Le formulaire 4669, intitulé « Statement of Payments Received » (Déclaration des paiements reçus), est utilisé pour documenter les revenus sur lesquels aucun impôt fédéral américain n'a été retenu, en recueillant des informations clés qui concernent à la fois le payeur (l'entité qui distribue les fonds) et le bénéficiaire (la personne ou l'entité qui les reçoit). Il est essentiel de comprendre ce formulaire et son processus de dépôt pour rester en conformité avec les réglementations fiscales et réduire les risques liés à la retenue d'impôt à la source. Bien qu'il soit toujours recommandé de consulter un professionnel de la fiscalité qualifié, se familiariser avec les principaux faits est un bon point de départ.

Nous expliquons ci-dessous ce qu'il faut savoir sur le formulaire 4669 : de quoi s'agit-il, quand votre entreprise pourrait être amenée à le déposer et comment se déroule le processus de dépôt.

Sommaire

• Qu'est-ce que le formulaire 4669 ?
  
• Qui doit déposer le formulaire 4669 ?
  
• Quand une entreprise doit-elle déposer le formulaire 4669 ?
  
• Comment déposer le formulaire 4669
  
• Comment remplir le formulaire 4669
  
• Facteurs de conformité
  
• Quand les entreprises doivent-elles remplir le formulaire 4669 ?
  
• Formulaire 4669 et formulaire 4670 : leur mode de fonctionnement conjoint
  
• Comment Stripe Tax peut vous aider
  

Qu'est-ce que le formulaire 4669 ?

Le Formulaire 4669, également connu sous le nom de « Statement of Payments Received », est un document que l'Internal Revenue Service (IRS) utilise aux États-Unis pour enregistrer et vérifier les paiements sur lesquels l'impôt sur le revenu, l'impôt de sécurité sociale et l'impôt Medicare n'ont pas été retenus par l'employeur. Essentiellement, ce formulaire permet à l'IRS de documenter les impôts qui auraient dû être retenus par l'employeur.

Le Formulaire 4669 est généralement rempli par le payeur et le bénéficiaire, souvent dans le cadre ou à la suite d'un audit ou d'un examen de l'IRS. Les impôts sur l'emploi représentent près de 70 % des recettes perçues par l'IRS en 2016. Le Formulaire 4669 peut être essentiel pour les employeurs afin de certifier que les informations relatives aux impôts sur l'emploi sont correctes.

Qui doit remplir le formulaire 4669 ?

Le Formulaire 4669 est obligatoire lorsqu'un employeur n'a pas retenu les montants d'impôts appropriés sur le salaire d'un employé. Les entités ou particuliers suivants peuvent être tenus de déposer le Formulaire 4669.

• Employeurs : les employeurs sont tenus de retenir les impôts nécessaires sur les salaires de leurs employés. S'ils découvrent qu'ils ne l'ont pas fait, ils doivent déposer le Formulaire 4669. Ce formulaire permet à l'employeur de signaler l'omission et de résoudre l'écart avec l'IRS.

• Employés : dans certains cas, un employé peut recevoir le Formulaire 4669 de son employeur en guise de reconnaissance des montants d'impôts qu'il n'a pas perçus. Bien que les employés ne soient généralement pas responsables du dépôt de ce formulaire, ils doivent le signer pour confirmer que la retenue insuffisante ou l'absence de retenue s'est produite.

• Professionnels de la fiscalité : les comptables ou autres conseillers fiscaux peuvent initier le dépôt du Formulaire 4669 s'ils découvrent que leurs clients n'ont pas correctement retenu les impôts sur les salaires des employés.

• Auditeurs de l'IRS : lors d'un audit de l'IRS, si l'IRS découvre que les impôts de sécurité sociale, Medicare ou du Railroad Retirement Tax Act (RRTA) n'ont pas été perçus de manière adéquate, l'auditeur de l'IRS exigera de l'entreprise qu'elle dépose le Formulaire 4669. Le formulaire constitue un enregistrement de l'écart et fournit à l'IRS les informations nécessaires pour engager d'autres actions, qui peuvent inclure des pénalités ou des audits supplémentaires.

Quand une entreprise doit-elle déposer le Formulaire 4669 ?

Les entreprises doivent remplir le formulaire 4669 lorsqu'il s'avère qu'elles ont effectué un paiement pour lequel les impôts fédéraux sur le revenu n'ont pas été retenus. Découvrons ensemble certains scénarios de ce type.

• Erreurs découvertes dans les paiements des employés : le Formulaire 4669 est souvent utilisé dans le contexte de la rémunération des employés. Lorsqu'un employeur se rend compte qu'il n'a pas retenu les impôts nécessaires sur le salaire d'un employé, il doit remplir et soumettre ce formulaire à l'IRS. La soumission du Formulaire 4669 à l'IRS lors de la découverte d'erreurs de retenue est considérée comme une forme de conformité volontaire. Bien que cela ne soit pas techniquement obligatoire, le fait de ne pas le faire peut exposer l'entreprise à des pénalités à l'avenir.

• Erreurs découvertes dans les paiements non salariaux : la découverte que les impôts nécessaires n'ont pas été retenus sur d'autres types de paiements, tels que les paiements aux prestataires ou aux propriétaires, est une autre raison pour laquelle les entreprises peuvent avoir besoin de déposer le Formulaire 4669. Là encore, le fait de déposer le Formulaire 4669 de manière proactive lors de la découverte d'erreurs est considéré comme une bonne pratique par de nombreuses entreprises et peut les protéger de complications ultérieures.

• Découverte d'erreurs de retenue par un audit de l'IRS : dans certains cas, un audit de l'IRS peut déclencher la nécessité du Formulaire 4669. Les auditeurs peuvent signaler des montants de retenue manquants ou insuffisants et demander à une entreprise de soumettre le formulaire à titre de mesure corrective.

Comment remplir le formulaire 4669 ?

Voici un aperçu des étapes du dépôt du formulaire 4669.

• L'entreprise émet le formulaire 4669 : si une entreprise a versé un quelconque revenu sans retenir l'impôt fédéral sur le revenu exigé (qu'il s'agisse de salaires, de loyers ou d'autres types de paiements), elle devra remettre le formulaire 4669 au bénéficiaire concerné. En règle générale, cela implique de remplir le formulaire en indiquant toutes les informations pertinentes, telles que le montant du paiement, le type de revenu et l'année d'imposition au cours de laquelle ce paiement a eu lieu. Une fois le formulaire rempli, l'entreprise doit l'envoyer rapidement au bénéficiaire, par courrier ou par voie électronique, conformément aux règles de l'IRS.

• L'employé remplit et renvoie le formulaire : une fois que l'employeur a envoyé le formulaire, le bénéficiaire est tenu de remplir la section qui lui est réservée, confirmant ainsi qu'il a reçu le revenu indiqué et qu'il est conscient qu'aucun impôt fédéral n'a été retenu sur son paiement. Le bénéficiaire doit ensuite d'indiquer la date et signer le formulaire avant de le renvoyer à l'employeur. Pour accélérer le processus, les entreprises doivent fixer un délai et communiquer explicitement les échéances et les exigences au bénéficiaire.

• L'entreprise soumet le formulaire à l'IRS : une fois que l'employeur reçoit le formulaire signé, il sert de reconnaissance officielle par les deux parties que certains montants d'impôt n'ont pas été retenus. À ce stade, l'employeur a la possibilité de soumettre ce formulaire à l'IRS. Bien que cela ne soit pas obligatoire, la conservation d'un dossier précis de ces transactions est importante à des fins de conformité et d'audit. Si vous choisissez de le soumettre à l'IRS, le formulaire doit être inclus au moment de déposer vos déclarations de charges sociales régulières ou selon les directives de l'IRS.

Comment remplir le Formulaire 4669

Le Formulaire 4669 se remplit en trois parties, réparties entre le payeur et le bénéficiaire. Voici le détail de chaque partie, étape par étape.

Étape 1 : Informations sur le payeur et détails du paiement

Le payeur (l'entreprise ou l'entrepreneur individuel ayant effectué le paiement) remplit cette section en premier. Dans les champs prévus à cet effet, vous devez indiquer :

1. Le nom et l'adresse du bénéficiaire
   
2. Le numéro d'identification fiscale (TIN) du bénéficiaire
   
3. L'année civile à laquelle se rapportent les paiements
   
4. Le nom et l'adresse du payeur
   
5. Le numéro d'identification d'employeur (EIN) du payeur
   
6. Les montants de paiement par catégorie, y compris :
   
   • La retenue à la source sur le revenu
     
   • La retenue de garantie
     
   • La retenue sur les paiements aux personnes étrangères
     
   • La retenue supplémentaire pour la taxe Medicare
     

Étape 2 : Certification de déclaration du bénéficiaire

Une fois que le payeur a rempli les détails du paiement, le bénéficiaire certifie la manière dont les paiements ont été déclarés dans sa propre déclaration d'impôts :

1. Confirmez que les paiements en question ont été inclus en tant que revenus (ou déclarés autrement) dans votre déclaration d'impôts.
   
2. Précisez le formulaire exact et le numéro de ligne où les paiements ont été déclarés.
   
3. Confirmez que l'obligation fiscale correspondante a été payée dans son intégralité.
   

Étape 3 : Signature et renvoi au payeur

La dernière partie finalise la certification et renvoie le formulaire au payeur :

1. Signez le formulaire sous peine de parjure, en attestant que les informations fournies sont vraies et exactes.
   
2. Écrivez votre nom en lettres d'imprimerie sous la ligne de signature.
   
3. Indiquez un numéro de téléphone joignable en journée au cas où l'IRS ou le payeur aurait besoin de vous contacter.
   
4. Renvoyez le formulaire rempli au payeur (et non à l'IRS), car le payeur l'utilise pour justifier une demande d'exonération de responsabilité pour l'impôt qui n'a pas été retenu.
   

Le Formulaire 4669 n'est pas déposé directement à l'IRS par le bénéficiaire. Il est généralement soumis par le payeur avec le Formulaire 4670 (Request for Relief of Payment of Certain Withholding Taxes) pour appuyer sa demande d'exonération du paiement de l'impôt qu'il n'a pas retenu.

Facteurs de conformité

Le formulaire 4669 est assorti d'obligations spécifiques et de règles. Voici ce que vous devez prendre en compte lorsque vous le remplissez.

• Précision : le formulaire doit contenir des informations exactes sur les montants d'impôts non perçus. Toute inexactitude peut entraîner des complications supplémentaires, notamment des pénalités et d'éventuelles poursuites judiciaires.

• Rapidité : déposez le formulaire rapidement. Dans le cas contraire, vous risquez de subir d'autres conséquences, telles que l'accumulation d'intérêts sur les impôts impayés.

• Confirmation de l'employé : le Formulaire 4669 n'est considéré comme complet que s'il comporte la signature de l'employé confirmant qu'il a pris connaissance de l'écart d'impôt. Si l'employé refuse de signer, l'employeur doit rédiger une déclaration écrite à cet effet et la joindre au formulaire.

• Conservation des documents numériques : le fait de conserver une copie numérique de tous les Formulaires 4669 remplis facilitera la récupération des informations lors d'éventuels audits ou enquêtes.

• Consultation d'un conseiller fiscal : compte tenu de la complexité (et des pénalités potentielles) associées à la retenue à la source, il peut être utile de consulter un conseiller fiscal pour comprendre vos responsabilités et les prochaines étapes.

Quand les entreprises doivent-elles déposer le formulaire 4669 ?

Le dépôt du formulaire 4669 au moment opportun est essentiel pour assurer la conformité et atténuer les risques. Voici un aperçu détaillé des délais de dépôt du formulaire 4669.

• Aucun délai universel : le formulaire 4669 n'est pas assorti d'un délai unique applicable à toutes les situations. Le délai dépend en grande partie des motifs de votre déclaration et varie en fonction de facteurs tels que le type de paiement sur lequel vous n'avez pas retenu d'impôt.

• Dépôt après découverte : les entreprises doivent réagir dès qu'elles constatent qu'elles n'ont pas retenu les impôts appropriés. Plus vous déposez le formulaire 4669 rapidement, moins vous risquez de vous exposer à des pénalités.

• Déclencheur d'audit : si vous êtes tenu de déposer le formulaire 4669 dans le cadre d'un audit de l'IRS, les auditeurs vous indiqueront généralement un délai précis. Ce délai est non négociable et son non-respect peut entraîner des pénalités importantes, voire des poursuites judiciaires.

• Considérations relatives à l'exercice fiscal : l'exercice fiscal de votre entreprise peut également influer sur le moment du dépôt. Si l'exercice fiscal est sur le point de s'achever, il est recommandé de déposer le formulaire 4669 avant cette date. Cela vous permettra de rapprocher plus précisément vos dossiers financiers et d'éviter de reporter un problème fiscal sur un nouvel exercice.

• Prévention des pénalités : le dépôt du formulaire 4669 dans les délais impartis peut contribuer à prévenir ou à limiter les répercussions financières supplémentaires des erreurs de retenue à la source, une infraction pour laquelle des pénalités (allant d'amendes à des mesures plus graves) peuvent s'accumuler au fil du temps.

• Délais de déclaration de revenus : si vous découvrez que l'absence de retenue à la source affecte une déclaration de revenus déjà déposée, vous devrez peut-être déposer une déclaration modifiée. Pour les corrections liées à la paie, cela implique généralement de déposer le formulaire 941-X (Adjusted Employer's Quarterly Federal Tax Return or Claim for Refund - Déclaration trimestrielle corrigée de l'employeur pour l'impôt fédéral ou demande de remboursement), qui sert à corriger les erreurs sur un formulaire 941 déposé précédemment. Différents délais peuvent s'appliquer en fonction du type de déclaration modifiée, et le formulaire 4669 doit être déposé avant ou avec la déclaration modifiée.

Formulaire 4669 et formulaire 4670 : leur mode de fonctionnement conjoint

Le formulaire 4669 est rempli pour chaque bénéficiaire et chaque année. Autrement dit, un formulaire distinct est exigé pour chaque bénéficiaire et chaque année d'imposition pour laquelle une exonération est demandée. Une fois que le payeur a réuni les formulaires 4669 signés par les bénéficiaires concernés, ceux-ci sont transmis à l'IRS sous forme de dossier au moyen du formulaire 4670 (Request for Relief of Payment of Certain Withholding Taxes - Demande d'exonération de paiement de certaines retenues à la source). En d'autres termes, le formulaire 4669 atteste de la certification du bénéficiaire, tandis que le formulaire 4670 constitue la demande officielle du payeur à l'IRS visant à obtenir une exonération de responsabilité en vertu de cette certification.

Le délai de dépôt du formulaire 4670 dépend des circonstances particulières du dossier, à l'instar du formulaire 4669. Dans les cas où un bénéficiaire refuse de signer et de renvoyer le formulaire 4669, le payeur peut tout de même avoir besoin de déposer le formulaire 4670 pour obtenir une exonération. Dans ce cas, le payeur doit soumettre le formulaire 4670 sans le formulaire 4669 signé correspondant, accompagné d'une explication écrite justifiant le refus du bénéficiaire de signer.

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