Tener actividad empresarial en varios estados implica más clientes y oportunidades, pero también significa tener que lidiar con una gestión más complicada de los impuestos. Impuesto sobre las ventas, el impuesto de sociedades y las retenciones de las nóminas se acumulan rápidamente y cada estado los calcula de forma distinta. No existe una normativa estandarizada, los tramos son fáciles de pasar por alto y la carga de no incurrir en ninguna infracción legal recae sobre tu equipo.

A continuación, analizaremos cómo funciona la presentación de la declaración fiscal multiestatal, cómo determinar el nexo y cómo crear un sistema que se adapte a tu empresa.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es la declaración fiscal multiestatal?
  
• ¿Por qué es tan importante el cumplimiento de la normativa fiscal multiestatal?
  
• ¿Cómo puede determinar una empresa el nexo?
  
• ¿Qué pasos se deben seguir para la declaración fiscal multiestatal?
  

¿Qué es la declaración fiscal multiestatal?

Si su empresa opera en más de un estado de los EE. UU., es probable que tengas que declarar impuestos en más de un estado. La declaración fiscal multiestatal es el proceso de averiguar en qué estados tiene obligaciones fiscales tu empresa y el posterior registro, cobro y presentación de la declaración. Algunos de los tipos de impuestos a los que puedes estar sujeto son:

• Impuesto sobre sociedades
  
• Impuestos sobre las ventas y el uso
  
• Retenciones sobre la nómina
  
• Impuestos de franquicia o sobre los ingresos brutos
  

Los impuestos que se aplican dependen completamente de tu modelo de negocio, así como de dónde y cómo operas. Es posible que tengas responsabilidades fiscales en un estado si vendes a clientes, contratas empleados en remoto o almacenas existencias en un almacén de terceros; tanto si tienes oficinas físicas como si no. Por ejemplo, una empresa de software establecida en Texas, que contrata a un empleado en remoto en Oregón y comienza a vender a clientes en Colorado probablemente deberá pagar un impuesto sobre franquicias en Texas, aplicar la retención de nómina en Oregón y presentar la declaración del impuesto sobre las ventas en Colorado.

¿Por qué es tan importante el cumplimiento de la normativa fiscal multiestatal?

El cumplimiento de la normativa fiscal multiestatal es complicada porque tiene implicaciones distintas en función de la ubicación.

Algunos estados gravan un impuesto al software como servicio (SaaS) y los servicios digitales, mientras que otros no. Hay estados que permiten usar una fórmula de un solo factor para prorratear los beneficios y otros una de tres factores. Algunos estados añaden impuestos sobre las ventas correspondientes a la ciudad y el condado al porcentaje estatal; cada jurisdicción tiene una normativa propia. Algunos estados requieren que el empleador retenga impuestos a los empleados que trabajan en remoto, mientras que otros exigen que los empleados en remoto tributen sus impuestos en la ubicación del empleador. Incluso la definición de «hacer negocios» puede variar.

Conocer bien esos detalles, en múltiples jurisdicciones que cambian su normativa en plazos distintos es todo un reto. Estas son algunas de las consecuencias a las que puedes tener que hacer frente si no te mantienes al día con el cumplimiento de las distintas normativas fiscales estatales.

Penalizaciones por no presentar la declaración

El impago de impuestos puede dar lugar a multas. Si tu empresa tiene actividad en un estado y no presenta las declaraciones requeridas, estás expuesto a:

• Pagos de impuestos retroactivos
  
• Cargos por intereses y multas por demora
  
• Aumento del riesgo de auditoría
  

Pérdida de posibles oportunidades para ahorrar dinero

Sin un buen conocimiento de cada normativa estatal, las empresas pueden perder créditos o exenciones fiscales. Por ejemplo, algunos estados ofrecen créditos fiscales para evitar la doble tributación de los beneficios empresariales. Otros tienen acuerdos de reciprocidad que eximen a los empleados de una doble retención. Para aprovechar correctamente estos mecanismos, es necesario saber qué ofrece cada estado y cómo aplicar las exenciones.

Desafíos en caso de crecimiento

Si vas a abrir nuevas ubicaciones físicas, realizar contrataciones en nuevos estados, vender y enviar a nuevos estados, o incluso vender la empresa, tu actividad fiscal estatal aumentará. Es probable que los adquirentes y los auditores revisen si has gestionado correctamente tus obligaciones. Los posibles aspectos no resueltos en cada estado, como las presentaciones tardías, los ingresos mal declarados y los impuestos no abonados, pueden complicar o retrasar tu crecimiento. El cumplimiento de la normativa multiestatal te despeja el camino hacia el crecimiento.

¿Cómo se determina el nexo de una empresa?

«Nexo» es la conexión entre un empresa y un estado que genera obligaciones tributarias. Si tu empresa tiene una relación significativa con un estado, este puede aplicar un impuesto a parte de tu actividad: a las ventas, los beneficios, las nóminas o a las tres. El truco consiste en saber qué tipos de actividad generan esa obligación y dónde. Dos tipos principales de nexos desencadenan responsabilidades tributarias: los físicos y económicos. A continuación vemos los dos en detalle.

Nexo físico

Se crea un nexo físico con un estado cuando tu empresa tiene una presencia tangible allí. Esto puede implicar:

• Una oficina o comercio minorista
  
• Empleados que trabajan en el estado
  
• Inventario almacenado allí
  
• Prestación de servicios in situ
  

Algo tan pequeño como almacenar mercancías en un almacén puede establecer un nexo físico en un estado que nunca has visitado. Del mismo modo, enviar a los empleados a trabajar en ferias comerciales o la instalación de productos puede generar obligaciones tributarias, aunque se trate de algo temporal.

Por lo general, cuando tienes un nexo físico en un estado, tienes la obligación de pagar un impuesto sobre las ventas y posiblemente también las retenciones sobre la nómina y el impuesto sobre los beneficios.

Nexo económico

Desde la decisión de la Corte Suprema de 2018 en el caso Dakota del Sur contra Wayfair, también se permite que los estados cobren impuestos basándose únicamente en la actividad económica, sin necesidad de presencia física.

Cuando se supera un determinado tramo de transacciones en un estado con impuesto sobre las ventas, se establece un nexo económico. Eso significa que debes registrarte, cobrar y remitir impuestos allí. Los tramos más comunes son:

• 100 000 $ anuales en ventas
  
• 100 000 $ anuales en ventas o 200 transacciones anuales
  

Sin embargo, los detalles varían según el estado. Por ejemplo, el tramo del nexo económico de California es de 500 000 $ en ventas anuales.

¿Qué pasos hay que seguir para la presentación de la declaración fiscal multiestatal?

Cuando hayas averiguado dónde debes pagar impuestos, debes registrarte, cobrar y presentar la declaración en todos los estados relevantes. Así es como la mayoría de las empresas gestionan el proceso continuo de cumplimiento de la normativa fiscal.

Identifica los estados en los que tienes nexo

En primer lugar, confirma dónde has establecido nexos físicos o económicos. Para ello, deberás:

• Revisar dónde has contratado empleados.
  
• Supervisar dónde se almacenan o desde dónde se envían tus existencias.
  
• Revisar tu volumen de ventas y realizar un recuento de transacciones por estado.
  
• Mantenerte actualizado sobre cualquier cambio en los tramos estatales.
  
• Controlar la expansión a nuevos estados (intencional o no).
  

Stripe Tax es capaz de controlar de forma automática tus ventas en todos los estados y avisarte cuando superes un tramo que cree un nexo económico. Ese tipo de automatización resulta útil porque es muy fácil acercarse a un tramo sin darse cuenta.

Registro en cada estado

Antes de poder cobrar o presentar la declaración, debes registrarte en la agencia impositiva de cada estado. En función de tu situación, esto puede implicar:

• La solicitud de un [permiso] para poder tributar por las ventas (https://stripe.com/resources/more/how-to-register-for-a-sales-tax-permit-in-the-us).
  
• El registro como empleador para aplicar las retenciones a las nóminas.
  
• La obtención de una autorización para ejercer la actividad comercial en cada estado (certificado de autoridad).
  

Cada estado tiene sus propios procesos, formularios y portales.

Cobro y seguimiento de los impuestos correctos

Cuando te hayas registrado, eres responsable de:

• Cobrar el porcentaje correcto del impuesto sobre las ventas de cada transacción realizada en el estado.
  
• Aplicar la retención correcta a la renta de los empleados en ese estado.
  
• Registrar las ventas exentas de impuestos y recopilar los certificados de reventa, si corresponde.
  
• Mantener registros detallados que cumplan con los requisitos de presentación de la declaración de cada estado.
  

Además de en cada estado, la normativa del impuesto sobre las ventas también varía en función de la ciudad, el condado e incluso el tipo de producto. Por ello, la automatización puede resultar de gran utilidad. Stripe Tax calcula automáticamente el impuesto correcto en cada transacción en función de la ubicación, la categoría de producto y los porcentajes locales.

Presentación de la declaración de impuestos dentro del plazo de cada estado

Cada estado tiene sus propios plazos, formularios y formatos. Es posible que tengas que presentar el impuesto sobre las ventas mensualmente en un estado y trimestralmente en otro. La mayoría de los estados exigen que presentes:

• Devoluciones mensuales o trimestrales de impuestos sobre las ventas (dependiendo del volumen)
  
• Devoluciones trimestrales de las retenciones de las nóminas
  
• Presentaciones anuales de los beneficios corporativos o declaración de impuesto de las franquicias
  

Para organizarte, debes crear y actualizar un calendario de cumplimiento para poder llevar a cabo un seguimiento de:

• La frecuencia de presentación de cada estado
  
• Los plazos específicos para cada devolución
  
• Las credenciales de inicio de sesión y datos de acceso para el portal de presentación de cada estado
  

Algunas herramientas de presentación son capaces de automatizar todos estos trámites, mientras que otras te permiten exportar los datos directamente en el formato necesario para cada estado.

Remisión de pagos y mantenimiento

Tras presentar la declaración, deberás pagar los impuestos a tiempo y en su totalidad. Aunque hayas realizado la presentación de la declaración correctamente, los retrasos en los pagos pueden dar lugar a multas. Además, a medida que tu empresa crezca, también lo harán tus obligaciones tributarias. Tendrás que:

• Registrarte en nuevos estados a medida que crezcas.
  
• Supervisar los cambios de tramo y los nuevos activadores de nexo.
  
• Realizar un seguimiento de las actualizaciones del código tributario que puedan afectar a tus tarifas o requisitos de presentación.
  

Muchas empresas llevan a cabo una revisión trimestral de los nexos y de cumplimiento para garantizar de que siguen cubriendo los estados correctos. Para gestionar el cumplimiento de las obligaciones, las empresas deben construir sistemas replicables y capaces de [adaptarse] https://stripe.com/resources/more/scalability-solutions-what-determines-scalability-and-how-to-approach-it) a su actividad y utilizar procesos automatizados siempre que sea posible.