Formulär 4669, även kallat ”Statement of Payments Received” (redovisning av mottagna betalningar), används för att dokumentera inkomster för vilka ingen amerikansk federal inkomstskatt har innehållits. Det registrerar viktig information som påverkar både betalaren (den enhet som delar ut medel) och betalningsmottagaren (den person eller enhet som tar emot dem). Det är viktigt att förstå det här formuläret och dess inlämningsprocess för att följa skattereglerna och minimera risker knutna till källskatt. Även om det alltid är en god idé att rådfråga en kvalificerad skatteexpert, är det smart att börja med att bekanta sig med de viktigaste fakta.

Nedan förklarar vi vad du behöver veta om formulär 4669: vad det är, när ditt företag kan behöva skicka in det och hur inlämningsprocessen går till.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är formulär 4669?
  
• Vem behöver skicka in formulär 4669?
  
• När behöver ett företag skicka in formulär 4669?
  
• Så skickar man in formulär 4669
  
• Så fyller man i formulär 4669
  
• Faktorer för efterlevnad
  
• När behöver företag fylla i formulär 4669?
  
• Formulär 4669 och formulär 4670: Så fungerar de tillsammans
  
• Så här kan Stripe Tax hjälpa till
  

Vad är blankett 4669?

Blankett 4669, även känd som ”Statement of Payments Received”, är ett dokument som Internal Revenue Service (IRS) använder i USA för att registrera och verifiera betalningar från vilka inkomstskatt, Social Security-skatt och Medicare-skatt inte har tagits ut av arbetsgivaren. I grund och botten fungerar denna blankett som ett sätt för IRS att dokumentera de skatter som arbetsgivaren borde ha tagit ut.

Blankett 4669 fylls vanligtvis i av betalaren och betalningsmottagaren, ofta som en del av eller efter en IRS-revision eller granskning. Arbetsgivarskatter står för nästan 70 % av intäkterna som samlats in av IRS, från och med 2016. Blankett 4669 kan vara viktig för arbetsgivare att intyga att arbetsgivarskatte-relaterad information är korrekt.

Vem behöver lämna in blankett 4669?

Blankett 4669 krävs när en arbetsgivare inte har tagit ut de lämpliga skattebeloppen från en anställds lön. Följande enheter eller individer kan behöva lämna in blankett 4669.

• Arbetsgivare: Arbetsgivare ansvarar för att ta ut de nödvändiga skatterna från sina anställdas löner, och om de upptäcker att de misslyckats med att göra det måste de lämna in blankett 4669. Denna blankett gör det möjligt för arbetsgivaren att rapportera underlåtenheten och lösa avvikelsen med IRS.

• Anställda: I vissa fall kan en anställd få blankett 4669 från sin arbetsgivare som en bekräftelse på de skattebelopp de misslyckats med att driva in. Även om anställda vanligtvis inte ansvarar för att lämna in denna blankett, måste de skriva under den för att bekräfta att skatten inte tagits ut.

• Skatteexperter: Revisorer eller andra skatterådgivare kan initiera inlämningen av blankett 4669 om de upptäcker att deras kunder inte har tagit ut skatter från anställdas löner korrekt.

• IRS-revisorer: Om IRS under en revision får reda på att skatter för Social Security, Medicare eller Railroad Retirement Tax Act (RRTA) inte har samlats in tillräckligt, kommer IRS-revisorn att kräva att företaget lämnar in blankett 4669. Blanketten är ett register över avvikelsen och ger IRS informationen för att fortsätta med ytterligare åtgärder, vilket kan inkludera påföljder eller ytterligare revisioner.

När behöver ett företag lämna in blankett 4669?

Företag måste lämna in blankett 4669 varje gång de upptäcker att de har gjort en utbetalning och obligatorisk federal inkomstskatt inte har dragits av. Nedan tittar vi närmare på några situationer där detta kan inträffa.

• Fel som upptäcks i utbetalningar till anställda: Blankett 4669 används ofta i samband med anställdas ersättning. När en arbetsgivare inser att de har underlåtit att ta ut (skatt) nödvändiga skatter från en anställds lönebesked, måste de fylla i och skicka in denna blankett till IRS. Att skicka in blankett 4669 till IRS vid upptäckt av fel med innehållande av skatt betraktas som en form av frivillig efterlevnad. Även om det tekniskt sett inte krävs, kan underlåtenhet att göra detta utsätta företaget för påföljder i framtiden.

• Fel som upptäcks i icke-lönebetalningar: Att upptäcka att de nödvändiga skatterna inte har tagits ut från andra typer av betalningar, såsom betalningar till entreprenörer eller hyresvärdar, är en annan anledning till att företag kan behöva lämna in blankett 4669. Att lämna in blankett 4669 proaktivt när fel upptäcks anses återigen vara bästa praxis av många företag och kan skydda dem från komplikationer senare.

• Skatterevision avslöjar fel vid innehållande: I vissa fall kan en IRS-revision utlösa behovet av blankett 4669. Revisorer kan flagga saknade eller otillräckliga innehållande-belopp och kan begära att ett företag skickar in blanketten som en korrigerande åtgärd.

Så här lämnar du in blankett 4669

Här är en översikt över stegen för att skicka in formulär 4669.

• Företaget utfärdar formulär 4669: Om ett företag har betalat ut någon typ av inkomst utan att innehålla den obligatoriska federala inkomstskatten – oavsett om det rör sig om löner, hyra eller andra typer av betalningar – måste företaget utfärda formulär 4669 till den aktuella betalningsmottagaren. I regel innebär detta att formuläret fylls i med alla relevanta uppgifter, såsom betalningens storlek, inkomsttyp och det beskattningsår då betalningen genomfördes. När formuläret är ifyllt måste företaget omedelbart skicka det till betalningsmottagaren, antingen per post eller elektroniskt, beroende på IRS-reglerna.

• Den anställde fyller i och skickar tillbaka formuläret: När arbetsgivaren har skickat formuläret måste betalningsmottagaren fylla i sin del av formuläret, vilket bekräftar att hen har mottagit den angivna inkomsten och är medveten om att inga federala skatter har innehållits från hens betalning. Betalningsmottagaren måste sedan underteckna och datera formuläret innan det returneras till arbetsgivaren. För att påskynda processen bör företag fastställa en tidsfrist och tydligt kommunicera tidsplanen och kraven till betalningsmottagaren.

• Företaget skickar in formuläret till IRS: När arbetsgivaren mottagit det undertecknade formuläret utgör det en officiell bekräftelse från båda parter på att vissa skattebelopp inte har innehållits. Arbetsgivaren har då möjlighet att skicka in det här formuläret till IRS. Även om detta inte är obligatoriskt, är det viktigt att föra exakta register över sådana transaktioner för efterlevnads- och revisionsändamål. Om du väljer att skicka in till IRS bör formuläret bifogas när du lämnar in dina ordinarie löneskattedeklarationer eller enligt andra anvisningar från IRS.

Så gör man för att fylla i blankett 4669

Blankett 4669 fylls i i tre delar, uppdelat mellan betalaren och betalningsmottagaren. Här är en steg-för-steg-genomgång av varje del.

Steg 1: Betalarens information och betalningsuppgifter

Betalaren (det företag eller den enskilda firma som gjorde betalningen) fyller i detta avsnitt först. I blankettens avsedda fält måste du ange:

1. Betalningsmottagarens namn och adress
   
2. Betalningsmottagarens registreringsnummer (TIN)
   
3. Det kalenderår som betalningarna avser
   
4. Betalarens namn och adress
   
5. Betalarens arbetsgivarnummer (EIN)
   
6. Betalningsbeloppen efter kategori, inklusive:
   
   • Innehållande av inkomstskatt
     
   • Innehållande av källskatt (Backup withholding)
     
   • Källskatt på betalningar till utländska personer
     
   • Innehållande av extra Medicare-skatt
     

Steg 2: Betalningsmottagarens intyg om redovisning

När betalaren har fyllt i betalningsuppgifterna intygar betalningsmottagaren hur betalningarna har redovisats i dennes egen inkomstdeklaration:

1. Bekräfta att de aktuella betalningarna inkluderades som inkomst (eller på annat sätt redovisades) i deras deklaration.
   
2. Ange den exakta blanketten och radnumret där betalningarna redovisades.
   
3. Bekräfta att den relaterade skatteskulden har betalats till fullo.
   

Steg 3: Signatur och retur till betalaren

Den sista delen slutför intyget och skickar tillbaka blanketten till betalaren:

1. Underteckna blanketten under straffansvar för mened och intyga att den tillhandahållna informationen är sann och korrekt.
   
2. Texta ditt namn under signaturraden.
   
3. Ange ett telefonnummer dagtid om IRS eller betalaren behöver följa upp.
   
4. Returnera den ifyllda blanketten till betalaren – inte till IRS – eftersom betalaren använder den för att stödja ett anspråk på befrielse från betalningsansvar för den skatt som inte innehölls.
   

Blankett 4669 lämnas inte in till IRS direkt av betalningsmottagaren. Istället skickas den vanligtvis in av betalaren tillsammans med blankett 4670 (Request for Relief of Payment of Certain Withholding Taxes) för att stödja dennes begäran om befrielse från att behöva betala den skatt som man underlåtit att ta ut (skatt).

Efterlevnadsfaktorer

Blankett 4669 innebär specifika skyldigheter och regler. Här är några aspekter att tänka på när du fyller i den här blanketten

• Noggrannhet: Blanketten måste innehålla korrekt information om de oindrivna skattebeloppen. Eventuella felaktigheter kan leda till ytterligare komplikationer, inklusive påföljder och potentiella rättsliga åtgärder.

• Punktlighet: Skicka in blanketten i god tid. Underlåtenhet att göra det kan leda till ytterligare konsekvenser, såsom tillkommande ränta på de obetalda skatterna.

• Anställdas bekräftelse: Blankett 4669 anses endast vara fullständig när den innehåller den anställdes signatur som bekräftar erkännande av skatteavvikelsen. Om den anställde vägrar att skriva under bör arbetsgivaren göra en skriftlig redogörelse för detta och bifoga den till blanketten.

• Behåll digitala register: Att upprätthålla en digital kopia av alla ifyllda 4669-blanketter gör det lättare att hämta detaljer under eventuella framtida revisioner eller förfrågningar.

• Konsultera en skatterådgivare: Med tanke på komplexiteten – och de potentiella påföljderna – i samband med innehållande av skatt kan det vara fördelaktigt att konsultera en skatterådgivare för att förstå ditt ansvar och nästa steg.

När behöver företag skicka in formulär 4669?

Det är viktigt för efterlevnad och riskminimering att man skickar in formulär 4669 i rätt tid. Här är en närmare titt på tidslinjerna för att skicka in formulär 4669.

• Ingen universell tidsfrist: Formulär 4669 har ingen gemensam tidsfrist som gäller för alla situationer. Tidsplanen beror till stor del på varför du skickar in det, och det varierar beroende på faktorer som vilken typ av betalning du har misslyckats med att innehålla skatt för.

• Inlämning efter upptäckt: Företag bör agera så fort de upptäcker att de har misslyckats med att innehålla korrekta skatter. Ju snabbare du skickar in formulär 4669, desto mindre är risken att du drabbas av påföljder.

• Revisionsutlösare: Om du är skyldig att skicka in formulär 4669 i enlighet med en IRS-revision, kommer revisorerna vanligtvis att tillhandahålla en specifik tidsfrist. Denna tidsfrist är inte förhandlingsbar och om du inte uppfyller den kan det leda till betydande böter eller till och med rättsliga åtgärder.

• Hänsyn till räkenskapsåret: Ditt företags räkenskapsår kan också påverka när inlämningen sker. Om räkenskapsåret snart är slut rekommenderas det att skicka in formulär 4669 innan det händer. Detta gör att du kan stämma av dina finansiella register mer exakt och undvika att ett skatteproblem följer med in i det nya räkenskapsåret.

• Förebyggande av påföljder: Genom att skicka in formulär 4669 i god tid kan du förhindra eller begränsa ytterligare finansiella konsekvenser av källskattefel, en överträdelse för vilken påföljder – från böter till allvarligare åtgärder – kan ackumuleras över tid.

• Tidsfrister för skattedeklarationer: Om du upptäcker att utebliven källskatt påverkar en redan inlämnad skattedeklaration, kan du behöva skicka in en ändrad deklaration. För lönerelaterade korrigeringar innebär detta vanligtvis inlämning av Formulär 941-X, Justerad kvartalsvis federal skattedeklaration för arbetsgivare eller begäran om återbetalning, som används för att korrigera fel på ett tidigare inlämnat Formulär 941. Olika tidsfrister kan gälla beroende på vilken typ av deklaration som ändras, och formulär 4669 bör skickas in före eller tillsammans med den ändrade deklarationen.

Formulär 4669 och formulär 4670: Så fungerar de tillsammans

Formulär 4669 fylls i per betalningsmottagare och per år, vilket innebär att ett separat formulär krävs för varje betalningsmottagare och för varje beskattningsår som lättnad begärs. När betalaren har samlat in undertecknade formulär 4669 från de relevanta betalningsmottagarna skickas dessa till IRS som ett paket med hjälp av formulär 4670, Begäran om lättnad från betalning av vissa källskatter. Med andra ord dokumenterar formulär 4669 betalningsmottagarens intygande, medan formulär 4670 är betalarens formella begäran till IRS om lättnad från ansvar baserat på det intygandet.

När man ska deklarera formulär 4670 beror på de specifika omständigheterna i fallet, i likhet med formulär 4669. I situationer där en betalningsmottagare vägrar att underteckna och returnera formulär 4669, kan betalaren fortfarande behöva skicka in formulär 4670 för att begära lättnad. I så fall skulle betalaren skicka in formulär 4670 utan motsvarande undertecknade formulär 4669, tillsammans med en skriftlig förklaring som beskriver betalningsmottagarens vägran att underteckna.

Så här kan Stripe Tax hjälpa till

Stripe Tax minskar komplexiteten med efterlevnad av skatteregler så att du kan fokusera på att få ditt företag att växa. Börja ta ut skatt globalt genom att lägga till en enda rad kod i din befintliga integration, genom att klicka på en knapp i Dashboard eller använda vårt kraftfulla API.

Stripe Tax hjälper dig att övervaka dina skyldigheter och varnar dig när du överskrider ett tröskelvärde för skatteregistrering baserat på dina Stripe-transaktioner. Det kan också registrera sig för att ta ut skatt för din räkning i USA och hantera deklarationer via betrodda partner. Stripe Tax beräknar och tar automatiskt ut omsättningsskatt, moms och GST på:

• Digitala varor och tjänster i alla delstater i USA och över 100 länder
  
• Fysiska varor i alla delstater i USA och 42 länder
  

Stripe Tax kan hjälpa dig att:

• Förstå var du ska registrera dig och ta ut skatt: Se var du behöver ta ut skatt baserat på dina Stripe-transaktioner. När du har registrerat dig kan du aktivera skatteuppbörd i en ny delstat eller ett nytt land på några sekunder. Du kan börja ta ut skatt genom att lägga till en enda rad kod i den befintliga Stripe-integrationen eller lägga till skatteuppbörd med ett enda klick i Stripe Dashboard.

• Registrera sig för att betala skatt: Om du behöver registrera dig för omsättningsskatt i USA kan du låta Stripe hantera dina skatteregistreringar. Du får en förenklad process som förifyller ansökningsuppgifter – vilket besparar dig tid och förenklar efterlevnaden av lokala regler. Om du behöver hjälp med registrering utanför USA samarbetar Stripe med Taxually för att hjälpa dig registrera dig hos lokala skattemyndigheter.

• Ta ut skatt automatiskt: Stripe Tax beräknar och tar ut rätt skatt oavsett vad eller var du säljer. Stripe Tax har stöd för hundratals produkter och tjänster och inkluderar de senaste skattereglerna och skattesatsändringarna.

• Förenkla din deklaration: Stripe Tax integreras sömlöst med deklarationspartner, så att dina globala deklarationer blir korrekta och görs i rätt tid. Låt våra partner hantera dina deklarationer så att du kan fokusera på att växa din verksamhet. Skattedeklarationer i USA kan automatiseras i Stripe Dashboard, via TaxJar.

Läs mer om Stripe Tax, eller börja i dag.