La California ha alcune delle leggi sull'imposta sulle vendite più complesse degli Stati Uniti. È uno dei pochi stati con un sistema di determinazione della fonte ibrido per l'imposta sulle vendite. Le imposte sulle vendite di contea e stato utilizzano il principio di origine, ma le imposte sulle vendite distrettuali utilizzano il principio di destinazione. Queste complessità possono rendere difficile presentare una dichiarazione dell'imposta sulle vendite accurata e nei tempi previsti.

Di seguito, spiegheremo come presentare una dichiarazione dell'imposta sulle vendite in California, incluso come identificare la frequenza di presentazione e le date di scadenza, come preparare la dichiarazione e come modificarla.

In sintesi:

• Compilare in modo accurato una dichiarazione dell'imposta sulle vendite della California richiede di separare le vendite imponibili da quelle non imponibili, associare le transazioni a specifici distretti fiscali locali e completare ulteriori moduli statali per le vendite in più sedi o fuori dallo stato.

• Sebbene le dichiarazioni vengano in genere presentate trimestralmente, i venditori con volumi elevati devono effettuare pagamenti anticipati mensili delle imposte. Tutte le attività sono soggette a severe sanzioni finanziarie per la presentazione o il pagamento in ritardo, anche se devono una dichiarazione a zero dollari.

• Esiste un rigido termine di prescrizione su quando è possibile modificare una dichiarazione per richiedere il rimborso di un pagamento in eccesso.

Scoprire le scadenze per la presentazione della dichiarazione in California

La data di scadenza per la presentazione della dichiarazione dipende dal debito medio mensile relativo all'imposta sulle vendite. Sebbene la maggior parte delle attività presenti le dichiarazioni dell'imposta sulle vendite in California trimestralmente, quelle con un debito mensile medio relativo all'imposta sulle vendite di 100 $ o inferiore possono presentarle annualmente.

Dopo aver effettuato la registrazione per un permesso per l'imposta sulle vendite in California, lo stato ti assegnerà una frequenza di presentazione in base al volume delle tue vendite. Puoi trovare le ultime date di scadenza per la presentazione sul sito web del California Department of Tax and Fee Administration (CDTFA).

Base di rendicontazione trimestrale

Base di rendicontazione mensile

Base di rendicontazione annuale: account per l'imposta sulle vendite

Base di rendicontazione annuale: acquirenti idonei e account per l'imposta sull'uso dei consumatori

Qualsiasi attività con un permesso per l'imposta sulle vendite in California valido deve presentare una dichiarazione dell'imposta sulle vendite entro ogni data di scadenza, anche se non ha alcuna imposta sulle vendite da dichiarare. In questo scenario, l'attività compilerà una dichiarazione dell'imposta sulle vendite ma non invierà alcun pagamento.

Pagamenti anticipati dell'imposta sulle vendite in California

Alcune attività presentano dichiarazioni trimestrali dell'imposta sulle vendite in California, ma sono tenute a effettuare pagamenti anticipati mensili. Secondo la Sezione 6471 della legge sull'imposta sulle vendite e sull'uso della California, qualsiasi attività con un debito mensile medio relativo all'imposta sulle vendite di 17.000 $ o superiore deve effettuare pagamenti anticipati.

In questo scenario, invece di pagare il tuo debito relativo all'imposta sulle vendite al momento della presentazione della dichiarazione, effettuerai un pagamento ogni mese durante il trimestre prima di presentare la dichiarazione trimestrale. I pagamenti anticipati sono dovuti entro e non oltre il 24° giorno del mese successivo. In altre parole, il pagamento anticipato di gennaio sarebbe dovuto entro il 24 febbraio, il pagamento anticipato di febbraio sarebbe dovuto entro il 24 marzo ed effettueresti il pagamento anticipato di marzo al momento della presentazione della dichiarazione dell'imposta sulle vendite del primo trimestre alla fine di aprile. Ogni pagamento anticipato mensile deve corrispondere ad almeno il 90% del debito fiscale dovuto per quel mese.

Base di rendicontazione trimestrale per pagamenti anticipati

Le regole per i pagamenti anticipati del secondo trimestre sono diverse. Il pagamento anticipato iniziale, per il mese di aprile, richiede il consueto minimo del 90%. Tuttavia, il secondo pagamento anticipato, per il mese di maggio, è considerato un pagamento anticipato per il periodo 1 maggio-15 giugno. Di conseguenza, deve soddisfare uno dei seguenti requisiti minimi:

• Almeno il 90% del debito fiscale per maggio più il 90% del debito fiscale per la prima metà di giugno.

• Almeno il 90% del debito fiscale per maggio più il 50% del 90% del debito fiscale per giugno.

Come preparare la dichiarazione delle imposte sulle vendite in California

Prima di poter iniziare a lavorare sulla dichiarazione dell'imposta sulle vendite, dovrai raccogliere le informazioni sulle vendite per il tuo periodo fiscale. Il sistema online di dichiarazione dell'imposta sulle vendite del CDTFA può indicarti i dettagli necessari, ma la presentazione di una dichiarazione richiede in genere le seguenti informazioni:

• Permesso di vendita in California o numero di account: il tuo numero di identificazione ufficiale rilasciato dal CDTFA.

• Accesso a CDTFA Online Services: il tuo nome utente e la password per accedere al portale online.

• Vendite lorde totali: i ricavi totali delle vendite effettuate ad acquirenti residenti in California durante il periodo di dichiarazione, indipendentemente dal fatto che tali vendite fossero imponibili o meno.

• Ripartizione delle vendite imponibili e non imponibili: dovrai suddividere le vendite in categorie imponibili ed esenti. Ciò significa identificare le vendite imponibili in base alla tipologia, le vendite non imponibili (ad es. vendite ad acquirenti con certificati di rivendita, manodopera non imponibile, prodotti alimentari non imponibili) e le relative detrazioni (ad es. spese di spedizione).

• Informazioni sulle imposte dei distretti locali: la California ha diverse aliquote fiscali distrettuali che variano in base alla città e alla contea. Dovrai segnalare le vendite in base alla località se effettui vendite imponibili in tali distretti. Ad esempio, gli acquirenti di Los Angeles sono soggetti a un'imposta distrettuale del 2,25% in aggiunta all'imposta statale della California del 7,25%. Ciò significa che dovresti addebitare un totale del 9,50% in imposte sulle vendite in quell'area.

• Dati sulla sede dell'attività (Schedule C): tutte le attività che operano in California devono compilare lo Schedule C con gli indirizzi di tutte le sedi aziendali per le quali sono stati rilasciati i permessi di vendita, insieme all'importo imponibile venduto in ciascuna località.

• Vendite fuori dallo stato per contea (Schedule B): le attività con sede fuori dallo stato avranno bisogno di un elenco di tutte le vendite suddivise per contea per compilare lo Schedule B.

• Record dei pagamenti anticipati: se hai intenzione di effettuare pagamenti anticipati mensili, dovrai avere a disposizione tali totali per poter calcolare in modo accurato il saldo rimanente dovuto per il trimestre.

• Metodo di pagamento: il tuo conto bancario e il numero di routing se intendi versare le imposte online.

• Frequenza di dichiarazione: il piano di dichiarazione assegnato dal CDTFA (ad es. mensile, trimestrale, annuale).

Se l'importo delle vendite imponibili non supera le soglie di nesso economico in California, la dichiarazione delle imposte sulle vendite potrebbe non essere obbligatoria. Tuttavia, se un'attività ha dipendenti, un ufficio o un magazzino in California e vende beni, servizi o entrambi che sono soggetti a tassazione, deve riscuotere le imposte sulle vendite su tutte le transazioni imponibili, presentare le dichiarazioni e versare l'importo appropriato allo stato. Se non sono state effettuate vendite durante un periodo di dichiarazione, tale attività deve comunque presentare una dichiarazione di 0 $.

Come compilare e presentare una dichiarazione dell'imposta sulle vendite in California

Il passaggio finale per compilare una dichiarazione delle imposte sulle vendite in California consiste nel presentare la dichiarazione e versare l'imposta. Il CDTFA dispone di un sistema di dichiarazione online che ti aiuterà a inserire le tue informazioni per generare la dichiarazione. Ecco come completare la procedura:

• Accedi: accedi al portale CDTFA Online Services utilizzando le tue credenziali.

• Seleziona il periodo: scegli l'account specifico per l'imposta sulle vendite e il periodo per la tua dichiarazione.

• Inserisci i dati: indica le vendite lorde, le vendite non imponibili e le eventuali detrazioni applicabili.

• Assegna le imposte distrettuali: se hai effettuato vendite in giurisdizioni fiscali speciali, assegna tali vendite ai distretti locali corretti in modo che il sistema possa calcolare le aliquote aggiuntive.

• Applica i pagamenti anticipati: esamina il calcolo fiscale finale del sistema e sottrai gli eventuali pagamenti anticipati mensili già effettuati per quel trimestre.

• Invia e paga: invia la tua dichiarazione finale e versa il saldo rimanente dovuto tramite il portale CDTFA.

Una volta completata la dichiarazione, dovrai quindi versare il totale dell'imposta sulle vendite meno eventuali pagamenti anticipati mensili già effettuati. Puoi pagare elettronicamente tramite il sito web del CDTFA.

È importante completare questa procedura entro la scadenza assegnata. Le attività sono soggette a una sanzione standard del 10% dell'importo dell'imposta dovuta se una dichiarazione viene presentata in ritardo o se l'imposta viene pagata in ritardo. Oltre a questa sanzione, gli interessi legali matureranno mensilmente sul saldo fiscale non pagato dalla data di scadenza originaria fino al completo pagamento della passività.

Come presentare una dichiarazione rettificativa delle imposte sulle vendite in California

Per correggere una dichiarazione inviata in precedenza, devi presentare una dichiarazione rettificativa direttamente tramite il portale CDTFA Online Services.

Dopo aver effettuato l'accesso, vai al periodo di dichiarazione specifico che richiede una correzione e seleziona l'opzione per rettificare la dichiarazione. È importante inserire i dati finanziari corretti per l'intero periodo piuttosto che immettere solo la differenza tra gli importi originali e quelli rivisti. Le tempistiche per la presentazione di una rettifica dipendono dal risultato della correzione:

• Se devi un'imposta aggiuntiva: dovrai presentare la dichiarazione rettificativa e versare il saldo in sospeso il prima possibile per ridurre al minimo il continuo accumulo di interessi legali e sanzioni.

• Se hai pagato in eccesso: la tua dichiarazione rettificativa fungerà da richiesta formale di rimborso. Per ricevere indietro il denaro, dovrai presentare questa dichiarazione rettificativa entro i termini di prescrizione dello stato, che in genere ammontano a tre anni dalla data di scadenza originale della dichiarazione.

Come presentare una dichiarazione finale delle imposte sulle vendite in California

Se hai intenzione di chiudere l'attività, venderla o trasferirne la proprietà, il CDTFA ti chiederà di chiudere ufficialmente il tuo permesso di vendita e di presentare una dichiarazione finale delle imposte sulle vendite.

Questa dichiarazione finale deve riportare tutte le transazioni fino alla data di chiusura, che includono le vendite di qualsiasi impianto aziendale, attrezzatura o inventario rimanente. Se prevedi di acquisire un'attività esistente, devi richiedere un certificato di regolarità fiscale al CDTFA. Senza di esso, gli acquirenti possono essere ritenuti legalmente responsabili per le imposte sulle vendite non pagate, le commissioni e le sanzioni del precedente titolare.

Normalmente, le attività possono presentare le proprie dichiarazioni finali in base alle scadenze mensili o trimestrali assegnate. Tuttavia, le attività che presentano la dichiarazione annualmente devono presentare le proprie dichiarazioni finali entro la scadenza trimestrale standard del trimestre in cui hanno chiuso.

Se una data di scadenza cade in un fine settimana o in una festività statale, viene posticipata al giorno lavorativo successivo.

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