Le formulaire W-9 est un document utilisé par les entreprises pour demander le numéro d’identification fiscale (TIN) des bénéficiaires américains, tels que les travailleurs ou les investisseurs. Le formulaire est devenu de plus en plus important à mesure que davantage d’entreprises et d’individus se sont tournés vers le travail en freelance et sous contrat. Les projections actuelles prévoient que près de 86 millions d’Américains travailleront en tant que freelances ou sous-traitants aux États-Unis d’ici 2027. Cette augmentation de la sous-traitance a entraîné un plus grand nombre de paiements des entreprises à des individus qui ne sont pas des employés, et une augmentation correspondante du nombre de formulaires W-9 déposés.

Pour les entreprises qui travaillent avec des sous-traitants ou des professionnels exerçant en dehors du cadre d’un emploi à temps plein, les formulaires W-9 font probablement partie de leur quotidien. Il est crucial de comprendre comment lire un formulaire W-9 et de le remplir avec précision.

Ci-dessous, nous aborderons ce qu’il faut savoir sur le formulaire W-9, y compris ses différentes utilisations et exigences, les bonnes pratiques pour remplir et déposer le formulaire conformément aux réglementations de l’IRS, et la manière dont Stripe aide les entreprises à gérer les W-9 et d’autres formulaires fiscaux importants.

Sommaire

• Qu’est-ce que le formulaire W-9 ?
  
• À quoi sert le formulaire W-9 ?
  
• Qui est responsable du formulaire W-9 ?
  
• Quelles informations sont requises sur le formulaire W-9 ?
  
• Quelles sont les pénalités en cas de formulaire W-9 incomplet ou non conforme ?
  
• Qu’est-ce que la retenue d’impôt de réserve ?
  
• Comment remplir correctement et en toute sécurité le formulaire W-9 ?
  
• Comment Stripe Connect peut vous aider
  

Qu’est-ce qu’un formulaire W-9 ?

Lorsqu’une entreprise (ou un particulier exerçant une activité commerciale ou professionnelle) fait appel à un sous-traitant ou à un fournisseur de services, il est de pratique courante d’obtenir un formulaire W-9 rempli par ce dernier avant de procéder à tout paiement. Dans le cas contraire, l’entreprise pourrait être tenue de retenir des impôts sur ses paiements en vertu des règles de l’IRS en matière de retenue d’impôt de réserve. Ce formulaire fiscal de l’IRS recueille le nom, l’adresse et le TIN du bénéficiaire, qui peut être un numéro de sécurité sociale (SSN) pour les particuliers ou un numéro d’identification d’employeur (EIN) pour les entreprises. Les payeurs utilisent ces informations pour déclarer avec précision les paiements effectués au bénéficiaire sur le formulaire 1099, les signaler à l’IRS et se conformer à diverses exigences fiscales et réglementaires.

Les institutions financières utilisent également le formulaire W-9 pour se conformer aux règles en matière de connaissance client (KYC) de l’IRS. Elles sont tenues d’obtenir un TIN de leurs clients avant l’ouverture d’un compte, et le formulaire W-9 est souvent utilisé à cette fin.

Téléchargement d’un formulaire W-9

Si vous devez fournir ou demander ce formulaire, vous devez toujours utiliser la version en vigueur. Vous trouverez les instructions de l’IRS pour le formulaire W-9 et l’endroit où télécharger un formulaire officiel de l’IRS directement sur la page de destination du formulaire W-9 d’IRS.gov.

W-9 et W-4 et W-8

Il est facile de confondre le W-9 avec d’autres documents fiscaux, mais leurs objectifs sont très différents :

• W-9 et W-4
  Un formulaire W-9 permet aux sous-traitants ou fournisseurs indépendants de déclarer leurs TIN pour des formulaires comme le 1099. En revanche, le formulaire W-4 est spécifiquement destiné aux employés pour déterminer leur retenue d’impôt sur le revenu fédéral.

• W-9 et W-8
  Le W-9 est strictement réservé aux personnes américaines (y compris les étrangers résidents). Les bénéficiaires non américains utilisent le formulaire W-8 au lieu du W-9 pour certifier leur statut étranger à des fins fiscales et pour réclamer d’éventuels avantages conventionnels.

À quoi sert le formulaire W-9 ?

Le formulaire W-9 est un formulaire fiscal important que les payeurs utilisent dans diverses situations où un NIF est requis à des fins de déclaration fiscale et de conformité. Les utilisations les plus courantes du formulaire W-9 figurent ci-dessous.

• Déclaration sur le formulaire 1099-INT
  Les payeurs utilisent le formulaire 1099-INT pour déclarer les revenus d’intérêts versés à un particulier ou à une entité. Lorsqu’une entreprise verse des intérêts à quelqu’un, elle est tenue d’obtenir un formulaire W-9 dûment rempli de la part du bénéficiaire afin de pouvoir déclarer ces revenus d’intérêts à l’IRS via le formulaire 1099-INT.

• Déclaration sur le formulaire 1099-DIV
  Les payeurs utilisent le formulaire 1099-DIV pour déclarer les revenus de dividendes versés à un particulier ou à une entité. Lorsqu’une entreprise verse des dividendes à quelqu’un, elle est tenue d’obtenir un formulaire W-9 dûment rempli de la part du bénéficiaire afin de pouvoir déclarer ces revenus de dividendes à l’IRS via le formulaire 1099-DIV.

• Déclaration sur le formulaire 1099-B
  Les sociétés de courtage utilisent le formulaire 1099-B pour déclarer les ventes d’actions, d’obligations et d’autres titres. Lorsqu’un client vend des titres, la société de courtage est tenue d’obtenir du destinataire un formulaire W-9 dûment rempli afin de déclarer la vente et les éventuelles plus-values ou moins-values sur le formulaire 1099-B.

• Conformité aux règles KYC
  Les institutions financières, telles que les banques et les sociétés de courtage, sont tenues d’obtenir un NIF de leurs clients avant d’ouvrir leur compte. Le formulaire W-9 est souvent utilisé à cette fin, car il fournit les informations nécessaires pour se conformer aux règles KYC.

• Conformité aux règles de retenue d’impôt de réserve
  La retenue d’impôt de réserve est une exigence de retenue d’impôt qui s’applique à certains paiements (comme les intérêts, les dividendes et d’autres paiements à déclarer) effectués à des contribuables qui ne fournissent pas de TIN valide. Les payeurs demandent un formulaire W-9 rempli à l’avance pour s’assurer qu’ils ont le bon TIN dans leurs dossiers. Si un bénéficiaire ne fournit pas de W-9, le payeur est tenu de lancer la retenue d’impôt de réserve et de remettre une partie des paiements directement à l’IRS jusqu’à ce qu’un W-9 valide soit fourni.

Qui est responsable du formulaire W-9 ?

Les payeurs demandent généralement un formulaire W-9 lorsqu’ils ont besoin d’obtenir le NIF d’une personne ou d’une entité à des fins de déclaration fiscale. Le payeur peut être un particulier, une entreprise, une administration publique ou une institution financière, selon les cas.

Le payeur doit demander un formulaire W-9 rempli au bénéficiaire avant d’effectuer tout paiement, si ces paiements doivent être déclarés à l’IRS. Par exemple, si une entreprise fait appel à un sous-traitant pour fournir des services et lui verse plus de 2 000 $ au cours de l’année, elle est tenue de déclarer ces paiements à l’IRS sur le formulaire 1099-NEC. Pour ce faire, l’entreprise doit obtenir un formulaire W-9 rempli par le sous-traitant afin de récupérer le TIN de ce dernier. Si le sous-traitant ne fournit pas de W-9, le payeur doit commencer à effectuer une retenue d’impôt de réserve sur ces paiements.

Les particuliers et les entités qui reçoivent des paiements devant être déclarés à l’IRS sont tenus de remplir un formulaire W-9, si le payeur le leur demande. Il s’agit des travailleurs indépendants, des freelances, des prestataires et autres fournisseurs de services qui reçoivent des paiements de la part d’entreprises ou de particuliers.

Quelles informations sont requises sur le formulaire W-9 ?

Les bénéficiaires de paiement doivent remplir le formulaire W-9 de manière complète et précise, comme tout autre formulaire fiscal. Le remplissage et la vérification des informations demandées par le formulaire W-9 sont essentiels pour garantir une déclaration fiscale exacte et la conformité réglementaire, tant pour le payeur que pour le sous-traitant ou fournisseur. Lorsqu’un prestataire ou fournisseur complète un formulaire W-9 pour un payeur, il doit fournir les informations suivantes :

• Nom : le sous-traitant ou le fournisseur doit fournir sa dénomination sociale complète telle qu’elle apparaît sur sa déclaration de revenus.

• Nom de l’entreprise (le cas échéant) : si le sous-traitant ou le fournisseur exploite une entreprise, il doit fournir le nom de l’entreprise. Pour une LLC à associé unique, saisissez votre nom personnel et votre SSN.

• Classification fiscale fédérale : le sous-traitant ou le fournisseur doit indiquer sa classification fiscale fédérale, qui peut être un entrepreneur individuel / une entreprise individuelle, une société de personnes, une entreprise de type C, une entreprise de type S, une fiducie / succession, ou une autre entité. Pour une LLC à plusieurs associés, saisissez le nom de l’entreprise et l’EIN, et sélectionnez « LLC » comme classification fiscale fédérale.

• Exonérations : si le sous-traitant ou le fournisseur est exempté de la retenue d’impôt de réserve de sauvegarde ou des obligations de déclaration du Foreign Account Tax Compliance Act, il doit l’indiquer et préciser la raison de l’exemption.

• Adresse : le sous-traitant ou le fournisseur doit fournir son adresse postale.

• Numéros de compte : si le sous-traitant ou le fournisseur possède un numéro de compte auprès de l’entreprise, il peut le fournir. Cependant, cela n’est pas obligatoire.

• Numéro d’identification fiscale (TIN) : l’information la plus importante à fournir sur le formulaire W-9 est le TIN. Il peut s’agir d’un SSN pour un particulier ou d’un EIN pour les entreprises.

Lorsqu’un payeur reçoit un formulaire W-9 complété par un sous-traitant ou fournisseur, il doit vérifier que toutes les informations sont fournies et que la certification est signée.

Quelles sont les pénalités en cas de formulaire W-9 incomplet ou non conforme ?

L’IRS peut imposer plusieurs pénalités si un contribuable ne parvient pas à se conformer aux lois fiscales, et les problèmes de conformité incluent le fait de ne pas remplir ou de ne pas soumettre correctement un formulaire fiscal obligatoire. Voici quelques-unes des pénalités les plus courantes, qui peuvent devenir plus coûteuses en fonction de la gravité et de la durée de la non-conformité :

• Pénalité pour défaut de déclaration : si un contribuable ne dépose pas sa déclaration de revenus dans les délais impartis (y compris les délais prolongés), l’IRS peut appliquer une pénalité de 5 % du montant de l’impôt non payé pour chaque mois ou fraction de mois de retard, jusqu’à un maximum de 25 % de l’impôt non payé. La pénalité minimale pour les déclarations déposées avec plus de 60 jours de retard est de 525 $ ou 100 % de l’impôt non payé, selon le montant le plus faible.

• Pénalité pour défaut de paiement : si un contribuable ne paie pas la totalité de l’impôt dû avant la date limite (y compris les délais prolongés), l’IRS peut appliquer une pénalité de 0,5 % du montant de l’impôt impayé pour chaque mois ou fraction de mois de retard, jusqu’à un maximum de 25 % de l’impôt impayé.

• Pénalité liée à l’exactitude : si un contribuable sous-estime le montant de l’impôt dû dans une déclaration et que cette sous-estimation résulte d’une négligence, d’un non-respect des règles ou d’une sous-estimation substantielle des revenus, l’IRS peut appliquer une pénalité liée à l’exactitude de 20 % du montant sous-estimé.

• Pénalité pour fraude : Si un contribuable soumet intentionnellement une déclaration de revenus fausse ou frauduleuse, l’IRS peut imposer une pénalité pour fraude de 75 % de l’impôt impayé.

• Pénalité de recouvrement des fonds fiduciaires : si une entreprise ne retient pas et ne reverse pas les charges sociales sur les salaires, l’IRS peut appliquer une pénalité de recouvrement des fonds fiduciaires équivalente à 100 % du montant de l’impôt non payé.

Ces pénalités peuvent s’accumuler rapidement, et des intérêts peuvent également être appliqués sur les montants d’impôt non payés, ce qui peut augmenter considérablement la somme totale due au fil du temps. Il est important de respecter la législation fiscale et de déposer des déclarations exactes et dans les délais afin d’éviter ces pénalités et autres conséquences.

Qu’est-ce que la retenue d’impôt de réserve ?

La retenue d’impôt de réserve est une méthode de recouvrement d’impôt utilisée par l’IRS pour s’assurer que les impôts sont payés sur certains types de revenus, même si le bénéficiaire omet de déclarer ces revenus sur sa déclaration de revenus ou fournit des informations incorrectes. En vertu de cette retenue, un payeur est tenu de retenir un taux fixe de 24 % sur certains types de paiements effectués à un bénéficiaire et de remettre ce montant à l’IRS. Le montant retenu est ensuite crédité sur l’impôt sur le revenu du bénéficiaire lorsqu’il produit sa déclaration de revenus.

Un bénéficiaire peut être soumis à une retenue d’impôt de réserve s’il ne fournit pas un NIF valide lorsque cela est requis, s’il fournit un NIF incorrect ou s’il ne déclare pas certains types de revenus dans sa déclaration d’impôt.

Voici quelques exemples de paiements pouvant faire l’objet d’une retenue d’impôt de réserve :

• intérêts, dividendes et autres types de revenus de placement,
  
• paiements effectués à des sous-traitants indépendants ou à des freelances,
  
• certains paiements effectués à des avocats ou à d’autres professionnels de droit.
  

Il est important que les bénéficiaires fournissent des informations exactes et à jour au payeur afin d’éviter la retenue d’impôt de réserve. Si un bénéficiaire estime qu’il fait l’objet d’une telle retenue par erreur, il doit contacter le payeur pour résoudre le problème et fournir toute la documentation nécessaire pour corriger la situation.

Comment remplir correctement et en toute sécurité le formulaire W-9 ?

Les W-9, comme la plupart des formulaires fiscaux, laissent peu de place à l’erreur. Comme ce formulaire est très important à la fois pour les payeurs et les bénéficiaires pendant la période fiscale, il vaut la peine de prendre le temps de s’assurer qu’il est rempli exactement comme il doit l’être. Heureusement, le processus est assez simple. Voici quelques étapes pour vous aider à remplir correctement un formulaire W-9 :

1. Comprenez l’objectif du formulaire
   Le payeur américain utilise le formulaire W-9 pour certifier un TIN. Assurez-vous de bien comprendre l’objectif du formulaire et son incidence sur vos obligations de déclaration fiscale.

2. Fournissez des informations exactes
   Vérifiez à nouveau toutes les informations que vous fournissez dans le formulaire pour vous assurer qu’elles sont exactes et à jour. Toute erreur ou divergence peut retarder le traitement de votre paiement et entraîner une retenue d’impôt de réserve.

3. Utilisez votre dénomination sociale correcte
   Assurez-vous que le nom que vous indiquez sur le formulaire correspond au nom figurant dans les dossiers de l’administration de la sécurité sociale (SSA) ou de l’administration fiscale (IRS). Si vous avez récemment changé de nom, à la suite d’un mariage ou pour d’autres raisons, mettez à jour vos informations auprès de la sécurité sociale (SSA) avant de remplir le formulaire.

4. Fournissez votre TIN
   L’information la plus importante sur le formulaire W-9 est votre TIN, qui peut être votre SSN ou votre EIN. Veillez à fournir le TIN correct pour éviter la retenue d’impôt de réserve.

Comment Stripe Connect peut vous aider

Stripe Connect gère et automatise les mouvements de fonds entre plusieurs parties pour les plateformes logicielles et les marketplaces. Cette solution offre un processus d’onboarding rapide, des composants intégrés, des virements internationaux, et bien plus encore.

Connect peut vous aider à :

• Lancer votre entreprise en quelques semaines : utilisez les fonctionnalités hébergées ou intégrées de Stripe pour passer en production rapidement, tout en évitant les frais initiaux et les délais de développement normalement requis pour faciliter les paiements.

• Gérer les paiements à grande échelle : utilisez les outils et services de Stripe pour éviter de mobiliser des ressources supplémentaires sur le suivi des marges, les formulaires fiscaux, la gestion des risques, les moyens de paiement internationaux ou encore la conformité liée à l’onboarding.

• Vous développer à l’international : aidez vos utilisateurs à toucher plus de clients à l’échelle mondiale grâce aux moyens de paiement locaux et à un calcul simplifié de la taxe sur les ventes, de la TVA et de la TPS.

• Créer de nouvelles sources de revenus : optimisez vos revenus liés aux paiements en percevant des frais sur chaque transaction. Monétisez les fonctionnalités de Stripe en proposant sur votre plateforme des paiements en personne, des virements instantanés, l’encaissement des taxes sur les ventes, des solutions de financement, des cartes d’entreprise, et bien plus encore.

En savoir plus sur Stripe Connect, ou démarrez dès aujourd’hui.