Californië heeft een van de meest ingewikkelde wet- en regelgeving voor omzetbelasting in de Verenigde Staten. Het is een van de weinige staten die voorschriften voor omzetbelasting voor hybride bronnen hanteert: voor county's en staten wordt de omzetbelasting gebaseerd op herkomst, voor districten gebeurt dat op basis van bestemming.

Gezien deze complexiteit kan het hele uitdaging zijn om aangiften omzetbelasting kloppend te maken en op tijd in te dienen. In Californië moeten ondernemingen eerst vaststellen met welke frequentie en wanneer ze uiterlijk aangifte moeten doen, vervolgens de aangifte voorbereiden en tot slot aangifte doen en omzetbelasting afdragen.

Wat staat er in dit artikel?

• De uiterste datum voor je aangifte in Californië bepalen
  
• De aangifte omzetbelasting in Californië voorbereiden
  
• Een aangifte omzetbelasting in Californië invullen en indienen
  

De uiterste datum voor je aangifte in Californië bepalen

De termijn waarbinnen je aangifte moet doen, is afhankelijk van de gemiddelde omzetbelasting die je maandelijks moet afdragen. Terwijl de meeste ondernemingen elk kwartaal aangifte omzetbelasting doen in Californië, kunnen ondernemingen die maandelijks gemiddeld $ 100 of minder afdragen, jaarlijks aangifte doen. Wanneer je je registreert voor een omzetbelastingvergunning in Californië, krijg je van de staat een aangiftefrequentie. Je vindt de uiterste aangiftedatum op de website van de California Department of Tax and Fee Administration (CDTFA).

Elke onderneming met een geldige omzetbelastingvergunning(sales tax permit) in Californië moet vóór elke vervaldatum aangifte omzetbelasting doen, ook als er geen omzetbelasting is om aan te geven. In dat geval doet de onderneming aangifte omzetbelasting, maar vindt er geen betaling plaats.

Voorheffing omzetbelasting in Californië

Sommige ondernemingen doen elk kwartaal aangifte omzetbelasting in Californië, maar moeten een maandelijkse voorheffing betalen. Volgens artikel 6471 van de California Sales and Use Tax Law moet elke onderneming die maandelijks gemiddeld $ 17.000 of meer aan omzetbelasting moet afdragen, een voorheffing betalen.

In dat geval betaal je niet de omzetbelasting die verschuldigd is op het moment dat je aangifte doet, maar doe je elke maand in het kwartaal voorafgaand aan de kwartaalaangifte een betaling. Voorheffingen zijn verschuldigd op of vóór de 24e dag van de volgende maand. Met andere woorden, je voorheffing voor januari is op of vóór 24 februari verschuldigd, je voorheffing voor februari is op of vóór 24 maart verschuldigd en je doet je betaling van maart wanneer je eind april aangifte omzetbelasting over het eerste kwartaal doet.

Elke maandelijkse voorheffing moet ten minste 90% bedragen van de voor die maand verschuldigde belasting.
De regels voor voorheffingen in het tweede kwartaal zijn echter anders. Voor de eerste voorheffing, voor de maand april, geldt de gebruikelijke richtlijn van 90%. Maar de tweede voorheffing, voor de maand mei, wordt eigenlijk beschouwd als een voorheffing voor het tijdvak van 1 mei tot en met 15 juni. Daarom moet deze voorheffing gelijk zijn aan een van de volgende bedragen:

• 90% van het verschuldigde bedrag voor mei plus 90% van het verschuldigde bedrag voor de eerste helft van juni
  
• 90% van het verschuldigde bedrag voor mei plus 50% van de 90% van het verschuldigde bedrag voor mei
  

De aangifte omzetbelasting in Californië voorbereiden

Voordat je aan de aangifte kunt beginnen, moet je de verkoopgegevens voor het belastingtijdvak verzamelen. In het online aangiftesysteem CDTFA zie je precies welke gegevens je nodig hebt, maar vuistregel is dat voor een aangifte meestal de volgende gegevens zijn vereist:

Verkooptransacties

Als je aangifte omzetbelasting in Californië doet, moet je twee dingen weten: hoeveel je onderneming heeft verkocht, zowel in bruto-omzet als in belastbare omzet, en aan wie is verkocht.

Je bent ook verplicht om omzetbelasting te berekenen en te betalen voor alle persoonlijke eigendom die wordt verkocht aan ingezetenen van Californië, met een paar uitzonderingen. Een voorbeeld van een uitzondering is als de koper een certificaat voor doorverkoop heeft of als het artikel in Californië niet als belastbaar is aangemerkt.

Je moet ook je bruto-omzet in Californië opgeven. Dit is de totale omzet uit verkoop aan kopers in Californië, ongeacht of deze verkoop belastbaar was.

Naast je bruto-omzet moet je voor de aangifte omzetbelasting de volgende informatie over verkooptransacties verstrekken:

• Belastbare verkoop per type. Voor elk type product gelden weer andere belastingregels en bedragen, dus je moet weten hoe je totale belastbare omzet is opgebouwd.
  
• Niet-belastbare verkoop per type. Voorbeelden van niet-belastbare verkoop zijn verkoop aan wederverkopers, niet-belastbare arbeid en niet-belastbare levensmiddelen.
  
• Aftrekposten. Dit kunnen bijvoorbeeld verzendkosten zijn.
  
• Totale berekende omzetbelasting. Dit is het totale bedrag aan omzetbelasting dat je tijdens het aangiftetijdvak bij klanten hebt ingehouden.
  

Als het bedrag aan belastbare verkoop lager is dan de drempelwaarden voor de economische nexus in Californië, dan hoef je mogelijk geen aangifte omzetbelasting te doen. Een onderneming die werknemers, een kantoor of een magazijn in Californië heeft en belastbare goederen en/of diensten verkoopt, moet niet alleen voldoen aan de drempelwaarden voor de economische nexus, maar ook omzetbelasting inhouden op alle belastbare transacties, aangifte doen en het juiste bedrag aan de staat betalen. Als er tijdens een aangiftetijdvak niets is verkocht, moet de onderneming nog steeds een aangifte van $ 0 indienen.

Speciale regio's voor belastingheffing

Verkopers in Californië moeten niet alleen omzetbelasting aan de staat afdragen, maar ook letten op omzetbelasting voor het district. Elke keer dat je iets verkoopt aan iemand die is gevestigd in een stad die meer in rekening brengt dan het basistarief van de staatsbelasting, moet je de extra belastingen voor dat district innen. Voor kopers in Los Angeles geldt bijvoorbeeld een districtsbelasting van 2,25% bovenop de belasting van 7,25% van de staat Californië. Op elke verkoop aan een ingezetene van Los Angeles breng je dus in totaal 9,5% omzetbelasting in rekening.

Er zijn honderden belastingdistricten in Californië. Dat maakt het best lastig om een aangifte omzetbelasting in Californië op te stellen. Zie Publication 44 voor meer informatie over hoe districtsbelastingen werken.

Andere vereiste informatie

Sommige ondernemingen moeten nog meer informatie in hun aangifte omzetbelasting invullen. Ondernemingen die buiten de staat zijn gevestigd, hebben bijvoorbeeld een lijst met alle verkopen per county nodig om Schedule B in te vullen. Als je maandelijkse voorheffingen hebt betaald, moet je ook die bedragen bij de hand houden, zodat je weet hoeveel je nog moet betalen voor het kwartaal waarover je aangifte doet.

Alle ondernemingen die actief zijn in de staat Californië, zijn verplicht om Schedule C in te vullen. Hierin moet je de adressen vermelden van al je bedrijfslocaties waarvoor verkoopvergunningen zijn afgegeven. Je moet het belastbare bedrag vermelden dat op elke locatie is verkocht.

Een aangifte omzetbelasting in Californië invullen en indienen

De laatste stap bij het invullen van een aangifte omzetbelasting in Californië is aangifte doen en belasting afdragen. De CDTFA heeft een online aangiftesysteem waarin je gemakkelijk je gegevens kunt invullen om de aangifte te genereren.

Zodra je klaar bent met de aangifte, moet je de totale berekende omzetbelasting afdragen, minus de maandelijkse voorheffingen die je al hebt betaald. Je kunt digitaal betalen via de website van CDTFA.

Stripe Tax kan de aangifte en afdracht een stuk eenvoudiger maken. Met onze vertrouwde wereldwijde partners profiteren gebruikers van een soepele ervaring waarbij verbinding wordt gemaakt met je Stripe-transactiegegevens. Zo kunnen onze partners je aangiften beheren, zodat jij je kunt concentreren op de groei van je onderneming.