Le formulaire 4669, également appelé « état des paiements reçus » (en anglais Statement of Payments Received) joue un rôle bien précis dans le code fiscal des États-Unis. Ce formulaire a pour but de consigner les revenus pour lesquels aucun impôt fédéral sur le revenu n'a été prélevé. Il recueille des informations essentielles pouvant affecter l'entité qui distribue les fonds (le « payeur ») comme l'entité qui les reçoit (le « bénéficiaire »).

Il est crucial de comprendre les nuances du formulaire 4669 ainsi que le processus de déclaration afin de vous assurer que votre entreprise demeure conforme à la réglementation fiscale et de réduire les risques associés aux retenues d'impôts. Bien qu'il soit plus sage de travailler avec un fiscaliste qualifié, vous ne perdez rien à vous familiariser avec les notions essentielles. Voici un récapitulatif de tout ce que vous devez savoir sur le formulaire 4669 : de quoi il s'agit, quand vous devez le remplir et comment le remplir.

Sommaire

• Qu'est-ce que le formulaire 4669 ?
  
• Qui doit remplir le formulaire 4669 ?
  
• Comment remplir le formulaire 4669 ?
  
• Quand faut-il remplir le formulaire 4669 ?
  

Qu'est-ce que le formulaire 4669 ?

Le formulaire 4669, autrement connu sous le nom d'« état des paiements reçus », est le document utilisé aux États-Unis par l'IRS (Internal Revenue Service) afin d'enregistrer et de vérifier les paiements pour lesquels l'impôt sur le revenu, les cotisations de sécurité sociale et le régime d'assurance maladie n'ont pas été retenus par l'employeur. Avant toute chose, ce formulaire permet à l'IRS de documenter les impôts qui auraient dû être retenus par l'employeur.

En général, le personnel de l'IRS remplit le formulaire au cours d'un audit ou d'une enquête sur les pratiques fiscales d'un employeur. En 2016, les impôts sur les salaires comptaient pour près de 70 % des revenus collectés par l'IRS. Le formulaire 4669 peut donc être déterminant pour les employeurs lorsqu'ils doivent certifier que leurs informations relatives à l'impôt sur le travail sont correctes.

Qui doit remplir le formulaire 4669 ?

Il est nécessaire de remplir le formulaire 4669 lorsqu'un employeur n'a pas retenu le montant des taxes approprié sur le salaire d'un employé. Les individus ou entités suivants sont susceptibles de devoir remplir le formulaire 4669.

• Les employeurs
  Les employeurs sont en charge de la retenue d'impôt nécessaire sur le salaire de leurs employés. S'ils se rendent compte qu'ils ne l'ont pas faite, alors ils doivent remplir le formulaire 4669. Ce dernier permettra alors à l'employeur de signaler son oubli et de résoudre cet écart avec l'IRS.

• Les employés
  Dans certains cas, un employé peut recevoir un formulaire 4669 de la part de son employeur. Il servira d'attestation du montant de l'impôt qui n'a pas été perçu. Bien qu'il n'incombe pas aux employés de remplir le formulaire, ils doivent tout de même le signer afin de confirmer la retenue insuffisante ou l'absence de retenue.

• Les fiscalistes
  Les comptables et autres conseillers fiscaux sont en mesure de déclencher le remplissage d'un formulaire 4669 s'ils découvrent que leurs clients n'ont pas correctement retenu l'impôt sur les salaires de leurs employés.

• Les responsables d'audit de l'IRS
  Si, au cours d'un audit, l'IRS découvre que des impôts n'ont pas été collectés correctement (sécurité sociale, assurance maladie ou Railroad Retirement Tax Act), alors l'auditeur de l'IRS demandera à l'entreprise de remplir le formulaire 4669. Il s'agit d'un compte rendu de la différence qui permet à l'IRS d'obtenir les informations nécessaires pour entreprendre de nouvelles actions, pouvant aller jusqu'à des pénalités ou des audits supplémentaires.

À quel moment une entreprise doit-elle remplir le formulaire 4669 ?

Les entreprises doivent remplir le formulaire 4669 lorsqu'il s'avère qu'elles ont effectué un paiement pour lequel les impôts fédéraux sur le revenu n'ont pas été retenus. Découvrons ensemble certains scénarios de ce type.

• Des erreurs relevées dans les paiements des employés
  Le formulaire 4669 est régulièrement utilisé dans le cadre de la rémunération des employés. En effet, lorsqu'un employeur réalise qu'il n'a pas retenu les impôts nécessaires sur le salaire d'un employé, alors il doit remplir et envoyer ce formulaire à l'IRS. Le fait de transmettre le formulaire 4669 à l'IRS après la découverte d'une erreur est considéré comme une forme de conformité volontaire. Même si cela n'est pas techniquement obligatoire, ne pas le faire expose l'entreprise à des pénalités ultérieures.

• Des erreurs relevées dans d'autres paiements
  Réaliser que les impôts obligatoires n'ont pas été retenus sur d'autres types de paiements peut également forcer les entreprises à remplir un formulaire 4669 (p. ex. : des paiements versés à des sous-traitants ou à des bailleurs). Ici, le fait de remplir le formulaire de manière préventive sera également considéré comme une bonne pratique par de nombreuses entreprises, ce qui peut les protéger de complications ultérieures.

• Un audit de l'IRS révèle la présence d'erreurs dans la retenue
  Dans certains cas, c'est un audit de l'IRS qui peut donner lieu au remplissage d'un formulaire 4669. Les auditeurs sont susceptibles de signaler des montants retenus insuffisants ou manquants et donc de demander à ce que l'entreprise remplisse le formulaire à titre d'action corrective.

Comment remplir le formulaire 4669 ?

Voici un aperçu des étapes du remplissage de ce formulaire.

• Amorce du processus : délivrance du formulaire 4669
  Si une entreprise a versé des revenus sans retenir l'impôt sur le revenu requis (qu'il s'agisse d'un salaire, d'une rente ou de tout autre type de paiement), alors elle devra délivrer le formulaire 4669 au destinataire en question. En général, cela implique de remplir le formulaire avec toutes les informations pertinentes, comme le montant du paiement, le type de revenu et l'exercice fiscal du paiement. Une fois le formulaire rempli, l'entreprise doit rapidement le transmettre au destinataire par courrier ou par voie électronique, en fonction des règles de l'IRS.

• Accusé de réception du destinataire : remplissage et renvoi du formulaire
  Une fois que l'employeur a envoyé le formulaire, le destinataire doit remplir la section qui lui est destinée. Il confirmera ainsi qu'il a perçu le revenu indiqué et qu'il est conscient qu'aucun impôt fédéral n'a été retenu sur son paiement. Il devra signer et dater le formulaire avant de le renvoyer à l'employeur. Pour accélérer la procédure, les entreprises doivent fixer une date limite. Il leur faut aussi communiquer la chronologie et les exigences au destinataire, et ce, de manière explicite.

• Étape finale : envoi à l'IRS
  Une fois que le formulaire signé est reçu par l'employeur, il sert de reconnaissance officielle de la part des deux parties qui confirment que certains montants n'ont pas été retenus. À ce stade, l'employeur a la possibilité de transmettre le formulaire à l'IRS. Même si cela n'est pas obligatoire, le fait de conserver un registre précis de ce type de transactions est important dans le cadre de la conformité et des audits. Si vous souhaitez transmettre le formulaire à l'IRS, alors il devra être inclus lors de votre déclaration fiscale sur les revenus ou communiqué selon les instructions de l'IRS.

Conseils supplémentaires

• Conservez des archives numériques : si vous conservez une copie numérique de tous les formulaires 4669 remplis, alors il sera plus simple de les retrouver en cas d'audit ou d'enquête.

• Consultez un conseiller fiscal : en raison de la complexité et des pénalités potentielles associées à la retenue d'impôts, il peut s'avérer utile de consulter un conseiller fiscal qui vous aidera à comprendre vos responsabilités et la suite des événements.

• Faites attention au calendrier et aux délais : pour éviter les pénalités, qu'elles soient financières ou d'une autre nature, assurez-vous de connaître les dates limites applicables au formulaire fixées par l'IRS.

Facteurs de conformité

Le formulaire 4669 est assorti d'obligations spécifiques et de règles. Voici ce que vous devez prendre en compte lorsque vous le remplissez.

• Exactitude
  Il est impératif que le formulaire contienne des informations exactes en ce qui concerne le montant de l'impôt non collecté. La moindre imprécision peut mener à des complications, allant des pénalités à de potentielles actions en justice.

• Calendrier
  Remplissez le formulaire dans les plus brefs délais, faute de quoi, vous vous exposez à d'autres conséquences, comme des intérêts accumulés sur l'impôt impayé.

• Confirmation de l'employé
  Pour être considéré comme valide, le formulaire 4669 doit obligatoirement présenter la signature de l'employé, qui confirme ainsi être au courant de l'anomalie fiscale. Si l'employé refuse d'apposer sa signature, alors l'employeur devra présenter une déclaration écrite à cet effet et la joindre au formulaire.

Quand faut-il remplir le formulaire 4669 ?

Il est important de remplir le formulaire 4669 au bon moment pour assurer votre conformité et réduire les risques. Voici la chronologie à adopter.

• Échéances variables
  Le formulaire 4669 n'est pas soumis à un délai unique applicable à toutes les situations. Le délai dépend des circonstances et varie en fonction de plusieurs facteurs (p. ex. : le type de paiement pour lequel vous n'avez pas retenu d'impôts).

• Déclaration suite à la découverte d'une erreur
  Les entreprises doivent prendre des mesures dès qu'elles détectent un manquement concernant l'impôt pertinent. Plus vite vous remplissez ce formulaire, moins vous vous exposez aux pénalités.

• Déclenchement suite à un audit
  Si c'est un audit qui vous oblige à remplir le formulaire 4669, alors les auditeurs vous indiqueront la date butoir. Elle n'est pas négociable et son non-respect peut entraîner d'importantes pénalités, voire même une action en justice.

• Examen de l'exercice financier
  L'exercice financier de votre entreprise peut influencer le moment de votre déclaration. S'il est sur le point d'être clôturé, alors il vaut mieux effectuer la déclaration avant sa clôture. Cela vous permettra non seulement de rapprocher vos registres financiers avec plus de précision, mais aussi d'éviter de transposer ce problème d'impôt au nouvel exercice financier.

• Prévention des pénalités
  Remplir le formulaire 4669 en temps et en heure, c'est s'assurer d'empêcher ou de limiter les répercussions financières supplémentaires des erreurs de retenues, pour lesquelles les pénalités sont majorées au fil du temps (d'une simple amende à des mesures plus graves).

• Délai de la déclaration sur le revenu
  Si vous vous apercevez qu'un problème de retenue affecte une déclaration sur le revenu que vous avez déjà remplie, vous devrez probablement fournir une déclaration modifiée. Des délais différents peuvent s'appliquer selon le type de déclaration à modifier. Le formulaire 4669 doit avoir été rempli avant ou au même moment que la déclaration modifiée.

• Interaction avec le formulaire 4670
  Dans l'éventualité où le bénéficiaire ne signe ni ne retourne le formulaire 4669, le payeur doit remplir le formulaire 4670 : « Demande d'allègement du paiement de certaines retenues d'impôts à la source ». À l'instar du formulaire 4669, les délais pour le formulaire 4670 sont à définir au cas par cas.