La Californie possède certaines des lois sur la taxe sur les ventes les plus complexes des États-Unis. C'est l'un des rares États à disposer d'un système de règles d'imposition mixte pour la taxe sur les ventes. Les taxes sur les ventes de l'État et des comtés utilisent une imposition basée sur l'origine, mais les taxes sur les ventes des districts utilisent une imposition basée sur la destination. Ces complexités peuvent rendre difficile la soumission d'une déclaration de taxe sur les ventes exacte et en temps opportun.

Nous expliquons ci-dessous comment soumettre une déclaration de taxe sur les ventes en Californie, notamment comment déterminer votre fréquence de déclaration et vos dates d'échéance, comment préparer votre déclaration et comment la modifier.

L’essentiel à retenir

• remplir correctement une déclaration de taxe sur les ventes en Californie nécessite de séparer les ventes taxables et non taxables, d'associer les transactions à des districts fiscaux locaux spécifiques et de remplir des annexes d'État supplémentaires pour les ventes multi-sites ou hors de l'État ;

• bien que les déclarations soient généralement soumises tous les trimestres, les vendeurs dont le volume est élevé doivent effectuer des paiements anticipés de taxe mensuels. Toutes les entreprises s'exposent à de lourdes pénalités financières en cas de déclaration ou de paiement en retard, même si le montant de leur déclaration est nul ;

• il existe un délai de prescription strict pour modifier une déclaration afin de demander le remboursement d'un trop-perçu.

Identifier la date butoir de déclaration

La date d'échéance de soumission de votre déclaration dépend de votre obligation fiscale moyenne mensuelle en matière de taxe sur les ventes. Bien que la plupart des entreprises soumettent leurs déclarations de taxe sur les ventes de Californie tous les trimestres, celles dont l'obligation moyenne s'élève à 100 $ ou moins par mois peuvent effectuer une déclaration annuelle.

Une fois votre inscription effectuée pour obtenir un permis de taxe sur les ventes en Californie, l'État vous attribue une fréquence de déclaration en fonction de votre volume de ventes. Vous pouvez consulter les dernières dates d'échéance de déclaration sur le site Web du California Department of Tax and Fee Administration (CDTFA).

Base de déclaration trimestrielle

Base de déclaration mensuelle

Fréquence de déclaration annuelle : comptes de taxe sur les ventes

Fréquence de déclaration annuelle : acheteurs qualifiés et comptes de taxe d'utilisation pour les consommateurs

Toute entreprise possédant un permis de taxe sur les ventes en Californie en cours de validité doit soumettre une déclaration de taxe sur les ventes à chaque date d'échéance, même si elle n'a aucune taxe sur les ventes à déclarer. Dans ce cas, l'entreprise remplit une déclaration de taxe sur les ventes, mais n'effectue aucun paiement.

Paiements anticipés de taxe sur les ventes en Californie

Certaines entreprises soumettent des déclarations de taxe sur les ventes trimestrielles en Californie, mais sont tenues d'effectuer des paiements anticipés mensuels. Conformément à la Section 6471 de la California Sales and Use Tax Law, toute entreprise dont l'obligation fiscale en matière de taxe sur les ventes est en moyenne de 17 000 $ ou plus par mois doit effectuer des paiements anticipés.

Dans ce cas, au lieu de payer votre obligation fiscale de taxe sur les ventes au moment où vous soumettez votre déclaration, vous effectuez un paiement chaque mois du trimestre avant de soumettre votre déclaration trimestrielle. Les paiements anticipés sont dus au plus tard le 24 du mois suivant. En d'autres termes, votre paiement anticipé de janvier est dû le 24 février, votre paiement anticipé de février est dû le 24 mars et vous effectuez le paiement anticipé de mars lors de la soumission de la déclaration de taxe sur les ventes du premier trimestre à la fin du mois d'avril. Chaque paiement anticipé mensuel doit correspondre à au moins 90 % de l'obligation fiscale due pour ce mois.

Fréquence de déclaration des paiements anticipés trimestriels

Les règles applicables aux paiements anticipés du deuxième trimestre sont différentes. Le paiement anticipé initial pour le mois d'avril nécessite le minimum habituel de 90 %. Toutefois, le deuxième paiement anticipé pour le mois de mai est considéré comme un paiement anticipé pour la période du 1er mai au 15 juin. Par conséquent, il doit répondre à l'une des exigences minimales suivantes :

• au moins 90 % de l'obligation fiscale pour le mois de mai, plus 90 % de l'obligation fiscale pour la première moitié du mois de juin ;

• au moins 90 % de l'obligation fiscale pour le mois de mai, plus 50 % de l'obligation fiscale de 90 % pour le mois de juin.

Anticiper sa déclaration de taxe sur les ventes en Californie

Avant de pouvoir préparer la déclaration de taxe sur les ventes, il convient de rassembler les informations relatives aux ventes pour votre période d'imposition. Le système de déclaration en ligne du CDTFA indique les détails nécessaires, mais la soumission d'une déclaration requiert généralement les informations suivantes :

• Permis de commerçant de Californie ou numéro de compte : Votre numéro d'identification officiel émis par la CDTFA.

• Identifiants de connexion aux services en ligne de la CDTFA : Votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour accéder au portail en ligne.

• Ventes brutes totales : Vos revenus totaux issus de ventes à des acheteurs situés en Californie pendant la période de déclaration, que ces ventes soient taxables ou non.

• Répartition des ventes taxables et non taxables : Vous devrez répartir vos ventes en catégories taxables et exonérées. Cela implique d'identifier vos ventes taxables par type, vos ventes non taxables (par exemple, les ventes à des acheteurs possédant un certificat de revente, la main-d'œuvre non taxable, les aliments non taxables) et les déductions correspondantes (par exemple, les frais d'expédition).

• Informations sur les taxes des districts locaux : La Californie applique plusieurs taux de taxe de district qui varient selon la ville et le comté. Vous devrez déclarer les ventes par emplacement si vous effectuez des ventes taxables dans ces districts. Par exemple, les acheteurs situés à Los Angeles sont soumis à une taxe de district de 2,25 % en plus de la taxe de l'État de Californie de 7,25 %. Cela signifie qu'il faut y facturer un total de 9,50 % de taxes sur les ventes.

• Données sur l'emplacement de l'entreprise (Annexe C) : Toutes les entreprises qui exercent leurs activités en Californie doivent remplir l'Annexe C en indiquant les adresses de tous les lieux d'activité pour lesquels des permis de commerçant ont été émis, ainsi que le montant taxable vendu à chaque emplacement.

• Ventes hors de l'État par comté (Annexe B) : Les entreprises situées hors de l'État auront besoin d'une liste de toutes les ventes réparties par comté pour remplir l'Annexe B.

• Dossiers de paiement anticipé : Si vous effectuez des paiements anticipés mensuels, vous devrez préparer ces totaux afin de calculer avec précision le solde restant dû pour le trimestre.

• Moyen de paiement : Votre compte bancaire et votre numéro de routage si vous prévoyez de régler vos taxes en ligne.

• Fréquence de déclaration : Votre calendrier de déclaration attribué par la CDTFA (par exemple, mensuel, trimestriel, annuel).

Si le montant des ventes taxables ne dépasse pas les seuils de lien économique en Californie, une déclaration de taxe sur les ventes peut ne pas être obligatoire. Cependant, si une entreprise a du personnel, un bureau ou un entrepôt en Californie et qu'elle vend des biens taxables, des services taxables ou les deux, elle doit collecter des taxes sur les ventes sur toutes les transactions taxables, déposer des déclarations et payer le montant approprié à l'État. Si aucune vente n'a été effectuée pendant une période de déclaration, cette entreprise doit tout de même déposer une déclaration de 0 $.

Comment remplir et déposer une déclaration des taxes sur les ventes en Californie

La dernière étape pour remplir une déclaration de taxe sur les ventes en Californie consiste à déposer et à payer la taxe. La CDTFA dispose d'un système de déclaration en ligne qui vous aidera à saisir vos informations pour générer la déclaration. Voici comment procéder :

• Connectez-vous : Accédez au portail des services en ligne de la CDTFA à l'aide de vos identifiants.

• Sélectionnez votre période : Choisissez votre compte de taxe sur les ventes spécifique et la période de déclaration associée.

• Saisissez vos données : Indiquez vos ventes brutes, vos ventes non taxables et toute déduction applicable.

• Répartissez les taxes de district : Si vous avez effectué des ventes dans des juridictions fiscales spéciales, répartissez ces ventes dans les districts locaux corrects afin que le système puisse calculer les taux supplémentaires.

• Appliquez les paiements anticipés : Vérifiez le calcul final de la taxe par le système et soustrayez les paiements anticipés mensuels que vous avez déjà effectués pour ce trimestre.

• Envoyez et payez : Envoyez votre déclaration finale et réglez le solde restant dû via le portail de la CDTFA.

Une fois la déclaration remplie, vous devrez payer le total de la taxe sur les ventes, déduction faite de tous les paiements anticipés mensuels que vous avez déjà effectués. Vous pouvez payer par voie électronique sur le site web de la CDTFA.

Il est important de terminer ce processus avant la date limite qui vous a été impartie. Les entreprises sont soumises à une pénalité standard de 10 % du montant de la taxe due si une déclaration est déposée en retard ou si la taxe est payée en retard. En plus de cette pénalité, des intérêts légaux s'accumuleront mensuellement sur le solde de taxe impayé à partir de la date d'échéance initiale jusqu'à ce que la dette soit intégralement payée.

Comment déposer une déclaration modifiée de taxe sur les ventes de Californie

Pour corriger une déclaration précédemment soumise, vous devez déposer une déclaration modifiée directement via le portail des services en ligne de la CDTFA.

Une fois la connexion établie, vous accéderez à la période de déclaration spécifique qui nécessite une correction et sélectionnerez l'option permettant de modifier la déclaration. Il est important de saisir vos chiffres financiers corrigés pour toute la période plutôt que de vous contenter d'indiquer la différence entre les montants initiaux et révisés. Le délai de dépôt d'une modification dépend du résultat de votre correction :

• Si vous devez des taxes supplémentaires : Vous devrez déposer la déclaration modifiée et payer le solde restant dû dans les plus brefs délais afin de minimiser l'accumulation continue d'intérêts légaux et de pénalités.

• Si vous avez payé en trop : Votre déclaration modifiée fera office de demande officielle de remboursement. Pour récupérer votre argent, vous devrez déposer cette déclaration modifiée dans les limites du délai de prescription de l'État, qui est généralement de trois ans à compter de la date d'échéance initiale de la déclaration.

Comment déposer une déclaration finale de taxe sur les ventes de Californie

Si vous envisagez de fermer votre entreprise, de la vendre ou d'en transférer la propriété, la CDTFA exigera que vous résiliiez officiellement votre permis de commerçant et que vous déposiez une déclaration finale de taxe sur les ventes.

Cette déclaration finale doit faire état de toutes les transactions jusqu'à votre date de fermeture, ce qui inclut les ventes d'installations, d'équipements ou de stocks restants de l'entreprise. Si vous prévoyez d'acquérir une entreprise existante, vous devez demander un certificat de quitus fiscal à la CDTFA. Sans celui-ci, les acheteurs peuvent être tenus légalement responsables des taxes sur les ventes, des frais et des pénalités impayés de l'ancien propriétaire.

Normalement, les entreprises peuvent déposer leurs déclarations finales selon leur calendrier mensuel ou trimestriel habituel. Toutefois, les entreprises qui font des déclarations annuelles doivent déposer leurs déclarations finales avant la date limite trimestrielle standard du trimestre au cours duquel elles ont fermé.

Si une date d'échéance tombe un week-end ou un jour férié, elle est reportée au jour ouvré suivant.

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