El impuesto sobre las ventas se gestiona a nivel estatal y, en ocasiones, a nivel de ciudad o jurisdicción. Para una empresa con obligaciones fiscales en varios estados, entender y cumplir los requisitos de presentación y remisión exclusivos de cada estado puede ser un proceso que lleve mucho tiempo.

A continuación, explicaremos lo que debes saber sobre tus obligaciones de impuestos sobre las ventas, incluidos determinados matices que debes tener en cuenta al presentar y remitir el impuesto sobre las ventas, y cómo presentar y remitir (pagar) el impuesto sobre las ventas en cada estado para garantizar el cumplimiento de la normativa.

Esto es lo que encontrarás en este artículo

• Entiende tus requisitos de impuestos sobre las ventas
  
• Presentación frente al pago del impuesto sobre las ventas
  
• Cómo presentar una declaración de impuestos sobre las ventas
  
• Cómo remitir (pagar) el impuesto sobre las ventas
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Tax
  

Conocer los requisitos con respecto al impuesto sobre las ventas

El primer paso es entender dónde tienes requisitos del impuesto sobre las ventas. Por lo general, las empresas (incluidas las sociedades anónimas, las sociedades de responsabilidad limitada y las empresas unipersonales) están obligadas a cobrar el impuesto sobre las ventas a los clientes cuando superan ciertos umbrales. Estos umbrales se conocen como «umbrales de nexo económico», y están establecidos según los ingresos, según las transacciones o ambos. Estos umbrales varían según el estado: obtén más información sobre cómo orientarte en el proceso de registro del impuesto sobre las ventas en EE. UU.

También es importante saber si el estado en el que operas está establecido en el origen o establecido en el destino. En las jurisdicciones establecidas en el origen, el impuesto sobre las ventas se calcula usando la ubicación del vendedor. En los estados establecidos en el destino, el impuesto sobre las ventas se calcula usando la dirección del comprador.

Una vez que hayas determinado dónde has alcanzado los umbrales de nexo económico, debes registrarte para obtener un permiso del impuesto sobre las ventas en esos estados. Para registrarte y obtener un permiso del impuesto sobre las ventas, tendrás que proporcionar la información de la empresa en general, y ciertos estados cobran una pequeña comisión por el registro. El registro se hace en línea, y puedes revisar esta lista exhaustiva para encontrar el enlace de registro correspondiente.

Presentación frente al pago del impuesto sobre las ventas

La presentación y la remisión (pago) se utilizan a menudo indistintamente, pero son dos actividades diferentes, y ambas son necesarias para mantener el cumplimiento de la normativa. La presentación es cuando una empresa envía una declaración de impuestos sobre las ventas que detalla la actividad de ventas durante un período gravable y cuánto impuesto sobre las ventas se cobró. La remisión consiste en enviar el impuesto cobrado a la autoridad fiscal correspondiente, que podría ser un estado o una ciudad. A la remisión también se le suele llamar pago del impuesto sobre las ventas.

Para calcular cuánto impuesto sobre las ventas debes remitir, multiplica el importe gravable de una venta por el tipo impositivo total combinado de tu ubicación actual.

El motivo por el que estas dos acciones suelen agruparse es porque las declaraciones de impuestos sobre las ventas y el pago suelen vencer al mismo tiempo. Aunque cada empresa tiene una frecuencia de presentación y remisión única, a las empresas de gran volumen a menudo se les exige que presenten sus declaraciones con más frecuencia que a las pequeñas empresas. La autoridad fiscal fijará la fecha de vencimiento cuando te registres para cobrar impuestos, pero esta puede cambiar a medida que tu empresa evolucione.

En la mayoría de los estados, las empresas de gran volumen tienen que remitir el impuesto sobre las ventas cada mes, por lo general antes de una fecha concreta del mes siguiente. Las empresas con un volumen moderado pueden remitir de forma trimestral, mientras que las empresas de poco volumen o de temporada con menos ventas solo tendrán que remitir los impuestos una vez al año.

La autoridad fiscal estatal te notificará si tu frecuencia de presentación ha cambiado.

Cómo presentar una declaración de impuestos sobre las ventas

Para presentar una declaración de impuestos sobre las ventas, hay que declarar las transacciones de ventas y los impuestos cobrados durante el período gravable. Cada estado tiene su propio formato de declaración de impuestos sobre las ventas, pero por lo general se te exige que detalles tus ventas brutas, las ventas gravables y exentas de impuestos, la información del cliente y el importe del impuesto cobrado. El Acuerdo simplificado del impuesto sobre las ventas y el uso (SST) permite a las empresas registrarse y remitir fácilmente el impuesto sobre las ventas en los estados participantes, lo que simplifica el proceso para los vendedores multiestatales.

En función de la autoridad fiscal, es posible que se te exija que detalles esta información por jurisdicción. Por ejemplo, mientras que algunos estados exigen que las empresas informen a nivel de ciudad, otros solo requieren información consolidada a nivel estatal. Mantener registros fiscales detallados (como facturas, recibos, órdenes de compra y certificados de reventa) es clave para presentar una declaración de impuestos precisa.

Puede haber períodos en los que tu empresa no haya cobrado ningún impuesto sobre las ventas a los clientes. Sin embargo, puede que sigas teniendo la obligación de presentar una declaración de impuestos sobre las ventas. A esto se le conoce como «declaraciones a cero» y estás obligado a presentarlas ante el estado en la fecha de vencimiento.

Al completar una declaración de impuestos sobre las ventas, las empresas deben indicar cualquier exención correspondiente. Estas varían según la ubicación, pero algunos tipos comunes de deducciones incluyen exenciones de reventa, productos exentos de impuestos, ventas en las que los impuestos fueron cobrados por facilitadores del marketplace y ventas a organizaciones exentas.

Otro aspecto problemático del cumplimiento de la normativa son los estados con autonomía local. Estos estados permiten que las ciudades con autonomía local individuales administren su propio impuesto sobre las ventas y sus bases imponibles. Los siguientes son estados con autonomía local: Alabama, Alaska, Arizona, Colorado y Luisiana. En estos estados, las empresas suelen estar obligadas a presentar una declaración en cada ciudad con autonomía local de forma individual, además de la declaración estatal.

Cómo remitir (pagar) el impuesto sobre las ventas

Al igual que ocurre con la presentación de una declaración de impuestos sobre las ventas, el proceso de remisión de impuestos varía en función de la autoridad fiscal. Existen diferentes métodos y requisitos de plazos en todo EE. UU. Por ejemplo, California exige a algunas empresas que presenten declaraciones trimestralmente, pero que realicen pagos por adelantado mensualmente. Sin embargo, salvo algunas excepciones, la mayoría de las empresas presentarán y remitirán el impuesto sobre las ventas en la misma fecha de vencimiento.

Este es el proceso general para remitir el impuesto sobre las ventas:

1. Calcula tus obligaciones
   Suma tus transacciones brutas para el período de presentación especificado, separa las ventas exentas de impuestos y calcula el importe exacto de impuestos adeudado a la jurisdicción estatal o local.
   

2. Inicia sesión en el portal
   Accede al portal de servicios electrónicos del estado mediante tus credenciales de empresa y números de cuenta fiscal únicos.

3. Presenta la declaración
   Rellena el formulario fiscal digital con tus ventas calculadas y los metadatos de exención, o bien carga una hoja de cálculo si gestionas transacciones de gran volumen en varias ubicaciones.

4. Autoriza el pago
   Introduce tus datos bancarios corporativos para realizar una transferencia segura mediante un cheque electrónico (e-check) o utiliza una pasarela de pago con tarjeta de crédito para enviar el saldo exacto de los impuestos antes de la fecha límite fijada por el estado.

5. Confirma el envío
   Revisa el resumen de la declaración calculada, verifica que los importes finales coincidan con los registros contables del back end e introduce la contraseña de tu cuenta para transmitir la declaración oficialmente.

Para evitar comisiones y recargos por intereses, asegúrate de enviar tus pagos de impuestos antes de la fecha de vencimiento establecida. En la mayoría de las jurisdicciones, el incumplimiento de la presentación y el pago puede sumar rápidamente. Además, asegúrate de descargar el resumen de la declaración digital y guardar el número de confirmación de la referencia de la transacción. Conserva estos registros para garantizar el cumplimiento de la normativa en caso de una futura auditoría fiscal.

Cada autoridad fiscal permite diferentes métodos de pago para remitir el impuesto sobre las ventas, aunque la mayoría permite pagos electrónicos como ACH o envíos de fondos electrónicos, así como pagos con tarjeta de crédito y tarjeta de débito. Aunque los pagos con tarjeta de crédito o tarjeta de débito son inmediatos, a menudo conllevan comisiones de procesamiento. Los pagos ACH suelen costar menos, pero son más lentos.

La mayoría de los estados prefieren que las empresas presenten y remitan sus impuestos de forma online, utilizando sus propios portales estatales. Puedes consultar esta lista completa para encontrar el enlace de la autoridad fiscal estatal correspondiente para presentar y remitir el impuesto sobre las ventas.

Cómo puede ayudarte Stripe Tax

Stripe Tax reduce la complejidad del cumplimiento de la normativa fiscal para que puedas centrarte en hacer crecer tu empresa. Empieza a recaudar impuestos a nivel mundial añadiendo una sola línea de código a tu integración actual, haciendo clic en un botón del Dashboard o utilizando nuestra potente API.

Stripe Tax te ayuda a supervisar tus obligaciones y te avisa cuando superas el umbral de registro del impuesto aplicable a tus transacciones Stripe. También puede registrarse para cobrar impuestos en tu nombre en EE. UU. y gestionar la presentación de documentos a través de socios de confianza. Stripe Tax calcula y cobra automáticamente los impuestos sobre las ventas, el IVA y el impuesto sobre bienes y servicios (GST) sobre:

• Bienes y servicios digitales en todos los estados de EE. UU. y en más de 100 países
  
• Bienes físicos en todos los estados de EE. UU. y 42 países
  

Stripe Tax puede ayudarte a:

• Entender dónde registrarte y recaudar impuestos: consulta dónde tienes que recaudar impuestos en función de tus transacciones de Stripe. Tras registrarte, activa el cobro de impuestos en un nuevo estado o país en cuestión de segundos. Puedes empezar a recaudar impuestos añadiendo una línea de código a tu integración existente de Stripe o añadir el cobro de impuestos con tan solo pulsar un botón en el Dashboard de Stripe.

• Regístrate para pagar impuestos: si necesitas registrarte para pagar impuestos sobre las ventas en EE. UU., deja que Stripe gestione tus registros fiscales. Te beneficiarás de un proceso simplificado que rellena automáticamente los datos de la solicitud, lo que te ahorrará tiempo y simplificará el cumplimiento de la normativa local. Si necesitas ayuda para registrarte fuera de EE. UU., Stripe colabora con Taxually para ayudarte a registrarte ante las autoridades fiscales locales.

• Recaudar impuestos automáticamente: Stripe Tax calcula y recauda el importe exacto de los impuestos adeudados, sin importar qué vendas ni la ubicación de la venta. Es compatible con cientos de productos y servicios y está al día sobre las normas fiscales y los cambios de tipos.

• Simplifica la presentación de modelos fiscales: Stripe Tax se integra fácilmente con nuestros socios de presentación de modelos fiscales, para que puedas cumplir con tus obligaciones a tiempo y de forma precisa. Deja que nuestros socios gestionen los documentos y dedica tus recursos al crecimiento de tu negocio.

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