Kalifornien hat einige der komplexesten Gesetze zur Sales Tax in den USA. Es ist einer der wenigen Bundesstaaten mit einem hybriden Sourcing-System für die Sales Tax. Bei der Sales Tax auf Ebene der Bezirke und Bundesstaaten wird das ursprungsbasierte Sourcing angewendet, bei der Sales Tax auf Distriktebene jedoch das zielbasierte Sourcing. Diese Komplexität kann es schwierig machen, eine fristgerechte und fehlerfreie Sales Tax-Erklärung einzureichen.

Im Folgenden erklären wir Ihnen, wie Sie in Kalifornien eine Sales Tax-Erklärung einreichen, wie Sie Ihre Meldehäufigkeit und Fälligkeitsdaten ermitteln, wie Sie Ihre Erklärung vorbereiten und wie Sie diese nachträglich ändern können.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Um eine kalifornische Sales Tax-Erklärung fehlerfrei auszufüllen, müssen Sie steuerpflichtige und nicht steuerpflichtige Umsätze trennen, Transaktionen bestimmten lokalen Steuerbezirken zuordnen und zusätzliche staatliche Anlagen für Verkäufe an mehreren Standorten oder außerhalb des Bundesstaates ausfüllen.

• Während Erklärungen in der Regel vierteljährlich eingereicht werden, müssen Verkäuferinnen und Verkäufer mit hohem Umsatzvolumen monatliche Steuervorauszahlungen leisten. Allen Unternehmen drohen strenge finanzielle Strafen für eine verspätete Einreichung oder Zahlung, selbst wenn sie eine Nullmeldung abgeben müssen.

• Es gibt eine strenge Verjährungsfrist dafür, bis wann Sie eine Erklärung ändern können, um eine Überzahlung geltend zu machen.

Wie Sie das Fälligkeitsdatum Ihrer Steuererklärung für Kalifornien ermitteln

Das Fälligkeitsdatum für die Einreichung Ihrer Erklärung hängt von Ihrer durchschnittlichen monatlichen Sales Tax-Schuld ab. Während die meisten Unternehmen ihre kalifornischen Sales Tax-Erklärungen vierteljährlich einreichen, können Unternehmen mit einer durchschnittlichen monatlichen Sales Tax-Schuld von 100 USD oder weniger diese jährlich einreichen.

Sobald Sie sich für eine kalifornische Sales Tax-Genehmigung registrieren, weist Ihnen der Bundesstaat basierend auf Ihrem Umsatzvolumen eine Meldehäufigkeit zu. Sie finden die aktuellen Fälligkeitsdaten für die Einreichung auf der Website des California Department of Tax and Fee Administration (CDTFA).

Vierteljährlicher Meldezeitraum

Monatlicher Meldezeitraum

Jährlicher Meldezeitraum: Sales Tax-Konten

Jährlicher Meldezeitraum: Qualifizierte Käuferinnen und Käufer sowie Consumer Use Tax-Konten

Jedes Unternehmen mit einer gültigen kalifornischen Sales Tax-Genehmigung muss zu jedem Fälligkeitsdatum eine Sales Tax-Erklärung einreichen, selbst wenn es keine Sales Tax zu melden hat. In diesem Szenario füllt das Unternehmen eine Sales Tax-Erklärung aus, leistet jedoch keine Zahlung.

Kalifornische Sales Tax-Vorauszahlungen

Einige Unternehmen reichen vierteljährliche kalifornische Sales Tax-Erklärungen ein, sind jedoch zu monatlichen Vorauszahlungen verpflichtet. Gemäß Abschnitt 6471 des California Sales and Use Tax Law muss jedes Unternehmen mit einer durchschnittlichen monatlichen Sales Tax-Schuld von 17.000 USD oder mehr Vorauszahlungen leisten.

In diesem Szenario zahlen Sie Ihre Sales Tax-Schuld nicht zum Zeitpunkt der Einreichung Ihrer Erklärung, sondern leisten jeden Monat während des Quartals eine Zahlung, bevor Sie die vierteljährliche Erklärung einreichen. Vorauszahlungen sind am oder vor dem 24. Tag des Folgemonats fällig. Mit anderen Worten: Ihre Vorauszahlung für Januar wäre bis zum 24. Februar fällig, Ihre Vorauszahlung für Februar bis zum 24. März, und Ihre Vorauszahlung für März würden Sie leisten, wenn Sie Ende April Ihre Sales Tax-Erklärung für das erste Quartal einreichen. Jede monatliche Vorauszahlung muss mindestens 90 % der für diesen Monat fälligen Steuerschuld betragen.

Vierteljährlicher Meldezeitraum für Vorauszahlungen

Die Regeln für Vorauszahlungen im zweiten Quartal sind anders. Die erste Vorauszahlung für den Monat April erfordert das übliche Minimum von 90 %. Die zweite Vorauszahlung für den Monat Mai gilt jedoch als Vorauszahlung für den 1. Mai–15. Juni. Folglich muss sie eine der folgenden Mindestanforderungen erfüllen:

• Mindestens 90 % der Steuerschuld für Mai plus 90 % der Steuerschuld für die erste Junihälfte

• Mindestens 90 % der Steuerschuld für Mai plus 50 % der 90-prozentigen Steuerschuld für Juni

Wie Sie Ihre Verkaufssteuererklärung für Kalifornien vorbereiten

Bevor Sie mit der Bearbeitung der Sales Tax-Erklärung beginnen können, müssen Sie die Umsatzinformationen für Ihren Steuerzeitraum erfassen. Das Online-Steuererklärungssystem des CDTFA kann Ihnen mitteilen, welche Details Sie benötigen, aber für die Einreichung einer Erklärung sind in der Regel die folgenden Informationen erforderlich:

• Seller's Permit für Kalifornien oder Kontonummer: Ihre von der CDTFA ausgestellte offizielle Identifikationsnummer.

• CDTFA Online Services-Login: Ihr Benutzername und Passwort für den Zugriff auf das Online-Portal.

• Bruttogesamtumsatz: Ihr gesamter Umsatz von Käuferinnen und Käufern in Kalifornien während des Meldezeitraums, unabhängig davon, ob diese Umsätze steuerpflichtig waren.

• Aufschlüsselung steuerpflichtiger und nicht steuerpflichtiger Umsätze: Sie müssen Ihre Umsätze in steuerpflichtige und steuerbefreite Kategorien unterteilen. Das bedeutet, dass Sie Ihre steuerpflichtigen Umsätze nach Art, Ihre nicht steuerpflichtigen Umsätze (z. B. Verkäufe an Käuferinnen und Käufer mit Wiederverkaufsbescheinigungen, nicht steuerpflichtige Arbeit, nicht steuerpflichtige Lebensmittel) und relevante Abzüge (z. B. Versandkosten) ausweisen müssen.

• Lokale District Tax-Informationen: In Kalifornien gelten mehrere District Tax-Sätze, die je nach Stadt und Bezirk variieren. Sie müssen Umsätze nach Standort melden, wenn Sie steuerpflichtige Umsätze in diesen Bezirken tätigen. Für Käuferinnen und Käufer in Los Angeles fällt beispielsweise zusätzlich zur kalifornischen State Tax von 7,25 % eine District Tax von 2,25 % an. Das bedeutet, dass Sie dort insgesamt 9,50 % an Sales Tax erheben würden.

• Standortdaten des Unternehmens (Schedule C): Alle Unternehmen, die in Kalifornien tätig sind, müssen Schedule C mit den Adressen aller Geschäftsstandorte ausfüllen, für die Seller's Permits ausgestellt wurden, zusammen mit dem an jedem Standort verkauften steuerpflichtigen Betrag.

• Verkäufe außerhalb des Bundesstaates nach Bezirk (Schedule B): Unternehmen außerhalb des Bundesstaates benötigen eine nach Bezirken aufgeschlüsselte Liste aller Verkäufe, um Schedule B auszufüllen.

• Aufzeichnungen zu Vorauszahlungen: Wenn Sie monatliche Vorauszahlungen leisten, sollten Sie diese Summen bereithalten, um den für das Quartal fälligen Restbetrag genau berechnen zu können.

• Zahlungsmethode: Ihr Bankkonto und Ihre Routingnummer, wenn Sie vorhaben, Ihre Steuern online abzuführen.

• Häufigkeit der Steuermeldung: Ihr von der CDTFA zugewiesener Zeitplan für die Steuermeldung (z. B. monatlich, vierteljährlich, jährlich).

Wenn die Höhe der steuerpflichtigen Umsätze die Schwellenwerte für den wirtschaftlichen Nexus in Kalifornien nicht überschreitet, ist möglicherweise keine Sales Tax-Erklärung erforderlich. Hat ein Unternehmen jedoch Beschäftigte, ein Büro oder ein Lager in Kalifornien und verkauft es steuerpflichtige Waren, Dienstleistungen oder beides, muss es für alle steuerpflichtigen Transaktionen Sales Tax erheben, Steuererklärungen einreichen und den entsprechenden Betrag an den Bundesstaat zahlen. Wurden während eines Meldezeitraums keine Umsätze erzielt, muss dieses Unternehmen dennoch eine Steuererklärung über 0 $ einreichen.

Einreichung der kalifornischen Umsatzsteuererklärung

Der letzte Schritt zum Abschluss einer Sales Tax-Erklärung in Kalifornien besteht darin, die Steuer zu melden und abzuführen. Die CDTFA verfügt über ein Online-Meldesystem, das Sie bei der Eingabe Ihrer Daten zur Erstellung der Steuererklärung unterstützt. So können Sie den Prozess abschließen:

• Anmelden: Greifen Sie mit Ihren Anmeldedaten auf das CDTFA Online Services-Portal zu.

• Zeitraum auswählen: Wählen Sie Ihr spezifisches Sales Tax-Konto und den Meldezeitraum für Ihre Steuererklärung aus.

• Daten eingeben: Geben Sie Ihre Bruttoumsätze, nicht steuerpflichtigen Umsätze und alle zutreffenden Abzüge ein.

• District Taxes zuweisen: Wenn Sie Umsätze in speziellen Steuergebieten getätigt haben, weisen Sie diese Umsätze den richtigen lokalen Bezirken zu, damit das System die zusätzlichen Steuersätze berechnen kann.

• Vorauszahlungen anrechnen: Überprüfen Sie die endgültige Steuerberechnung des Systems und ziehen Sie alle monatlichen Vorauszahlungen ab, die Sie für dieses Quartal bereits geleistet haben.

• Einreichen und bezahlen: Reichen Sie Ihre endgültige Steuererklärung ein und führen Sie den fälligen Restbetrag über das CDTFA-Portal ab.

Sobald Sie die Steuererklärung abgeschlossen haben, müssen Sie die gesamte Sales Tax abzüglich aller bereits geleisteten monatlichen Vorauszahlungen abführen. Sie können elektronisch über die CDTFA-Website bezahlen.

Es ist wichtig, diesen Prozess bis zu der Ihnen zugewiesenen Frist abzuschließen. Gegen Unternehmen wird eine Standardstrafe in Höhe von 10 % des fälligen Steuerbetrags verhängt, wenn eine Steuererklärung verspätet eingereicht oder die Steuer zu spät gezahlt wird. Zusätzlich zu dieser Strafe fallen ab dem ursprünglichen Fälligkeitsdatum bis zur vollständigen Begleichung der Verbindlichkeit monatlich gesetzliche Zinsen auf den unbezahlten Steuersaldo an.

So reichen Sie eine geänderte kalifornische Sales Tax-Erklärung ein

Um eine zuvor eingereichte Steuererklärung zu korrigieren, müssen Sie direkt über das CDTFA Online Services-Portal eine geänderte Steuererklärung einreichen.

Nach der Anmeldung navigieren Sie zu dem spezifischen Meldezeitraum, der einer Korrektur bedarf, und wählen die Option zur Änderung der Steuererklärung. Es ist wichtig, Ihre korrigierten Finanzdaten für den gesamten Zeitraum einzugeben und nicht nur die Differenz zwischen dem ursprünglichen und dem geänderten Betrag. Die Frist für die Einreichung einer Änderung hängt vom Ergebnis Ihrer Korrektur ab:

• Wenn Sie zusätzliche Steuern schulden: Sie sollten die geänderte Steuererklärung einreichen und den ausstehenden Saldo so schnell wie möglich abführen, um die weitere Anhäufung von gesetzlichen Zinsen und Strafen zu minimieren.

• Wenn Sie zu viel gezahlt haben: Ihre geänderte Steuererklärung dient als Ihr formeller Anspruch auf eine Rückerstattung. Um Ihr Geld zurückzuerhalten, müssen Sie diese geänderte Steuererklärung innerhalb der Verjährungsfrist des Bundesstaates einreichen, die im Allgemeinen drei Jahre ab dem ursprünglichen Fälligkeitsdatum der Steuererklärung beträgt.

So reichen Sie eine abschließende kalifornische Sales Tax-Erklärung ein

Wenn Sie Ihr Unternehmen schließen, verkaufen oder die Inhaberschaft übertragen, wird die CDTFA von Ihnen verlangen, Ihr Seller's Permit offiziell zu kündigen und eine abschließende Sales Tax-Erklärung einzureichen.

In dieser abschließenden Steuererklärung müssen alle Transaktionen bis zu Ihrem Schließungsdatum gemeldet werden, einschließlich der Verkäufe von Geschäftsinventar, Ausrüstung oder verbleibenden Lagerbeständen. Wenn Sie den Erwerb eines bestehenden Unternehmens planen, müssen Sie bei der CDTFA eine steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung anfordern. Ohne diese können Käuferinnen und Käufer rechtlich für die unbezahlte Sales Tax, Gebühren und Strafen der vorherigen Inhaberin oder des vorherigen Inhabers verantwortlich gemacht werden.

Normalerweise können Unternehmen ihre abschließenden Steuererklärungen gemäß ihren zugewiesenen monatlichen oder vierteljährlichen Zeitplänen einreichen. Unternehmen, die jährlich eine Steuererklärung einreichen, müssen ihre abschließenden Steuererklärungen jedoch bis zur regulären vierteljährlichen Frist des Quartals einreichen, in dem sie geschlossen haben.

Fällt ein Fälligkeitsdatum auf ein Wochenende oder einen staatlichen Feiertag, verschiebt es sich auf den nächsten Werktag.

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