Het W-9-formulier is steeds belangrijker geworden naarmate meer ondernemingen en particulieren zich tot freelance- en contractwerk hebben gewend. De huidige prognoses voorspellen dat bijna 86 miljoen Amerikanen tegen 2027 als freelancer of contractant in de VS zullen werken. Deze toename van het aantal contractanten heeft geleid tot een groter aantal betalingen van ondernemingen aan personen die geen werknemers zijn en een overeenkomstige toename van het aantal ingediende W-9-formulieren.

Voor ondernemingen die werken met aannemers of professionals die buiten de context van een fulltime dienstverband werken, zijn W-9's waarschijnlijk een bekend onderdeel van zakendoen. Elk jaar dienen betalers (zoals werkgevers of financiële instellingen) miljoenen W-9-formulieren in waarin ze begunstigden (zoals werknemers of investeerders) om belastingidentificatienummers (TIN's) vragen. Hieruit blijkt het belang van dit belastingformulier en de noodzaak om dit document nauwkeurig en volledig in te vullen.

Hier volgt een overzicht van wat je moet weten over de verschillende toepassingen van het W-9-formulier en de vereisten ervan, de aanbevolen werkwijzen voor het invullen en indienen van het W-9-formulier conform de IRS-regelgeving, en hoe Stripe ondernemingen helpt bij het verwerken van W-9-formulieren en andere belangrijke belastingformulieren.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is formulier W-9?
  
• Toepassingen voor formulier W-9
  
• Wie is verantwoordelijk voor het W-9-formulier?
  
• Informatie vereist op formulier W-9
  
• Boetes voor een onvolledig of niet-conform W-9-formulier
  
• Reserve-inhoudingen
  
• Het W-9-formulier correct en veilig invullen
  

Wat is formulier W-9?

Wanneer een onderneming of particulier een aannemer of leverancier inhuurt voor diensten, moet deze een ingevuld W-9-formulier van de aannemer of leverancier krijgen voordat betalingen worden uitgevoerd. Op dit IRS-belastingformulier worden de naam, het adres en het TIN van de ontvanger verzameld. Dit kan een socialezekerheidsnummer (SSN) zijn voor particulieren of een werkgeversidentificatienummer (EIN) voor ondernemingen. Belastingplichtigen gebruiken deze informatie om betalingen aan de ontvanger op het 1099-formulier nauwkeurig te rapporteren, deze betalingen aan de IRS te rapporteren en te voldoen aan diverse fiscale en wettelijke vereisten.

Financiële instellingen gebruiken het W-9-formulier ook om te voldoen aan de ken-je-klant-regels (KYC) van de IRS. Financiële instellingen zijn verplicht om een TIN van klanten te krijgen voordat ze een rekening openen. Hiervoor wordt vaak een W-9-formulier gebruikt.

Toepassingen voor formulier W-9

Het W-9-formulier is een belangrijk belastingformulier dat door betalers wordt gebruikt in verschillende situaties waarbij een TIN vereist is voor belastingaangifte en compliancedoeleinden. Enkele van de meest voorkomende toepassingen voor formulier W-9 zijn:

• Rapportageformulier 1099-INT
  Betalers gebruiken formulier 1099-INT om rente-inkomsten te rapporteren die aan een persoon of entiteit zijn betaald. Wanneer een onderneming of particulier rente aan iemand betaalt, moet hij/zij een ingevuld W-9-formulier van de ontvanger krijgen om de rente-inkomsten aan de IRS op formulier 1099-INT te kunnen melden.

• Rapportageformulier 1099-DIV
  Betalers gebruiken het formulier 1099-DIV om dividendinkomsten te rapporteren die zijn uitgekeerd aan een persoon of entiteit. Wanneer een onderneming of persoon dividend aan iemand uitkeert, moet hij/zij een ingevuld W-9-formulier van de ontvanger krijgen om de dividendinkomsten aan de IRS op formulier 1099-DIV te melden.

• Rapportageformulier 1099-B
  Effectenhandelaars gebruiken formulier 1099-B om de verkoop van aandelen, obligaties en andere effecten te melden. Wanneer een klant effecten verkoopt, is de makelaar verplicht om een ingevuld formulier W-9 van de ontvanger te krijgen om de verkoop en eventuele meerwaarden of verliezen op formulier 1099-B te melden.

• Compliance met KYC-regels
  Financiële instellingen, zoals banken en brokers, zijn verplicht om een TIN van klanten te krijgen voordat ze hun rekening openen. Het W-9-formulier wordt vaak voor dit doel gebruikt, omdat het de nodige informatie geeft om te voldoen aan de KYC-regels.

• Compliance met regels voor reserve-inhouding
  Reserve-inhouding is een vereiste voor belastinginhouding die van toepassing is op bepaalde betalingen, zoals rente, dividenden en andere te rapporteren betalingen, aan belastingplichtigen die geen geldig TIN opgeven. Wanneer betalers op grond van de regels voor inhoudingen belasting moeten inhouden, moeten ze een ingevuld W-9-formulier van de ontvanger ontvangen om er zeker van te zijn dat ze het juiste TIN hebben om mogelijke boetes te voorkomen.

Wie is verantwoordelijk voor het W-9-formulier?

Betalers vragen meestal om een W-9-formulier wanneer ze het TIN van een particulier of entiteit nodig hebben voor belastingaangiftedoeleinden. De betaler kan een particulier, een onderneming, een overheidsinstantie of een financiële instelling zijn, afhankelijk van de specifieke situatie.

De betaler moet de ontvanger om een ingevuld W-9-formulier vragen voordat hij of zij betalingen doet, als deze betalingen aan de IRS moeten worden gemeld. Als een onderneming bijvoorbeeld een aannemer inhuurt om diensten uit te voeren en de aannemer gedurende het jaar meer dan $ 600 betaalt, moet deze onderneming die betalingen aan de IRS melden op formulier 1099-MISC. Om dit te doen, moet de onderneming een ingevuld W-9-formulier van de aannemer krijgen om het TIN van de aannemer vast te leggen.

Personen en entiteiten die betalingen ontvangen die aan de IRS moeten worden gerapporteerd, moeten een W-9-formulier invullen als de betaler daarom vraagt. Dit omvat onafhankelijke zelfstandige ondernemers, freelancers, leveranciers en andere dienstverleners die betalingen ontvangen van ondernemingen of particulieren.

Informatie vereist op formulier W-9

Zoals bij de meeste belastingformulieren is het belangrijk dat begunstigden het W-9-formulier volledig en nauwkeurig invullen. Het invullen en verifiëren van de informatie die in het W-9-formulier wordt gevraagd, is belangrijk voor een nauwkeurige belastingaangifte en compliance, zowel voor de betaler als voor de contractant of verkoper. Wanneer een aannemer of leverancier het W-9-formulier voor een betaler invult, moet deze de volgende informatie verstrekken:

• Naam: De aannemer of verkoper moet diens volledige juridische naam opgeven zoals deze op de belastingaangifte staat.

• Bedrijfsnaam (indien van toepassing): Als de aannemer of leverancier een onderneming runt, moet hij of zij de bedrijfsnaam opgeven.

• Federale belastingclassificatie: De contractant of verkoper moet zijn of haar federale belastingclassificatie opgeven. Dit kan een particulier, eenmanszaak, maatschap, C-corporatie, S-corporatie, trust/landgoed of andere entiteit zijn.

• Vrijstellingen: Als opdrachtnemers of verkopers zijn vrijgesteld van reserve-voorheffing of rapportage conform de Foreign Account Tax Compliance Act, moeten zij dit aangeven en de reden voor de vrijstelling opgeven.

• Adres: De aannemer of leverancier moet zijn of haar postadres opgeven.

• Rekeningnummers: Als de aannemer of leverancier een rekeningnummer bij de onderneming heeft, kan hij of zij deze informatie verstrekken. Dit is echter niet verplicht.

• Belastingidentificatienummer (TIN): De belangrijkste informatie die de aannemer of leverancier op het W-9-formulier moet verstrekken, is het TIN. Dit kan een SSN zijn voor een persoon of een EIN voor ondernemingen.

Wanneer betalers een ingevuld W-9-formulier ontvangen van een aannemer of leverancier, moeten ze controleren of alle informatie is verstrekt.

Boetes voor een onvolledig of niet-conform W-9-formulier

Er zijn verschillende boetes die de IRS kan opleggen als een belastingplichtige zich niet aan de belastingwetgeving houdt. Deze complianceproblemen omvatten het niet invullen of correct indienen van een vereist belastingformulier. Hier zijn enkele van de meest voorkomende boetes, die duurder kunnen worden, afhankelijk van de ernst en duur van de niet-naleving:

• Boete voor niet-indiening: Als een belastingplichtige een vereiste belastingaangifte niet op de vervaldag indient (inclusief uitstel), kan de IRS een boete opleggen van 5% van het onbetaalde belastingbedrag voor elke maand of gedeeltelijke maand dat de aangifte te laat is, tot een maximum van 25% van de onbetaalde belasting. De minimale boete voor retourzendingen die meer dan 60 dagen te laat zijn, is $ 435 of 100% van de onbetaalde belasting, afhankelijk van wat het laagste is.

• Boete voor niet-betaling: Als een belastingplichtige het volledige verschuldigde bedrag van de verschuldigde belasting niet op de vervaldag betaalt (inclusief uitstel), kan de IRS een boete opleggen van 0,5% van het onbetaalde belastingbedrag voor elke maand of gedeeltelijke maand dat de belasting te laat is, tot een maximum van 25% van de onbetaalde belasting.

• Nauwkeurigheidsgerelateerde boete: Als een belastingplichtige het bedrag van de verschuldigde belasting op een belastingaangifte te laag opgeeft en de te lage opgave te wijten is aan nalatigheid, veronachtzaming van regels of voorschriften, of een aanzienlijke onderschatting van het inkomen, kan de IRS een nauwkeurigheidsgerelateerde boete opleggen van 20% van de te lage opgave.

• Boete voor fraude: Als een belastingplichtige opzettelijk een valse of frauduleuze belastingaangifte indient, kan de IRS een boete opleggen van 75% van de onbetaalde belasting.

• Boete voor te late betaling: Als een belastingplichtige op tijd aangifte doet, maar niet het volledige verschuldigde bedrag aan verschuldigde belasting betaalt op de vervaldag (inclusief uitstel), kan de IRS een boete voor betalingsachterstand opleggen van 0,5% van het onbetaalde belastingbedrag voor elke maand of gedeeltelijke maand dat de belasting te laat is, tot een maximum van 25% van de onbetaalde belasting.

• Boete voor het terugvorderen van trustfondsen: Als een bedrijf nalaat loonbelasting in te houden en te betalen, kan de IRS een boete voor het terugvorderen van trustfondsen opleggen die gelijk is aan 100% van het onbetaalde belastingbedrag.

Deze boetes en de rentes kunnen snel oplopen over onbetaalde belastingbedragen, waardoor het totale verschuldigde bedrag in de loop van de tijd veel hoger wordt. Het is belangrijk om de belastingwetgeving na te leven en nauwkeurige en tijdige belastingaangiften in te dienen om deze boetes en andere gevolgen te voorkomen.

Reserve-inhoudingen

Reserve-inhouding is een belastinginningsmethode die door de IRS wordt gebruikt om ervoor te zorgen dat belasting wordt betaald over bepaalde soorten inkomsten, zelfs als de ontvanger de inkomsten niet opgeeft in zijn belastingaangifte of onjuiste informatie verstrekt. Bij een reserve-inhouding moet een betaler een vast tarief van 24% inhouden op bepaalde soorten betalingen aan een begunstigde en dat bedrag afdragen aan de IRS. Het ingehouden bedrag wordt vervolgens verrekend met de verschuldigde inkomstenbelasting van betalers wanneer ze hun belastingaangifte indienen.

Begunstigden kunnen worden onderworpen aan reserve-inhouding als ze geen geldig TIN verstrekken, een onjuist TIN verstrekken of bepaalde soorten inkomsten niet vermelden op hun belastingaangifte.

Voorbeelden van betalingen waarop reserve-inhouding kan worden toegepast, zijn:

• Rente, dividenden en andere soorten beleggingsinkomsten
  
• Betalingen aan zelfstandige ondernemers of freelancers
  
• Huurbetalingen aan niet-ingezeten inwoners
  
• Bepaalde betalingen aan advocaten of andere juridische beroepsbeoefenaren
  

Het is belangrijk dat begunstigden nauwkeurige, actuele informatie aan de betaler verstrekken om reserve-inhouding te voorkomen. Als begunstigden van mening zijn dat ze ten onrechte worden onderworpen aan reserve-voorheffing, moeten ze contact opnemen met de betaler om het probleem op te lossen en alle nodige documentatie te verstrekken om de situatie te corrigeren.

Het W-9-formulier correct en veilig invullen

W-9's laten, net als de meeste belastingformulieren, weinig ruimte voor fouten. Aangezien dit formulier zo belangrijk is voor zowel betalers als begunstigden tijdens het belastingseizoen, is het de moeite waard om de tijd te nemen en het formulier zo precies mogelijk in te vullen. Gelukkig is het een vrij eenvoudig proces. Hier volgen enkele tips voor het correct invullen van een W-9-formulier:

• Begrijp het doel van het formulier
  De betaler gebruikt het W-9-formulier om betalingen aan jou aan de IRS te melden. Zorg ervoor dat je begrijpt wat het doel is van het formulier en hoe het van invloed is op je verplichtingen ten aanzien van belastingaangifte.

• Geef nauwkeurige informatie door
  Controleer alle informatie die je op het formulier verstrekt om er zeker van te zijn dat deze correct en up-to-date is. Eventuele fouten of afwijkingen kunnen de verwerking van je betaling vertragen en kunnen leiden tot een reserve-inhouding.

• Gebruik je juiste wettelijke naam
  Zorg ervoor dat de naam die je op het formulier opgeeft, overeenkomt met de naam die bij de Social Security Administration (SSA) of de IRS is geregistreerd. Als je onlangs je naam hebt gewijzigd, vanwege een huwelijk of andere redenen, werk dan je gegevens bij de SSA bij voordat je het formulier invult.

• Geef je TIN op
  Het belangrijkste stuk informatie op het W-9-formulier is je TIN. Dit kan je SSN of EIN zijn. Zorg ervoor dat je het juiste TIN opgeeft om reserve-inhouding te voorkomen.

Stripe Tax is een oplossing die ondernemingen kan helpen hun belastingen te stroomlijnen door automatisch belastingen te berekenen en innen bij klanten, waaronder omzetbelasting, btw en GST. Stripe Tax kan ondernemingen ook voorzien van belastingformulieren, zoals W-9- en 1099-formulieren, om te voldoen aan de vereisten voor belastingaangifte.

Als je een bedrijfseigenaar bent die Stripe gebruikt om betalingen van klanten te innen, is het belangrijk dat je een ingevuld W-9-formulier hebt verzameld bij alle leveranciers of aannemers die je betaalt via Stripe. Met Stripe Tax kun je dit proces automatiseren door W-9-formulieren aan te vragen en de benodigde informatie rechtstreeks van leveranciers te verzamelen. Voor meer informatie kun je hier beginnen.