Le formulaire 4669, connu sous le nom de « Statement of Payments Received » (relevé des paiements reçus), joue un rôle bien précis dans le code fiscal des États-Unis. Il a pour but de consigner les revenus pour lesquels aucun impôt fédéral sur le revenu n’a été prélevé. Il permet de recueillir des renseignements essentiels concernant à la fois l’entité qui remet les fonds (le « payeur ») et l’entité qui les reçoit (le « bénéficiaire »).

Il est crucial de comprendre les subtilités du formulaire 4669 ainsi que le processus de déclaration afin de vous assurer que votre entreprise reste conforme à la réglementation fiscale et de réduire les risques associés aux retenues d’impôts. Bien qu’il soit plus sage de travailler avec un fiscaliste qualifié, vous ne perdez rien à vous familiariser avec les notions essentielles. Cet article donne un aperçu de ce que vous devez savoir sur le formulaire 4669 : en quoi il consiste, quand et comment le remplir.

Que contient cet article?

• En quoi consiste le formulaire 4669?
  
• Qui doit déposer un formulaire 4669?
  
• Comment déposer un formulaire 4669?
  
• Quand déposer un formulaire 4669?
  

En quoi consiste le formulaire 4669?

Le formulaire 4669 est un relevé des paiements reçus, à savoir un document utilisé aux États-Unis par l’IRS (Internal Revenue Service) pour enregistrer et vérifier les paiements pour lesquels l’impôt sur le revenu, les cotisations de sécurité sociale et le régime d’assurance maladie n’ont pas été retenus par l’employeur. En gros, ce formulaire permet à l’IRS de documenter les impôts qui auraient dû être retenus par l’employeur.

En général, le personnel de l’IRS remplit le formulaire au cours d’une vérification ou d’une enquête sur les pratiques fiscales d’un employeur. En 2016, les impôts sur les salaires comptaient pour près de 70 % des revenus collectés par l’IRS. Le formulaire 4669 peut donc être déterminant pour les employeurs qui doivent certifier que leurs renseignements relatifs à l’impôt sur le travail sont exacts.

Qui doit déposer un formulaire 4669?

Il est nécessaire de remplir un formulaire 4669 lorsqu’un employeur n’a pas retenu le montant des taxes approprié sur le salaire d’un employé. Les individus ou entités suivants sont susceptibles de devoir remplir un formulaire 4669.

• Employeurs
  Les employeurs sont responsables des retenues à la source sur les salaires de leurs employés. S’ils se rendent compte que cela n’a pas été fait, ils doivent alors remplir un formulaire 4669. Ce dernier permet à l’employeur de signaler l’omission et de remédier à l’anomalie avec l’IRS.

• Employés
  Dans certains cas, un employé peut recevoir le formulaire 4669 de son employeur en reconnaissance des montants d’impôt qu’il n’a pas perçus. Bien que les employés ne soient généralement pas tenus de remplir ce formulaire, ils doivent le signer pour confirmer que la retenue ou l’absence de retenue a eu lieu.

• Fiscalistes
  Les comptables et autres conseillers fiscaux sont en droit de remplir un formulaire 4669 s’ils découvrent que leurs clients n’ont pas correctement retenu l’impôt sur les salaires de leurs employés.

• Auditeurs de l’IRS
  Si, au cours d’une vérification, l’IRS découvre que des prélèvements fiscaux n’ont pas été effectués comme il se doit (sécurité sociale, assurance maladie ou Railroad Retirement Tax Act), l’auditeur de l’IRS demandera à l’entreprise de remplir un formulaire 4669. Ce dernier fera ressortir la différence et fournira à l’IRS les renseignements nécessaires pour prendre de nouvelles mesures, pouvant aller jusqu’à des sanctions ou des vérifications supplémentaires.

Quand les entreprises doivent-elles déposer un formulaire 4669?

Les entreprises doivent remplir un formulaire 4669 lorsqu’il s’avère qu’elles ont effectué un paiement pour lequel l’impôt fédéral sur le revenu n’a pas été retenu. Découvrons ensemble certains scénarios de ce type.

• Erreurs relevées dans les paiements des salaires
  Le formulaire 4669 est régulièrement utilisé dans le cadre de la rémunération des employés. En effet, lorsqu’un employeur se rend compte qu’il n’a pas retenu l’impôt requis sur le salaire d’un employé, il doit alors remplir et envoyer ce formulaire à l’IRS. Le fait de transmettre le formulaire 4669 à l’IRS après la découverte d’une erreur est considéré comme une forme de mise en conformité volontaire. Même si techniquement ce n’est pas obligatoire, cela peut éviter à l’entreprise des sanctions ultérieures.

• Erreurs constatées dans d’autres types de paiements
  Découvrir que les impôts obligatoires n’ont pas été retenus sur d’autres types de paiements peut également forcer les entreprises à remplir un formulaire 4669 (p. ex. : des paiements versés à des entrepreneurs ou à des propriétaires d’immeubles). En l’occurrence, le dépôt d’un formulaire 4669 de manière proactive dès la découverte d’erreurs est considéré comme une pratique exemplaire par de nombreuses entreprises et peut les protéger contre des complications ultérieures.

• Erreurs de retenue à la source constatées lors d’une vérification de l’IRS
  Dans certains cas, c’est une vérification de l’IRS qui peut nécessiter de remplir un formulaire 4669. Si les auditeurs découvrent que des montants retenus sont insuffisants ou manquants, ils peuvent demander à l’entreprise de remplir un formulaire à titre de mesure corrective.

Comment remplir un formulaire 4669?

Ci-dessous figure la procédure à suivre pour remplir un formulaire 4669.

• Amorce du processus : émission du formulaire 4669
  Si une entreprise a versé des revenus sans retenir adéquatement l’impôt sur le revenu (qu’il s’agisse d’un salaire, d’une rente ou de tout autre type de paiement), alors elle devra délivrer un formulaire 4669 au bénéficiaire en question. En règle générale, cela signifie de remplir le formulaire avec tous les détails pertinents tels que le montant du paiement, le type de revenu et l’année d’imposition pour le paiement en question. Une fois le formulaire rempli, l’entreprise doit rapidement le transmettre au bénéficiaire par courrier ou par voie électronique, en fonction des règles de l’IRS.

• Accusé de réception du bénéficiaire : remplissage et retour du formulaire
  Une fois que l’employeur a envoyé le formulaire, le destinataire doit remplir la section qui lui est réservée. Il confirmera ainsi qu’il a perçu le revenu indiqué et qu’il est conscient qu’aucun impôt fédéral n’a été retenu sur son paiement. Il doit signer et dater le formulaire avant de le renvoyer à l’employeur. Pour accélérer le processus, les entreprises doivent fixer une date limite et communiquer explicitement le calendrier et les exigences au bénéficiaire.

• Dernière étape : soumission à l’IRS
  Une fois que le formulaire signé est reçu par l’employeur, il sert de reconnaissance officielle de la part des deux parties, qui confirment que certains montants n’ont pas été retenus. À ce stade, l’employeur a la possibilité de soumettre ce formulaire à l’IRS. Même si ce n’est pas obligatoire, il est important de tenir un registre précis de ces transactions à des fins de conformité et de vérification. Si vous choisissez de soumettre le formulaire à l’IRS, il doit être inclus dans la déclaration de revenus habituelle ou fourni conformément aux directives de l’IRS.

Conseils supplémentaires

• Conservez des archives numériques : La conservation d’un exemplaire numérique de tous les formulaires 4669 permettra de retrouver facilement les renseignements recherchés lors d’éventuelles vérifications ou demandes de renseignements.

• Consultez un conseiller fiscal : En raison de la complexité et des pénalités potentielles associées à la retenue d’impôts, il peut être judicieux de consulter un conseiller fiscal qui vous aidera à comprendre vos responsabilités et la suite des événements.

• Faites attention au calendrier et aux échéances : Pour éviter des sanctions, y compris des pénalités financières, assurez-vous de connaître les délais ou les échéances de l’IRS qui peuvent s’appliquer à ce formulaire.

Facteurs de conformité

Le formulaire 4669 est assorti d’obligations et de règles particulières. Voici quelques aspects à prendre en compte lors du dépôt de ce formulaire.

• Exactitude
  Il est impératif que le formulaire contienne des renseignements exacts en ce qui concerne le montant de l’impôt non collecté. Toute inexactitude peut entraîner d’autres complications, y compris des pénalités et des poursuites judiciaires potentielles.

• Promptitude
  Remplissez le formulaire rapidement. Le non-respect de cette consigne peut entraîner d’autres conséquences, telles que l’accumulation d’intérêts sur les impôts impayés.

• Confirmation de l’employé
  Pour être considéré comme valide, le formulaire 4669 doit obligatoirement comporter la signature de l’employé, qui confirme ainsi reconnaître l’anomalie fiscale. Si l’employé refuse d’apposer sa signature, alors l’employeur devra présenter une déclaration écrite à cet effet et la joindre au formulaire.

Quand déposer un formulaire 4669?

Il est important de remplir un formulaire 4669 au bon moment pour respecter la législation et limiter les risques. Voici la chronologie à adopter.

• Échéances variables
  Le formulaire 4669 n’est pas assorti d’une date limite universelle. Le délai dépend des circonstances et varie en fonction de plusieurs facteurs (p. ex. : le type de paiement pour lequel vous n’avez pas retenu l’impôt).

• Déclaration suite à la découverte d’une erreur
  Les entreprises doivent prendre des mesures dès qu’elles détectent avoir omis de retenir l’impôt qui s’applique. Plus vite vous déposez le formulaire 4669, moins vous risquez d’encourir des pénalités.

• Déclenchement après une vérification
  Si c’est une vérification qui vous oblige à remplir un formulaire 4669, alors les auditeurs vous indiqueront la date limite. Ce délai n’est pas négociable, et le non-respect de la date peut entraîner des pénalités importantes, voire des poursuites judiciaires.

• Examen de l’exercice financier
  L’exercice financier de votre entreprise peut influencer le moment de votre déclaration. S’il est sur le point d’être clôturé, alors il vaut mieux effectuer la déclaration avant sa clôture. Cela vous permet non seulement de rapprocher vos registres financiers avec plus de précision, mais aussi d’éviter de reporter ce problème d’impôt sur le nouvel exercice financier.

• Prévention des pénalités
  Le dépôt du formulaire 4669 en temps opportun peut aider à empêcher ou à limiter les répercussions financières supplémentaires des erreurs de retenue, pour lesquelles les pénalités sont majorées au fil du temps (passant d’une simple amende à des mesures plus strictes).

• Délai de la déclaration sur le revenu
  Si vous découvrez que des retenues non prélevées ont une incidence sur une déclaration de revenus déjà produite, vous devrez peut-être produire une déclaration modifiée. Des délais différents peuvent s’appliquer selon le type de déclaration à modifier. Le formulaire 4669 doit avoir été rempli avant ou au même moment que la déclaration modifiée.

• Interaction avec le formulaire 4670
  Dans l’éventualité où le bénéficiaire ne signe ni ne retourne le formulaire 4669, le payeur doit remplir le formulaire 4670 (demande d’allègement du paiement de certaines retenues d’impôts). Comme pour le formulaire 4669, le délai de dépôt du formulaire 4670 dépend de la situation particulière.