Das Formular W-9 ist ein Dokument, das von Unternehmen verwendet wird, um die Steuerliche Identifikationsnummer (TIN) von Zahlungsempfängerinnen und Zahlungsempfängern in den USA, wie beispielsweise von Arbeitskräften oder Investorinnen und Investoren, abzufragen. Das Formular hat zunehmend an Bedeutung gewonnen, da immer mehr Unternehmen sowie Einzelpersonen auf freiberufliche Tätigkeiten und Vertragsarbeit umgestiegen sind. Aktuelle Prognosen gehen davon aus, dass bis 2027 fast 86 Millionen US-Bürger/innen als Freiberufler/innen oder Auftragnehmer/innen in den USA arbeiten werden. Dieser Anstieg der Vertragstätigkeiten hat zu einer größeren Anzahl von Zahlungen von Unternehmen an Einzelpersonen geführt, die keine Angestellten sind, und zu einem entsprechenden Anstieg der Anzahl der eingereichten Formulare W-9.

Für Unternehmen, die mit Auftragnehmerinnen und Auftragnehmern oder anderen Fachkräften zusammenarbeiten, die außerhalb eines Vollzeitarbeitsverhältnisses tätig sind, gehören W-9 wahrscheinlich zum Geschäftsalltag. Es ist entscheidend zu verstehen, wie man ein W-9-Formular liest und korrekt ausfüllt.

Im Folgenden erfahren Sie, was Sie über das Formular W-9 wissen sollten, einschließlich seiner verschiedenen Verwendungszwecke und Anforderungen, Best Practices zum Ausfüllen und zur Einreichung des Formulars in Übereinstimmung mit den IRS-Vorschriften und wie Stripe Unternehmen bei der Handhabung von W-9 und anderen wichtigen Steuerformularen unterstützt.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist das Formular W-9?
  
• Verwendungszwecke für das Formular W-9
  
• Wer ist für das Formular W-9 verantwortlich?
  
• Erforderliche Informationen auf dem Formular W-9
  
• Strafen für ein unvollständiges oder nicht konformes Formular W-9
  
• Was ist die Quellensteuer?
  
• So füllen Sie das Formular W-9 ordnungsgemäß und sicher aus
  
• So kann Stripe Connect Sie unterstützen
  

Was ist ein W-9-Formular?

Wenn ein Unternehmen (oder eine Einzelperson, die ein Gewerbe oder Unternehmen betreibt) eine/n Auftragnehmer/in oder Anbieter/in für Dienstleistungen beauftragt, ist es üblich, von dieser/diesem vor der Ausführung von Zahlungen ein ausgefülltes Formular W-9 anzufordern. Andernfalls kann das Unternehmen gemäß den IRS-Regeln für den Quellensteuereinbehalt (Backup Withholding) verpflichtet sein, Steuern von den Zahlungen einzubehalten. Dieses Steuerformular der IRS erfasst den Namen, die Adresse und die TIN der Empfängerin/des Empfängers, bei der es sich für Einzelpersonen um eine Sozialversicherungsnummer (SSN) oder für Unternehmen um eine Employer Identification Number (EIN) handeln kann. Zahlende verwenden diese Informationen, um an die Empfängerin/den Empfänger geleistete Zahlungen auf dem Formular 1099 korrekt auszuweisen, diese Zahlungen an die IRS zu melden und verschiedene steuerliche und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.

Finanzinstitute verwenden das Formular W-9 auch, um die Know Your Customer (KYC)-Regeln der IRS zu erfüllen. Finanzinstitute sind verpflichtet, vor der Eröffnung eines Kontos eine TIN von Kundinnen und Kunden einzuholen, und das Formular W-9 wird oft für diesen Zweck verwendet.

Herunterladen eines Formulars W-9

Wenn Sie dieses Formular bereitstellen oder anfordern müssen, sollten Sie immer die aktuelle Version verwenden. Anweisungen der IRS zum Formular W-9 und den Download-Link für ein offizielles IRS-Formular W-9 finden Sie direkt auf der Landingpage für das IRS.gov-Formular W-9.

W-9 im Vergleich zu W-4 und W-8

Es ist leicht, das W-9 mit anderen Steuerdokumenten zu verwechseln, aber sie dienen sehr unterschiedlichen Zwecken:

• W-9 im Vergleich zu W-4
  Ein Formular W-9 dient für unabhängige Auftragnehmer/innen oder Anbieter/innen zur Angabe von TINs für Formulare wie das 1099. Ein Formular W-4 hingegen wird speziell für Beschäftigte verwendet, um deren Einbehalt für die Bundeseinkommensteuer zu bestimmen.

• W-9 im Vergleich zu W-8
  Das W-9 ist ausschließlich für US-Personen (einschließlich ausländischer Einwohner/innen) vorgesehen. Nicht-US-Zahlungsempfänger/innen verwenden anstelle eines W-9 das Formular W-8, um ihren ausländischen Status für Steuerzwecke zu bescheinigen und mögliche Abkommensvorteile geltend zu machen.

Wann benötigt man ein W-9-Formular?

Das W-9-Formular ist ein wichtiges Steuerformular, das Zahlende in diversen Situationen nutzen können, wenn eine TIN für Steuerberichterstattungs- und Compliance-Zwecke erforderlich ist. Im Folgenden werden einige häufige Anwendungsfälle für das W-9-Formular aufgelistet:

• Meldung Formular 1099-INT
  Zahlende verwenden das Formular 1099-INT, um Zinserträge zu melden, die an eine Einzelperson oder ein Unternehmen gezahlt wurden. Wenn ein Unternehmen Zinsen an jemanden zahlt, muss es vom/von der Empfänger/in ein ausgefülltes Formular W-9 einholen, um die Zinserträge auf dem Formular 1099-INT an den IRS zu melden.

• Meldung Formular 1099-DIV
  Zahlende verwenden das Formular 1099-DIV, um Dividendenerträge zu melden, die an eine Einzelperson oder ein Unternehmen gezahlt wurden. Wenn ein Unternehmen Dividenden an jemanden zahlt, muss es vom/von der Empfänger/in ein ausgefülltes Formular W-9 einholen, um die Dividendenerträge auf dem Formular 1099-DIV an den IRS zu melden.

• Meldung Formular 1099-B
  Maklerunternehmen nutzen das 1099-B-Formular, um Verkäufe von Aktien, Fonds und anderen Wertpapieren zu melden. Wenn eine Kundin oder ein Kunde Wertpapiere verkauft, ist das Maklerunternehmen verpflichtet, ein vollständig ausgefülltes W-9-Formular vom/von der Verkäufer/in anzufordern, um den Verkauf und alle Kapitalgewinne oder -verluste über das 1099-B-Formular zu melden.

• Compliance mit KYC-Regeln
  Finanzinstitute, darunter Banken und Maklerunternehmen, sind verpflichtet, von Kundinnen und Kunden eine TIN anzufordern, bevor sie ein Konto eröffnen können. Das W-9-Formular wird häufig für diesen Zweck genutzt, da es die notwendigen Informationen zur Einhaltung der KYC-Regeln enthält.

• Compliance mit Vorschriften zur Quellensteuer
  Die Quellensteuer ist eine Pflicht zum Steuereinbehalt, die für bestimmte Zahlungen gilt – wie Zinsen, Dividenden und andere meldepflichtige Zahlungen –, die an Steuerpflichtige geleistet werden, die keine gültige TIN angeben. Zahlende fordern im Voraus ein ausgefülltes Formular W-9 an, um sicherzustellen, dass sie die korrekte TIN vorliegen haben. Wenn ein/e Zahlungsempfänger/in kein W-9 vorlegt, muss der/die Zahlende die Quellensteuer einbehalten und einen Teil der Zahlungen direkt an den IRS abführen, bis ein gültiges W-9 vorliegt.

Wer ist verantwortlich für das W-9-Formular?

Zahlungspflichtige fordern in der Regel ein W-9-Formular an, wenn sie für die Steuerberichterstattung die TIN einer Einzelperson oder einer Entität benötigen. Zahlende können Einzelpersonen, Unternehmen, Behörden oder Finanzinstitute sein. Maßgeblich ist die jeweilige Situation.

Der/die Zahlende sollte vor der Ausführung von Zahlungen ein ausgefülltes Formular W-9 vom/von der Empfänger/in anfordern, sofern die Zahlungen dem IRS gemeldet werden müssen. Wenn beispielsweise ein Unternehmen eine/n Auftragnehmer/in mit der Erbringung von Dienstleistungen beauftragt und diesem/dieser im Laufe des Jahres mehr als 2.000 USD zahlt, ist das Unternehmen verpflichtet, diese Zahlungen auf dem Formular 1099-NEC an den IRS zu melden. Dazu muss das Unternehmen ein ausgefülltes Formular W-9 vom/von der Auftragnehmer/in einholen, um dessen/deren TIN zu erfassen. Wenn der/die Auftragnehmer/in kein W-9 vorlegt, muss der/die Zahlende mit dem Einbehalt der Quellensteuer für diese Zahlungen beginnen.

Einzelpersonen und Entitäten, die Zahlungen erhalten, die an die Bundessteuerbehörde der USA gemeldet werden müssen, sind verpflichtet, ein W-9-Formular auszufüllen, wenn dies vom/von der Zahlenden angefordert wird. Dazu gehören unabhängige Auftragnehmer/innen, Freiberufler/innen, Anbieter/innen und andere Dienstleistungsanbieter/innen, die Zahlungen von Unternehmen oder Einzelpersonen erhalten.

Welche Informationen werden auf einem W-9-Formular erfasst?

Zahlungsempfänger/innen sollten das Formular W-9 wie jedes andere Steuerformular vollständig und korrekt ausfüllen. Das Ausfüllen und Überprüfen der durch das Formular W-9 angeforderten Informationen ist wichtig, um eine genaue steuerliche Meldung und Steuerkonformität sowohl für den Zahlenden als auch für den/die Auftragnehmer/in oder Anbieter/in sicherzustellen. Wenn ein/e Auftragnehmer/in oder Anbieter/in das Formular W-9 für eine zahlende Person ausfüllt, sollten folgende Informationen angegeben werden:

• Name: Der/die Auftragnehmer/in oder Anbieter/in sollte seinen/ihren vollständigen rechtsgültigen Namen so angeben, wie er auf der Steuererklärung erscheint.

• Unternehmensname (falls zutreffend): Wenn der/die Auftragnehmer/in oder Anbieter/in ein Unternehmen betreibt, sollte er/sie den Unternehmensnamen angeben. Bei einer Single-Member-LLC geben Sie Ihren persönlichen Namen und Ihre SSN an.

• Klassifizierung für US-Bundessteuern: Der/die Auftragnehmer/in oder Anbieter/in sollte seine/ihre Klassifizierung für US-Bundessteuern angeben, bei der es sich um eine Einzelperson/Einzelunternehmen, eine Personengesellschaft, eine C-Corporation, eine S-Corporation, einen Trust/Nachlass oder eine andere Einheit handeln kann. Bei einer Multi-Member-LLC geben Sie den Unternehmensnamen und die EIN an und wählen Sie „LLC“ als Klassifizierung für US-Bundessteuern.

• Ausnahmen: Wenn der/die Auftragnehmer/in oder Anbieter/in von der Quellensteuerpflicht oder den Meldepflichten gemäß Foreign Account Tax Compliance Act befreit ist, sollte er/sie dies angeben und den Grund für die Ausnahme nennen.

• Adresse: Der/die Auftragnehmer/in oder Anbieter/in sollte seine/ihre Postanschrift angeben.

• Kontonummern: Wenn der/die Auftragnehmer/in oder Anbieter/in ein Konto bei dem Unternehmen hat, kann er/sie diese Informationen angeben. Dies ist jedoch nicht erforderlich.

• Steuerliche Identifikationsnummer (TIN): Die wichtigste Information, die der/die Auftragnehmer/in oder Anbieter/in auf dem Formular W-9 angeben muss, ist seine/ihre TIN. Dies kann eine SSN für eine Einzelperson oder eine EIN für Unternehmen sein.

Wenn ein/e Zahlende/r ein ausgefülltes Formular W-9 von einem/einer Auftragnehmer/in oder Anbieter/in erhält, sollte er/sie überprüfen, ob alle Informationen angegeben und die Bescheinigung unterzeichnet wurde.

Strafen für ein nicht ordnungsgemäß ausgefülltes W-9-Formular

Die IRS kann verschiedene Strafen verhängen, wenn eine steuerpflichtige Person die Steuergesetze nicht erfüllt. Zu den Compliance-Problemen gehört es, wenn ein erforderliches Steuerformular nicht ausgefüllt oder nicht ordnungsgemäß eingereicht wird. Im Folgenden finden Sie einige der häufigsten Strafen, die je nach Schwere und Dauer der Nicht-Compliance höher ausfallen können:

• Strafe für das Versäumnis der Einreichung: Wenn eine steuerpflichtige Person eine erforderliche Steuererklärung nicht bis zum Fälligkeitsdatum (einschließlich Fristverlängerungen) einreicht, kann die IRS eine Strafe in Höhe von 5 % des nicht gezahlten Steuerbetrags für jeden Monat oder Teilmonat verhängen, in dem die Steuererklärung verspätet eingereicht wird, bis zu einem Maximum von 25 % der nicht gezahlten Steuer. Die Mindeststrafe für Steuererklärungen, die mehr als 60 Tage verspätet eingereicht werden, beträgt entweder 525 USD oder 100 % der nicht gezahlten Steuer, je nachdem, welcher Betrag geringer ist.

• Strafe für das Versäumnis der Zahlung: Wenn eine steuerpflichtige Person den geschuldeten Steuerbetrag nicht bis zum Fälligkeitsdatum (einschließlich Fristverlängerungen) vollständig zahlt, kann die IRS eine Strafe in Höhe von 0,5 % des nicht gezahlten Steuerbetrags für jeden Monat oder Teilmonat verhängen, in dem die Steuer verspätet gezahlt wird, bis zu einem Maximum von 25 % der nicht gezahlten Steuer.

• Strafe für mangelnde Genauigkeit: Wenn eine steuerpflichtige Person den geschuldeten Steuerbetrag in einer Steuererklärung zu niedrig angibt und die zu niedrige Angabe auf Fahrlässigkeit, Missachtung von Regeln oder Vorschriften oder einer erheblichen zu niedrigen Angabe von Einkommen zurückzuführen ist, kann die IRS eine Strafe für mangelnde Genauigkeit in Höhe von 20 % des zu niedrig angegebenen Betrags verhängen.

• Strafe für Betrug: Wenn eine steuerpflichtige Person vorsätzlich eine falsche oder betrügerische Steuererklärung einreicht, kann die IRS eine Strafe in Höhe von 75 % der nicht gezahlten Steuer verhängen.

• Strafe für die Beitreibung von Treuhandgeldern (Trust Fund Recovery Penalty): Wenn ein Unternehmen es versäumt, Lohnsteuern einzubehalten und abzuführen, kann die IRS eine Strafe für die Beitreibung von Treuhandgeldern in Höhe von 100 % des nicht gezahlten Steuerbetrags verhängen.

Diese Strafen können sich schnell summieren, und auch auf nicht gezahlte Steuerbeträge können Zinsen anfallen, sodass der geschuldete Gesamtbetrag im Laufe der Zeit viel höher ausfällt. Es ist wichtig, die Steuergesetze zu erfüllen sowie genaue und fristgerechte Steuererklärungen einzureichen, um diese Strafen und andere Konsequenzen zu vermeiden.

Was ist die Quellensteuer?

Die Quellensteuer ist eine vom IRS angewandte Methode zur Steuererhebung, um sicherzustellen, dass Steuern auf bestimmte Einkommensarten gezahlt werden, selbst wenn der/die Empfänger/in das Einkommen in seiner/ihrer Steuererklärung nicht angibt oder falsche Informationen liefert. Im Rahmen der Quellensteuer muss ein/e Zahlende/r einen Pauschalsatz von 24 % von bestimmten Zahlungen an eine/n Zahlungsempfänger/in einbehalten und diesen Betrag an den IRS abführen. Der einbehaltene Betrag wird dann auf die Einkommensteuerschuld der/des Zahlungsempfängerin/Zahlungsempfängers angerechnet, wenn diese/r die Steuererklärung einreicht.

Zahlungsempfänger/innen können dem Reserveeinbehalt unterliegen, wenn sie es versäumt haben, auf Anforderung eine gültige TIN bereitzustellen, wenn sie eine falsche TIN bereitgestellt haben oder es versäumt haben, bestimmte Einkommensarten auf der Steuererklärung zu melden.

Beispiele für Zahlungen, die einem Reserveeinbehalt unterliegen können:

• Zinsen, Dividenden und andere Arten von Kapitalerträgen
  
• Zahlungen an unabhängige Auftragnehmer/innen oder Freiberufler/innen
  
• Bestimmte Zahlungen an Anwältinnen/Anwälte oder andere Rechtsexpertinnen/Rechtsexperten
  

Für Zahlungsempfänger/innen ist es wichtig, dem/der Zahlenden genaue und aktuelle Informationen zur Verfügung zu stellen, um die Quellensteuer zu vermeiden. Wenn ein/e Zahlungsempfänger/in der Ansicht ist, dass er/sie fälschlicherweise der Quellensteuer unterworfen wird, sollte er/sie sich an den/die Zahlende/n wenden, um das Problem zu klären, und alle erforderlichen Dokumente zur Korrektur der Situation vorlegen.

Anleitung zum ordnungsgemäßen und sicheren Ausfüllen des W-9-Formulars

Wie die meisten Steuerformulare lassen auch W-9 wenig Spielraum für Fehler. Da dieses Formular während der Steuersaison sowohl für Zahlende als auch für Zahlungsempfänger/innen so wichtig ist, lohnt es sich, sich die Zeit zu nehmen, um sicherzustellen, dass das Formular genau so ausgefüllt wird, wie es sein muss. Glücklicherweise ist es ein recht unkomplizierter Prozess. Hier sind einige Schritte, die Ihnen helfen, ein W-9-Formular korrekt auszufüllen:

1. Verstehen Sie den Zweck des Formulars
   Der/die US-Zahlende verwendet das Formular W-9 zur Bestätigung einer TIN. Stellen Sie sicher, dass Sie den Zweck des Formulars verstehen und wissen, wie es sich auf Ihre steuerlichen Meldepflichten auswirkt.

2. Geben Sie korrekte Informationen an
   Prüfen Sie alle von Ihnen im Formular gemachten Angaben, um sicherzustellen, dass sie richtig und aktuell sind. Fehler oder Diskrepanzen können die Verarbeitung Ihrer Zahlung verzögern und dazu führen, dass Sie dem Reserveeinbehalt unterliegen.

3. Verwenden Sie Ihren korrekten rechtsgültigen Namen
   Stellen Sie sicher, dass der von Ihnen auf dem Formular angegebene Name mit dem Namen übereinstimmt, den Sie der Sozialversicherungsverwaltung (SSA) oder der Bundessteuerbehörde der USA genannt haben. Sollten Sie Ihren Namen kürzlich aufgrund einer Eheschließung oder aus anderen Gründen geändert haben, melden Sie die Aktualisierung dieser Angaben an die SSA, bevor Sie das Formular einreichen.

4. Geben Sie Ihre TIN an
   Die wichtigste Information auf dem W-9-Formular ist Ihre TIN, bei der es sich um Ihre SSN oder EIN handeln kann. Stellen Sie sicher, dass Sie die korrekte TIN angeben, um die Quellensteuer zu vermeiden.

So kann Stripe Connect Sie unterstützen

Stripe Connect orchestriert Geldbewegungen unter mehreren Parteien für Softwareplattformen und Marktplätze. Es bietet schnelles Onboarding, integrierte Komponenten, globale Auszahlungen und mehr.

Mit Connect können Sie Folgendes umsetzen:

• Markteinführung innerhalb weniger Wochen: Nutzen Sie von Stripe gehostete oder integrierte Funktionalität, um schneller live zu gehen. Vermeiden Sie die Vorlaufkosten und die Entwicklungszeit, die normalerweise für Zahlungsvermittlungen erforderlich sind.

• Skalierende Zahlungsverwaltung: Nutzen Sie Tools und Services von Stripe, damit Sie keine zusätzlichen Ressourcen für Margin-Reporting, Steuerformulare, Risiken, globale Zahlungsmethoden oder Onboarding-Compliance aufwenden müssen.

• Weltweites Wachstum: Helfen Sie Ihren Nutzerinnen und Nutzern, mehr Kundinnen und Kunden weltweit zu erreichen – mit lokalen Zahlungsmethoden und der Möglichkeit, Umsatzsteuer, Sales Tax (Verkaufssteuer) und GST einfach zu berechnen.

• Schaffung neuer Umsatzquellen: Optimieren Sie den Zahlungsumsatz, indem Sie Gebühren für jede Transaktion einziehen. Monetarisieren Sie die Funktionen von Stripe, indem Sie Vor-Ort-Zahlungen, sofortige Auszahlungen, Einzug der Sales Tax, Finanzierung, Firmenkreditkarten und mehr auf Ihrer Plattform ermöglichen.

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