フリーランサーや請負業者として働くようになった事業者と個人が増えるにつれ、W-9 納税申告書はますます重要となっています。現時点の予測では、2027 年までに 8,600 万人近くのアメリカ人がフリーランサーや請負業者として働くことになると見られています。このように請負が増加した結果、従業員ではない個人に事業者が支払うケースが増加し、それに伴い、W-9 納税申告書の提出数も増加しています。

請負業者や、フルタイムの雇用形態以外で働く専門家と仕事をしている事業者にとって、W-9 はビジネスを行う上できっとお馴染みの書類であることでしょう。支払元 (雇用主、金融機関など) 全体で毎年、支払先 (労働者、投資家など) から受け取った、納税者番号が記載された数百万通もの W-9 を提出しており、この納税申告書の重要性と、それを漏れなく、正確に記入する必要性が浮き彫りになっています。

この記事では、W-9 納税申告書のさまざまな用途と要件、この申告書を IRS の規定に従って記入し提出するためのベストプラクティス、さらに、この申告書やその他の重要な納税申告書の取り扱いを Stripe がどのように支援しているかについて、事業者が知っておくべきことの概要をご紹介します。

この記事の内容

• W-9 納税申告書とは
  
• W-9 納税申告書の用途
  
• W-9 納税申告書の作成責任者
  
• W-9 納税申告書に必要な情報
  
• W-9 納税申告書に不備や法令遵守違反があった場合のペナルティ
  
• 予備源泉徴収
  
• W-9 納税申告書を正しく安全に記入するには
  

W-9 納税申告書とは

事業者や個人が請負業者やベンダーを雇ってサービスの提供を依頼する場合は、支払いの承認を出す前に、その請負業者またはベンダーから、記入済みの W-9 納税申告書を取得する必要があります。この IRS の納税申告書によって、受取人の氏名、住所、TIN (個人の場合は社会保障番号 (SSN)、事業者の場合は雇用者識別番号 (EIN: Employer Identification Number)) が収集されます。支払元はこれらの情報を使用して、受取人への支払いを 1099 納税申告書で正確に届け出て、IRS にこれらの支払いを申告し、さまざまな税務要件と規制要件を遵守することができるようにします。

また、金融機関は、IRS の本人確認規則を遵守する目的でも W-9 納税申告書を使用しています。金融機関は口座開設前に顧客から TIN を取得することが義務付けられており、多くの場合、W-9 納税申告書はその目的で使用されます。

W-9 納税申告書の用途

W-9 納税申告書は、支払元が税務申告や法令遵守上の目的で TIN を必要とするさまざまな状況で使用する、重要な納税申告書です。W-9 納税申告書の一般的な用途には、たとえば以下のようなものがあります。

• 1099-INT 納税申告書の届け出
  支払元は 1099-INT 納税申告書で、個人または法人に支払われる利子所得を申告します。事業者や個人が利息を支払う場合、その利子所得を 1099-INT 納税申告書で IRS に申告するために、受取人から W-9 納税申告書を取得する必要があります。

• 1099-DIV 納税申告書の届け出
  支払元は 1099-DIV 納税申告書で、個人または法人に支払われる配当所得を申告します。事業者や個人が配当を支払う場合、その配当所得を 1099-DIV 納税申告書で IRS に申告するために、受取人から W-9 納税申告書を取得する必要があります。

• 1099-B 納税申告書の届け出
  証券会社は 1099-B 納税申告書で、株式や債券などの有価証券の売却を申告します。顧客が有価証券を売却した場合、証券会社はその売却について、キャピタルゲインまたはキャピタルロスがあればそれも含めて 1099-B 納税申告書で申告するために、受取人から記入済みの W-9 納税申告書を取得する必要があります。

• 本人確認規則の遵守
  銀行や証券会社などの金融機関は、口座開設の前に顧客から TIN を取得することが義務付けられています。W-9 納税申告書がこの目的でよく使用されるのは、本人確認規則を遵守するために必要な情報を提供できるためです。

• 予備源泉徴収規則の遵守
  予備源泉徴収は源泉徴収義務の 1 つで、有効な TIN を提供しない納税義務者に対する特定の支払い (利子、配当、その他の申告義務のある支払い) の場合に必要となります。予備源泉徴収規則に基づき源泉徴収が必要な場合、支払元は、正しい TIN を確実に取得し、ペナルティを受ける可能性を排除できるようにするために、受取人から記入済みの W-9 納税申告書を取得する必要があります。

W-9 納税申告書の作成責任者

支払元は通常、税務申告のために個人または法人の TIN を取得する必要がある場合、W-9 納税申告書を依頼します。支払元となるのは、個々の状況に応じて、個人、事業者、省庁、金融機関などさまざまです。

支払元は、支払いが IRS に申告すべきものであれば、支払いの承認を出す前に、受取人に記入済みの W-9 納税申告書を依頼する必要があります。たとえば、事業者が請負業者を雇ってサービスの履行を依頼し、その請負業者に 年間で 600 ドルを超える額を支払う場合、その事業者は、これらの支払いについて 1099-MISC 納税申告書で IRS に申告する必要があります。申告するには、その請負業者から記入済みの W-9 納税申告書を取得して、その請負業者の TIN を入手しなければなりません。

IRS への申告義務のある支払いを受ける個人および法人は、支払元から依頼された場合、W-9 納税申告書に記入する必要があります。これに該当するのは、事業者や個人から支払いを受ける独立請負業者、フリーランサー、ベンダー、その他のサービスプロバイダーなどです。

W-9 納税申告書に必要な情報

大半の納税申告書と同様に、受取人は W-9 納税申告書を漏れなく、正確に記入することが重要です。W-9 納税申告書で求められている情報の記入と確認は、支払元と請負業者またはベンダーの双方にとって、正確な税務申告と法令遵守を実現するために重要です。請負業者またはベンダーが支払元のために W-9 納税申告書を記入する場合は、自身について以下の情報を提供する必要があります。

• 名称: 確定申告書に記載されている正式名を記入する必要があります。

• 事業名 (該当する場合): 事業を行っている場合は、事業名を記入します。

• 連邦税法上の分類: 連邦税法上の分類 (個人、個人事業主、パートナーシップ、C 株式会社、S 株式会社、信託/不動産、またはその他の法人) を明記する必要があります。

• 免除: 予備源泉徴収、または外国口座税務コンプライアンス法 (Foreign Account Tax Compliance Act) に基づく報告を免除されている場合は、その旨と免除の理由を明記する必要があります。

• 住所: 郵送先住所を記入する必要があります。

• 口座番号: その会社の口座番号を持っている場合はその情報を記入できます。ただし必須ではありません。

• 納税者番号 (TIN): W-9 納税申告書で提供しなければならない最も重要な情報は TIN です。個人の場合は SSN、事業者の場合は EIN を記入します。

支払元は請負業者やベンダーから記入済みの W-9 納税申告書を受け取ったら、すべての情報が記入されていることを確認する必要があります。

W-9 納税申告書に不備や法令遵守違反があった場合のペナルティ

納税義務者が税法を遵守しなかった場合に IRS から課されるペナルティには、いくつか種類があります。これらの法令遵守上の問題には、必要とされる納税申告書に記入していないことや、その提出方法が適切でないことなどが含まれます。以下に、最も一般的な各種ペナルティの例をいくつか挙げます。これらは、法令遵守されていない度合いや期間によっては、より高額となる場合もあります。

• 未提出ペナルティ: 必要な確定申告書を申告期限 (延長期間を含む) までに提出しなかった場合は、IRS から、提出が遅れた各月または 1 カ月に満たない期間について未納税額の 5%、最大 25% までのペナルティが課されます。提出の遅れが 60 日を超えた場合の最低ペナルティは、435 ドルまたは未納税額の 100% のいずれか低い方の額となります。

• 未納ペナルティ: 納付すべき税金の全額を納付期限 (延長期間を含む) までに納付しなかった場合は、IRS から、納付が遅れた各月または 1 カ月に満たない期間について未納税額の 0.5%、最大 25% までのペナルティが課されます。

• 正確性関連ペナルティ: 納付すべき税額を確定申告書で過少に申告し、その過少申告が、過失、規則や規定の無視、または所得の大幅な過少申告によるものであった場合、IRS から正確性関連ペナルティとして、過少申告額の 20% 相当額が課されます。

• 詐欺行為ペナルティ: 虚偽のまたは不正な確定申告書を故意に届け出た場合、IRS から未納税額の 75% のペナルティが課されます。

• 納付遅延ペナルティ: 確定申告書を期限に従って提出したが、納付すべき税金の全額を納付期限 (延長期間を含む) まで納付しなかった場合は、IRS から、納付が遅れた各月または 1 カ月に満たない期間について未納税額の 0.5%、最大 25% までのペナルティが課されます。

• 信託基金回収ペナルティ: 事業者が給与税金の源泉徴収と納付を怠った場合、IRS から、未納税額の 100% に相当する信託基金回収ペナルティが課されます。

これらのペナルティは速やかに累積し、未納税額には利子が発生することもあるため、納付すべき総額は時間の経過とともに大幅に上がることになります。これらのペナルティを含め、こうした事態を招くのを避けるには、税法を遵守し、正確な確定申告書を期限に従って届け出ることが重要です。

予備源泉徴収

予備源泉徴収とは、IRS が用いる徴税方法の 1 つで、特定の種類の所得について、受取人が確定申告書で申告しなかった場合や、誤った情報を提供した場合でも、その所得に基づく税金が確実に納付されるようにすることを目的としたものです。予備源泉徴収が必要な場合、支払元は、受取人に対して行う特定の種類の支払いから一律 24% の割合で源泉徴収し、その金額を IRS に納付する必要があります。源泉徴収されたこの金額は、受取人が確定申告をする際、受取人の未払所得税額から控除できます。

依頼されたときに受取人が有効な TIN を提出しなかった場合、正しくない TIN を提出した場合、特定の所得を確定申告書で申告しなかった場合には、予備源泉徴収の対象となることがあります。

予備源泉徴収の対象となる可能性がある支払いの例としては、以下のようなものがあります。

• 利子、配当、その他の種類の投資収入
  
• 独立請負業者やフリーランサーへの支払い
  
• 非居住外国人への家賃の支払い
  
• 弁護士その他の法務専門家への特定の支払い
  

予備源泉徴収を避けるには、受取人が正確な最新の情報を支払元に提供することが重要です。何らかの誤りで自分が予備源泉徴収の対象になっていると思われる受取人は、支払元に連絡してその問題を解決し、状況を是正するために必要な書類があればそれを提出する必要があります。

W-9 納税申告書を正しく安全に記入するには

W-9 は大半の納税申告書と同様、誤りが起こる可能性はほとんどありません。この申告書は納税申告期間中、支払元と受取人の双方にとって非常に重要なものとなります。そのため、必要事項を正確に記入するよう徹底するために時間をかけるに値する書類なのです。幸いなことに、記入方法はいたって簡単です。以下では、W-9 納税申告書を正しく記入するためのヒントをいくつかご紹介します。

• この申告書の目的を理解する
  支払元は W-9 納税申告書で IRS に支払いを申告します。この申告書の目的と、それが自分の納税申告義務にどのように影響するかを必ず理解しておくようにしましょう。

• 正確な情報を記入する
  この申告書に記入するすべての情報が正確で最新のものであることを、あらためて確認しましょう。誤りや不一致があると、支払いの処理が遅れる可能性があるほか、予備源泉徴収の対象となる場合もあります。

• 正確な正式名を使用する
  この申告書に記入する氏名を、社会保障庁 (SSA) または IRS に登録されている氏名と必ず一致させます。結婚その他の理由で最近氏名が変わった場合は、この申告書に記入する前に、SSA に登録されている情報を更新しておきましょう。

• TIN を記入する
  W-9 納税申告書に記入する情報のうち、最も重要なものは TIN (SSN または EIN) です。予備源泉徴収を避けるため、必ず正確な TIN を記入しましょう。

Stripe Tax は、売上税、VAT、GST などの税金を自動的に計算し顧客から徴収することで、事業者の税務の合理化を支援できるソリューションです。Stripe Tax はまた、W-9 や 1099 の申告書などの納税申告書も提供して、事業者が税務申告要件を遵守できるよう支援します。

Stripe を利用して顧客から支払いを回収するビジネスオーナーである場合は、Stripe を利用して支払う支払先ベンダーまたは請負業者から、記入済みの W-9 納税申告書を確実に収集しておくことが重要です。Stripe Tax は、W-9 納税申告書のリクエストを送信し、ベンダーから必要な情報を直接収集することにより、このプロセスを自動化できるようにします。詳しくはこちらをご覧ください。