A Califórnia tem algumas das leis de imposto sobre vendas mais complexas dos EUA. É um dos poucos estados com um sistema híbrido de definição de origem para o imposto sobre vendas. Os impostos sobre vendas de condados e do estado usam a tributação baseada na origem, mas os impostos sobre vendas de distritos usam a tributação baseada no destino. Essas complexidades podem dificultar a entrega de uma declaração de imposto sobre vendas precisa e no prazo.

Abaixo, explicaremos como entregar uma declaração de imposto sobre vendas na Califórnia, incluindo como identificar a frequência de entrega e as datas de vencimento, como preparar a declaração e como alterá-la.

Principais conclusões

• Preencher com precisão uma declaração de imposto sobre vendas da Califórnia exige a separação de vendas tributáveis e não tributáveis, o mapeamento de transações para distritos fiscais locais específicos e o preenchimento de anexos estaduais adicionais para vendas em vários locais ou fora do estado.

• Embora as declarações sejam normalmente entregues trimestralmente, os vendedores de alto volume devem fazer pagamentos mensais antecipados de impostos. Todas as empresas enfrentam penalidades financeiras rigorosas por entrega ou pagamento em atraso, mesmo que o valor devido na declaração seja zero.

• Existe um prazo de prescrição rigoroso sobre quando você pode retificar uma declaração para solicitar a restituição de um pagamento a maior.

Como encontrar a data de vencimento da sua declaração na Califórnia

A data de vencimento para entregar a declaração depende da média da sua obrigação fiscal mensal de imposto sobre vendas. Embora a maioria das empresas entregue as declarações de imposto sobre vendas da Califórnia trimestralmente, aquelas com uma obrigação mensal de imposto sobre vendas de US$ 100 ou menos, em média, podem entregar anualmente.

Assim que você se registrar para obter uma licença de imposto sobre vendas da Califórnia, o estado atribuirá uma frequência de entrega com base no seu volume de vendas. Você pode encontrar as datas de vencimento de entrega mais recentes no site do California Department of Tax and Fee Administration (CDTFA).

Regime de declaração trimestral

Regime de declaração mensal

Regime de declaração anual: Contas de imposto sobre vendas

Regime de declaração anual: Compradores qualificados e contas de impostos sobre uso pelo consumidor

Qualquer empresa com uma licença de imposto sobre vendas válida da Califórnia deve entregar uma declaração de imposto sobre vendas em todos os vencimentos, mesmo que não tenha imposto sobre vendas para declarar. Nesse cenário, a empresa preencherá uma declaração de imposto sobre vendas, mas não fará nenhum pagamento.

Pagamentos antecipados de imposto sobre vendas da Califórnia

Algumas empresas entregam declarações de imposto sobre vendas da Califórnia trimestralmente, mas são obrigadas a fazer pagamentos antecipados mensais. De acordo com a Seção 6471 da Lei de Imposto sobre Vendas e Uso da Califórnia, qualquer empresa com uma obrigação mensal de imposto sobre vendas de US$ 17.000 ou mais, em média, precisa fazer pagamentos antecipados.

Nesse cenário, em vez de pagar a obrigação de imposto sobre vendas no momento da entrega da declaração, você fará um pagamento todos os meses durante o trimestre antes de entregar a declaração trimestral. Os pagamentos antecipados vencem até o 24º dia do mês seguinte. Em outras palavras, o pagamento antecipado de janeiro venceria em 24 de fevereiro, o pagamento antecipado de fevereiro venceria em 24 de março e você faria o pagamento antecipado de março ao entregar a declaração de imposto sobre vendas do primeiro trimestre no final de abril. Cada pagamento antecipado mensal precisa ser de pelo menos 90% da obrigação fiscal devida naquele mês.

Regime de declaração de pagamento antecipado trimestral

As regras para pagamentos antecipados do segundo trimestre são diferentes. O pagamento antecipado inicial, para o mês de abril, exige o mínimo normal de 90%. Mas o segundo pagamento antecipado, para o mês de maio, é considerado um pagamento antecipado do período de 1º de maio a 15 de junho. Como resultado, ele precisa atender a um dos seguintes requisitos mínimos:

• Pelo menos 90% da obrigação fiscal de maio, mais 90% da obrigação fiscal da primeira quinzena de junho.

• Pelo menos 90% da obrigação fiscal de maio, mais 50% dos 90% da obrigação fiscal de junho.

Como preparar sua declaração de imposto sobre vendas na Califórnia

Antes de começar a trabalhar na declaração de imposto sobre vendas, você precisará coletar as informações de vendas do seu período fiscal. O sistema online de declaração de impostos do CDTFA pode informar quais detalhes você precisa, mas a entrega de uma declaração geralmente exige as seguintes informações:

• Permissão de vendedor ou número de conta da Califórnia: seu número de identificação oficial emitido pelo CDTFA.

• Login do CDTFA Online Services: seu nome de usuário e senha para acessar o portal online.

• Total de vendas brutas: sua receita total de vendas de compradores localizados na Califórnia durante o período de declaração, independentemente de essas vendas serem tributáveis ou não.

• Detalhamento de vendas tributáveis e não tributáveis: você precisará detalhar suas vendas em categorias tributáveis e isentas. Isso significa identificar suas vendas tributáveis por tipo, suas vendas não tributáveis (por exemplo, vendas para compradores com certificados de revenda, mão de obra não tributável, alimentos não tributáveis) e deduções relevantes (por exemplo, cobranças de frete).

• Informações de impostos distritais locais: a Califórnia tem várias alíquotas de impostos distritais que variam por cidade e condado. Você precisará relatar vendas por localização se fizer vendas tributáveis nesses distritos. Por exemplo, compradores em Los Angeles estão sujeitos a um imposto distrital de 2,25%, além do imposto estadual da Califórnia de 7,25%. Isso significa que você cobraria um total de 9,50% em impostos sobre vendas lá.

• Dados de localização da empresa (Schedule C): todas as empresas que operam na Califórnia devem preencher o Schedule C com os endereços de todos os locais de negócios para os quais permissões de vendedor foram emitidas, juntamente com o valor tributável vendido em cada localização.

• Vendas fora do estado por condado (Schedule B): empresas de fora do estado precisarão de uma lista de todas as vendas detalhadas por condado para preencher o Schedule B.

• Registros de pagamento antecipado: se você for fazer pagamentos antecipados mensais, vai querer ter esses totais prontos para poder calcular com precisão o saldo restante devido no trimestre.

• Forma de pagamento: sua conta bancária e routing number se você planeja repassar seus impostos online.

• Frequência de declaração: seu cronograma de declaração atribuído pelo CDTFA (por exemplo, mensal, trimestral, anual).

Se o valor de vendas tributáveis não exceder os limites de nexo econômico na Califórnia, uma declaração de imposto sobre vendas pode não ser obrigatória. No entanto, se uma empresa tem funcionários, um escritório ou um armazém na Califórnia e vende bens tributáveis, serviços ou ambos, ela deve recolher impostos sobre vendas em todas as transações tributáveis, apresentar declarações e pagar o valor apropriado ao estado. Se nenhuma venda foi feita durante um período de declaração, essa empresa ainda deve apresentar uma declaração de US$ 0.

Como preencher e entregar a declaração de imposto sobre vendas na Califórnia

O passo final para concluir uma declaração de imposto sobre vendas na Califórnia é apresentar a declaração e repassar o imposto. O CDTFA tem um sistema de declaração online que ajudará você a inserir suas informações para gerar a declaração. Veja como você pode concluir o processo:

• Faça login: acesse o portal do CDTFA Online Services usando suas credenciais.

• Selecione seu período: escolha sua conta de imposto sobre vendas específica e o período da sua declaração.

• Insira seus dados: informe suas vendas brutas, vendas não tributáveis e quaisquer deduções aplicáveis.

• Aloque impostos distritais: se você fez vendas em jurisdições fiscais especiais, aloque essas vendas aos distritos locais corretos para que o sistema possa calcular as alíquotas adicionais.

• Aplique pagamentos antecipados: revise o cálculo de imposto final do sistema e subtraia quaisquer pagamentos antecipados mensais que você já tenha feito naquele trimestre.

• Envie e pague: envie sua declaração final e repasse o saldo restante devido pelo portal do CDTFA.

Depois de concluir a declaração, você precisará repassar o total do imposto sobre vendas menos quaisquer pagamentos antecipados mensais que já tenha feito. Você pode pagar eletronicamente pelo site do CDTFA.

É importante concluir esse processo até o prazo atribuído. As empresas estão sujeitas a uma multa padrão de 10% do valor do imposto devido se a declaração for apresentada com atraso ou o imposto for pago com atraso. Além dessa multa, juros legais serão acumulados mensalmente sobre o saldo devedor do imposto a partir da data de vencimento original até que a obrigação seja totalmente paga.

Como apresentar uma declaração retificadora de imposto sobre vendas da Califórnia

Para corrigir uma declaração enviada anteriormente, você deve apresentar uma declaração retificadora diretamente pelo portal do CDTFA Online Services.

Depois de fazer login, você vai acessar o período de declaração específico que exige uma correção e selecionar a opção para retificar a declaração. É importante inserir seus dados financeiros corrigidos para todo o período em vez de inserir apenas a diferença entre os valores originais e revisados. O cronograma para apresentar uma retificação depende do resultado da sua correção:

• Se você deve imposto adicional: você deve apresentar a declaração retificadora e repassar o saldo devedor o mais rápido possível para minimizar o acúmulo contínuo de juros legais e multas.

• Se você pagou a mais: sua declaração retificadora servirá como sua solicitação formal de reembolso. Para receber seu dinheiro de volta, você precisará apresentar essa declaração retificadora dentro do prazo de prescrição do estado, que geralmente é de três anos a partir da data de vencimento original da declaração.

Como apresentar uma declaração final de imposto sobre vendas da Califórnia

Se você vai fechar a sua empresa, vendê-la ou transferir a propriedade, o CDTFA vai exigir que você encerre oficialmente sua permissão de vendedor e apresente uma declaração final de imposto sobre vendas.

Essa declaração final deve relatar todas as transações até a data de encerramento, que incluem vendas de quaisquer instalações da empresa, equipamentos ou estoque restante. Se você planeja adquirir uma empresa existente, deve solicitar um certificado de regularidade fiscal do CDTFA. Sem ele, os compradores podem ser responsabilizados legalmente pelos impostos sobre vendas, taxas e multas não pagos do proprietário anterior.

Normalmente, as empresas podem apresentar suas declarações finais em seus cronogramas mensais ou trimestrais atribuídos. No entanto, empresas que declaram anualmente devem apresentar suas declarações finais até o prazo trimestral padrão do trimestre em que fecharam.

Se alguma data de vencimento cair em um fim de semana ou feriado estadual, passará para o próximo dia útil.

Como o Stripe Tax pode ajudar

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O Stripe Tax ajuda você a monitorar suas obrigações e emite alertas quando você ultrapassa um limite de cadastro fiscal com base nas suas transações na Stripe. Ele também pode fazer o cadastro para recolher impostos em seu nome nos EUA, automatizar as declarações dos EUA no Dashboard e gerenciar declarações globais por meio de parceiros confiáveis. O Stripe Tax calcula e recolhe automaticamente o imposto sobre vendas, o imposto sobre valor agregado (IVA) e o imposto sobre bens e serviços (GST) em:

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O Stripe Tax pode ajudar você a:

• Entender onde registrar-se e recolher tributos: veja onde é necessário recolher tributos com base nas transações da Stripe. Depois do cadastro, ative a cobrança de tributos em um novo estado ou país em segundos. É possível começar a recolher tributos adicionando uma linha de código à integração Stripe existente ou adicionar a cobrança de tributos com um clique de botão no Stripe Dashboard.

• Registrar-se para pagar imposto: se houver necessidade de cadastro para imposto sobre vendas nos EUA, deixe a Stripe gerenciar seus cadastros fiscais. O processo será simplificado com detalhes de inscrição pré-preenchidos, economizando tempo e facilitando a conformidade com regulamentações locais. Se houver necessidade de ajuda para registrar-se fora dos EUA, a Stripe faz parceria com a Taxually para ajudar no cadastro junto a autoridades fiscais locais.

• Recolher impostos automaticamente: o Stripe Tax calcula e recolhe o valor correto de imposto devido, independentemente do que você vende ou de onde realiza suas vendas. Ele oferece suporte a centenas de produtos e serviços e está sempre atualizado com as regras tributárias e alterações de alíquotas.

• Simplifique a declaração: O Stripe Tax automatiza as declarações dos EUA no Dashboard, com a tecnologia da TaxJar. Para declarações globais, o Stripe Tax se integra perfeitamente a parceiros de declaração para que suas declarações globais sejam precisas e pontuais. Deixe que nossos parceiros gerenciem suas declarações para que você possa focar no crescimento da sua empresa.

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