W-9-formuläret är ett dokument som används av företag för att begära skatteidentifikationsnumret (TIN) för amerikanska betalningsmottagare, till exempel anställda eller investerare. Formuläret har blivit allt viktigare i takt med att fler företag och privatpersoner har övergått till frilans- och kontraktsarbete. Enligt aktuella prognoser kommer närmare 86 miljoner amerikaner att arbeta som frilansare eller entreprenörer i USA fram till 2027. Denna ökning av kontraktsarbete har resulterat i ett större antal betalningar från företag till privatpersoner som inte är anställda, och en motsvarande ökning av antalet inlämnade W-9-formulär.

För företag som arbetar med entreprenörer eller yrkesverksamma som arbetar utanför en heltidsanställning är W-9-formulär förmodligen en välbekant del av verksamheten. Att förstå hur man läser ett W-9-formulär och fyller i det korrekt är avgörande.

Nedan går vi igenom vad du bör veta om W-9-formuläret, inklusive dess olika användningsområden och krav, bästa praxis för att fylla i och lämna in formuläret i enlighet med IRS-reglerna, och hur Stripe hjälper företag att hantera W-9-formulär och andra viktiga skatteformulär.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är W-9-formuläret?
  
• Användningsområden för W-9-formuläret
  
• Vem ansvarar för W-9-formuläret?
  
• Information som krävs i W-9-formuläret
  
• Straffavgifter för ofullständiga W-9-formulär eller sådana som inte uppfyller kraven
  
• Vad är reservinnehållning?
  
• Hur du fyller i W-9-formuläret korrekt och säkert
  
• Så kan Stripe Connect hjälpa dig
  

Vad är blankett W-9?

När ett företag (eller en enskild firma som driver en verksamhet eller ett företag) anlitar en entreprenör eller leverantör för tjänster, är det standardpraxis att inhämta ett ifyllt W-9-formulär från entreprenören eller leverantören innan några betalningar utfärdas. Annars kan företaget bli skyldigt att innehålla skatt från deras betalningar enligt IRS regler för källskatt. Detta IRS-skatteformulär samlar in mottagarens namn, adress och TIN, vilket kan vara ett social security number (SSN) för enskilda firmor eller ett employer identification number (EIN) för företag. Betalare använder denna information för att noggrant rapportera betalningar som gjorts till mottagaren på Form 1099, rapportera dessa betalningar till IRS och efterleva olika skatte- och tillsynskrav.

Finansinstitut använder också formulär W-9 för att efterleva IRS:s Know Your Customer (KYC)-regler. Finansinstitut är skyldiga att få ett TIN från kunder innan de öppnar ett konto, och formulär W-9 används ofta för detta ändamål.

Ladda ner ett W-9-formulär

Om du behöver tillhandahålla eller begära detta formulär bör du alltid använda den aktuella versionen. Du hittar IRS-instruktioner för formulär W-9 och var du kan ladda ner ett officiellt IRS W-9-formulär direkt på IRS.gov landningssida för formulär W-9.

W-9 vs. W-4 och W-8

Det är lätt att blanda ihop W-9 med andra skattedokument, men de tjänar väldigt olika syften:

• W-9 vs. W-4
  Ett W-9 är för oberoende entreprenörer eller leverantörer för att rapportera TIN för formulär som 1099. Däremot används ett W-4-formulär specifikt för anställda för att fastställa deras federala inkomstskatteinnehållning.

• W-9 vs. W-8
  W-9 är strikt för USA-personer (inklusive bosatta utlänningar). Betalningsmottagare utanför USA använder formulär W-8 istället för ett W-9 för att intyga sin utländska status för skatteändamål och för att göra anspråk på potentiella avtalsförmåner.

Användningsområden för W-9-blanketten

Blankett W-9 är ett viktigt skatteformulär som betalare kan använda i många olika situationer där ett skatteregistreringsnummer (TIN) krävs för skatterapportering och regelefterlevnad. Några av de vanligaste användningsområdena för blankett W-9 är:

• Rapportering av formulär 1099-INT
  Utbetalare använder formulär 1099-INT för att rapportera ränteinkomster som betalats ut till en enskild person eller en enhet. När ett företag betalar ränta till någon måste de få ett ifyllt W-9-formulär från mottagaren för att kunna rapportera ränteinkomsten till IRS i formulär 1099-INT.

• Rapportering av formulär 1099-DIV
  Utbetalare använder formulär 1099-DIV för att rapportera utdelningsinkomster som betalats ut till en enskild person eller en enhet. När ett företag betalar utdelning till någon måste de få ett ifyllt W-9-formulär från mottagaren för att kunna rapportera utdelningsinkomsten till IRS i formulär 1099-DIV.

• Rapportering av formulär 1099-B
  Mäklarfirmor använder blankett 1099-B för att rapportera försäljning av aktier, obligationer och andra värdepapper. När en kund säljer värdepapper måste mäklarföretaget få in en ifylld W-9-blankett från mottagaren för att rapportera försäljningen och eventuella kapitalvinster eller förluster på blankett 1099-B.

• Efterlevnad av KYC-regler
  Finansinstitut, som banker och mäklarfirmor, måste inhämta ett TIN från sina kunder innan ett konto kan öppnas till dem. Blankett W-9 används ofta för detta ändamål, eftersom det ger den information som krävs för att följa KYC-reglerna.

• Efterlevnad av regler om reservinnehållning
  Reservinnehållning är ett krav på källskatt som gäller för vissa betalningar – till exempel räntor, utdelningar och andra rapporterbara betalningar – som görs till skattebetalare som inte tillhandahåller ett giltigt TIN. Utbetalare begär ett ifyllt W-9-formulär i förväg för att säkerställa att de har rätt TIN registrerat. Om en betalningsmottagare underlåter att tillhandahålla ett W-9-formulär är utbetalaren skyldig att inleda reservinnehållning och betala in en del av betalningarna direkt till IRS tills ett giltigt W-9 tillhandahålls.

Vem är ansvarig för blankett W-9?

Betalare efterfrågar vanligtvis en ifylld W-9-blankett när de behöver veta TIN för en fysisk eller juridisk person för skatterapporteringsändamål. Betalaren kan vara en privatperson, ett företag, en myndighet eller ett finansinstitut, beroende på den specifika situationen.

Utbetalaren ska begära ett ifyllt W-9-formulär från mottagaren innan några betalningar utfärdas, om betalningarna ska rapporteras till IRS. Om ett företag till exempel anlitar en entreprenör för att utföra tjänster och betalar entreprenören mer än 2 000 USD under året, är företaget skyldigt att rapportera dessa betalningar till IRS på formulär 1099-NEC. För att göra det måste företaget få ett ifyllt W-9-formulär från entreprenören för att fånga upp dennas TIN. Om entreprenören inte tillhandahåller ett W-9 måste utbetalaren inleda reservinnehållning på dessa betalningar.

Fysiska och juridiska personer som tar emot betalningar som ska rapporteras till det amerikanska skatteverket (IRS) måste fylla i en W-9-blankett på betalarens begäran. Detta inkluderar oberoende uppdragstagare, frilansare, leverantörer och andra tjänsteleverantörer som tar emot betalningar från företag eller privatpersoner.

Information som efterfrågas på blankett W-9

Betalningsmottagare bör fylla i W-9-formuläret helt och exakt, som de skulle göra med vilket skatteformulär som helst. Att fylla i och verifiera den information som efterfrågas i W-9-formuläret är viktigt för att säkerställa en exakt rapportering och efterlevnad av skatteregler, för både utbetalaren och entreprenören eller leverantören. När en entreprenör eller leverantör fyller i W-9-formuläret åt en utbetalare ska de ange följande information:

• Namn: Entreprenören eller leverantören ska ange sitt fullständiga registrerade namn som det visas i deras deklaration.

• Företagsnamn (om tillämpligt): Om entreprenören eller leverantören driver ett företag ska de ange företagsnamnet. Ange ditt personliga namn och SSN för en enskild firma (single-member LLC).

• Klassificering av federal skatt: Entreprenören eller leverantören ska ange sin federala skatteklassificering, vilket kan vara en enskild firma, ett partnerskap, C Corporation, S corporation, stiftelse/dödsbo eller en annan enhet. Ange företagsnamn och EIN för ett multi-member LLC och välj "LLC" som federal skatteklassificering.

• Befrielser: Om entreprenören eller leverantören är befriad från reservinnehållning eller rapportering enligt Foreign Account Tax Compliance Act ska de ange detta och ange skälet till befrielsen.

• Adress: Entreprenören eller leverantören ska ange sin postadress.

• Kontonummer: Om entreprenören eller leverantören har ett kontonummer hos företaget kan de lämna denna information. Detta är dock inget krav.

• Skatteidentifikationsnummer (TIN): Den viktigaste informationen som entreprenören eller leverantören måste ange i W-9-formuläret är sitt TIN. Detta kan vara ett SSN för en enskild person eller ett EIN för företag.

När en utbetalare tar emot ett ifyllt W-9-formulär från en entreprenör eller leverantör ska de kontrollera att all information har angetts och att intyget har undertecknats.

Påföljder vid en ofullständigt eller icke korrekt ifylld W-9-blankett.

IRS kan utdöma flera påföljder om en skattebetalare misslyckas med att efterleva skattelagar, och efterlevnadsproblem inkluderar att inte fylla i eller korrekt lämna in ett obligatoriskt skatteformulär. Här är några av de vanligaste påföljderna, som kan bli dyrare beroende på hur allvarlig och varaktig bristande efterlevnad är:

• Påföljd för underlåtenhet att deklarera: Om en skattebetalare underlåter att lämna in en obligatorisk skattedeklaration senast på förfallodagen (inklusive förlängningar) kan IRS utdöma en påföljd på 5 % av det obetalda skattebeloppet för varje månad eller del av månad som deklarationen är försenad, upp till maximalt 25 % av den obetalda skatten. Den minsta påföljden för deklarationer som är mer än 60 dagar sena är antingen 525 USD eller 100 % av den obetalda skatten, beroende på vilket som är lägst.

• Påföljd för underlåtenhet att betala: Om en skattebetalare underlåter att betala hela det skattebelopp som är skyldigt senast på förfallodagen (inklusive förlängningar) kan IRS utdöma en påföljd på 0,5 % av det obetalda skattebeloppet för varje månad eller del av månad som skatten är försenad, upp till maximalt 25 % av den obetalda skatten.

• Noggrannhetsrelaterad påföljd: Om en skattebetalare uppger ett för lågt belopp av den skatt som är skyldig på en skattedeklaration och underskattningen beror på vårdslöshet, åsidosättande av regler eller förordningar, eller en betydande underskattning av inkomst, kan IRS utdöma en noggrannhetsrelaterad påföljd på 20 % av underskattningen.

• Bedrägeripåföljd: Om en skattebetalare avsiktligt lämnar in en falsk eller bedräglig skattedeklaration kan IRS utdöma en påföljd på 75 % av den obetalda skatten.

• Påföljd för återvinning av fondmedel: Om ett företag försummar att innehålla och betala löneskatt kan IRS utdöma en påföljd för återvinning av fondmedel motsvarande 100 % av det obetalda skattebeloppet.

Dessa påföljder kan snabbt summeras, och ränta kan också uppstå på obetalda skattebelopp, vilket gör det totala beloppet mycket högre över tid. Det är viktigt att efterleva skattelagar och lämna in korrekta skattedeklarationer i tid för att undvika dessa påföljder och andra konsekvenser.

Vad är reservinnehållning?

Reservinnehållning är en metod för inkassering av skatt som används av IRS för att säkerställa att skatt betalas på vissa typer av inkomster, även om mottagaren underlåter att rapportera inkomsten i sin deklaration eller tillhandahåller felaktig information. Enligt reglerna om reservinnehållning är en utbetalare skyldig att innehålla en fast räntesats på 24 % från vissa typer av betalningar som görs till en betalningsmottagare och betala in det beloppet till IRS. Det innehållna beloppet dras sedan av från betalningsmottagarens inkomstskatteskuld när hen lämnar in sin deklaration.

En betalningsmottagare kan bli föremål för källskatt om de underlåter att tillhandahålla ett giltigt TIN när det efterfrågas, anger ett felaktigt TIN eller underlåter att rapportera vissa typer av inkomster i sin skattedeklaration.

Exempel på betalningar som kan vara föremål för innehållande av källskatt är:

• Räntor, utdelningar och andra typer av investeringsinkomster
  
• Betalningar till oberoende entreprenörer eller frilansare
  
• Vissa betalningar till advokater eller annan juridisk personal
  

Det är viktigt för betalningsmottagare att tillhandahålla korrekt och uppdaterad information till utbetalaren för att undvika reservinnehållning. Om en betalningsmottagare tror att hen blir föremål för reservinnehållning av misstag bör hen kontakta utbetalaren för att lösa problemet och tillhandahålla eventuell nödvändig dokumentation för att korrigera situationen.

Så här fyller du i W-9-blanketten på ett korrekt och säkert sätt

W-9-formulär lämnar, i likhet med de flesta skatteformulär, lite utrymme för fel. Eftersom detta formulär är så viktigt för både utbetalare och betalningsmottagare under skattesäsongen är det värt att ta sig tid att se till att formuläret fylls i exakt som det ska. Lyckligtvis är det en ganska okomplicerad process. Här är några steg som hjälper dig att fylla i ett W-9-formulär korrekt:

1. Förstå syftet med formuläret
   Den amerikanska utbetalaren använder W-9-formuläret för att intyga ett TIN. Se till att du förstår syftet med formuläret och hur det påverkar dina skyldigheter för skatterapportering.

2. Tillhandahåll korrekt information
   Dubbelkolla all information du anger i blanketten för att säkerställa att den är korrekt och uppdaterad. Eventuella fel eller avvikelser kan försena behandlingen av din betalning och kan leda till källskatt.

3. Använd ditt korrekta registrerade namn
   Kontrollera att namnet du anger på blanketten stämmer överens med det namn som finns registrerat hos Social Security Administration (SSA) eller IRS. Om du nyligen har ändrat ditt namn, på grund av giftermål eller av andra skäl, uppdatera dina uppgifter hos SSA innan du fyller i blanketten.

4. Tillhandahåll ditt TIN
   Den viktigaste informationen i W-9-formuläret är ditt TIN, vilket kan vara ditt SSN eller EIN. Se till att tillhandahålla rätt TIN för att undvika reservinnehållning.

Så kan Stripe Connect hjälpa dig

Stripe Connect samordnar penningöverföringar mellan flera parter för programvaruplattformar och marknadsplatser. Det erbjuder snabb onboarding, inbäddade komponenter, globala utbetalningar och mycket annat.

Connect kan hjälpa dig att:

• Lansera inom några veckor: Använd Stripe-baserad eller integrerad funktionalitet för att lansera snabbare och undvika de höga startkostnaderna och utvecklingstiden som normalt sett krävs för betalningsförmedling.

• Hantera betalningar i stor skala: Använd verktyg och tjänster från Stripe så att du inte behöver avsätta extra resurser för marginalrapportering, skatteformulär, risk, globala betalningsmetoder eller efterlevnad vid onboarding.

• Expandera globalt: Hjälp dina användare att nå fler kunder i hela världen med lokala betalningsmetoder och möjlighet att enkelt beräkna omsättningsskatt, moms och GST.

• Bygg upp nya intäktsströmmar: Optimera intäkterna genom att ta ut avgifter på varje transaktion. Monetarisera Stripes funktioner genom att aktivera betalningar i fysisk miljö, omedelbara utbetalningar, debitering av omsättningsskatt, finansiering, utgiftskort och mycket annat på din plattform.

Läs mer om Stripe Connect eller kom igång idag.