El Formulario 4669, también conocido como «Declaración de los pagos recibidos», se utiliza para documentar los ingresos de los que no se han retenido impuestos sobre la renta a nivel federal de EE. UU. En él, se recoge la información clave que afecta tanto al pagador (la entidad que distribuye los fondos) como al beneficiario (la persona o la entidad que los recibe). Comprender en qué consiste el formulario y su proceso de presentación resulta esencial a fin de cumplir la normativa fiscal y minimizar los riesgos relacionados con la retención de los impuestos. Aunque siempre es buena idea consultar a un experto tributario cualificado, familiarizarse con los datos clave es un buen punto de partida.

A continuación te explicaremos lo que necesitas saber sobre el Formulario 4669: qué es, cuándo tendría que presentarlo tu empresa y cómo funciona el proceso de presentación.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Qué es el Formulario 4669?
  
• ¿Quién tiene que presentar el Formulario 4669?
  
• ¿Cuándo tiene que presentar una empresa el Formulario 4669?
  
• Cómo presentar el Formulario 4669
  
• Cómo rellenar el Formulario 4669
  
• Factores relacionados con el cumplimiento de la normativa
  
• ¿Cuándo tienen las empresas que rellenar el Formulario 4669?
  
• Formulario 4669 y Formulario 4670: Cómo funcionan juntos
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Tax
  

¿Qué es el formulario 4669?

El formulario 4669, también conocido como «Declaración de pagos recibidos», es un documento que la agencia tributaria estadounidense utiliza en los Estados Unidos para registrar y verificar los pagos de los que el empleador no ha retenido el impuesto sobre la renta, el impuesto de la Seguridad Social y el impuesto de Medicare. Básicamente, este formulario es un método que permite al IRS documentar los impuestos que el empleador debería haber retenido.

El pagador y el beneficiario suelen cumplimentar el formulario 4669, a menudo como parte o a raíz de una auditoría o revisión del IRS. Los impuestos sobre el empleo representan casi el 80 % de los beneficios recaudados por el IRS, a partir de 2016. El formulario 4669 puede ser clave para que los empleadores certifiquen que la información relacionada con el impuesto sobre el empleo es correcta.

¿Quién debe presentar el formulario 4669?

El formulario 4669 es obligatorio cuando un empleador no ha retenido los importes de los impuestos correspondientes de los sueldos de un empleado. Es posible que las siguientes entidades o particulares deban presentar el formulario 4669.

• Empleadores: los empleadores son responsables de retener los impuestos necesarios de los sueldos de sus empleados y, si descubren que no lo han hecho, deben presentar el formulario 4669. Este formulario permite que el empleador declare la omisión y resuelva la discrepancia con el IRS.

• Empleados: en algunos casos, un empleado puede recibir el formulario 4669 por parte de su empleador como acuse de recibo de los importes de los impuestos que no ha cobrado. Aunque los empleados no suelen ser responsables de presentar este formulario, tienen que firmarlo para confirmar que se produjo una retención inferior a la debida o una falta de retención.

• Profesionales fiscales: los contables o cualquier otro asesor fiscal pueden iniciar la presentación del formulario 4669 si descubren que sus clientes no han retenido correctamente los impuestos de los sueldos de los empleados.

• Auditores del IRS: durante una auditoría de la agencia tributaria estadounidense, si esta se percata de que no se han recaudado adecuadamente los impuestos de la Seguridad Social, Medicare o la Ley del Impuesto de Jubilación de los Trabajadores Ferroviarios (RRTA), el auditor del IRS exigirá a la empresa que presente el formulario 4669. El formulario es un registro de la discrepancia y proporciona a la agencia tributaria estadounidense la información necesaria para seguir adelante con otras acciones, que pueden incluir penalizaciones o auditorías adicionales.

¿Cuándo tiene una empresa que presentar el formulario 4669?

Las empresas deben presentar el formulario 4669 siempre que se detecte que han efectuado un pago en el que no han retenido el impuesto federal sobre la renta correspondiente. Veamos en mayor detalle las situaciones en las que esto puede ocurrir.

• Errores descubiertos en los pagos a los empleados: el formulario 4669 se suele utilizar en el contexto de la compensación a los empleados. Cuando un empleador se da cuenta de que no ha retenido los impuestos necesarios del sueldo de un empleado, debe cumplimentar este formulario y enviarlo al IRS. Enviar el formulario 4669 al IRS cuando se descubren errores de retención se considera una forma de cumplimiento de la normativa voluntario. Aunque técnicamente no es obligatorio, no hacerlo puede exponer a la empresa a posibles penalizaciones en el futuro.

• Errores descubiertos en los pagos no salariales: descubrir que no se han retenido los impuestos necesarios en otros tipos de pagos, como los pagos a contratistas o propietarios, es otra de las razones por las que es posible que las empresas tengan que presentar el formulario 4669. De nuevo, presentar el formulario 4669 de forma proactiva al descubrir cualquier error se considera una práctica recomendada en muchas empresas y puede protegerlas frente a posibles complicaciones en el futuro.

• La auditoría del IRS descubre errores de retención: en algunos casos, una auditoría del IRS puede desencadenar la necesidad de presentar el formulario 4669. Los auditores pueden señalar importes de retención que falten o que sean insuficientes, y podrían solicitar que una empresa envíe el formulario como medida correctiva.

Cómo presentar el formulario 4669

Aquí tienes un resumen de los pasos necesarios para presentar el Formulario 4669.

• La empresa emite el Formulario 4669: Si una empresa ha distribuido cualquier tipo de ingresos, ya sean salarios, alquileres u otro tipo de pagos, sin retener el impuesto federal sobre los ingresos requerido, tendrá que emitir un Formulario 4669 para el beneficiario en cuestión. Por lo general, requiere completar el formulario con todos los detalles pertinentes como el importe del pago, el tipo de ingreso y el año fiscal en el que se produjo el pago. Una vez que se complete, la empresa debe enviarlo rápido al beneficiario, ya sea por correo postal o de forma electrónica, lo que dependerá de las reglas del IRS.

• El empleado completa el formulario y lo devuelve: Una vez que el empleador envíe el formulario, el beneficiario deberá rellenar el apartado del formulario que le corresponda. En él se confirma que ha recibido los ingresos indicados y sabe que no se ha retenido ningún impuesto federal en su pago. A continuación, el beneficiario debe firmar el formulario y fecharlo antes de devolverlo al empleador. Para agilizar el proceso, las empresas deben fijar una fecha límite y comunicar al beneficiario explícitamente cuáles son los plazos y los requisitos.

• La empresa envía el formulario al IRS: Una vez que el empleador recibe el formulario firmado, este sirve como un reconocimiento oficial de ambas partes en el que se confirma que no se han retenido algunos importes de impuestos. En ese momento, el empleador tiene la opción de presentar este formulario al IRS. Aunque no es obligatorio, es importante tener un registro preciso de este tipo de transacciones para cumplir con la normativa y a efectos de auditoría. Si optas por presentarlo ante el IRS, debes incluir el formulario cuando presentes la declaración ordinaria de impuestos de las nóminas o como indiquen las directrices de esta agencia.

Cómo rellenar el formulario 4669

El formulario 4669 se rellena en tres partes, divididas entre el pagador y el beneficiario. A continuación, te mostramos un desglose paso a paso de cada parte.

Paso 1: Información del pagador y detalles del pago

El pagador (la empresa o el particular que ha realizado el pago) rellena esta sección en primer lugar. En los campos designados del formulario, tendrás que introducir lo siguiente:

1. Nombre y dirección del beneficiario
   
2. Número de identificación fiscal (NIF) del beneficiario
   
3. El año natural al que corresponden los pagos
   
4. Nombre y dirección del pagador
   
5. Número de identificación del empleador (EIN) del pagador
   
6. Los importes de los pagos por categoría, que incluyen:
   
   • Retención del impuesto sobre la renta
     
   • Retención de seguridad
     
   • Retención sobre pagos a personas extranjeras
     
   • Retención adicional del impuesto de Medicare
     

Paso 2: Certificación de declaración del beneficiario

Una vez que el pagador ha rellenado los detalles del pago, el beneficiario certifica cómo se han declarado los pagos en su propia declaración de impuestos:

1. Confirma que los pagos en cuestión se han incluido como ingresos (o se han declarado de otro modo) en su declaración de impuestos.
   
2. Especifica el formulario y el número de línea exactos en los que se han declarado los pagos.
   
3. Confirma que la obligación fiscal relacionada se ha pagado en su totalidad.
   

Paso 3: Firma y devolución al pagador

La última parte finaliza la certificación y devuelve el formulario al pagador:

1. Firma el formulario bajo pena de perjurio, para certificar que la información proporcionada es verdadera y precisa.
   
2. Escribe tu nombre en letra de imprenta debajo de la línea de la firma.
   
3. Proporciona un número de teléfono de contacto diurno en caso de que la agencia tributaria estadounidense o el pagador necesiten realizar un seguimiento.
   
4. Devuelve el formulario cumplimentado al pagador (no a la agencia tributaria estadounidense), ya que el pagador lo utiliza para respaldar una reclamación de exención de responsabilidad por el impuesto que no se retuvo.
   

El beneficiario no presenta el formulario 4669 directamente en la agencia tributaria estadounidense. En su lugar, el pagador suele enviarlo junto con el formulario 4670 (Solicitud de exención de pago de determinados impuestos retenidos) para respaldar su caso de exención de tener que pagar el impuesto que no retuvo.

Factores de cumplimiento de la normativa

El formulario 4669 conlleva unas obligaciones y normas específicas. A continuación analizamos algunos aspectos que se deben tener en cuenta al presentar este formulario.

• Precisión: el formulario debe contener información precisa sobre los importes de los impuestos no cobrados. Cualquier inexactitud puede dar lugar a más complicaciones, incluidas penalizaciones y posibles acciones legales.

• Puntualidad: presenta el formulario sin demora. Si no lo haces, es posible que se produzcan otras consecuencias, como la acumulación de intereses sobre los impuestos impagados.

• Confirmación del empleado: el formulario 4669 solo se considera completo si incluye la firma del empleado para confirmar el acuse de recibo de la discrepancia fiscal. Si el empleado se niega a firmar, el empleador debe hacer una declaración por escrito a tal efecto y adjuntarla al formulario.

• Guarda registros digitales: si mantienes una copia digital de todos los formularios 4669 cumplimentados, te resultará más fácil recuperar los detalles durante posibles auditorías o consultas.

• Consulta a un asesor fiscal: dada la complejidad, y las posibles penalizaciones, asociadas a la retención de impuestos, puede ser beneficioso que consultes a un asesor fiscal para entender tus responsabilidades y los próximos pasos.

¿Cuándo tienen las empresas que presentar el Formulario 4669?

Presentar el Formulario 4669 en el momento adecuado es importante para el cumplimiento de la normativa y mitigar riesgos. Analizamos a fondo los plazos para presentar el Formulario 4669.

• No existe una fecha límite universal: El Formulario 4669 no tiene una fecha límite única que se aplique en todas las situaciones. El momento depende en gran medida de las circunstancias de los motivos de presentación y varía según diversos factores como el tipo de pago del que no hayas retenido los impuestos.

• Presentación tras la detección: Las empresas deben actuar en cuanto descubren que no han retenido los impuestos correspondientes. Cuanto más rápido presentes el Formulario 4669, menos probabilidades tendrás de recibir sanciones.

• Activación de auditoría: Si debes presentar el Formulario 4669 a causa de una auditoría de la agencia tributaria estadounidense (el IRS), los auditores fijarán una fecha límite específica. Esa fecha no es negociable y, si no la cumples, se podrían imponer sanciones significativas o, incluso, emprender acciones legales.

• Consideraciones del año fiscal: El año fiscal de tu empresa también puede influir en el momento de la presentación. Si el año fiscal está a punto de cerrarse, lo más recomendable es presentar el Formulario 4669 antes de que termine. Esto te permitirá conciliar los registros financieros con mayor precisión y evitar arrastrar un problema fiscal a un nuevo año fiscal.

• Prevención de sanciones: La presentación a tiempo del Formulario 4669 te puede ayudar a evitar o limitar otras repercusiones financieras por los errores en las retenciones, una infracción que genera sanciones que van desde las multas a otras acciones más graves y que se pueden ir acumulando con el tiempo.

• Fechas límite de las declaraciones de impuestos: Si descubres que las retenciones omitidas afectan a una declaración de impuestos ya presentada, puede que necesites presentar una declaración modificada. Si debes realizar correcciones en las nóminas, es necesario presentar el Formulario 941-X, Declaración trimestral o solicitud de reembolso ajustadas del impuesto federal de los empleadores, que se utiliza para corregir los errores de un Formulario 941 ya presentado. Dependiendo del tipo de declaración que se esté modificando, es posible que se apliquen diferentes fechas límite y el Formulario 4669 se deba presentar antes o junto a la declaración modificada.

Formulario 4669 y Formulario 4670: Cómo funcionan juntos

El Formulario 4669 se completa por cada beneficiario y año; es decir, se requiere un formulario independiente para cada beneficiario y para cada año fiscal en el que se solicite la desgravación. Una vez que el pagador ha recopilado los Formularios 4669 firmados por los beneficiarios correspondientes, estos se envían a la agencia tributaria estadounidense (el IRS) como un paquete mediante el Formulario 4670, Solicitud de desgravación del pago de determinados impuestos retenidos. En otras palabras, el Formulario 4669 documenta la certificación del beneficiario, mientras que el Formulario 4670 es la petición formal del pagador al IRS para solicitar la desgravación de la responsabilidad sobre la base de esa certificación.

El plazo para presentar el Formulario 4670 depende de las circunstancias concretas de cada caso, de forma similar al Formulario 4669. En situaciones en las que el beneficiario se niegue a firmar y devolver el Formulario 4669, el pagador puede que tenga que presentar de todos modos el Formulario 4670 para conseguir la desgravación. En ese caso, el pagador enviaría el Formulario 4670 sin el correspondiente Formulario 4669 firmado, junto con una explicación por escrito donde se describa la negativa a firmar del beneficiario.

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