El impuesto sobre las ventas se gestiona a nivel estatal y, en ocasiones, a nivel municipal o jurisdiccional. Para una empresa con obligaciones fiscales en varios estados, puede llevar mucho tiempo conocer los requisitos exclusivos de presentación y remisión de cada estado.

Esta es una guía para entender los requisitos con respecto al impuesto sobre las ventas, algunos matices que tener en cuenta a la hora de presentar y remitir un impuesto, y cómo se presenta y remite (paga) un impuesto sobre las ventas en cada estado para cumplir con la normativa.

¿De qué trata este artículo?

• Conocer los requisitos con respecto al impuesto sobre las ventas
  
• Cómo presentar y remitir el impuesto sobre las ventas
  

Conocer los requisitos con respecto al impuesto sobre las ventas

El primer paso para el cumplimiento de la normativa es saber dónde tienes requisitos para el impuesto sobre las ventas. Por lo general, los negocios tienen la obligación de cobrar el impuesto sobre las ventas a la clientela cuando supere determinados umbrales, que se conocen como «umbrales de nexo económico» y se basan en los ingresos o las transacciones, o en ambos aspectos. Estos umbrales varían de un estado a otro; obtén más información sobre cómo se genera el nexo económico.

Cuando hayas determinado dónde has alcanzado los umbrales de nexo económico, debes registrarte para obtener un permiso del impuesto sobre las ventas en esos estados. Si vas a registrarte para obtener un permiso del impuesto sobre las ventas, deberás facilitar información general de la empresa. Además, algunos estados cobran una pequeña comisión por registrarse. El registro se lleva a cabo en línea. Puedes consultar esta lista completa para encontrar el enlace de registro correspondiente.

Cómo presentar y remitir el impuesto sobre ventas

La presentación y la remisión a menudo se usan indistintamente, pero son dos actividades diferentes y ambas son necesarias para mantener el cumplimiento de la normativa. La presentación se produce cuando una empresa presenta una declaración de impuestos sobre las ventas en la que se detalla la actividad de ventas de un periodo de ventas gravable y el importe del impuesto sobre las ventas que se ha cobrado. La remisión consiste en presentar los impuestos recaudados a la autoridad fiscal correspondiente, que puede ser un estado o una ciudad. La remisión también suele conocerse como pago del impuesto sobre las ventas.

La razón por la que estas dos acciones a menudo se combinan es porque las declaraciones de impuestos sobre las ventas y el pago generalmente vencen al mismo tiempo. Si bien cada empresa tiene una frecuencia de presentación y envío única, las empresas de gran volumen suelen tener que presentar sus declaraciones con más frecuencia que las pequeñas. La autoridad fiscal establecerá la fecha de vencimiento cuando te registres para cobrar impuestos, pero esto puede cambiar a medida que tu negocio evoluciona. La autoridad fiscal del estado te notificará si ha cambiado la frecuencia de tu presentación.

Cómo presentar una declaración de impuestos sobre ventas

Presentar una declaración de impuestos sobre las ventas implica informar de tus transacciones de ventas y del impuesto cobrado durante el periodo imponible. Cada estado tiene su propio formato de declaración del impuesto sobre las ventas, pero por lo general debes detallar tus ventas brutas, las ventas sujetas a impuestos y no sujetas a impuestos, la información del cliente y el importe del impuesto recaudado.

Dependiendo de la autoridad fiscal, es posible que debas detallar esta información por jurisdicción. Por ejemplo, mientras que algunos estados exigen que las empresas presenten sus declaraciones a nivel de ciudad, otros solo exigen información consolidada a nivel estatal. Mantener registros fiscales detallados es clave para presentar una declaración de impuestos precisa.

Puede haber períodos en los que tu empresa no haya recaudado ningún impuesto sobre las ventas de los clientes. Sin embargo, es posible que aún debas presentar una declaración de impuestos sobre las ventas. Se conocen como «declaraciones cero» y debes presentarlas ante el estado antes de la fecha de vencimiento.

Al completar una declaración de impuestos sobre las ventas, las empresas deben indicar las exenciones adecuadas. Estas varían según la ubicación, pero algunos tipos comunes de deducciones incluyen exenciones de reventa, productos exentos de impuestos, ventas en las que los facilitadores del marketplace recaudaron impuestos y ventas a organizaciones exentas.

Otro aspecto desafiante del cumplimiento son los estados autónomos. Estos estados permiten que las ciudades autónomas administren sus propios impuestos sobre las ventas y bases imponibles. Los siguientes son estados autónomos: Alabama, Alaska, Arizona, Colorado, y Louisiana. En estos estados, las empresas generalmente están obligadas a presentar una declaración en cada ciudad autónoma, además de la declaración estatal.

Cómo remitir el impuesto sobre ventas

Al igual que presentar una declaración del impuesto sobre las ventas, el proceso de remisión del impuesto varía según la autoridad fiscal. Existen varios métodos y requisitos de tiempo en los EE. UU. Por ejemplo, California que obliga a algunas empresas a presentar declaraciones trimestralmente, pero a hacer pagos mensuales por adelantado. Sin embargo, salvo contadas excepciones, la mayoría de las empresas presentan y remiten el impuesto sobre las ventas en la misma fecha límite. Para evitar multas e intereses, asegúrate de que tus pagos de impuestos se presenten antes de la fecha de vencimiento establecida.

Cada autoridad fiscal permite diferentes métodos de pago para remitir el impuesto sobre las ventas, aunque la mayoría permite pagos electrónicos como ACH o transferencia electrónica de fondos, así como pagos con tarjeta de crédito y débito.

La mayoría de los estados prefieren que las empresas hagan la presentación y la remisión por Internet, utilizando sus propios portales estatales. Puedes revisar esta lista completa para encontrar el enlace de la autoridad fiscal estatal pertinente para presentar y remitir el impuesto sobre las ventas.

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