Blankett W-9 har blivit allt viktigare i takt med att fler företag och privatpersoner har övergått till frilans- och kontraktsarbete. Aktuella prognoser förutspår att nästan 86 miljoner amerikaner kommer att arbeta som frilansare eller uppdragstagare i USA år 2027. Att kontraktering ökat så mycket har resulterat i ett större antal betalningar från företag till personer som inte är anställda och en motsvarande ökning av antalet inlämnade W-9-blanketter.

För företag som arbetar med uppdragstagare eller andra yrkesverksamma som arbetar utanför ramen för en heltidsanställning är W-9 sannolikt en välbekant del av verksamheten. Varje år lämnar betalare (t.ex. arbetsgivare eller finansinstitut) in miljontals W-9-blanketter och begär skatteregistreringsnummer (TIN) från betalningsmottagare (t.ex. arbetstagare eller investerare), vilket understryker vikten av detta skatteformulär och behovet av att fylla i detta dokument korrekt och fullständigt.

Nedan följer en översikt över vad du behöver veta om W-9-blankettens olika användningsområdena och krav, hur du på bästa sätt fyller i och lämnar in blanketten i enlighet med IRS-reglerna och hur Stripe hjälper företag att handskas med W-9-blanketter och andra viktiga skatteblanketter.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är blankett W-9?
  
• Användningsområden för blankett W-9
  
• Vem är ansvarig för blankett W-9?
  
• Information som efterfrågas på blankett W-9
  
• Påföljder vid en ofullständigt eller icke korrekt ifylld W-9-blankett
  
• Innehållande av källskatt
  
• Så här fyller du i W-9-blanketten på ett korrekt och säkert sätt
  

Vad är blankett W-9?

När ett företag eller en fysisk person anlitar en uppdragstagare eller leverantör för tjänster måste de få in en ifylld W-9-blankett från uppdragstagaren eller leverantören innan de kan utfärda några betalningar. På IRS-skatteblanketten återfinns mottagarens namn, adress och TIN, vilket kan vara ett socialförsäkringsnummer (SSN) för privatpersoner eller ett arbetsgivarnummer (EIN) för företag. Betalare använder den här informationen för att korrekt rapportera betalningar som görs till mottagaren på blankett 1099, rapportera dessa betalningar till IRS och följa olika skatte- och tillsynskrav.

Finansinstitut använder också blankett W-9 för att följa IRS KYC-reglerna (regler för kundkännedom). Finansinstitut måste erhålla ett skatteregistreringsnummer (TIN) från sina kunder innan de öppnar ett konto, och blankett W-9 används ofta för detta ändamål.

Användningsområden för W-9-blanketten

Blankett W-9 är ett viktigt skatteformulär som betalare kan använda i många olika situationer där ett skatteregistreringsnummer (TIN) krävs för skatterapportering och regelefterlevnad. Några av de vanligaste användningsområdena för blankett W-9 är:

• Rapporteringsblanketten 1099-INT
  Betalare använder blankett 1099-INT för att rapportera ränteintäkter som betalats till en fysisk eller juridisk person. När ett företag eller en privatperson betalar ränta till någon måste de få in en ifylld W-9-blankett från mottagaren för att kunna rapportera ränteintäkterna till IRS på blankett 1099-INT.

• Rapporteringsblanketten 1099-DIV
  Betalare använder blankett 1099-DIV för att rapportera intäkter från utdelningar som betalats till en fysisk eller juridisk person. När ett företag eller en privatperson betalar utdelning till någon måste de få in en ifylld W-9-blankett från mottagaren för att kunna rapportera intäkterna från utdelningen till IRS på blankett 1099-DIV.

• Rapporteringsblanketten 1099-B
  Mäklarfirmor använder blankett 1099-B för att rapportera försäljning av aktier, obligationer och andra värdepapper. När en kund säljer värdepapper måste mäklarföretaget få in en ifylld W-9-blankett från mottagaren för att rapportera försäljningen och eventuella kapitalvinster eller förluster på blankett 1099-B.

• Efterlevnad av KYC-regler
  Finansinstitut, som banker och mäklarfirmor, måste inhämta ett TIN från sina kunder innan ett konto kan öppnas till dem. Blankett W-9 används ofta för detta ändamål, eftersom det ger den information som krävs för att följa KYC-reglerna.

• Efterlevnad av regler för innehållande av källskatt
  Innehållande av källskatt (bakcup withholding) är ett krav på att källskatt ska dras av för vissa betalningar, såsom ränta, utdelningar och andra rapporteringspliktiga betalningar, som görs till skattebetalare som inte tillhandahåller ett giltigt TIN. När en betalare är skyldig att hålla inne skatt enligt reglerna för innehållande av källskatt måste de få in en ifylld W-9-blankett från mottagaren för att säkerställa att de har rätt TIN och undvika potentiella påföljder.

Vem är ansvarig för blankett W-9?

Betalare efterfrågar vanligtvis en ifylld W-9-blankett när de behöver veta TIN för en fysisk eller juridisk person för skatterapporteringsändamål. Betalaren kan vara en privatperson, ett företag, en myndighet eller ett finansinstitut, beroende på den specifika situationen.

Betalaren måste begära att få in en ifylld W-9-blankett från mottagaren innan några betalningar utfärdas, om betalningarna är rapporteringspliktiga till IRS. Om ett företag till exempel anlitar en uppdragstagare för att utföra tjänster och betalar uppdragstagaren mer än 600 USD under ett år, måste företaget rapportera dessa betalningar till IRS på blankett 1099-MISC. För att göra detta måste företaget erhålla en ifylld W-9-blankett från uppdragstagaren för att få reda på uppdragstagarens TIN.

Fysiska och juridiska personer som tar emot betalningar som ska rapporteras till det amerikanska skatteverket (IRS) måste fylla i en W-9-blankett på betalarens begäran. Detta inkluderar oberoende uppdragstagare, frilansare, leverantörer och andra tjänsteleverantörer som tar emot betalningar från företag eller privatpersoner.

Information som efterfrågas på blankett W-9

Som med de flesta skatteblanketter är det viktigt att betalningsmottagaren fyller i W-9-blanketten fullständigt och korrekt. Att fylla i och verifiera den information som efterfrågas i blankett W-9 är viktigt för att säkerställa korrekt skatterapportering och efterlevnad, för både betalaren och uppdragstagaren eller leverantören. När en uppdragstagare eller leverantör fyller i blankett W-9 för en betalare ska de tillhandahålla följande information:

• Namn: Uppdragstagaren eller leverantören ska ange sitt fullständiga juridiska namn så som det anges på deras skattedeklaration.

• Företagsnamn (om tillämpligt): Om uppdragstagaren eller leverantören driver ett företag ska de ange företagsnamnet.

• Federal skatteklassifikation: Uppdragstagaren eller leverantören ska ange sin federala skatteklassificering, som kan vara en fysisk person, enskild firma, partnerskap, C corporation-bolag, S corporation-bolag, trust/dödsbo eller annan enhet.

• Befrielse/undantag: Om uppdragstagaren eller leverantören är befriad från källskatt eller rapportering enligt lagen om skatteefterlevnad för innehavare av konton i utlandet ska de ange detta och ange skälet till befrielsen.

• Adress:Uppdragstagaren eller leverantören ska ange sin postadress.

• Kontonummer: Om uppdragstagaren eller leverantören har ett kontonummer hos företaget kan de tillhandahålla denna information. Detta är dock inget krav.

• Skatteregistreringsnummer (TIN): Den viktigaste informationen som uppdragstagaren eller leverantören måste ange på blankett-W-9 är deras TIN. Detta kan vara ett SSN för en fysisk person eller ett EIN för företag.

När en betalare får en ifylld W-9-blankett från en uppdragstagare eller leverantör bör de kontrollera att all information har tillhandahållits.

Påföljder vid en ofullständigt eller icke korrekt ifylld W-9-blankett.

Det finns flera påföljder som IRS kan utdöma om en skattebetalare inte följer skattelagarna. Detta kan bland annat inkluderar att inte fylla i eller korrekt lämna in ett obligatoriskt skatteformulär. Här är några av de vanligaste påföljderna, som kan bli kostsammare beroende på hur allvarlig överträdelsen är och hur länge den pågår:

• Straffavgift för utelämnad deklaration: Om en skattebetalare inte lämnar in en obligatorisk skattedeklaration senast på förfallodagen (inklusive förlängningar) kan IRS ålägga en straffavgift på 5 % av det obetalda skattebeloppet för varje månad eller del av månad som deklarationen är försenad, upp till högst 25 % av den obetalda skatten. Minsta straffavgift för deklarationer som är mer än 60 dagar försenade är antingen 435 USD eller 100 % av den obetalda skatten, beroende på vilket som är lägst.

• Straffavgift för utebliven betalning: Om en skattebetalare inte betalar hela det skattebelopp som ska betalas på förfallodagen (inklusive förlängningar) kan IRS utdöma en straffavgift på 0,5 % av det obetalda skattebeloppet för varje månad eller del av månad som skatten är försenad, upp till högst 25 % av den obetalda skatten.

• Straffavgift på grund av felaktiga uppgifter: Om en skattebetalare underskattar det skattebelopp som ska betalas på en skattedeklaration och underskattningen beror på vårdslöshet, åsidosättande av regler eller förordningar eller en betydande underskattning av inkomsten, kan IRS utdöma en straffavgift på grund av felaktiga uppgifter på 20 % av underskattningen.

• Straffavgift på grund av bedrägeri: Om en skattebetalare uppsåtligen lämnar in en falsk eller oriktig skattedeklaration kan IRS utdöma en straffavgift på 75 % av den obetalda skatten.

• Straffavgift för sen betalning: Om en skattebetalare lämnar in en skattedeklaration i tid men inte betalar hela det skattebelopp som ska betalas på förfallodagen (inklusive förlängningar), kan IRS påföra en förseningsavgift på 0,5 % av det obetalda skattebeloppet för varje månad eller del av månad som skatten är försenad, upp till högst 25 % av den obetalda skatten.

• Straffavgift för återkrav av förvaltade medel: Om ett företag försummar att innehålla och betala löneskatter kan IRS ålägga en straffavgift för återkrav av förvaltade medel motsvarande 100 % av det obetalda skattebeloppet.

Dessa straffavgifter kan snabbt bli höga, och ränta kan också tillkomma på obetalda skattebelopp, vilket gör det totala skuldbeloppet mycket högre med tiden. Det är viktigt att följa skattelagar och lämna in korrekta skattedeklarationer i tid för att undvika dessa påföljder och andra konsekvenser.

Innehållande av källskatt

Innehållande av källskatt (backup withholding) är en skatteuppbördsmetod som används av IRS för att säkerställa att skatt betalas på vissa typer av inkomster, även om mottagaren inte rapporterar inkomsten i sin skattedeklaration eller lämnar felaktig information. Vid innehållande av källskatt måste betalaren hålla inne en schablonsats på 24 % från vissa typer av betalningar som görs till en betalningsmottagare och betala in det beloppet till IRS. Det innehållna beloppet avräknas sedan mot betalningsmottagarens inkomstskatt när de lämnar in sin skattedeklaration.

En betalningsmottagare kan bli föremål för källskatt om de underlåter att tillhandahålla ett giltigt TIN när det efterfrågas, anger ett felaktigt TIN eller underlåter att rapportera vissa typer av inkomster i sin skattedeklaration.

Exempel på betalningar som kan vara föremål för innehållande av källskatt är:

• Räntor, utdelningar och andra typer av kapitalinkomster
  
• Betalningar som görs till oberoende leverantörer eller frilansare
  
• Hyresbetalningar till utlänningar som inte är bosatta i landet
  
• Vissa betalningar till advokater eller andra jurister
  

Det är viktigt för betalningsmottagare att tillhandahålla korrekt och aktuell information till betalaren för att undvika källskatt. Om en betalningsmottagare anser att de felaktigt har blivit föremål för källskatt bör de kontakta betalaren för att lösa problemet och tillhandahålla all nödvändig dokumentation för att rätta till situationen.

Så här fyller du i W-9-blanketten på ett korrekt och säkert sätt

W-9-blanketten lämnar, liksom de flesta skatteblanketter, inte mycket utrymme för fel. Eftersom denna blankett är så viktigt för både betalare och betalningsmottagare under deklarationssäsongen är det värt att ta sig den tid som krävs för att blanketten fylls i korrekt. Lyckligtvis är det en ganska enkel process. Här följer några tips om hur du fyller W-9-blanketten på rätt sätt:

• Förstå syftet med blanketten
  Betalaren använder W-9-blanketten för att rapportera betalningar som gjorts till IRS. Se till att du förstår syftet med blanketten och hur det påverkar dina skattedeklarationsskyldigheter.

• Tillhandahåll korrekt information
  Dubbelkolla all information du anger i blanketten för att säkerställa att den är korrekt och uppdaterad. Eventuella fel eller avvikelser kan försena behandlingen av din betalning och kan leda till källskatt.

• Använd ditt korrekta juridiska namn
  Kontrollera att namnet du anger på blanketten stämmer överens med det namn som finns registrerat hos Social Security Administration (SSA) eller IRS. Om du nyligen har ändrat ditt namn, på grund av giftermål eller av andra skäl, uppdatera dina uppgifter hos SSA innan du fyller i blanketten.

• Ange ditt TIN
  Den viktigaste informationen på W-9-blanketten är ditt TIN, som kan vara ditt SSN eller EIN. Se till att ange rätt TIN för att undvika källskatt.

Stripe Tax är en lösning som kan hjälpa företag att effektivisera sin skatt genom att automatiskt beräkna och ta ut skatter från kunder, inklusive omsättningsskatt, moms och GST. Stripe Tax kan också förse företag med skatteblanketter, såsom W-9- och 1099-blanketter, för att hjälpa dem att uppfylla skatterapporteringskraven.

Om du är ett företag som använder Stripe för att ta emot betalningar från kunder är det viktigt att se till att du har en ifylld W-9-blankett från alla leverantörer eller uppdragstagare som du betalar med Stripe. Stripe Tax kan hjälpa till att automatisera denna process genom att skicka ut förfrågningar om W-9-blanketten och samla in nödvändig information direkt från leverantörer. För vidare information, börja här.