundesstaat arbeiten.

• Wirtschaftliche Aktivität
  Viele Bundesstaaten haben Gesetze zu einem wirtschaftlichen Nexus verabschiedet. Demnach müssen Unternehmen Umsatzsteuer erheben und abführen, wenn sie bestimmte Schwellenwerte im Hinblick auf Umsatz, Transaktionen oder Einnahmen in dem Bundesstaat erreichen. Diese Schwellenwerte sind je nach Bundesstaat sehr unterschiedlich und können sich ändern. Hier finden Sie eine vollständige Liste der Standards für den wirtschaftlichen Nexus in den einzelnen US-Bundesstaaten.

• Beziehungen zu Tochtergesellschaften und Niederlassungen
  In einigen Bundesstaaten gibt es Gesetze zu einem „Affiliate-Nexus“, mit dem eine Pflicht zur Erhebung und Abführung von Umsatzsteuer für Unternehmen geschaffen wird, die eine Beziehung zu einer Tochtergesellschaft oder einer Niederlassung in dem Bundesstaat haben. Dies kann vorkommen, wenn ein Unternehmen dieselbe Inhaberin oder denselben Inhaber, dasselbe Branding oder eine andere Verbindung mit einer Tochtergesellschaft oder Niederlassung in dem Bundesstaat aufweist.

• Click-through-Beziehungen
  In einigen Bundesstaaten gibt es Gesetze zu einem „Click-through-Nexus“, mit dem eine Pflicht zur Erhebung und Abführung von Umsatzsteuer für Unternehmen geschaffen wird, die eine Beziehung zu einem externen Handelsunternehmen oder zu Beraterinnen/Beratern in dem Bundesstaat unterhalten. Dies kann der Fall sein, wenn ein Unternehmen Dritten eine Provision oder Empfehlungsgebühr für über deren Website getätigte Verkäufe oder dort erfolgte Marketinganstrengungen zahlt.

Auswirkungen des Umsatzsteuer-Nexus auf das Unternehmen

Die Auswirkungen des Umsatzsteuer-Nexus auf Unternehmen können abhängig von den konkreten Umständen und Anforderungen in den jeweiligen Staaten oder Gebietskörperschaften erheblich sein. Unternehmen müssen wissen, in welchen Bundesstaaten und Gebietskörperschaften sie Umsatzsteuer erheben und abführen müssen. Zudem müssen ihnen unter anderem die folgenden Auswirkungen klar sein:

• Compliance-Kosten
  Eine der wichtigsten Auswirkungen des Umsatzsteuer-Nexus auf Unternehmen sind die Kosten für die Einhaltung der Steuergesetze im jeweiligen Bundesstaat und auf lokaler Ebene. Unternehmen mit Umsatzsteuer-Nexus in mehreren Bundesstaaten oder Gebietskörperschaften müssen unter Umständen eine Genehmigung zur Erhebung von Umsatzsteuer einholen, die Steuer erheben und abführen, regelmäßig Steuererklärungen einreichen und genau Buch über die erhobenen und abgeführten Steuern führen.

• Strafzahlungen und Zinsen
  Unternehmen, die den Anforderungen gemäß Umsatzsteuer-Nexus nicht nachkommen, müssen unter Umständen mit Straf- und Zinszahlungen für verspätete oder falsche Steuererklärungen oder Zahlungen rechnen. Die Strafgebühren können erheblich sein und schnell ansteigen. Für Unternehmen entsteht so eine zusätzliche finanzielle Belastung.

• Wettbewerbsnachteil
  Unternehmen, die ihre Verpflichtungen im Hinblick auf die Umsatzsteuer nicht im Griff haben, sind gegenüber steuerrechtskonformen Unternehmen im Nachteil. Konforme Unternehmen können die Kosten ihrer Geschäftstätigkeit in unterschiedlichen Gebietskörperschaften genau berechnen. Nicht konforme Unternehmen hingegen haben es schwer, beim Preis und bei anderen Faktoren zu konkurrieren.

• Rufschädigung
  Die Nichteinhaltung der mit dem Umsatzsteuer-Nexus verbundenen Anforderungen kann auch die Reputation von Unternehmen schädigen. Die Wahrscheinlichkeit, dass Kundinnen und Kunden Geschäfte mit einem Unternehmen abschließen, das in der Vergangenheit Probleme mit der Steuer hatte, dürfte sinken. Außerdem können negative Publicity oder laufende Gerichtsverfahren zu einer erheblichen Ruf- und Markenschädigung führen.

Mit diesen Schritten halten Unternehmen die Gesetze zum Umsatzsteuer-Nexus ein

Die Beachtung der gesetzlichen Regelungen zum Umsatzsteuer-Nexus kann eine komplexe Herausforderung für Unternehmen sein. Dies gilt insbesondere für diejenigen, die in mehreren Bundesstaaten oder Gebietskörperschaften Umsatzsteuer erheben und abführen müssen. Mit den folgenden Schritten können Unternehmen die Gesetze zum Umsatzsteuer-Nexus einhalten:

• Ermitteln, wo der Umsatzsteuer-Nexus gegeben ist
  Der erste Schritt bei der Einhaltung der Gesetze rund um den Umsatzsteuer-Nexus ist die Klärung der Frage, wo Ihr Unternehmen zur Erhebung und Abführung der Umsatzsteuer verpflichtet ist. Hierfür müssen Sie unter Umständen ermitteln, an welchen Orten Ihr Unternehmen physisch präsent oder wirtschaftlich aktiv ist oder Beziehungen zu Tochtergesellschaften oder Click-through-Beziehungen unterhält. Außerdem müssen die Anforderungen in den einzelnen Bundesstaaten und Gebietskörperschaften, in denen Sie geschäftlich aktiv sind, bekannt sein.

• Für die Genehmigung zur Erhebung von Umsatzsteuer registrieren
  Sobald Sie wissen, wo Sie zur Erhebung und Abführung von Umsatzsteuer verpflichtet sind, müssen Sie sich in jedem betroffenen Bundesstaat oder in jeder betroffenen Gebietskörperschaft um eine Genehmigung bemühen. Hierfür füllen Sie in der Regel einen Antrag aus und machen Angaben zu Ihrem Unternehmen, darunter die Steueridentifikationsnummer, der Unternehmenstyp und Kontaktdaten.

• Erheben und Abführen von Umsatzsteuer
  Nachdem Sie eine Genehmigung eingeholt haben, müssen Sie in allen Bundesstaaten oder Gebietskörperschaften, in denen der Nexus gegeben ist, Umsatzsteuer auf steuerpflichtigen Umsatz erheben und abführen. Dies läuft in der Regel wie folgt ab: Sie stellen den Kundinnen und Kunden den entsprechenden Steuersatz in Rechnung, führen Buch über die Verkäufe und die erhobene Steuer, reichen regelmäßig eine Steuererklärung zur Umsatzsteuer ein und führen die Beträge an den Bundesstaat oder die Gebietskörperschaft ab.

• Detaillierte Buchführung
  Zur Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen für den Umsatzsteuer-Nexus müssen Sie detailliert über alle Verkäufe und die erhobene Steuer Buch führen. Hierfür müssen unter Umständen Ausgangsrechnungen, Quittungen und andere Belege über die Erhebung und Abführung von Umsatzsteuer aufbewahrt werden.

• Immer auf dem aktuellen Stand in Bezug auf den Umsatzsteuer-Nexus bleiben
  Die Anforderungen rund um den Umsatzsteuer-Nexus können sich häufig ändern. Daher ist es wichtig, hinsichtlich der Gesetze und Regelungen in den einzelnen Bundesstaaten und Gebietskörperschaften immer auf dem aktuellen Stand zu bleiben. Achten Sie unter anderem auf Änderungen bei den Umsatzsteuersätzen, Schwellenwerten und sonstigen Bestimmungen. Sorgen Sie durch die Kooperation mit qualifizierten Steuerberaterinnen und -beratern dafür, dass Sie stets allen geltenden Steuergesetzen nachkommen.

So kann Stripe Sie unterstützen

Für Unternehmen, die Steuerangelegenheiten, Compliance und die fortlaufende Überwachung von Änderungen an Gesetzen und Vorschriften so effizient wie möglich umsetzen möchten, sind technologiebasierte Lösungen verfügbar. Diese nehmen ihnen die manuelle Arbeit ab, die herkömmlicherweise bei den genannten Aufgaben anfällt. Stripe Tax ist eine umfassende Steuerlösung, mit der Unternehmen die Berechnung, Erhebung und Berichterstattung im Zusammenhang mit Steuern auf Zahlungen weltweit automatisieren können – mithilfe einer einzigen Integration. Unter anderem hilft die Lösung Unternehmen bei der korrekten Registrierung, bei der automatischen Erhebung des richtigen Steuerbetrags und bei der Erstellung aller für die Steuererklärung wichtigen Berichte.

Im Folgenden sind einige Beispiele dafür aufgeführt, wie Stripe Tax Unternehmen rund um das Thema Verkaufssteuer-Nexus unterstützen kann:

• Automatisierte Verkaufssteuerberechnungen
  Stripe Tax berechnet auf der Basis von Echtzeitdaten (Sätzen und Regeln) für die Verkaufssteuer automatisch den Steuerbetrag für jede einzelne Transaktion. Dabei werden die konkreten Anforderungen rund um den Verkaufssteuer-Nexus in den einzelnen Bundesstaaten oder Gebietskörperschaften, in denen das Unternehmen zur Erhebung und Abführung der Steuer verpflichtet ist, berücksichtigt. Auf diese Weise erheben Unternehmen den korrekten Verkaufssteuerbetrag und vermeiden Compliance-Probleme.

• Umfassende Verkaufssteuerabdeckung
  Stripe Tax deckt die Anforderungen rund um den Umsatzsteuer-Nexus in allen 50 US-Bundesstaaten und in Washington, D.C. sowie in vielen internationalen Gebietskörperschaften ab. Unternehmen mit Stripe Tax wird die Einhaltung der Verkaufssteueranforderungen in zahlreichen Staaten und Gebietskörperschaften erheblich erleichtert.

• Vereinfachtes Verkaufssteuermanagement
  Stripe Tax vereinfacht das Verkaufssteuermanagement durch die automatische Erstellung von Verkaufssteuerberichten und den entsprechenden Steuererklärungen für Unternehmen. Diese sparen Zeit und Ressourcen, die ansonsten für eine manuelle Nachverfolgung der Steuerpflichten und das Verfassen von Steuererklärungen in mehreren Bundesstaaten oder Gebietskörperschaften benötigt worden wären.

• Skalierbare Steuerlösungen
  Stripe Tax ist so konzipiert, dass es mit Unternehmen, die ihre Tätigkeit ausweiten, mitwächst. Unternehmen können neue Verkaufssteuerverpflichtungen problemlos ergänzen, wenn sich für sie in einem Staat oder einer Gebietskörperschaft ein Verkaufssteuer-Nexus ergibt. Sie müssen sich selbst keine Gedanken um die Compliance in Sachen Verkaufssteuer machen.

Stripe Tax ist eine leistungsstarke Lösung für Unternehmen, die ihre Verpflichtungen aus der Verkaufssteuer-Compliance, insbesondere in Bezug auf den Verkaufssteuer-Nexus, vereinfachen und automatisieren möchten. Mit Stripe Tax sorgen Unternehmen dafür, dass sie in jedem Staat und in jeder Gebietskörperschaft, in dem oder der sie eine Verkaufssteuerverpflichtung haben, diese Steuer korrekt erheben und abführen, ohne sich selbst mit den komplexen Regeln und Anforderungen auseinandersetzen zu müssen. Weitere Informationen finden Sie hier.