Il modulo W-9 è diventato sempre più importante man mano che aziende e privati si sono rivolti a lavoratori freelance o a contratto. Le attuali stime indicano che negli Stati Uniti quasi 86 milioni di americani lavoreranno come freelancer o a contratto entro il 2027. Questa crescente diffusione del lavoro a contratto ha prodotto un numero più alto di pagamenti effettuati dalle aziende a lavoratori che non sono dipendenti, con un corrispondente aumento del numero di moduli W-9 presentati.

Le aziende che collaborano con lavoratori a contratto o professionisti che non rientrano in forme di impiego a tempo pieno hanno sicuramente già familiarità con i moduli W-9 per le proprie attività. Ogni anno, gli erogatori di pagamenti (come datori di lavoro o istituti finanziari) presentano milioni di moduli W-9 in cui richiedono i numeri di identificazione fiscale (TIN) dei beneficiari (come lavoratori o investitori), un numero che sottolinea l'importanza di questo modulo fiscale e la necessità di compilarlo in modo accurato e completo.

Ecco una panoramica di tutto quello che devi sapere sulle modalità di utilizzo e sui requisiti del modulo W-9, delle best practice per il completamento e la presentazione del modulo in conformità alle normative dell'IRS e di come Stripe semplifica la gestione dei moduli W-9 e di altri importanti moduli fiscali per le aziende.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è il modulo W-9?
  
• Finalità di utilizzo del modulo W-9
  
• Chi deve presentare un modulo W-9?
  
• Informazioni richieste nel modulo W-9
  
• Sanzioni per la presentazione di un modulo W-9 incompleto o non conforme
  
• Ritenuta alla fonte
  
• Come compilare correttamente e in modo sicuro il modulo W-9
  

Che cos'è il modulo W-9?

Quando un'azienda o un privato assume un lavoratore a contratto o un fornitore per la prestazioni di servizi, deve richiedere un modulo W-9 compilato dal lavoratore o fornitore prima di emettere qualsiasi pagamento. Il modulo fiscale dell'IRS include il nome, l'indirizzo e il numero TIN (che può essere un Social Security Number o SSN per le persone fisiche o un numero di identificazione del datore di lavoro o EIN per le aziende) del beneficiario. L'erogatore del pagamento utilizza queste informazioni per dichiarare accuratamente nel modulo 1099 i pagamenti effettuati al beneficiario, comunicare i pagamenti all'IRS e adempiere a diversi requisiti fiscali e normativi.

Anche gli istituti finanziari utilizzano il modulo W-9 per aderire alle regole di adeguata verifica della clientela (KYC, Know Your Customer) dell'IRS. Gli istituti finanziari sono tenuti a richiedere il numero TIN dei clienti prima dell'apertura di un conto e spesso utilizzano il modulo W-9 a questo scopo.

Finalità di utilizzo del modulo W-9

Il modulo W-9 è un importante modulo fiscale utilizzato in diverse situazioni in cui è necessario un numero TIN per scopi di reportistica fiscale e conformità. Alcune delle finalità di utilizzo del modulo W-9 includono le seguenti:

• Modulo di reportistica 1099-INT
  Gli erogatori di pagamenti utilizzano il modulo 1099-INT per dichiarare gli interessi pagati a una persona fisica o un'entità. Quando un'azienda o un privato paga interessi a qualcuno, ha l'obbligo di richiedere un modulo W-9 compilato dal beneficiario per poter dichiarare all'IRS i proventi da interessi sul modulo 1099-INT.

• Modulo di reportistica 1099-DIV
  Gli erogatori di pagamenti utilizzano il modulo 1099-DIV per dichiarare i dividendi pagati a una persona fisica o un'entità. Quando un'azienda o un privato paga dividendi a qualcuno, ha l'obbligo di richiedere un modulo W-9 compilato dal beneficiario per poter dichiarare all'IRS i proventi da dividendi sul modulo 1099-DIV.

• Modulo di reportistica 1099-B
  Le società di intermediazione utilizzano il modulo 1099-B per dichiarare la vendita di azioni, obbligazioni e altri titoli. Quando un cliente vende titoli, la società di intermediazione è tenuta a richiedere un modulo W-9 compilato dal beneficiario per poter dichiarare la vendita e i guadagni e le perdite in conto capitale sul modulo 1099-B.

• Conformità alle regole KYC
  Gli istituti finanziari come banche e società di intermediazione sono tenuti a richiedere il numero TIN dei clienti prima dell'apertura di un conto bancario. A questo scopo, viene spesso utilizzato il modulo W-9, che fornisce le informazioni necessarie per la conformità alle regole KYC.

• Conformità ai requisiti per la ritenuta alla fonte
  La ritenuta alla fonte è una ritenuta fiscale che si applica a determinati pagamenti, come interessi, dividendi e altri pagamenti da dichiarare, effettuati a contribuenti che non forniscono un numero TIN valido. Quando l'erogatore di un pagamento è tenuto a trattenere l'importo di alcune imposte ai sensi delle regole relative alla ritenuta alla fonte, deve richiedere un modulo W-9 compilato dal beneficiario per assicurarsi di essere in possesso di un numero TIN corretto ed evitare possibili sanzioni.

Chi deve presentare un modulo W-9?

Gli erogatori di pagamenti richiedono in genere un modulo W-9 quando devono ottenere il numero TIN di una persona fisica o un'entità per scopi di reportistica fiscale. A seconda della situazione specifica, l'erogatore del pagamento può essere un privato, un'azienda, un ente governativo o un istituto finanziario.

L'erogatore del pagamento deve richiedere un modulo W-9 compilato dal beneficiario prima di emettere qualsiasi pagamento che debba essere dichiarato all'IRS. Ad esempio, se un'azienda assume un lavoratore a contratto per l'erogazione di servizi e paga il lavoratore più di 600 $ durante l'anno, è tenuta a comunicare i pagamenti all'IRS sul modulo 1099-MISC. A questo scopo, l'azienda deve ottenere un modulo W-9 compilato dal lavoratore a contratto per acquisirne il numero TIN.

Persone fisiche ed entità che ricevono pagamenti che devono essere dichiarati all'IRS sono tenute a compilare un modulo W-9, se richiesto dall'erogatore del pagamento. Sono inclusi appaltatori indipendenti, lavoratori freelance, collaboratori esterni e altri fornitori di servizi che ricevono pagamenti da aziende o privati.

Informazioni richieste nel modulo W-9

Come per la maggior parte dei moduli fiscali, è importante per i beneficiari compilare il modulo W-9 in modo completo e accurato. L'immissione e la verifica delle informazioni richieste nel modulo W-9 è essenziale per garantire una reportistica fiscale accurata e la conformità, sia per l'erogatore del pagamento sia per il lavoratore a contratto o il fornitore. Quando un lavoratore a contratto o un fornitore compila il modulo W-9 richiesto dall'erogatore di un pagamento, deve fornire le informazioni seguenti:

• Nome: il lavoratore a contratto o il fornitore deve indicare la propria ragione sociale completa, come specificata nella dichiarazione dei redditi.

• Nome dell'attività (se applicabile): se il lavoratore a contratto o il fornitore gestisce un'attività commerciale, deve fornirne il nome.

• Classificazione fiscale federale: il lavoratore a contratto o il fornitore deve indicare la propria classificazione fiscale federale, che può essere: persona fisica, ditta individuale, partnership, C-Corporation, S-Corporation, trust/patrimonio o altra entità.

• Esenzioni: se il lavoratore a contratto o il fornitore è esente da ritenuta alla fonte o reportistica ai sensi del Foreign Account Tax Compliance Act, deve specificarlo e indicare il motivo dell'esenzione.

• Indirizzo: il lavoratore a contratto o il fornitore deve indicare il proprio indirizzo postale.

• Numeri di conto: se il lavoratore a contratto o il fornitore possiede un numero di conto aziendale, può fornirlo, ma non è obbligatorio.

• Numero di identificazione del contribuente (TIN): il dato più importante che il lavoratore a contratto o il fornitore deve specificare nel modulo W-9 è il proprio numero TIN. Può essere un Social Security Number (SSN) per un privato o un ID fiscale (EIN) per un'azienda.

Quando l'erogatore di un pagamento riceve un modulo W-9 compilato da un lavoratore a contratto o un fornitore, deve verificare che siano presenti tutte le informazioni necessarie.

Sanzioni per la presentazione di un modulo W-9 incompleto o non conforme

l'IRS può imporre diverse sanzioni a un contribuente che non rispetta le leggi fiscali. Questi problemi di inadempienza includono il mancato completamento o la presentazione non corretta di un modulo fiscale richiesto. Ecco alcune delle sanzioni più comuni, che possono diventare costose a seconda della gravità e della durata dell'inadempienza:

• Sanzione per la mancata presentazione: se un contribuente non presenta una dichiarazione dei redditi obbligatoria entro la data di scadenza (incluse le eventuali proroghe), l'IRS può imporre una sanzione pari al 5% dell'importo non versato per ogni mese o mese parziale di ritardo della dichiarazione, fino al 25% dell'imposta non pagata. La sanzione minima per le dichiarazioni con un ritardo di più di 60 giorni è pari a 435 $ o al 100% dell'imposta non pagata, a seconda di quale sia l'importo minore.

• Sanzione per il mancato pagamento: se un contribuente non paga l'importo completo di un'imposta dovuta entro la data di scadenza (incluse le eventuali proroghe), l'IRS può imporre una sanzione pari allo 0,5% dell'importo non versato per ogni mese o mese parziale di ritardo del pagamento, fino al 25% dell'imposta non pagata.

• Sanzioni per imprecisioni: se un contribuente riduce l'importo di un'imposta dovuta su una dichiarazione dei redditi per negligenza o inadempienza di regole e normative o immette un reddito sostanzialmente inferiore, l'IRS può imporre una sanzione pari al 20% dell'importo sottostimato.

• Sanzione per frode: se un contribuente presenta intenzionalmente una dichiarazione dei redditi falsa o illegittima, l'IRS può imporre una sanzione pari al 75% dell'imposta non pagata.

• Sanzione per il pagamento in ritardo: se un contribuente presenta in tempo una dichiarazione dei redditi, ma non paga l'importo completo dovuto entro la data di scadenza (incluse le eventuali proroghe), l'IRS può imporre una sanzione per il pagamento in ritardo pari allo 0,5% dell'importo non versato per ogni mese o mese parziale di ritardo del pagamento, fino al 25% dell'imposta non pagata.

• Sanzione per il recupero del fondo fiduciario: se un'azienda omette il pagamento o la ritenuta delle imposte sui salari, l'IRS può imporre una sanzione per il recupero del fondo fiduciario pari al 100% dell'importo dell'imposta non pagata.

Queste sanzioni, nonché gli interessi sugli importi non pagati, possono accumularsi rapidamente, accrescendo notevolmente l'importo totale dovuto con il passare del tempo. Per evitare sanzioni e altre conseguenze, è importante rispettare le leggi fiscali e presentare tempestivamente dichiarazioni dei redditi accurate.

Ritenuta alla fonte

La ritenuta alla fonte è un metodo di riscossione delle imposte utilizzato dall'IRS per garantire il pagamento delle imposte su alcuni tipi di reddito, anche se il beneficiario omette di specificare tale importo sulla propria dichiarazione dei redditi o fornisce informazioni errate. Ai sensi della ritenuta alla fonte, l'erogatore di un pagamento è tenuto a trattenere un importo fisso del 24% da determinati tipi di pagamento effettuati a un beneficiario per versarlo invece all'IRS. L'importo trattenuto viene quindi considerato un credito rispetto agli oneri fiscali del beneficiario alla presentazione della dichiarazione dei redditi.

Un beneficiario può essere soggetto a ritenuta alla fonte per non aver fornito un numero TIN valido quando richiesto, per averne fornito uno errato o per l'omissione di determinati tipi di reddito sulla propria dichiarazione dei redditi.

Ecco alcuni esempi di pagamenti che possono essere soggetti a ritenuta alla fonte:

• Interessi, dividendi e altri tipi di reddito da investimenti
  
• Pagamenti effettuati a lavoratori a contratto o freelance indipendenti
  
• Canoni di affitto versati a stranieri non residenti
  
• Alcuni pagamenti effettuati ad avvocati o altri professionisti del settore legale
  

Per evitare la ritenuta alla fonte, è importante per i beneficiari fornire all'erogatore di un pagamento informazioni accurate e aggiornate. Se un beneficiario ritiene di avere ricevuto una ritenuta alla fonte per errore, deve contattare l'erogatore del pagamento per richiedere la risoluzione del problema e fornire tutta la documentazione necessaria per correggere la situazione.

Come compilare correttamente e in modo sicuro il modulo W-9

Come la maggior parte dei moduli fiscali, i moduli W-9 lasciano poco spazio all'errore. Poiché questo modulo è così importante per erogatori di pagamenti e beneficiari durante la stagione fiscale, vale la pena dedicare tutto il tempo necessario per compilarlo in modo assolutamente corretto. Fortunatamente, il processo è piuttosto semplice. Ecco alcuni suggerimenti per compilare correttamente un modulo W-9:

• Identifica lo scopo del modulo
  L'erogatore di un pagamento utilizza il modulo W-9 per comunicare all'IRS i pagamenti che ti ha versato. Assicurati di identificare lo scopo del modulo e quali obblighi di reportistica fiscale riguarda.

• Fornisci informazioni accurate
  Verifica attentamente di aver fornito informazioni complete, accurate e aggiornate nel modulo. Eventuali errori o discrepanze possono ritardare l'elaborazione del pagamento e causare ritenute alla fonte.

• Utilizza la ragione sociale corretta
  Assicurati di fornire lo stesso nome di quello registrato presso la Social Security Administration (SSA) o l'IRS. Se di recente il nome è cambiato, a causa di un matrimonio o per altri motivi, aggiorna le informazioni presso la SSA prima di compilare il modulo.

• Fornisci il tuo numero TIN
  Il dato più importante richiesto nel modulo W-9 è il numero TIN, che può essere il tuo Social Security Number (SSN) o l'ID fiscale (EIN) della tua azienda. Assicurati di fornire il numero TIN corretto per evitare ritenute alla fonte.

Stripe Tax è una soluzione che semplifica la gestione fiscale delle aziende calcolando e riscuotendo automaticamente le imposte dai clienti, tra cui l'imposta sulle vendite, l'IVA e la GST. Stripe Tax può anche fornire alle aziende i moduli fiscali necessari, come i moduli W-9 e 1099, per la conformità ai requisiti di reportistica fiscale.

Se come titolare di azienda utilizzi Stripe per riscuotere pagamenti dai clienti, devi richiedere un modulo W-9 compilato da tutti i fornitori o lavoratori a contratto che paghi tramite Stripe. Stripe Tax automatizza questo processo inviando le richieste per i moduli W-9 e raccogliendo le necessarie informazioni direttamente dai fornitori. Per saperne di più, inizia da qui.