La Californie applique l'une des législations les plus complexes des États-Unis en matière de taxe sur les ventes. C'est l'un des rares États à avoir mis en place des règles hybrides en matière de taxe sur les ventes, soit des taxes sur les ventes au niveau du comté et de l'État basées sur l'origine, et des taxes sur les ventes au niveau du district basées sur la destination.
Ces complexités peuvent constituer un véritable défi lorsqu'il s'agit d'établir une déclaration de taxe sur les ventes précise et dans les délais impartis. Afin de remplir correctement une déclaration de taxe sur les ventes en Californie, les entreprises doivent d'abord déterminer leur fréquence de déclaration et les dates d'échéance, puis préparer leur déclaration, et enfin, déclarer et verser la taxe sur les ventes.
Sommaire
- Identifier la date butoir de déclaration
- Anticiper sa déclaration de taxe sur les ventes en Californie
- Remplir et remettre sa déclaration de taxe sur les ventes en Californie
Identifier la date butoir de déclaration
Le délai pour soumettre votre déclaration dépend de votre taxe sur les ventes moyennes exigible chaque mois. La plupart des entreprises remplissent une déclaration de taxe sur les ventes californienne tous les trimestres, mais les entreprises dont la taxe sur les ventes mensuelle moyenne est inférieure ou égale à 100 $ peuvent la remplir annuellement. Une fois que vous vous êtes inscrit pour obtenir un permis de taxe sur les ventes en Californie, l'État vous attribue une fréquence de dépôt. Vous pouvez trouver les dernières dates d'échéance de dépôt sur le site Internet de la California Department of Tax and Fee Administration (CDTFA).
Toute entreprise disposant d'un permis de taxe sur les ventes californien valide doit déposer une déclaration de taxe sur les ventes à chaque date d'échéance, même si elle n'a pas de taxe sur les ventes à déclarer. Dans ce cas, l'entreprise remplit une déclaration de taxe sur les ventes, mais ne procède à aucun paiement.
Paiements anticipés de la taxe sur les ventes en Californie
Certaines entreprises produisent des déclarations trimestrielles de taxe sur les ventes en Californie, mais doivent cependant effectuer des paiements anticipés mensuels. En vertu de la section 6471 de la California Sales and Use Tax Law, toute entreprise dont le montant mensuel moyen de la taxe sur les ventes est égal ou supérieur à 17 000 $ doit effectuer des paiements anticipés.
Dans ce cas, au lieu de payer votre taxe sur les ventes au moment où vous effectuez votre déclaration, vous effectuerez un paiement chaque mois au cours du trimestre avant de déposer votre déclaration trimestrielle. Les paiements anticipés sont dus au plus tard le 24e jour du mois suivant. En d'autres termes, votre paiement anticipé de janvier serait dû au plus tard le 24 février, votre paiement anticipé de février serait dû au plus tard le 24 mars et vous effectueriez votre paiement de mars lorsque vous déposeriez votre déclaration de taxe sur les ventes du premier trimestre à la fin du mois d'avril.
Chaque paiement anticipé mensuel doit représenter au moins 90 % de l'impôt dû pour le mois en question.
Toutefois, les règles relatives aux paiements anticipés du deuxième trimestre sont différentes. Le prépaiement initial, pour le mois d'avril, suit les instructions habituelles de 90 %. Mais le second paiement anticipé, pour le mois de mai, est en fait considéré comme un paiement anticipé pour la période du 1er mai au 15 juin. En conséquence, il doit être égal à l'un des montants suivants :
- 90 % de la dette fiscale du mois de mai plus 90 % de la dette fiscale de la première moitié du mois de juin
- 90 % de la dette fiscale du mois de mai plus 50 % des 90 % de la dette fiscale du mois de mai
Anticiper sa déclaration de taxe sur les ventes en Californie
Avant de commencer à vous pencher sur votre déclaration de taxe sur les ventes, vous devez collecter les informations relatives aux ventes pour votre période fiscale. Le système de déclaration en ligne de la CDTFA vous indiquera les informations dont vous avez besoin, mais le dépôt d'une déclaration nécessite généralement d'autres éléments, tels que ceux présentés ci-après.
Transactions commerciales
Afin de remplir leur déclaration de taxe sur les ventes pour l'État de Californie, les entreprises ont besoin de deux informations principales : le volume de ventes (en chiffre d'affaires total et en chiffre d'affaires taxable) et les destinataires de ces ventes.
Vous êtes également tenu de collecter et de payer la taxe sur les ventes pour tout bien personnel vendu à des résidents de Californie, à quelques exceptions près. Une exception peut être faite si l'acheteur dispose d'un certificat de revente ou si l'article n'est pas considéré comme imposable en Californie.
Vous devez également déclarer vos ventes brutes en Californie. Il s'agit du produit total des ventes réalisées auprès d'acheteurs situés en Californie, que ces ventes soient ou non imposables.
En plus de votre chiffre d'affaires brut, la déclaration de taxe sur les ventes nécessite d'autres informations sur vos transactions de vente.
- Ventes imposables par type : les différents types de produits sont soumis à des règles et à des montants d'imposition différents. Vous devez donc savoir comment se répartissent vos ventes totales imposables.
- Ventes non imposables par type : les ventes effectuées auprès de revendeurs, la main-d'œuvre non imposable et les denrées alimentaires non imposables sont des exemples de ventes non imposables.
- Déductions : il peut s'agir d'éléments tels que des frais d'expédition.
- Total de la taxe sur les ventes collectée : il s'agit du montant total de la taxe sur les ventes que vous avez perçue auprès de vos clients au cours de la période de déclaration.
Si le montant des ventes taxables n'atteint pas les seuils de lien fiscal économique de l'État de Californie, il se peut qu'il ne soit pas nécessaire de remplir une déclaration de taxe sur les ventes. Outre le respect des seuils de lien fiscal économique, toute entreprise physiquement présente en Californie, à travers des employés, des bureaux ou un entrepôt, et qui vend des biens et/ou des services taxables est tenue de percevoir des taxes sur les ventes sur toutes ses transactions éligibles, de remplir les déclarations associées et de reverser les montants appropriés à l'État. Si aucune vente n'a été réalisée au cours d'une période de déclaration, l'entreprise doit tout de même produire une déclaration pour un montant de 0 $.
Juridictions fiscales spéciales
En plus de payer les taxes de vente de l'État, les marchands californiens doivent également gérer les taxes de vente de district. Chaque fois que vous concluez une vente avec un acheteur situé dans une ville qui applique un taux d'imposition supérieur au taux de base de l'État, vous devez collecter les taxes supplémentaires pour ce district. Par exemple, les acheteurs de Los Angeles sont soumis à une taxe de district de 2,25 % en plus de la taxe d'État de Californie de 7,25 %. Chaque fois que vous effectuez une vente auprès d'un résident de Los Angeles, vous lui facturez un total de 9,5 % de taxes sur les ventes.
Il existe des centaines de districts de taxe sur les ventes en Californie, c'est pourquoi la préparation d'une déclaration de taxe sur les ventes en Californie peut vite se révéler laborieuse. Pour en savoir plus sur le fonctionnement des taxes de district, consultez la publication 44.
Autres informations requises
Certaines entreprises devront fournir davantage d'informations pour remplir leur déclaration de taxe sur les ventes. Par exemple, les entreprises situées en dehors de l'État auront besoin de dresser une liste de toutes les ventes par comté afin de remplir l'annexe B. En outre, si vous avez effectué des paiements anticipés mensuels, vous devez connaître ces montants afin de savoir combien il vous reste à payer pour le trimestre au moment où vous remplissez votre déclaration.
Toutes les entreprises qui exercent leurs activités dans l'État de Californie sont tenues de remplir l'annexe C, qui répertorie les adresses de tous les établissements pour lesquels des permis de marchand ont été délivrés. Le montant imposable vendu dans chaque lieu doit être indiqué.
Remplir et remettre sa déclaration de taxe sur les ventes en Californie
La dernière étape de la déclaration de la taxe sur les ventes en Californie consiste à soumettre les informations requises et à verser la taxe. La CDTFA propose un système de dépôt en ligne qui vous aidera à saisir vos informations pour générer votre déclaration.
Une fois la déclaration remplie, vous devez verser le total des taxes sur les ventes calculées, moins les paiements anticipés mensuels que vous avez déjà effectués. Vous pouvez payer par voie électronique sur le site Web de la CDTFA.