Kalifornien verfügt über einige der komplexesten Verkaufssteuergesetze in den USA. Als einer der wenigen Bundesstaaten hat Kalifornien hybride Verkaufssteuerregeln eingeführt – herkunftsbasierte Verkaufssteuern auf Landkreis- und Bundesstaatebene, aber zielbasierte Verkaufssteuern auf Bezirksebene.

Angesichts dieser komplexen Anforderungen kann die rechtzeitige und korrekte Einreichung einer Verkaufssteuererklärung zu einer großen Herausforderung werden. Um eine Verkaufssteuererklärung in Kalifornien korrekt einzureichen, müssen Unternehmen zunächst die Häufigkeit der Einreichung und die Fälligkeitstermine ermitteln, dann das Steuererklärungsformular ausfüllen und schließlich die Erklärung einreichen und die Verkaufssteuer abführen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wie Sie das Fälligkeitsdatum Ihrer Steuererklärung für Kalifornien ermitteln
  
• Wie Sie Ihre Verkaufssteuererklärung für Kalifornien vorbereiten
  
• Wie Sie Ihre Verkaufssteuererklärung für Kalifornien ausfüllen und einreichen
  

Wie Sie das Fälligkeitsdatum Ihrer Steuererklärung für Kalifornien ermitteln

Der Zeitpunkt der Einreichung Ihrer Steuererklärung hängt von Ihrer durchschnittlichen monatlichen Verkaufssteuerschuld ab. Während die meisten Unternehmen die kalifornische Verkaufssteuererklärung vierteljährlich einreichen, können Unternehmen mit einer durchschnittlichen monatlichen Verkaufssteuerschuld von bis zu 100 USD die Erklärung jährlich abgeben. Sobald Sie sich für eine kalifornische Verkaufssteuergenehmigung registriert haben, weist Ihnen der Bundesstaat eine Einreichungshäufigkeit zu. Die neuesten Fälligkeitstermine finden Sie auf der Website der Steuerbehörde des US-Bundesstaats Kalifornien (California Department of Tax and Fee Administration, CDTFA).

Jedes Unternehmen mit einer gültigen kalifornischen Verkaufssteuergenehmigung muss zu jedem Fälligkeitstermin eine Verkaufssteuererklärung abgeben, auch wenn es keine Verkaufssteuer zu melden hat. In einem solchen Fall reicht das Unternehmen zwar eine Verkaufssteuererklärung ein, aber leistet keine Zahlung.

Verkaufssteuervorauszahlungen in Kalifornien

Einige Unternehmen reichen vierteljährlich Verkaufssteuererklärungen für Kalifornien ein, sind aber verpflichtet, monatliche Vorauszahlungen zu leisten. Gemäß Abschnitt 6471 des Gesetzes über die Verkaufs- und Gebrauchssteuer in Kalifornien muss jedes Unternehmen mit einer durchschnittlichen monatlichen Verkaufssteuerschuld von 17.000 USD oder mehr Vorauszahlungen leisten.

Anstatt Ihre Verkaufssteuerschuld zum Zeitpunkt der Einreichung Ihrer Erklärung zu begleichen, leisten Sie in diesem Fall jeden Monat eine Zahlung im Quartal, bevor Sie die vierteljährliche Erklärung einreichen. Vorauszahlungen sind am oder vor dem 24. des Folgemonats fällig. Mit anderen Worten: Ihre Vorauszahlung für Januar wäre am oder vor dem 24. Februar fällig, Ihre Vorauszahlung für Februar wäre am oder vor dem 24. März fällig und die Zahlung für März würden Sie leisten, wenn Sie Ende April Ihre Verkaufssteuererklärung für das erste Quartal einreichen.

Jede monatliche Vorauszahlung muss mindestens 90 % der für den betreffenden Monat fälligen Steuerschuld betragen.
Für Vorauszahlungen im zweiten Quartal gelten jedoch andere Regeln. Die erste Vorauszahlung für den Monat April entspricht den gängigen Vorgaben in Höhe von 90 %. Die zweite Vorauszahlung für den Monat Mai wird jedoch als Vorauszahlung für den Zeitraum vom 1. Mai bis zum 15. Juni angesehen. Folglich muss sie einem der folgenden Beträge entsprechen:

• 90 % der Steuerschuld für Mai plus 90 % der Steuerschuld für die erste Hälfte des Monats Juni
  
• 90 % der Steuerschuld für Mai zuzüglich 50 % der Steuerschuld von 90 % für Mai
  

Wie Sie Ihre Verkaufssteuererklärung für Kalifornien vorbereiten

Bevor Sie mit der Erstellung der Verkaufssteuererklärung beginnen, müssen Sie die Umsatzdaten für Ihren Steuerzeitraum erfassen. Dem Online-Steuererklärungssystem der CDTFA können Sie entnehmen, welche Angaben Sie benötigen, doch zur Einreichung einer Steuererklärung sind im Allgemeinen die folgenden Informationen erforderlich:

Verkaufstransaktionen

Wenn Unternehmen ihre Verkaufssteuererklärung in Kalifornien korrekt ausfüllen möchten, müssen sie zweierlei wissen: wie viel sie verkauft haben – sowohl in Bezug auf Bruttoverkäufe als auch auf steuerpflichtige Verkäufe – und an wen sie verkauft haben.

Mit bestimmten Ausnahmen müssen Sie auch die Verkaufssteuer für alle persönlichen Gegenstände, die an Einwohner/innen von Kalifornien verkauft werden, einziehen und abführen. Ein Beispiel für eine Ausnahme wäre, wenn die Käuferin oder der Käufer im Besitz einer Wiederverkaufsbescheinigung ist oder wenn der Artikel in Kalifornien nicht als steuerpflichtig gilt.

Sie melden auch Ihren Bruttoumsatz in Kalifornien. Hierbei handelt es sich um die Gesamtverkäufe an in Kalifornien ansässige Käuferinnen und Käufer, unabhängig davon, ob diese Verkäufe steuerpflichtig waren.

Zusätzlich zu Ihrem Bruttoumsatz müssen in einer Verkaufssteuererklärung folgende Angaben zu Verkaufstransaktionen gemacht werden:

• Steuerpflichtige Verkäufe nach Art: Für verschiedene Arten von Produkten gelten unterschiedliche Steuervorschriften und -beträge. Sie müssen also wissen, wie sich Ihr steuerpflichtiger Gesamtumsatz aufschlüsselt.
  
• Nicht steuerpflichtige Verkäufe nach Art: Beispiele für nicht steuerpflichtige Verkäufe sind Verkäufe an Wiederverkäuferinnen und -verkäufer, nicht steuerpflichtige Arbeit und nicht steuerpflichtige Lebensmittel.
  
• Abzüge: Dazu können Posten wie Versandkosten gehören.
  
• Insgesamt eingezogene Verkaufssteuer: Dies ist der Gesamtbetrag der Verkaufssteuer, die Sie von Ihren Kundinnen und Kunden während des Anmeldezeitraums erhoben haben.
  

Wenn der Betrag der steuerpflichtigen Verkäufe die Schwellenwerte für die Ermittlung des steuerlichen Anknüpfungspunktes („Economic Nexus“) in Kalifornien nicht erreicht, kann die Verkaufssteuererklärung womöglich entfallen. Wenn ein Unternehmen Mitarbeitende, ein Büro oder ein Lager in Kalifornien hat sowie steuerpflichtige Waren und/oder Dienstleistungen verkauft, muss es nicht nur die Schwellenwerte für den steuerlichen Anknüpfungspunkt erfüllen. Es muss außerdem die Verkaufssteuer auf alle steuerpflichtigen Transaktionen einziehen, Steuererklärungen einreichen und den entsprechenden Betrag an den Bundesstaat abführen. Wenn während eines Einreichungszeitraums keine Verkäufe getätigt wurden, muss das Unternehmen trotzdem eine Steuererklärung über 0 USD einreichen.

Besondere Steuergebiete

Zusätzlich zu den staatlichen Verkaufssteuern müssen kalifornische Verkäuferinnen und Verkäufer auch Verkaufssteuern auf Bezirksebene entrichten. Jedes Mal, wenn Sie einen Verkauf an eine Käuferin oder einen Käufer tätigen, die bzw. der in einer Stadt ansässig ist, die einen höheren Steuersatz als den Grundsteuersatz des Bundesstaates verlangt, müssen Sie die zusätzlichen Steuern für diesen Bezirk erheben. Zum Beispiel müssen Käuferinnen und Käufer in Los Angeles zusätzlich zu den 7,25 % der für Kalifornien geltenden Bundessteuer eine Bezirkssteuer in Höhe von 2,25 % entrichten. Jedes Mal, wenn Sie einen Verkauf an eine Einwohnerin oder einen Einwohner von Los Angeles tätigen, würden Sie insgesamt 9,5 % Verkaufssteuern berechnen.

Es gibt Hunderte von Verkaufssteuerbezirken in Kalifornien und deshalb kann die Erstellung einer Verkaufssteuererklärung in Kalifornien entmutigend sein. Weitere Informationen über die Funktionsweise von Bezirkssteuern finden Sie in der Veröffentlichung 44.

Sonstige erforderliche Informationen

Einige Unternehmen müssen mehr Angaben machen, um ihre Verkaufssteuererklärungen auszufüllen. So benötigen beispielsweise Unternehmen aus anderen Bundesstaaten eine Liste aller Verkäufe nach Bezirken, um Anlage B auszufüllen. Wenn Sie monatliche Vorauszahlungen geleistet haben, müssen Sie diese Beträge bereithalten, damit Sie zum Zeitpunkt der Einreichung der Steuererklärung wissen, wie viel noch für das Quartal zu zahlen ist.

Alle Unternehmen, die im Bundesstaat Kalifornien tätig sind, müssen Anlage C ausfüllen, in dem die Adressen aller Ihrer Niederlassungen aufgeführt sind, für die Verkaufsgenehmigungen erteilt wurden. Es muss der an jedem Ort verkaufte steuerpflichtige Betrag angegeben werden.

Wie Sie Ihre Verkaufssteuererklärung für Kalifornien ausfüllen und einreichen

Der letzte Schritt zur Fertigstellung einer Verkaufssteuererklärung in Kalifornien ist die Einreichung und Abführung der Steuer. Die CDTFA verfügt über ein Online-Anmeldesystem, das Sie bei der Eingabe Ihrer Daten zur Erstellung der Steuererklärung unterstützt.

Nachdem Sie die Erklärung ausgefüllt haben, müssen Sie die gesamten berechneten Verkaufssteuern abzüglich der bereits getätigten monatlichen Vorauszahlungen abführen. Sie können die Zahlung auf elektronischem Wege über die Website der CDTFA vornehmen.