Formulier 4669, bekend als 'Statement of Payments Received', wordt gebruikt om inkomen te documenteren waarop geen Amerikaanse federale inkomstenbelasting is ingehouden, waarbij belangrijke informatie wordt vastgelegd die van invloed is op zowel de betaler (de entiteit die het geld verstrekt) als de begunstigde (de persoon of entiteit die het ontvangt). Het is essentieel om dit formulier en het aangifteproces ervan te begrijpen om compliant te blijven met de belastingvoorschriften en risico's met betrekking tot belastinginhouding te minimaliseren. Hoewel het raadplegen van een gekwalificeerde fiscalist altijd een goed idee is, is het verstandig om je alvast vertrouwd te maken met de belangrijkste feiten.

Hieronder leggen we uit wat je moet weten over formulier 4669: wat het is, wanneer de onderneming het mogelijk moet indienen en hoe het aangifteproces werkt.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is formulier 4669?
  
• Wie moet formulier 4669 indienen?
  
• Wanneer moet een onderneming formulier 4669 indienen?
  
• Formulier 4669 indienen
  
• Formulier 4669 invullen
  
• Compliance-factoren
  
• Wanneer moeten ondernemingen formulier 4669 invullen?
  
• Formulier 4669 en formulier 4670: hoe ze samenwerken
  
• Hoe Stripe Tax kan helpen
  

Wat is formulier 4669?

Formulier 4669, ook wel bekend als "Statement of Payments Received", is een document dat de Internal Revenue Service (IRS) gebruikt in de Verenigde Staten om betalingen vast te leggen en te verifiëren waarvan inkomstenbelasting, socialezekerheidsbelasting en Medicare-belasting niet door de werkgever zijn ingehouden. In wezen dient dit formulier als een manier voor de IRS om de belastingen te documenteren die door de werkgever hadden moeten worden ingehouden.

Formulier 4669 wordt doorgaans ingevuld door de betaler en begunstigde, vaak als onderdeel van of na een IRS-audit of -beoordeling. Werkgelegenheidsbelastingen zijn goed voor bijna 70% van de inkomsten die door de IRS worden geïnd, vanaf 2016. Formulier 4669 kan belangrijk zijn voor werkgevers bij de certificering dat informatie in verband met werkgelegenheidsbelasting juist is.

Wie moet formulier 4669 indienen?

Formulier 4669 is vereist wanneer een werkgever de juiste belastingbedragen niet heeft ingehouden op het loon van een werknemer. De volgende entiteiten of particulieren moeten mogelijk formulier 4669 indienen.

• Werkgevers: Werkgevers zijn verantwoordelijk voor de inhouding van de benodigde belastingen op het loon van hun werknemers. Als ze ontdekken dat ze hebben nagelaten dit te doen, moeten ze formulier 4669 indienen. Dit formulier stelt de werkgever in staat de omissie te rapporteren en de afwijking op te lossen met de IRS.

• Werknemers: In sommige gevallen kan een werknemer formulier 4669 van diens werkgever ontvangen als erkenning van de belastingbedragen die ze niet hebben geïnd. Hoewel werknemers doorgaans niet verantwoordelijk zijn voor de indiening van dit formulier, moeten ze het ondertekenen ter bevestiging dat de onderinhouding of het gebrek aan inhouding is opgetreden.

• Belastingprofessionals: Accountants of andere belastingadviseurs kunnen de indiening van formulier 4669 starten als ze ontdekken dat hun klanten de belasting op het loon van werknemers niet correct hebben ingehouden.

• IRS-auditors: Tijdens een IRS-audit, als de IRS verneemt dat Social Security-, Medicare- of Railroad Retirement Tax Act (RRTA)-belastingen niet voldoende zijn geïnd, eist de IRS-auditor van de onderneming de indiening van formulier 4669. Het formulier is een record van de afwijking en biedt de IRS de informatie om door te gaan met verdere acties, wat boetes of aanvullende audits kan omvatten.

Wanneer moet een onderneming formulier 4669 indienen?

Ondernemingen moeten formulier 4669 invullen wanneer wordt ontdekt dat ze een betaling hebben gedaan waarbij ze niet de vereiste federale inkomstenbelasting hebben ingehouden. Lees hier meer over scenario's waarin dit kan gebeuren.

• Fouten ontdekt in betalingen aan werknemers: Formulier 4669 wordt vaak gebruikt in de context van werknemerscompensatie. Wanneer een werkgever zich realiseert dat deze heeft nagelaten de benodigde belastingen in te houden op het loon van een werknemer, moet deze dit formulier invullen en indienen bij de IRS. Het indienen van formulier 4669 bij de IRS bij de ontdekking van inhoudingsfouten wordt beschouwd als een vorm van vrijwillige compliance. Hoewel het technisch niet vereist is, kan het nalaten hiervan de onderneming in de toekomst blootstellen aan boetes.

• Fouten ontdekt in niet-loonbetalingen: De ontdekking dat de benodigde belastingen niet zijn ingehouden op andere soorten betalingen, zoals betalingen aan contractanten of verhuurders, is een andere reden dat ondernemingen mogelijk formulier 4669 moeten indienen. Ook hierbij wordt het proactief indienen van formulier 4669 bij de ontdekking van fouten door veel ondernemingen beschouwd als een best practice en kan het ze later beschermen tegen complicaties.

• IRS-audit onthult inhoudingsfouten: In sommige gevallen kan een IRS-audit de noodzaak voor formulier 4669 activeren. Auditors kunnen ontbrekende of onvoldoende inhoudingsbedragen markeren en kunnen een onderneming verzoeken het formulier in te dienen als corrigerende maatregel.

Aangifte met formulier 4669

Hier is een overzicht van de stappen voor het indienen van formulier 4669.

• Onderneming verstrekt formulier 4669: Als een onderneming enig soort inkomen heeft uitgekeerd zonder de vereiste federale inkomstenbelasting in te houden – of het nu gaat om salarissen, huur of andere soorten betalingen – moet deze formulier 4669 verstrekken aan de betreffende begunstigde. Meestal houdt dit in dat het formulier wordt ingevuld met alle relevante gegevens, zoals het bedrag van de betaling, het soort inkomen en het belastingjaar waarin deze betaling plaatsvond. Zodra het formulier is ingevuld, moet de onderneming het onmiddellijk naar de begunstigde sturen, hetzij per post of elektronisch, afhankelijk van de regels van de IRS.

• Werknemer vult het formulier in en retourneert het: Nadat de werkgever het formulier heeft verzonden, moet de begunstigde diens deel van het formulier invullen, waarin wordt bevestigd dat deze het vermelde inkomen heeft ontvangen en zich ervan bewust is dat er geen federale belastingen zijn ingehouden op de betaling. De begunstigde moet het formulier vervolgens ondertekenen en dateren voordat het wordt geretourneerd aan de werkgever. Om het proces te versnellen, moeten ondernemingen een deadline instellen en de tijdlijn en vereisten expliciet communiceren naar de begunstigde.

• Onderneming dient het formulier in bij de IRS: Zodra de werkgever het ondertekende formulier ontvangt, dient het als officiële bevestiging van beide partijen dat bepaalde belastingbedragen niet zijn ingehouden. Op dit moment heeft de werkgever de optie om dit formulier bij de IRS in te dienen. Hoewel dit niet verplicht is, is het bijhouden van een nauwkeurige administratie van dergelijke transacties belangrijk voor de compliance en controledoeleinden. Als je ervoor kiest om het in te dienen bij de IRS, moet het formulier worden bijgevoegd wanneer je de reguliere aangiften voor loonbelasting indient, of zoals anderszins aangegeven door de IRS-richtlijnen.

Zo vul je formulier 4669 in

Formulier 4669 wordt in drie delen ingevuld, verdeeld over de betaler en de begunstigde. Hier volgt een stapsgewijze uitsplitsing van elk deel.

Stap 1: Gegevens van betaler en betalingsgegevens

De betaler (de onderneming of particulier die de betaling heeft gedaan) vult dit gedeelte als eerste in. In de aangewezen velden van het formulier moet je het volgende invullen:

1. De naam en het adres van de begunstigde
   
2. Het Taxpayer Identification Number (TIN) van de begunstigde
   
3. Het kalenderjaar waarop de betalingen betrekking hebben
   
4. De naam en het adres van de betaler
   
5. Het Employer Identification Number (EIN) van de betaler
   
6. De betalingsbedragen per categorie, inclusief:
   
   • Inhouding inkomstenbelasting
     
   • Aanvullende inhouding (backup withholding)
     
   • Inhouding op betalingen aan buitenlandse personen
     
   • Aanvullende inhouding Medicare Tax
     

Stap 2: Certificering van rapportage door begunstigde

Zodra de betaler de betalingsgegevens heeft ingevuld, certificeert de begunstigde hoe de betalingen op hun eigen belastingaangifte zijn gerapporteerd:

1. Bevestig dat de betreffende betalingen zijn opgenomen als inkomsten (of anderszins zijn gerapporteerd) in hun belastingaangifte.
   
2. Geef exact het formulier- en regelnummer op waar de betalingen zijn gerapporteerd.
   
3. Bevestig dat de bijbehorende belastingschuld volledig is voldaan.
   

Stap 3: Handtekening en retourneren aan betaler

Het laatste deel rondt de certificering af en stuurt het formulier terug naar de betaler:

1. Onderteken het formulier onder straffe van meineed en bevestig dat de verstrekte informatie waar en juist is.
   
2. Druk je naam af onder de handtekeninglijn.
   
3. Geef een telefoonnummer voor overdag op voor het geval de IRS of de betaler contact moet opnemen.
   
4. Retourneer het ingevulde formulier aan de betaler (niet aan de IRS), aangezien de betaler het gebruikt ter ondersteuning van een verzoek om ontheffing van aansprakelijkheid voor de belasting die niet is ingehouden.
   

Formulier 4669 wordt niet rechtstreeks door de begunstigde bij de IRS ingediend. In plaats daarvan wordt het meestal door de betaler ingediend samen met formulier 4670 (Request for Relief of Payment of Certain Withholding Taxes) om hun zaak te ondersteunen voor ontheffing van het moeten betalen van de belasting die niet is ingehouden.

Compliance-factoren

Formulier 4669 heeft specifieke verplichtingen en regels. Lees meer over het moment dat je dit formulier invult.

• Nauwkeurigheid: Het formulier moet nauwkeurige informatie bevatten over de niet-geïnde belastingbedragen. Elke onnauwkeurigheid kan leiden tot verdere complicaties, waaronder boetes en mogelijke juridische stappen.

• Tijdigheid: Dien het formulier direct in. Als je dit niet doet, kan dit verdere gevolgen hebben, zoals het opbouwen van rente over de onbetaalde belastingen.

• Bevestiging werknemer: Formulier 4669 wordt pas als compleet beschouwd als het de handtekening van de werknemer bevat ter bevestiging van de erkenning van de belastingafwijking. Als de werknemer weigert te tekenen, moet de werkgever hiervan een schriftelijke verklaring opstellen en deze bij het formulier voegen.

• Houd digitale records bij: Door een digitale kopie van alle ingevulde formulieren 4669 bij te houden, is het gemakkelijker om details op te halen tijdens mogelijke audits of onderzoeken.

• Raadpleeg een belastingadviseur: Gezien de complexiteit, en mogelijke boetes, in verband met belastinginhouding kan het raadplegen van een belastingadviseur nuttig zijn om je verantwoordelijkheden en volgende stappen te begrijpen.

Wanneer moeten ondernemingen formulier 4669 indienen?

Formulier 4669 op het juiste moment indienen is belangrijk voor de compliance en het beperken van risico's. Hier volgt een nadere blik op de tijdlijnen voor het indienen van formulier 4669.

• Geen universele deadline: Formulier 4669 heeft geen deadline die op alle situaties van toepassing is. De timing hangt grotendeels af van de omstandigheden van de indiening en varieert op basis van factoren zoals op welk soort betaling je geen belasting hebt ingehouden.

• Indienen na ontdekking: Ondernemingen moeten actie ondernemen zodra ze ontdekken dat ze hebben verzuimd de juiste belastingen in te houden. Hoe sneller je formulier 4669 indient, hoe kleiner de kans op boetes.

• Aanleiding voor controle: Als je formulier 4669 moet indienen in overeenstemming met een IRS-controle, geven de controleurs doorgaans een specifieke deadline op. Over deze deadline kan niet worden onderhandeld en het niet naleven ervan kan leiden tot aanzienlijke boetes of zelfs juridische stappen.

• Overwegingen met betrekking tot het boekjaar: Het boekjaar van de onderneming kan ook van invloed zijn op de timing van de indiening. Als het boekjaar op het punt staat te worden afgesloten, is het raadzaam om formulier 4669 in te dienen voordat dit gebeurt. Hierdoor kun je de financiële administratie nauwkeuriger reconciliëren en voorkom je dat een belastingprobleem wordt meegenomen naar een nieuw boekjaar.

• Voorkomen van boetes: Het tijdig indienen van formulier 4669 kan helpen bij het voorkomen of beperken van extra financiële gevolgen van inhoudingsfouten, een overtreding waarvoor sancties – variërend van boetes tot ernstigere maatregelen – zich in de loop van de tijd kunnen opstapelen.

• Deadlines voor belastingaangiften: Als je ontdekt dat de gemiste inhouding van invloed is op een reeds ingediende belastingaangifte, moet je mogelijk een gewijzigde aangifte indienen. Voor loongerelateerde correcties betekent dit doorgaans het indienen van formulier 941-X, Adjusted Employer's Quarterly Federal Tax Return or Claim for Refund, dat wordt gebruikt om fouten te corrigeren op een eerder ingediend formulier 941. Er kunnen verschillende deadlines gelden afhankelijk van het type aangifte dat wordt gewijzigd, en formulier 4669 moet vóór of samen met de gewijzigde aangifte worden ingediend.

Formulier 4669 en formulier 4670: hoe ze samenwerken

Formulier 4669 wordt per begunstigde en per jaar ingevuld. Dit betekent dat er een afzonderlijk formulier vereist is voor elke begunstigde en voor elk belastingjaar waarvoor vrijstelling wordt aangevraagd. Zodra de betaler de ondertekende formulieren 4669 van de betreffende begunstigden heeft verzameld, worden deze als een pakket bij de IRS ingediend met behulp van formulier 4670, Request for Relief of Payment of Certain Withholding Taxes (Verzoek om vrijstelling van betaling van bepaalde bronbelastingen). Met andere woorden, formulier 4669 documenteert de certificering van de begunstigde, terwijl formulier 4670 het formele verzoek van de betaler aan de IRS is om vrijstelling van aansprakelijkheid op basis van die certificering.

De timing voor het indienen van formulier 4670 hangt af van de specifieke omstandigheden van de casus, vergelijkbaar met formulier 4669. In situaties waarin een begunstigde weigert formulier 4669 te ondertekenen en te retourneren, moet de betaler mogelijk toch formulier 4670 indienen om vrijstelling te krijgen. In dat geval dient de betaler formulier 4670 in zonder het bijbehorende ondertekende formulier 4669, samen met een schriftelijke uitleg waarin de weigering van de begunstigde om te ondertekenen wordt beschreven.

Hoe Stripe Tax kan helpen

Stripe Tax vermindert de complexiteit van fiscale compliance, zodat je je kunt concentreren op de groei van je onderneming. Begin met het wereldwijd innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande integratie, op een knop in het Dashboard te klikken of onze krachtige API te gebruiken.

Stripe Tax helpt je bij het controleren van je verplichtingen en waarschuwt je wanneer je een drempel voor belastingregistratie overschrijdt op basis van je Stripe-transacties. Stripe kan zich ook registreren om namens jou belasting te berekenen in de VS en aangiftes beheren via vertrouwde partners. Stripe Tax berekent en int automatisch omzetbelasting, btw en GST op:

• Digitale goederen en diensten in alle Amerikaanse staten en meer dan 100 landen
  
• Fysieke goederen in alle Amerikaanse staten en 42 landen
  

Stripe Tax kan je helpen:

• Begrijpen waar je je moet registreren en belastingen moet innen: bekijk waar je belastingen moet innen op basis van je Stripe-transacties. Nadat je je hebt geregistreerd, kun je binnen enkele seconden belastinginning inschakelen in een nieuwe staat of een nieuw land. Je kunt beginnen met het innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande Stripe-integratie, of door met één klik op de knop belastinginning toe te voegen op het Stripe-dashboard.

• Registreren om belasting te betalen: als je je moet registreren voor omzetbelasting in de VS, laat Stripe dan je belastingregistraties beheren. Je profiteert van een vereenvoudigd proces waarbij de aanvraaggegevens vooraf worden ingevuld, waardoor je tijd bespaart en je gemakkelijker aan de lokale regelgeving kunt voldoen. Als je hulp nodig hebt bij het registreren buiten de VS, werkt Stripe samen met Taxually om je te helpen bij het registreren bij lokale belastingautoriteiten.

• Automatisch belasting te innen: Stripe Tax berekent en int het juiste bedrag aan verschuldigde belasting, ongeacht wat of waar je verkoopt. Het ondersteunt honderden producten en diensten en is up-to-date met belastingregels en tariefwijzigingen.

• Vereenvoudig de aangifte: Stripe Tax integreert naadloos met aangiftepartners, zodat je wereldwijde aangiften nauwkeurig en tijdig zijn. Laat onze partners de aangiften beheren, zodat jij je kunt concentreren op de groei van de onderneming. Belastingaangiften in de VS kunnen worden geautomatiseerd in het Stripe-dashboard, mogelijk gemaakt door TaxJar.

Lees meer over Stripe Tax, of ga vandaag nog aan de slag.