California tiene algunas de las leyes del impuesto sobre las ventas más complejas de EE. UU. Es uno de los pocos estados con un sistema híbrido de asignación para el impuesto sobre las ventas. Los impuestos sobre las ventas del condado y del estado aplican un criterio basado en el origen, mientras que los impuestos sobre las ventas del distrito aplican un criterio basado en el destino. Estas complejidades pueden dificultar la presentación de una declaración del impuesto sobre las ventas precisa y a tiempo.

A continuación, te explicamos cómo presentar una declaración del impuesto sobre las ventas en California, además de cómo identificar la frecuencia de presentación y las fechas de vencimiento, y cómo preparar y modificar tu declaración.

De un vistazo

• Para completar con precisión una declaración del impuesto sobre las ventas de California hay que separar las ventas sujetas a impuestos y las exentas de impuestos, asignar las transacciones a los distritos fiscales locales específicos y completar los anexos estatales adicionales para ventas en múltiples ubicaciones o fuera del estado.

• Aunque las declaraciones se suelen presentar trimestralmente, los vendedores con un gran volumen de ventas deben hacer pagos anticipados de impuestos mensuales. Todas las empresas se enfrentan a sanciones económicas estrictas si presentan la declaración o pagan con retraso, incluso si su declaración es de cero dólares.

• Existe un plazo de prescripción estricto sobre cuándo puedes modificar una declaración para reclamar un pago en exceso.

Cómo saber cuál es la fecha límite de declaración en California

La fecha de vencimiento para presentar tu declaración depende de tu obligación media mensual del impuesto sobre las ventas. Aunque la mayoría de las empresas presentan las declaraciones del impuesto sobre las ventas de California trimestralmente, las que tienen una obligación mensual del impuesto sobre las ventas de 100 $ o menos de media, pueden presentarla anualmente.

Una vez que te registres para obtener un permiso del impuesto sobre las ventas de California, el estado te asignará una frecuencia de presentación en función de tu volumen de ventas. Puedes consultar las últimas fechas de vencimiento de la presentación en el sitio web del Departamento de Administración de Impuestos y Tasas de California (CDTFA).

Base de declaración trimestral

Base de declaración mensual

Base de declaración anual: cuentas del impuesto sobre las ventas

Base de declaración anual: compradores cualificados y cuentas de impuestos sobre el uso por parte de los consumidores

Cualquier empresa con un permiso del impuesto sobre las ventas de California válido debe presentar una declaración del impuesto sobre las ventas antes de cada fecha de vencimiento, incluso si no tiene ningún impuesto sobre las ventas que declarar. En esta situación, la empresa completará una declaración del impuesto sobre las ventas, pero no enviará ningún pago.

Pagos anticipados del impuesto sobre las ventas de California

Algunas empresas presentan las declaraciones del impuesto sobre las ventas de California trimestralmente, pero tienen que hacer pagos anticipados mensuales. Según la Sección 6471 de la Ley del Impuesto sobre las Ventas y el Uso de California, cualquier empresa con una obligación mensual del impuesto sobre las ventas de 17.000 $ o más de media, debe hacer pagos anticipados.

En esta situación, en lugar de pagar tu obligación del impuesto sobre las ventas en el momento de presentar la declaración, harás un pago mensual durante el trimestre antes de presentar la declaración trimestral. Los pagos anticipados vencen el día 24 del mes siguiente o antes. Es decir, tu pago anticipado de enero vencerá el 24 de febrero, el pago anticipado de febrero vencerá el 24 de marzo y harás el pago anticipado de marzo cuando presentes la declaración del impuesto sobre las ventas del primer trimestre a finales de abril. Cada pago anticipado mensual debe ser al menos el 90 % de la obligación fiscal adeudada de ese mes.

Base de declaración de pagos anticipados trimestrales

Las reglas para los pagos anticipados del segundo trimestre son diferentes. El pago anticipado inicial, para el mes de abril, requiere el mínimo habitual del 90 %. Sin embargo, el segundo pago anticipado, para el mes de mayo, se considera un pago anticipado para el período del 1 de mayo al 15 de junio. Como resultado, debe cumplir con uno de los siguientes requisitos mínimos:

• Al menos el 90 % de la obligación fiscal de mayo más el 90 % de la obligación fiscal de la primera quincena de junio

• Al menos el 90 % de la obligación fiscal de mayo más el 50 % del 90 % de la obligación fiscal de junio

Cómo preparar la declaración del impuesto sobre las ventas de California

Antes de que puedas empezar a trabajar en la declaración del impuesto sobre las ventas, tendrás que recopilar la información de las ventas de tu período fiscal. El sistema de declaraciones de impuestos en línea del CDTFA puede indicarte qué detalles necesitas, pero la presentación de una declaración suele requerir la siguiente información:

• Permiso de vendedor de California o número de cuenta: Tu número de identificación oficial emitido por el CDTFA.

• Inicio de sesión en los servicios en línea del CDTFA: Tu nombre de usuario y contraseña para acceder al portal en línea.

• Ventas brutas totales: Tus ingresos totales por ventas a compradores ubicados en California durante el período de presentación, independientemente de si dichas ventas estaban sujetas a impuestos.

• Desglose de las ventas sujetas a impuestos y exentas de impuestos: Tendrás que desglosar tus ventas en categorías sujetas a impuestos y exentas. Esto significa identificar tus ventas sujetas a impuestos por tipo, tus ventas exentas de impuestos (p. ej., ventas a compradores con certificados de reventa, mano de obra exenta de impuestos, alimentos exentos de impuestos) y las deducciones correspondientes (p. ej., gastos de envío).

• Información sobre los impuestos de distritos locales: California tiene múltiples tasas impositivas de distrito que varían según la ciudad y el condado. Tendrás que declarar las ventas por ubicación si realizas ventas sujetas a impuestos en esos distritos. Por ejemplo, los compradores de Los Ángeles están sujetos a un impuesto de distrito del 2,25 % además del impuesto estatal de California del 7,25 %. Eso significa que allí tendrías que cobrar un total del 9,50 % en impuestos sobre las ventas.

• Datos de la ubicación de la empresa (Anexo C): Todas las empresas que operan en California deben completar el Anexo C con las direcciones de todos los lugares en los que realizan la actividad comercial y para los que se han emitido permisos de vendedor, junto con el importe sujeto a impuestos que se ha vendido en cada ubicación.

• Ventas fuera del estado por condado (Anexo B): Las empresas fuera del estado necesitarán una lista de todas las ventas desglosadas por condado para completar el Anexo B.

• Registros de pagos anticipados: Si vas a realizar pagos anticipados mensuales, te convendrá tener esos totales listos para poder calcular con precisión el saldo restante adeudado correspondiente a ese trimestre.

• Método de pago: Tu cuenta bancaria y tu número de ruta si tienes previsto remitir tus impuestos en línea.

• Frecuencia de presentación: Tu calendario de presentación asignado por el CDTFA (p. ej., mensual, trimestral o anual).

Si el importe de las ventas sujetas a impuestos no supera los umbrales de nexo económico en California, es posible que no se requiera una declaración del impuesto sobre las ventas. Sin embargo, si una empresa tiene empleados, una oficina o un almacén en California y vende bienes o servicios sujetos a impuestos, o ambos, debe cobrar los impuestos sobre las ventas en todas las transacciones sujetas a impuestos, presentar las declaraciones y pagar el importe correspondiente al estado. Si no se realizó ninguna venta durante un período de presentación, dicha empresa deberá presentar una declaración por valor de 0 $.

Cómo completar y presentar una declaración del impuesto sobre las ventas de California

El último paso para completar una declaración del impuesto sobre las ventas en California es presentar y remitir el impuesto. El CDTFA tiene un sistema de presentación en línea que te ayudará a introducir tu información para generar la declaración. Sigue estos pasos para completar el proceso:

• Iniciar sesión: Accede al portal de servicios en línea del CDTFA con tus credenciales.

• Seleccionar el período: Elige tu cuenta específica del impuesto sobre las ventas y el período de presentación para tu declaración.

• Introducir los datos: Introduce tus ventas brutas, tus ventas exentas de impuestos y cualquier deducción que corresponda.

• Asignar los impuestos de distrito: Si realizaste ventas en jurisdicciones fiscales especiales, asigna dichas ventas a los distritos locales correctos para que el sistema pueda calcular las tasas adicionales.

• Aplicar los pagos anticipados: Revisa el cálculo de impuestos final del sistema y resta cualquier pago anticipado mensual que ya hayas realizado en ese trimestre.

• Enviar y pagar: Envía tu declaración final y remite el saldo restante adeudado a través del portal del CDTFA.

Una vez que completes la declaración, tendrás que remitir el impuesto sobre las ventas total menos cualquier pago anticipado mensual que ya hayas realizado. Puedes pagar electrónicamente a través del sitio web del CDTFA.

Es importante completar este proceso antes de la fecha límite asignada. Las empresas están sujetas a una penalización estándar del 10 % del importe del impuesto adeudado si se presenta una declaración tarde o se pagan los impuestos con retraso. Además de esta penalización, se acumularán intereses legales mensuales sobre el saldo de los impuestos no pagados desde la fecha de vencimiento original hasta que se pague la deuda en su totalidad.

Cómo presentar una declaración enmendada del impuesto sobre las ventas de California

Para corregir una presentación enviada con anterioridad, debes presentar una declaración enmendada directamente a través del portal de servicios en línea del CDTFA.

Una vez que inicies sesión, te dirigirás al período de presentación específico que requiere una corrección y seleccionarás la opción para enmendar la declaración. Es importante introducir las cifras financieras corregidas correspondientes a todo el período en lugar de introducir únicamente la diferencia entre los importes originales y revisados. El plazo para presentar una enmienda depende del resultado de tu corrección:

• Si debes impuestos adicionales: Te convendrá presentar la declaración enmendada y remitir el saldo pendiente lo antes posible para minimizar la acumulación continua de penalizaciones e intereses legales.

• Si pagaste de más: Tu declaración enmendada servirá como tu reclamación formal para obtener un reembolso. Para que te devuelvan el dinero, tendrás que presentar esta declaración enmendada dentro del plazo de prescripción del estado, que suele ser de tres años a partir de la fecha de vencimiento original de la declaración.

Cómo presentar una declaración final del impuesto sobre las ventas de California

Si vas a cerrar tu empresa, venderla o transferir la propiedad, el CDTFA te exigirá que canceles oficialmente tu permiso de vendedor y presentes una declaración final del impuesto sobre las ventas.

Esta declaración final debe incluir todas las transacciones hasta la fecha de cierre, lo que incluye las ventas de cualquier instalación comercial, equipo o inventario restante. Si tienes previsto adquirir una empresa existente, debes solicitar un certificado de solvencia fiscal al CDTFA. Sin él, los compradores pueden ser considerados legalmente responsables de los impuestos sobre las ventas, las comisiones y las penalizaciones impagados del anterior titular.

Normalmente, las empresas pueden presentar sus declaraciones finales en sus calendarios mensuales o trimestrales asignados. Sin embargo, las empresas que presentan las declaraciones anualmente deben presentar sus declaraciones finales antes de la fecha límite trimestral estándar del trimestre en el que cerraron.

Si alguna fecha de vencimiento cae en fin de semana o día festivo estatal, se traslada al siguiente día hábil.

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