California tiene algunas de las leyes de impuestos sobre las ventas más complejas de EE. UU. Es uno de los pocos estados con un sistema de abastecimiento híbrido para el impuesto sobre las ventas. Los impuestos sobre las ventas del condado y del estado usan un abastecimiento basado en el origen, pero los impuestos sobre las ventas del distrito usan un abastecimiento basado en el destino. Estas complejidades pueden dificultar la presentación oportuna y precisa de una declaración del impuesto sobre las ventas.

A continuación, te explicaremos cómo presentar una declaración del impuesto sobre las ventas en California, lo que incluye cómo identificar tu frecuencia de presentación y las fechas de vencimiento, cómo preparar tu declaración y cómo modificarla.

Conclusiones principales

• Para completar con precisión una declaración del impuesto sobre las ventas de California se requiere separar las ventas sujetas a impuestos y las no sujetas a impuestos, asignar las transacciones a distritos fiscales locales específicos y completar los anexos estatales adicionales para las ventas en varias ubicaciones o fuera del estado.

• Aunque las declaraciones se suelen presentar trimestralmente, los vendedores con un gran volumen deben hacer pagos anticipados de impuestos mensuales. Todas las empresas se enfrentan a sanciones financieras estrictas por presentar o pagar tarde, incluso si la declaración es de cero dólares.

• Existe un estricto estatuto de limitaciones sobre cuándo se puede modificar una declaración para reclamar un pago en exceso.

Cómo encontrar la fecha de vencimiento de tu declaración de California

La fecha de vencimiento para presentar tu declaración depende de tu obligación tributaria mensual promedio del impuesto sobre las ventas. Aunque la mayoría de las empresas presentan declaraciones del impuesto sobre las ventas de California trimestralmente, aquellas con una obligación tributaria mensual de $100 o menos, en promedio, pueden presentarlas anualmente.

Una vez que te registres para obtener un permiso del impuesto sobre las ventas de California, el estado te asignará una frecuencia de presentación basada en tu volumen de ventas. Puedes encontrar las fechas de vencimiento de presentación más recientes en el sitio web del Departamento de Administración de Impuestos y Cargos de California (CDTFA).

Base de declaración trimestral

Base de declaración mensual

Base de declaración anual: cuentas de impuestos sobre las ventas

Base de declaración anual: compradores calificados y cuentas del impuesto sobre el uso del consumidor

Cualquier empresa con un permiso del impuesto sobre las ventas de California válido debe presentar una declaración del impuesto sobre las ventas en cada fecha de vencimiento, incluso si no tiene impuestos sobre las ventas que declarar. En ese escenario, la empresa completará una declaración del impuesto sobre las ventas, pero no enviará ningún pago.

Pagos anticipados del impuesto sobre las ventas de California

Algunas empresas presentan declaraciones trimestrales del impuesto sobre las ventas de California, pero deben hacer pagos anticipados mensuales. Según la Sección 6471 de la Ley del Impuesto sobre las Ventas y el Uso de California, cualquier empresa con una obligación tributaria mensual del impuesto sobre las ventas de $17,000 o más, en promedio, tiene que hacer pagos anticipados.

En este escenario, en lugar de pagar tu obligación tributaria del impuesto sobre las ventas al momento de presentar tu declaración, harás un pago cada mes durante el trimestre antes de presentar la declaración trimestral. Los pagos anticipados vencen el día 24 del mes siguiente o antes. En otras palabras, tu pago anticipado de enero vencería el 24 de febrero, tu pago anticipado de febrero vencería el 24 de marzo y harías tu pago anticipado de marzo cuando presentes tu declaración del impuesto sobre las ventas del primer trimestre a finales de abril. Cada pago anticipado mensual debe ser de al menos el 90 % de la obligación tributaria vencida de ese mes.

Base de declaración de pagos anticipados trimestrales

Las reglas para los pagos anticipados del segundo trimestre son diferentes. El pago anticipado inicial, para el mes de abril, requiere el mínimo habitual del 90 %. Pero el segundo pago anticipado, para el mes de mayo, se considera un pago anticipado del 1 de mayo al 15 de junio. Como resultado, debe cumplir con uno de los siguientes requisitos mínimos:

• Al menos el 90 % de la obligación tributaria de mayo más el 90 % de la obligación tributaria de la primera mitad de junio

• Al menos el 90 % de la obligación tributaria de mayo más el 50 % del 90 % de la obligación tributaria de junio

Cómo preparar tu declaración de impuestos sobre las ventas de California

Antes de que puedas comenzar a trabajar en la declaración del impuesto sobre las ventas, tendrás que recopilar la información de ventas para tu período fiscal. El sistema de declaración de impuestos en línea del CDTFA puede indicarte qué detalles necesitas, pero la presentación de una declaración generalmente requiere la siguiente información:

• Permiso de vendedor o número de cuenta de California: Tu número de identificación oficial emitido por el CDTFA.

• Inicio de sesión de CDTFA Online Services: Tu nombre de usuario y contraseña para acceder al portal en línea.

• Ventas brutas totales: Tus ingresos totales por ventas a compradores ubicados en California durante el período de declaración fiscal, independientemente de si esas ventas estaban sujetas a impuestos.

• Desglose de ventas sujetas y no sujetas a impuestos: Tendrás que desglosar tus ventas en categorías sujetas a impuestos y exentas. Esto significa identificar tus ventas sujetas a impuestos por tipo, tus ventas no sujetas a impuestos (p. ej., ventas a compradores con certificados de reventa, mano de obra no sujeta a impuestos, alimentos no sujetos a impuestos) y las deducciones correspondientes (p. ej., gastos de envío).

• Información sobre los impuestos del distrito local: California tiene múltiples tasas de impuestos de distrito que varían según la ciudad y el condado. Deberás declarar las ventas por ubicación si realizas ventas sujetas a impuestos en esos distritos. Por ejemplo, los compradores en Los Ángeles están sujetos a un impuesto de distrito del 2.25 % además del impuesto estatal de California del 7.25 %. Eso significa que cobrarías un total de 9.50 % de impuestos sobre las ventas allí.

• Datos de ubicación de la empresa (Anexo C): Todas las empresas que operan en California deben completar el Anexo C con las direcciones de todos los lugares comerciales para los que se han emitido permisos de vendedor, junto con el monto sujeto a impuestos vendido en cada ubicación.

• Ventas fuera del estado por condado (Anexo B): Las empresas fuera del estado necesitarán una lista de todas las ventas desglosadas por condado para completar el Anexo B.

• Registros de pagos anticipados: Si vas a hacer pagos anticipados mensuales, deberás tener esos totales listos para poder calcular con precisión el saldo restante adeudado para el trimestre.

• Método de pago: Tu cuenta bancaria y número de enrutamiento si planeas remitir tus impuestos en línea.

• Frecuencia de declaración fiscal: Tu cronograma de declaración fiscal asignado por el CDTFA (p. ej., mensual, trimestral, anual).

Si el monto de las ventas sujetas a impuestos no supera los umbrales de nexo económico en California, es posible que no se requiera una declaración del impuesto sobre las ventas. Sin embargo, si una empresa tiene empleados, una oficina o un depósito en California y vende bienes o servicios sujetos a impuestos, o ambos, debe cobrar impuestos sobre las ventas en todas las transacciones sujetas a impuestos, presentar declaraciones y pagar el monto correspondiente al estado. Si no se realizaron ventas durante un período de declaración fiscal, esa empresa aún debe presentar una declaración por USD 0.

Cómo completar y presentar una declaración de impuestos sobre las ventas de California

El paso final para completar una declaración del impuesto sobre las ventas en California es presentarla y remitir el impuesto. El CDTFA tiene un sistema de presentación en línea que te ayudará a ingresar tu información para generar la declaración. Así es cómo puedes completar el proceso:

• Inicia sesión: Accede al portal de CDTFA Online Services con tus credenciales.

• Selecciona tu período: Elige tu cuenta específica del impuesto sobre las ventas y el período de presentación para tu declaración.

• Ingresa tus datos: Introduce tus ventas brutas, ventas no sujetas a impuestos y cualquier deducción aplicable.

• Asigna los impuestos del distrito: Si realizaste ventas en jurisdicciones fiscales especiales, asigna esas ventas a los distritos locales correctos para que el sistema pueda calcular las tasas adicionales.

• Aplica los pagos anticipados: Revisa el cálculo de impuestos final del sistema y resta cualquier pago anticipado mensual que ya hayas hecho para ese trimestre.

• Envía y paga: Envía tu declaración final y remite el saldo restante adeudado a través del portal del CDTFA.

Una vez que completes la declaración, deberás remitir el total del impuesto sobre las ventas menos los pagos anticipados mensuales que ya hayas hecho. Puedes pagar electrónicamente a través del sitio web del CDTFA.

Es importante completar este proceso antes de la fecha límite asignada. Las empresas están sujetas a una multa estándar del 10 % del monto del impuesto adeudado si se presenta una declaración tarde o se paga el impuesto con retraso. Además de esta multa, se acumularán intereses legales mensualmente sobre el saldo de impuestos no pagado desde la fecha de vencimiento original hasta que la obligación se pague en su totalidad.

Cómo presentar una declaración enmendada del impuesto sobre las ventas de California

Para corregir una presentación enviada anteriormente, debes presentar una declaración enmendada directamente a través del portal de CDTFA Online Services.

Una vez que inicies sesión, irás al período de presentación específico que requiere una corrección y seleccionarás la opción para enmendar la declaración. Es importante ingresar las cifras financieras corregidas para todo el período en lugar de solo ingresar la diferencia entre los montos originales y revisados. El cronograma para presentar una enmienda depende del resultado de tu corrección:

• Si adeudas impuestos adicionales: Debes presentar la declaración enmendada y remitir el saldo pendiente lo antes posible para minimizar la acumulación continua de intereses legales y multas.

• Si pagaste de más: Tu declaración enmendada servirá como tu reclamo formal de un reembolso. Para recibir la devolución de tu dinero, deberás presentar esta declaración enmendada dentro del estatuto de limitaciones del estado, que generalmente es de tres años a partir de la fecha de vencimiento original de la declaración.

Cómo presentar una declaración final del impuesto sobre las ventas de California

Si vas a cerrar tu empresa, venderla o transferir la propiedad, el CDTFA requerirá que cierres oficialmente tu permiso de vendedor y presentes una declaración final del impuesto sobre las ventas.

Esta declaración final debe informar todas las transacciones hasta tu fecha de cierre, lo que incluye las ventas de cualquier mobiliario, equipo o inventario restante de la empresa. Si planeas adquirir una empresa existente, debes solicitar un certificado de liquidación de impuestos al CDTFA. Sin él, los compradores pueden ser considerados legalmente responsables de los impuestos sobre las ventas, cargos y multas no pagados del propietario anterior.

Normalmente, las empresas pueden presentar sus declaraciones finales en sus cronogramas mensuales o trimestrales asignados. Sin embargo, las empresas que realizan presentaciones anualmente deben presentar sus declaraciones finales en la fecha límite trimestral estándar del trimestre en el que cerraron.

Si alguna fecha de vencimiento cae en fin de semana o día festivo estatal, se traslada al siguiente día hábil.

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