A Califórnia tem algumas das leis tributárias sobre vendas mais complexas dos EUA. É um dos poucos estados que implementou regras híbridas de imposto sobre vendas – com impostos sobre vendas municipais e estaduais baseados na origem, mas impostos sobre vendas distritais baseados no destino.

Essas complexidades podem tornar a declaração de impostos sobre vendas um desafio significativo. Para entregar corretamente uma declaração de imposto sobre vendas na Califórnia, as empresas primeiro devem identificar a frequência de declaração e as datas de vencimento, depois preparar a declaração e, por fim, declarar e repassar o imposto sobre vendas.

Neste artigo:

• Como encontrar a data de vencimento da sua declaração na Califórnia
  
• Como preparar sua declaração de imposto sobre vendas na Califórnia
  
• Como preencher e entregar a declaração de imposto sobre vendas na Califórnia
  

Como encontrar a data de vencimento da sua declaração na Califórnia

O momento de registrar sua declaração depende da sua obrigação mensal média de imposto sobre vendas. Embora a maioria das empresas envie uma declaração de imposto sobre vendas da Califórnia a cada três meses, empresas com uma obrigação média mensal de imposto sobre vendas de US$ 100 ou menos podem fazer declarações anualmente. Depois que você se cadastra para obter uma autorização de cobrança do imposto sobre vendas da Califórnia, o estado atribui uma frequência de declaração. As datas de vencimento da declaração mais recente estão disponíveis no site da California Department of Tax and Fee Administration (CDTFA).

Qualquer empresa com uma autorização válida na Califórnia para cobrança do imposto sobre vendas deve declarar um imposto sobre vendas em todas as datas de vencimento, mesmo que não tenha imposto sobre vendas para declarar. Nesse cenário, a empresa preenche uma declaração de imposto sobre vendas, mas não envia nenhum pagamento.

Pré-pagamentos do imposto sobre vendas na Califórnia

Algumas empresas apresentam declarações trimestrais de impostos sobre vendas na Califórnia, mas precisam fazer pagamentos antecipados mensais. De acordo com a Seção 6471 da Lei Fiscal sobre Vendas e Uso da Califórnia, qualquer empresa com uma obrigação mensal média de imposto sobre vendas de US$ 17.000 ou mais precisa fazer pagamentos antecipados.

Nesse cenário, em vez de pagar sua obrigação de imposto sobre vendas no momento em que entrega a declaração, você faz um pagamento mensal durante o trimestre antes de entregar a declaração trimestral. Os pagamentos antecipados vencem no dia 24 do mês seguinte. Em outras palavras, seu pagamento antecipado de janeiro venceria em 24 de fevereiro, o pagamento antecipado de fevereiro venceria em 24 de março, e você faria o pagamento de março quando entregasse sua declaração de imposto sobre vendas do primeiro trimestre no final de abril.

Cada pagamento antecipado mensal deve ser de pelo menos 90% do passivo fiscal devido naquele mês.
No entanto, as regras para os pagamentos antecipados do segundo trimestre são diferentes. O pré-pagamento inicial, no mês de abril, segue as orientações usuais de 90%. Mas o segundo pagamento antecipado, no mês de maio, é considerado um pré-pagamento de 1º de maio a 15 de junho. Por isso, ele deve ser igual a um dos seguintes valores:

• 90% do passivo fiscal de maio mais 90% do passivo fiscal da primeira quinzena de junho
  
• 90% do passivo fiscal de maio mais 50% dos 90% do passivo fiscal também de maio
  

Como preparar sua declaração de imposto sobre vendas na Califórnia

Antes de começar a trabalhar na declaração do imposto sobre vendas, você precisa coletar as informações de vendas do seu período fiscal. O sistema de declaração de impostos online CDTFA informa os dados necessários, mas a entrega da declaração geralmente deve incluir os seguintes dados:

Transações de venda

Toda empresa precisa saber duas coisas para preencher a declaração de imposto sobre vendas na Califórnia: quanto vendeu – tanto em vendas brutas quanto em vendas tributáveis – e para quem a empresa vendeu.

Você também é obrigado a recolher e pagar impostos sobre vendas de qualquer propriedade pessoal vendida a residentes da Califórnia, com algumas exceções. Um exemplo de exceção seria no caso de o comprador ter um certificado de revenda ou se o item não for considerado tributável na Califórnia.

Você também deve informar suas vendas brutas na Califórnia. Trata-se da receita total de vendas de compradores localizados na Califórnia, mesmo que essas vendas não sejam tributáveis.

Além das vendas brutas, a declaração do imposto sobre vendas deve conter os seguintes dados das transações de vendas:

• Vendas tributáveis por tipo: diferentes tipos de produtos estão sujeitos a regras e valores fiscais diferentes, portanto, você precisa saber como se divide o total de vendas tributáveis.
  
• Vendas não tributáveis por tipo: exemplos de vendas não tributáveis incluem vendas para revendedores, mão de obra não tributável e alimentos não tributáveis.
  
• Deduções: podem incluir itens como taxas de envio.
  
• Total de impostos sobre vendas arrecadado: é o valor total do imposto sobre vendas que você recolheu dos clientes durante o período de declaração.
  

Se o valor das vendas tributáveis não atingir os limites mínimos do nexo econômico na Califórnia, a declaração do imposto sobre vendas pode não ser necessária. Além de atingir os limites mínimos do nexo econômico, se uma empresa tiver funcionários, um escritório ou um armazém localizado na Califórnia e estiver vendendo bens e/ou serviços tributáveis, ela deverá recolher impostos sobre vendas em todas as transações tributáveis, apresentar declarações e pagar o valor adequado ao estado. Mesmo que nenhuma venda seja feita durante o período de declaração, a empresa precisa entregar uma declaração de US$ 0,00.

Jurisdições tributantes especiais

Além de pagar impostos estaduais sobre vendas, os vendedores da Califórnia também devem gerenciar os impostos distritais sobre vendas. Sempre que fizer uma venda para um comprador localizado em uma cidade que cobra mais do que a alíquota básica do estado, você deve recolher impostos extras para esse distrito. Por exemplo, os compradores em Los Angeles estão sujeitos a um imposto distrital de 2,25%, além do imposto estadual da Califórnia de 7,25%. Sempre que fizer uma venda para um residente de Los Angeles, você deve cobrar um total de 9,5% em impostos sobre vendas.

Existem centenas de distritos com impostos sobre vendas na Califórnia, e é por isso que preparar uma declaração de impostos sobre vendas na Califórnia pode ser difícil. Para obter mais informações sobre como funcionam os impostos distritais, consulte a Publicação 44.

Outras informações obrigatórias

Algumas empresas precisam fornecer mais informações para preencher suas declarações de imposto sobre vendas. Por exemplo, empresas de fora do estado precisam ter uma lista de todas as vendas por município para preencher o Anexo B. Além disso, se você fez pagamentos antecipados mensais, precisará ter esses valores prontos para saber quanto resta a ser pago para o trimestre no momento em que fizer a declaração.

Todas as empresas que operam no estado da Califórnia devem preencher o Anexo C, que lista os endereços de todos os locais de trabalho para os quais as autorizações de vendedor foram emitidas. O valor tributável vendido em cada local precisa ser informado.

Como preencher e entregar a declaração de imposto sobre vendas na Califórnia

A última etapa para preencher uma declaração de imposto sobre vendas na Califórnia é declarar e repassar os impostos. O CDTFA tem um sistema de declaração online que ajuda você a inserir os dados para gerar a declaração.

Depois de concluir a declaração, você precisa repassar o total de impostos sobre vendas calculados, descontando os pagamentos antecipados mensais que já fez. Você pode pagar eletronicamente usando o site do CDTFA.

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