La Californie possède certaines des lois sur la taxe de vente les plus complexes aux États-Unis. C’est l’un des rares États dotés d’un système de règles de territorialité hybrides pour la taxe de vente. Les taxes de vente des comtés et de l’État utilisent une territorialité fondée sur l’origine, tandis que les taxes de vente de district utilisent une territorialité fondée sur la destination. Ces complexités peuvent rendre difficile la production d’une déclaration de taxe de vente exacte et en temps opportun.

Ci-dessous, nous expliquerons comment produire une déclaration de taxe de vente en Californie, y compris comment déterminer votre fréquence de déclaration et vos dates d’échéance, comment préparer votre déclaration et comment la modifier.

Points à retenir

• Remplir avec exactitude une déclaration de taxe de vente de la Californie exige de séparer les ventes taxables et non taxables, d’associer les transactions à des districts fiscaux locaux précis et de remplir des annexes d’État supplémentaires pour les ventes dans des établissements multiples ou hors de l’État.
  

* Bien que les déclarations soient généralement produites tous les trimestres, les vendeurs à volume élevé doivent effectuer des paiements anticipés de taxes mensuels. Toutes les entreprises s’exposent à de strictes pénalités financières en cas de production ou de paiement en retard, même si elles doivent une déclaration de zéro dollar.

* Il existe un délai de prescription strict concernant le moment où vous pouvez modifier une déclaration pour réclamer un trop-payé.

Comment trouver la date d’échéance de votre déclaration en Californie

La date d’échéance pour produire votre déclaration dépend de votre obligation fiscale moyenne mensuelle en matière de taxe de vente. Bien que la plupart des entreprises produisent leurs déclarations de taxe de vente de la Californie tous les trimestres, celles dont l’obligation fiscale en matière de taxe de vente mensuelle est de 100 $ ou moins, en moyenne, peuvent le faire annuellement.

Une fois que vous vous inscrivez pour obtenir un permis de taxe de vente de la Californie, l’État vous attribuera une fréquence de déclaration en fonction de votre volume de ventes. Vous pouvez trouver les dates d’échéance de déclaration les plus récentes sur le site Web du California Department of Tax and Fee Administration (CDTFA).

Fréquence de déclaration trimestrielle

Fréquence de déclaration mensuelle

Fréquence de déclaration annuelle : comptes de taxe de vente

Fréquence de déclaration annuelle : acheteurs admissibles et comptes de taxe d’utilisation des consommateurs

Toute entreprise titulaire d’un permis de taxe de vente valide de la Californie doit produire une déclaration de taxe de vente au plus tard à chaque date d’échéance, même si elle n’a aucune taxe de vente à déclarer. Dans ce scénario, l’entreprise remplira une déclaration de taxe de vente, mais ne soumettra aucun paiement.

Paiements anticipés de taxe de vente de la Californie

Certaines entreprises produisent des déclarations de taxe de vente de la Californie trimestrielles, mais sont tenues d’effectuer des paiements anticipés mensuels. Conformément à la Section 6471 de la California Sales and Use Tax Law, toute entreprise dont l’obligation fiscale moyenne en matière de taxe de vente mensuelle est de 17 000 $ ou plus doit effectuer des paiements anticipés.

Dans ce scénario, au lieu de payer votre obligation fiscale en matière de taxe de vente au moment où vous produisez votre déclaration, vous effectuerez un paiement chaque mois au cours du trimestre avant de produire la déclaration trimestrielle. Les paiements anticipés sont exigibles au plus tard le 24e jour du mois suivant. En d’autres termes, votre paiement anticipé de janvier serait exigible au plus tard le 24 février, votre paiement anticipé de février serait exigible au plus tard le 24 mars, et vous effectueriez votre paiement anticipé de mars lorsque vous produiriez votre déclaration de taxe de vente du premier trimestre à la fin du mois d’avril. Chaque paiement anticipé mensuel doit représenter au moins 90 % de l’obligation fiscale exigible pour ce mois.

Fréquence de déclaration de paiement anticipé trimestrielle

Les règles relatives aux paiements anticipés du deuxième trimestre sont différentes. Le paiement anticipé initial, pour le mois d’avril, exige le minimum habituel de 90 %. Toutefois, le deuxième paiement anticipé, pour le mois de mai, est considéré comme un paiement anticipé pour la période du 1er mai au 15 juin. Par conséquent, il doit satisfaire à l’une des exigences minimales suivantes :

* Au moins 90 % de l’obligation fiscale de mai, plus 90 % de l’obligation fiscale de la première moitié de juin

* Au moins 90 % de l’obligation fiscale de mai, plus 50 % de l’obligation fiscale de 90 % de juin

Comment préparer votre déclaration de taxe de vente en Californie

Avant de pouvoir commencer à remplir votre déclaration de taxes de vente, vous devrez recueillir les informations sur les ventes pour votre période de déclaration. Le système de déclaration de taxes en ligne du CDTFA peut vous indiquer les détails dont vous avez besoin, mais la production d'une déclaration exige généralement les informations suivantes :

• Permis de vendeur de la Californie ou numéro de compte : Votre numéro d’identification officiel délivré par le CDTFA.

• Identifiants des services en ligne du CDTFA : Votre nom d’utilisateur et votre mot de passe pour accéder au portail en ligne.

• Ventes brutes totales : Vos revenus de ventes totaux provenant d’acheteurs situés en Californie au cours de la période de déclaration, peu importe si ces ventes étaient taxables ou non.

• Répartition des ventes taxables et m'aviser : Vous devrez répartir vos ventes en catégories taxables et exonérées. Cela signifie que vous devez identifier vos ventes taxables par type, vos ventes m'aviser (par exemple, les ventes à des acheteurs ayant des certificats de revente, la main-d’œuvre m'aviser, les aliments m'aviser) et les déductions pertinentes (par exemple, les frais d’expédition).

• Informations sur les taxes de district local : La Californie compte plusieurs taux de taxes de district qui varient selon la ville et le comté. Vous devrez déclarer les ventes par lieu si vous effectuez des ventes taxables dans ces districts. Par exemple, les acheteurs situés à Los Angeles sont assujettis à une taxe de district de 2,25 % en plus de la taxe de l’État de la Californie de 7,25 %. Cela signifie que vous devrez y facturer un total de 9,50 % en taxes de vente.

• Données sur le lieu de l’entreprise (Schedule C) : Toutes les entreprises qui exercent leurs activités en Californie doivent remplir l’annexe C (Schedule C) avec les adresses de tous les lieux d’affaires pour lesquels des permis de vendeur ont été délivrés, ainsi que le montant taxable vendu à chaque lieu.

• Ventes hors de l’État par comté (Schedule B) : Les entreprises hors de l’État auront besoin d’une liste de toutes les ventes réparties par comté pour remplir le formulaire Schedule B.

• Dossiers de paiements anticipés : Si vous prévoyez effectuer des paiements anticipés mensuels, vous devrez préparer ces totaux afin de pouvoir calculer avec précision le solde restant dû pour le trimestre.

• Mode de paiement : Votre compte bancaire et votre numéro d’acheminement si vous prévoyez verser vos taxes en ligne.

• Fréquence de déclaration : Votre calendrier de déclaration attribué par le CDTFA (par exemple, mensuel, trimestriel, annuel).

Si le montant des ventes taxables ne dépasse pas les seuils de lien économique en Californie, une déclaration de taxes de vente pourrait ne pas être requise. Toutefois, si une entreprise a des employés, un bureau ou un entrepôt en Californie et qu’elle vend des biens taxables, des services taxables, ou les deux, elle doit collecter les taxes de vente sur toutes les transactions taxables, produire des déclarations et payer le montant approprié à l’État. Si aucune vente n’a été réalisée au cours d’une période de déclaration, cette entreprise doit tout de même produire une déclaration de 0 $.

Comment remplir et déposer une déclaration de taxe de vente en Californie

La dernière étape pour remplir une déclaration de taxes de vente en Californie consiste à produire la déclaration et à verser la taxe. Le CDTFA dispose d’un système de déclaration en ligne qui vous aidera à saisir vos informations pour générer la déclaration. Voici comment vous pouvez mener à bien le processus :

• Connectez-vous : Accédez au portail des services en ligne du CDTFA à l’aide de vos identifiants.

• Sélectionnez votre période : Choisissez votre compte de taxe de vente spécifique et la période de déclaration visée.

• Saisissez vos données : Entrez vos ventes brutes, vos ventes m'aviser et toute déduction applicable.

• Répartissez les taxes de district : Si vous avez effectué des ventes dans des juridictions fiscales spéciales, répartissez ces ventes dans les districts locaux appropriés afin que le système puisse calculer les taux supplémentaires.

• Appliquez les paiements anticipés : Vérifiez le calcul final de la taxe du système et soustrayez tout paiement anticipé mensuel que vous avez déjà effectué pour ce trimestre.

• Soumettez et payez : Soumettez votre déclaration finale et versez le solde restant dû par l’intermédiaire du portail du CDTFA.

Une fois que vous aurez rempli la déclaration, vous devrez ensuite verser le total des taxes de vente, moins tout paiement anticipé mensuel que vous avez déjà effectué. Vous pouvez payer par voie électronique sur le site Web du CDTFA.

Il est important de mener à bien ce processus au plus tard à la date limite qui vous a été attribuée. Les entreprises sont assujetties à une pénalité standard de 10 % du montant de la taxe due si une déclaration est produite en retard ou si la taxe est payée en retard. En plus de cette pénalité, des intérêts légaux s’accumuleront chaque mois sur le solde de taxe impayé, à compter de la date d’échéance initiale jusqu’à ce que le passif soit payé en totalité.

Comment produire une déclaration de taxes de vente modifiée de la Californie

Pour corriger une déclaration précédemment soumise, vous devez produire une déclaration modifiée directement sur le portail des services en ligne du CDTFA.

Une fois connecté, vous accéderez à la période de déclaration spécifique qui nécessite une correction et sélectionnerez l’option permettant de modifier la déclaration. Il est important de saisir vos données financières corrigées pour toute la période plutôt que d’entrer simplement la différence entre les montants originaux et révisés. Le délai de production d’une modification dépend du résultat de votre correction :

• Si vous devez des taxes supplémentaires : Vous devrez produire la déclaration modifiée et verser le solde impayé le plus rapidement possible afin de réduire au minimum l’accumulation continue des intérêts légaux et des pénalités.

• Si vous avez payé en trop : Votre déclaration modifiée servira de demande formelle de remboursement. Pour vous faire rembourser, vous devrez produire cette déclaration modifiée dans les limites du délai de prescription de l’État, qui est généralement de trois ans à compter de la date d’échéance initiale de la déclaration.

Comment produire une déclaration finale de taxes de vente de la Californie

Si vous prévoyez fermer votre entreprise, la vendre ou en transférer la propriété, le CDTFA exigera que vous annuliez officiellement votre permis de vendeur et que vous produisiez une déclaration finale de taxes de vente.

Cette déclaration finale doit faire état de toutes les transactions jusqu’à votre date de fermeture, ce qui comprend les ventes d’agencements commerciaux, d’équipement ou des stocks restants. Si vous prévoyez acquérir une entreprise existante, vous devez demander un certificat de quitte fiscal au CDTFA. Sans celui-ci, les acheteurs peuvent être tenus légalement responsables des taxes de vente, des frais et des pénalités impayés du propriétaire précédent.

Normalement, les entreprises peuvent produire leurs déclarations finales selon leur calendrier mensuel ou trimestriel assigné. Toutefois, les entreprises qui produisent une déclaration annuelle doivent produire leurs déclarations finales au plus tard à la date limite trimestrielle standard du trimestre au cours duquel elles ont fermé.

Si une date d'échéance tombe une fin de semaine ou un jour férié de l'État, elle est reportée au jour ouvrable suivant.

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