Le formulaire 4669, connu sous le nom de « Statement of Payments Received » (Relevé de paiements reçus), est utilisé pour documenter les revenus sur lesquels aucun impôt fédéral américain n'a été retenu. Il saisit des renseignements clés qui touchent à la fois le payeur (l'entité qui distribue les fonds) et le bénéficiaire (la personne ou l'entité qui les reçoit). Il est essentiel de comprendre ce formulaire et son processus de production pour demeurer en conformité avec la réglementation fiscale et réduire au minimum les risques liés à la retenue d'impôt. Bien qu'il soit toujours conseillé de consulter un fiscaliste qualifié, se familiariser avec les faits saillants est un bon point de départ.

Ci-dessous, nous expliquerons ce que vous devez savoir au sujet du formulaire 4669 : de quoi il s'agit, quand votre entreprise pourrait avoir besoin de le produire et comment fonctionne le processus de production.

Que contient cet article?

• Qu'est-ce que le formulaire 4669?
  
• Qui doit produire le formulaire 4669?
  
• Quand une entreprise doit-elle produire le formulaire 4669?
  
• Comment produire le formulaire 4669
  
• Comment remplir le formulaire 4669
  
• Facteurs de conformité
  
• Quand les entreprises doivent-elles remplir le formulaire 4669?
  
• Formulaire 4669 et formulaire 4670 : comment ils fonctionnent ensemble
  
• Comment Stripe Tax peut vous aider
  

En quoi consiste le formulaire 4669?

Le formulaire 4669, également connu sous le nom de « Déclaration des paiements reçus », est un document que l'Internal Revenue Service (IRS) utilise aux États-Unis pour consigner et vérifier les paiements sur lesquels l'impôt sur le revenu, l'impôt de sécurité sociale et l'impôt Medicare n'ont pas été retenus par l'employeur. Essentiellement, ce formulaire permet à l'IRS de documenter les impôts qui auraient dû être retenus par l'employeur.

Le formulaire 4669 est généralement rempli par le payeur et le bénéficiaire, souvent dans le cadre ou à la suite d'un audit ou d'un examen de l'IRS. Les impôts sur l'emploi représentent près de 70 % des revenus perçus par l'IRS, en date de 2016. Le formulaire 4669 peut être essentiel pour les employeurs afin de certifier que les renseignements relatifs à l'impôt sur l'emploi sont exacts.

Qui doit déposer un formulaire 4669?

Le formulaire 4669 est requis lorsqu'un employeur n'a pas retenu les montants d'impôt appropriés sur le salaire d'un employé. Les entités ou les particuliers suivants peuvent devoir produire le formulaire 4669.

• Employeurs : Les employeurs sont tenus de retenir les impôts nécessaires sur le salaire de leurs employés, et s'ils découvrent qu'ils ne l'ont pas fait, ils doivent produire le formulaire 4669. Ce formulaire permet à l'employeur de signaler l'omission et de résoudre l'écart avec l'IRS.

• Employés : Dans certains cas, un employé peut recevoir le formulaire 4669 de son employeur en guise de reconnaissance des montants d'impôt qu'il n'a pas perçus. Bien que les employés ne soient généralement pas tenus de produire ce formulaire, ils doivent le signer pour confirmer que la sous-retenue ou l'absence de retenue s'est produite.

• Professionnels de la fiscalité : Les comptables ou autres conseillers fiscaux peuvent initier la production du formulaire 4669 s'ils découvrent que leurs clients n'ont pas correctement retenu les impôts sur le salaire des employés.

• Auditeurs de l'IRS : Lors d'un audit de l'IRS, si l'IRS apprend que les impôts de sécurité sociale, de Medicare ou de la Railroad Retirement Tax Act (RRTA) n'ont pas été perçus de manière adéquate, l'auditeur de l'IRS exigera que l'entreprise produise le formulaire 4669. Le formulaire est un enregistrement de l'écart et fournit à l'IRS les renseignements nécessaires pour procéder à d'autres actions, qui pourraient inclure des pénalités ou des audits supplémentaires.

Quand une entreprise doit-elle produire le formulaire 4669?

Les entreprises doivent remplir un formulaire 4669 lorsqu’il s’avère qu’elles ont effectué un paiement pour lequel l’impôt fédéral sur le revenu n’a pas été retenu. Découvrons ensemble certains scénarios de ce type.

• Erreurs découvertes dans les paiements aux employés : Le formulaire 4669 est souvent utilisé dans le contexte de la rémunération des employés. Lorsqu'un employeur se rend compte qu'il n'a pas retenu les impôts nécessaires sur le chèque de paie d'un employé, il doit remplir et soumettre ce formulaire à l'IRS. La soumission du formulaire 4669 à l'IRS lors de la découverte d'erreurs de retenue est considérée comme une forme de conformité volontaire. Bien que ce ne soit pas techniquement requis, ne pas le faire peut exposer l'entreprise à des pénalités à l'avenir.

• Erreurs découvertes dans les paiements non salariaux : Découvrir que les impôts nécessaires n'ont pas été retenus sur d'autres types de paiements, tels que les paiements aux sous-traitants ou aux propriétaires, est une autre raison pour laquelle les entreprises peuvent devoir produire le formulaire 4669. Encore une fois, la production proactive du formulaire 4669 lors de la découverte d'erreurs est considérée comme une pratique exemplaire par de nombreuses entreprises et peut les protéger contre des complications ultérieures.

• L'audit de l'IRS découvre des erreurs de retenue : Dans certains cas, un audit de l'IRS peut déclencher la nécessité du formulaire 4669. Les auditeurs peuvent signaler des montants de retenue manquants ou insuffisants et pourraient demander à une entreprise de soumettre le formulaire à titre de mesure corrective.

Comment remplir un formulaire 4669?

Voici un aperçu des étapes à suivre pour produire le formulaire 4669.

• L'entreprise émet le formulaire 4669 : si une entreprise a distribué un revenu quelconque sans retenir l'impôt fédéral sur le revenu requis (qu'il s'agisse de salaires, de loyers ou d'autres types de paiements), elle devra émettre le formulaire 4669 au bénéficiaire en question. En règle générale, cela implique de remplir le formulaire avec tous les détails pertinents, tels que le montant du paiement, le type de revenu et l'année d'imposition au cours de laquelle ce paiement a eu lieu. Une fois le formulaire rempli, l'entreprise doit l'envoyer au bénéficiaire rapidement, par la poste ou par voie électronique, selon les règles de l'IRS.

• L'employé remplit et retourne le formulaire : après que l'employeur a envoyé le formulaire, le bénéficiaire est tenu de remplir sa section du formulaire, qui confirme qu'il a reçu le revenu indiqué et qu'il est conscient qu'aucun impôt fédéral n'a été retenu sur son paiement. Le bénéficiaire doit ensuite dater et signer le formulaire avant de le retourner à l'employeur. Pour accélérer le processus, les entreprises devraient fixer une date limite et communiquer explicitement les délais et les exigences au bénéficiaire.

• L'entreprise soumet le formulaire à l'IRS : une fois que l'employeur reçoit le formulaire signé, celui-ci sert de reconnaissance officielle des deux parties que certains montants d'impôt n'ont pas été retenus. À ce stade, l'employeur a l'option de soumettre ce formulaire à l'IRS. Bien que cela ne soit pas obligatoire, il est important de conserver un registre précis de ces transactions à des fins de conformité et d'audit. Si vous choisissez de soumettre le formulaire à l'IRS, il doit être inclus lorsque vous produisez vos déclarations de charges sociales régulières ou selon les directives de l'IRS.

Comment remplir le formulaire 4669

Le formulaire 4669 se remplit en trois parties, réparties entre le payeur et le bénéficiaire. Voici une description étape par étape de chaque partie.

Étape 1 : Renseignements sur le payeur et détails du paiement

Le payeur (l'entreprise ou le particulier qui a effectué le paiement) remplit cette section en premier. Dans les champs désignés du formulaire, vous devrez saisir :

1. Le nom et l'adresse du bénéficiaire
   
2. Le numéro d'identification du contribuable (NIF) du bénéficiaire
   
3. L'année civile à laquelle les paiements se rapportent
   
4. Le nom et l'adresse du payeur
   
5. Le numéro d'identification de l'employeur (EIN) du payeur
   
6. Les montants des paiements par catégorie, y compris :
   
   • La retenue d'impôt sur le revenu
     
   • La retenue de garantie
     
   • La retenue sur les paiements aux personnes étrangères
     
   • La retenue d'impôt supplémentaire pour Medicare
     

Étape 2 : Attestation de déclaration du bénéficiaire

Une fois que le payeur a rempli les détails du paiement, le bénéficiaire atteste de la manière dont les paiements ont été déclarés dans sa propre déclaration de revenus :

1. Confirmer que les paiements en question ont été inclus comme revenus (ou autrement déclarés) dans leur déclaration de revenus.
   
2. Indiquer le formulaire et le numéro de ligne exacts où les paiements ont été déclarés.
   
3. Confirmer que l'obligation fiscale correspondante a été payée en totalité.
   

Étape 3 : Signature et retour au payeur

La dernière partie finalise l'attestation et renvoie le formulaire au payeur :

1. Signer le formulaire sous peine de parjure, en attestant que les renseignements fournis sont véridiques et exacts.
   
2. Imprimer votre nom sous la ligne de signature.
   
3. Fournir un numéro de téléphone de jour au cas où l'IRS ou le payeur aurait besoin de faire un suivi.
   
4. Retourner le formulaire rempli au payeur — et non à l'IRS —, car le payeur l'utilise pour appuyer une demande d'exonération de responsabilité pour l'impôt qui n'a pas été retenu.
   

Le formulaire 4669 n'est pas produit directement à l'IRS par le bénéficiaire. Il est plutôt généralement soumis par le payeur avec le formulaire 4670 (Demande d'exonération de paiement de certaines retenues à la source) pour appuyer sa demande d'exonération de payer l'impôt qu'il n'a pas retenu.

Facteurs de conformité

Le formulaire 4669 est assorti d’obligations et de règles particulières. Voici quelques aspects à prendre en compte lors du dépôt de ce formulaire.

• Exactitude : Le formulaire doit contenir des renseignements exacts sur les montants d'impôt non perçus. Toute inexactitude peut entraîner d'autres complications, notamment des pénalités et d'éventuelles poursuites judiciaires.

• Rapidité : Produisez le formulaire rapidement. Le fait de ne pas le faire peut entraîner d'autres conséquences, telles que l'accumulation d'intérêts sur les impôts impayés.

• Confirmation de l'employé : Le formulaire 4669 n'est considéré comme complet que s'il comporte la signature de l'employé confirmant la reconnaissance de l'écart fiscal. Si l'employé refuse de signer, l'employeur doit faire une déclaration écrite à cet effet et la joindre au formulaire.

• Conserver des dossiers numériques : La conservation d'une copie numérique de tous les formulaires 4669 remplis facilitera la récupération des détails lors d'éventuels audits ou enquêtes.

• Consulter un conseiller fiscal : Compte tenu de la complexité — et des pénalités potentielles — associées à la retenue à la source, il peut être judicieux de consulter un conseiller fiscal pour comprendre vos responsabilités et les prochaines étapes.

Quand les entreprises doivent-elles produire le formulaire 4669?

Il est important de produire le formulaire 4669 au bon moment pour assurer la conformité et atténuer les risques. Voici un aperçu plus détaillé des délais de production du formulaire 4669.

• Aucune date limite universelle : le formulaire 4669 ne comporte pas de date limite unique qui s'applique à toutes les situations. Le moment dépend en grande partie des circonstances de votre production et varie en fonction de facteurs comme le type de paiement sur lequel vous avez omis de retenir de l'impôt.

• Production post-découverte : les entreprises doivent prendre des mesures dès qu'elles découvrent qu'elles ont omis de retenir les impôts appropriés. Plus vous produisez rapidement le formulaire 4669, moins vous risquez d'encourir de pénalités.

• Déclencheur d'audit : si vous êtes tenu de produire le formulaire 4669 conformément à un audit de l'IRS, les auditeurs fourniront généralement une date limite précise. Cette date limite n'est pas négociable, et le défaut de la respecter peut entraîner des pénalités importantes, voire des poursuites judiciaires.

• Considérations relatives à l'exercice : l'exercice de votre entreprise peut également influencer le moment de la production. Si l'exercice est sur le point de se terminer, il est conseillé de produire le formulaire 4669 avant que cela ne se produise. Cela vous permettra de rapprocher vos documents financiers avec plus de précision et d'éviter de reporter un problème fiscal au prochain exercice.

• Prévention des pénalités : la production du formulaire 4669 en temps opportun peut aider à prévenir ou à limiter les répercussions financières supplémentaires des erreurs de retenue à la source, une infraction pour laquelle des pénalités (allant d'amendes à des mesures plus sérieuses) peuvent s'accumuler au fil du temps.

• Dates limites des déclarations de revenus : si vous découvrez que l'omission d'une retenue à la source a une incidence sur une déclaration de revenus déjà produite, vous devrez peut-être produire une déclaration modifiée. Pour les corrections liées à la paie, cela signifie généralement qu'il faut produire le formulaire 941-X, Adjusted Employer's Quarterly Federal Tax Return or Claim for Refund (Déclaration d'impôt fédéral trimestrielle ajustée de l'employeur ou demande de remboursement), qui est utilisé pour corriger les erreurs sur un formulaire 941 produit précédemment. Différentes dates limites peuvent s'appliquer selon le type de déclaration modifiée, et le formulaire 4669 doit être produit avant la déclaration modifiée ou avec celle-ci.

Formulaire 4669 et formulaire 4670 : comment ils fonctionnent ensemble

Le formulaire 4669 doit être rempli pour chaque bénéficiaire et pour chaque année. Cela signifie qu'un formulaire distinct est requis pour chaque bénéficiaire et pour chaque année d'imposition pour laquelle un allégement est demandé. Une fois que le payeur a recueilli les formulaires 4669 signés par les bénéficiaires concernés, ceux-ci sont soumis à l'IRS sous forme de trousse avec le formulaire 4670, Request for Relief of Payment of Certain Withholding Taxes (Demande d'allégement du paiement de certaines retenues d'impôt). En d'autres termes, le formulaire 4669 documente l'attestation du bénéficiaire, tandis que le formulaire 4670 constitue la demande officielle d'allégement de la responsabilité du payeur auprès de l'IRS en fonction de cette attestation.

Le moment de produire le formulaire 4670 dépend des circonstances particulières du cas, tout comme pour le formulaire 4669. Dans les situations où un bénéficiaire refuse de signer et de retourner le formulaire 4669, le payeur peut tout de même avoir à produire le formulaire 4670 pour demander un allégement. Dans ce cas, le payeur soumettrait le formulaire 4670 sans le formulaire 4669 signé correspondant, avec une explication écrite décrivant le refus du bénéficiaire de signer.

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