Le formulaire W-9 est devenu de plus en plus important, car de plus en plus d'entreprises et de particuliers se tournent vers le travail en indépendant et en sous-traitance. Les projections actuelles prévoient que près de 86 millions d'Américains travailleront en tant qu'indépendants ou en sous-traitance aux États-Unis d'ici 2027. Cette augmentation de la sous-traitance s'est traduite par un plus grand nombre de paiements effectués par des entreprises à des personnes qui ne sont pas des employés et par une augmentation correspondante du nombre de formulaires W-9 déposés.

Pour les entreprises qui travaillent avec des sous-traitants ou des professionnels qui travaillent en dehors du cadre d'un emploi à temps plein, le formulaire W-9 fait probablement partie intégrante de leur activité. Chaque année, les payeurs (tels que les employeurs ou les institutions financières) déposent des millions de formulaires W-9 demandant des numéros d'identification fiscale (NIF) aux bénéficiaires (tels que les travailleurs ou les investisseurs), ce qui témoigne de l'importance de ce formulaire fiscal ainsi que de la nécessité de le remplir de manière précise et complète.

Voici un aperçu de ce que vous devez savoir sur les différentes utilisations et exigences du formulaire W-9, les bonnes pratiques pour remplir et déposer le formulaire en conformité avec les réglementations de l'IRS, et comment Stripe permet aux entreprises de gérer les formulaires W-9 ainsi que d'autres formulaires fiscaux importants.

Sommaire

• Qu'est-ce qu'un formulaire W-9 ?
  
• Utilisations du formulaire W-9
  
• Qui est responsable du formulaire W-9 ?
  
• Informations requises dans le formulaire W-9
  
• Pénalités en cas de formulaire W-9 incomplet ou non conforme
  
• Retenue d'impôt de réserve
  
• Comment remplir correctement et en toute sécurité le formulaire W-9
  

Qu'est-ce qu'un formulaire W-9 ?

Lorsqu'une entreprise ou un particulier engage un sous-traitant ou un prestataire de services, il doit obtenir de ce dernier un formulaire W-9 dûment rempli avant d'effectuer tout paiement. Ce formulaire fiscal de l'IRS recueille le nom, l'adresse et le NIF du destinataire, qui peut être un numéro de sécurité sociale (SSN) pour les particuliers ou un numéro d'identification d'employeur (EIN) pour les entreprises. Les payeurs utilisent ces informations pour déclarer avec précision les paiements effectués au bénéficiaire sur le formulaire 1099, déclarer ces paiements à l'IRS et se conformer à diverses exigences fiscales et réglementaires.

Les institutions financières utilisent également le formulaire W-9 pour se conformer aux règles de l'IRS relatives à la connaissance du client (« Know Your Customer » ou KYC). Les institutions financières sont tenues d'obtenir un NIF de leurs clients avant l'ouverture d'un compte, et le formulaire W-9 est souvent utilisé à cette fin.

Utilisations du formulaire W-9

Le formulaire W-9 est un formulaire fiscal important que les payeurs utilisent dans diverses situations où un NIF est requis à des fins de déclaration fiscale et de conformité. Les utilisations les plus courantes du formulaire W-9 figurent ci-dessous.

• Déclaration du formulaire 1099-INT
  Les payeurs utilisent le formulaire 1099-INT pour déclarer les revenus d'intérêts versés à une personne physique ou morale. Lorsqu'une entreprise ou un particulier versent des intérêts à quelqu'un, ils doivent obtenir du bénéficiaire un formulaire W-9 dûment rempli afin de déclarer les revenus d'intérêts à l'IRS au moyen du formulaire 1099-INT.

• Déclaration du formulaire 1099-DIV
  Les payeurs utilisent le formulaire 1099-DIV pour déclarer les revenus de dividendes versés à une personne physique ou morale. Lorsqu'une entreprise ou un particulier versent des dividendes à quelqu'un, ils doivent obtenir du bénéficiaire un formulaire W-9 dûment rempli afin de déclarer les revenus de dividendes à l'IRS au moyen du formulaire 1099-DIV.

• Déclaration du formulaire 1099-B
  Les sociétés de courtage utilisent le formulaire 1099-B pour déclarer les ventes d'actions, d'obligations et d'autres titres. Lorsqu'un client vend des titres, la société de courtage est tenue d'obtenir du destinataire un formulaire W-9 dûment rempli afin de déclarer la vente et les éventuelles plus-values ou moins-values sur le formulaire 1099-B.

• Respect des règles KYC
  Les institutions financières, telles que les banques et les sociétés de courtage, sont tenues d'obtenir un NIF de leurs clients avant d'ouvrir leur compte. Le formulaire W-9 est souvent utilisé à cette fin, car il fournit les informations nécessaires pour se conformer aux règles KYC.

• Respect des règles en matière de retenue d'impôt de réserve
  La retenue à la source est une obligation de retenue fiscale qui s'applique à certains paiements (tels que les intérêts, les dividendes et d'autres paiements à déclarer) effectués au profit de contribuables qui ne fournissent pas de NIF valide. Lorsqu'un payeur est tenu de prélever des impôts en vertu des règles relatives à la retenue d'impôt de réserve, il doit obtenir du bénéficiaire un formulaire W-9 dûment rempli afin de s'assurer qu'il dispose du bon NIF et d'éviter d'éventuelles pénalités.

Qui est responsable du formulaire W-9 ?

Les payeurs demandent généralement un formulaire W-9 lorsqu'ils ont besoin d'obtenir le NIF d'une personne ou d'une entité à des fins de déclaration fiscale. Le payeur peut être un particulier, une entreprise, un organisme public ou une institution financière, selon les cas.

Le payeur est tenu de demander au bénéficiaire un formulaire W-9 dûment rempli avant d'effectuer tout paiement, si les paiements doivent être déclarés à l'IRS. Par exemple, si une entreprise engage un sous-traitant pour fournir des services et lui verse plus de 600 dollars au cours de l'année, elle est tenue de déclarer ces paiements à l'IRS au moyen du formulaire 1099-MISC. Pour ce faire, l'entreprise doit obtenir du sous-traitant un formulaire W-9 dûment rempli afin de saisir le NIF du sous-traitant.

Les particuliers et les entités qui reçoivent des paiements devant être déclarés à l'IRS sont tenus de remplir un formulaire W-9, si le payeur le leur demande. Il s'agit des travailleurs indépendants, des freelances, des prestataires et autres fournisseurs de services qui reçoivent des paiements de la part d'entreprises ou de particuliers.

Informations requises dans le formulaire W-9

Comme pour la plupart des formulaires fiscaux, il est important que les bénéficiaires remplissent le formulaire W-9 de manière complète et précise. Il est important de compléter et de vérifier les informations demandées dans le formulaire W-9 afin de garantir l'exactitude des déclarations fiscales et le respect de la législation, tant pour le payeur que pour le sous-traitant ou le prestataire. Lorsqu'un sous-traitant ou un prestataire remplit le formulaire W-9 pour le compte d'un payeur, il doit fournir les informations suivantes :

• Nom : Le sous-traitant ou le prestataire doit indiquer son nom légal complet tel qu'il apparaît sur sa déclaration d'impôts.

• Nom de l'entreprise (le cas échéant) : Si le sous-traitant ou le prestataire exploite une entreprise, il doit en indiquer la raison sociale.

• Classification fiscale fédérale : Le sous-traitant ou le prestataire doit indiquer sa classification fiscale fédérale, qui peut consister en une personne physique, une entreprise individuelle, une société de personnes, une entreprise de type C, une entreprise de type S, une fiducie/patrimoine ou une autre entité.

• Exemptions : Si le sous-traitant ou le prestataire est exonéré de la retenue d'impôt de réserve ou de la déclaration au titre de la loi sur la conformité fiscale des comptes étrangers (Foreign Account Tax Compliance Act), il doit l'indiquer et fournir la raison de l'exemption.

• Adresse : Le sous-traitant ou le prestataire doit indiquer son adresse postale.

• Numéros de comptes : Si l'entrepreneur ou le vendeur dispose d'un numéro de compte auprès de l'entreprise, il peut fournir cette information. Toutefois, cela n'est pas obligatoire.

• Numéro identification fiscale (NIF) : L'information la plus importante que le sous-traitant ou le prestataire doit fournir sur le formulaire W-9 est son numéro d'identification fiscal (NIF). Il peut s'agir d'un SSN (numéro de sécurité sociale) pour les particuliers ou d'un EIN (numéro d'identification employeur) pour les entreprises.

Lorsqu'un payeur reçoit un formulaire W-9 rempli de la part d'un sous-traitant ou d'un prestataire, il doit vérifier que toutes les informations ont été fournies.

Pénalités en cas de formulaire W-9 incomplet ou non conforme

L'IRS peut imposer plusieurs pénalités si un contribuable ne respecte pas la législation fiscale. Ces problèmes de conformité englobent le fait de ne pas remplir ou de ne pas déposer correctement un formulaire fiscal obligatoire. Voici quelques-unes des sanctions les plus courantes, qui peuvent devenir plus coûteuses en fonction de la gravité et de la durée de la non-conformité :

• Pénalité pour défaut de dépôt : Si un contribuable ne remplit pas la déclaration d'impôt requise dans les délais impartis (notamment en cas de prolongation), l'IRS peut imposer une pénalité de 5 % du montant de l'impôt impayé pour chaque mois ou partie de mois où la déclaration est en retard, jusqu'à un maximum de 25 % de l'impôt impayé. La pénalité minimale pour les déclarations en retard de plus de 60 jours est de 435 dollars ou de 100 % de l'impôt impayé, le montant le moins élevé étant retenu.

• Non-paiement de la pénalité : Si un contribuable ne paie pas le montant total de l'impôt dû à la date d'échéance (notamment en cas de prolongation), l'IRS peut imposer une pénalité de 0,5 % du montant de l'impôt impayé pour chaque mois ou partie de mois de retard, jusqu'à un maximum de 25 % de l'impôt impayé.

• Pénalité liée à une imprécision : Si un contribuable sous-estime le montant de l'impôt dû dans une déclaration fiscale et que cette sous-estimation est due à la négligence, au non-respect des règles ou réglementations, ou à une sous-estimation substantielle de ses revenus, l'IRS peut imposer une pénalité liée à l'exactitude de 20 % de la sous-estimation.

• Pénalité pour fraude : Si un contribuable produit délibérément une déclaration d'impôt fausse ou frauduleuse, l'IRS peut imposer une pénalité de 75 % de l'impôt impayé.

• __ Pénalité pour retard de paiement :__ Si un contribuable dépose une déclaration d'impôt à temps mais ne paie pas le montant total de l'impôt dû à la date d'échéance (notamment en cas de prolongation), l'IRS peut imposer une pénalité de retard de 0,5 % du montant de l'impôt impayé pour chaque mois ou partie de mois de retard, jusqu'à un maximum de 25 % de l'impôt impayé.

• Pénalité de recouvrement d'un fonds fiduciaire : Si une entreprise néglige de retenir et de payer ses charges sociales, l'IRS peut imposer une pénalité de recouvrement d'un fonds fiduciaire égale à 100 % du montant de l'impôt impayé.

Ces pénalités peuvent s'accumuler rapidement, et les intérêts peuvent également s'accumuler sur les montants d'impôts non payés, ce qui rend le montant total dû beaucoup plus élevé au fil du temps. Il est important de respecter la législation fiscale et de remplir des déclarations de revenus de manière précise et dans les délais prévus afin d'éviter de telles pénalités et d'autres conséquences.

Retenue d'impôt de réserve

La retenue de l'impôt de réserve est une méthode de recouvrement de l'impôt utilisée par l'IRS pour s'assurer que l'impôt est payé sur certains types de revenus, même si le bénéficiaire ne déclare pas ces revenus dans sa déclaration d'impôt ou fournit des informations incorrectes. Dans le cadre de la retenue de l'impôt de réserve, le payeur est tenu de retenir un taux forfaitaire de 24 % sur certains types de paiements effectués au profit d'un bénéficiaire et de verser ce montant à l'IRS. Le montant retenu est ensuite déduit de l'impôt sur le revenu dû par le bénéficiaire lorsqu'il remplit sa déclaration d'impôt.

Un bénéficiaire peut être soumis à une retenue d'impôt de réserve s'il ne fournit pas un NIF valide lorsque cela est requis, s'il fournit un NIF incorrect ou s'il ne déclare pas certains types de revenus dans sa déclaration d'impôt.

Voici quelques exemples de paiements pouvant faire l'objet d'une retenue d'impôt de réserve :

• Intérêts, dividendes et autres types de revenus d'investissement
  
• Paiements effectués à des travailleurs indépendants ou à des freelances
  
• Loyers versés à des étrangers non résidents
  
• Certains paiements versés à des avocats ou à d'autres professionnels du droit
  

Il est important que les bénéficiaires fournissent des informations exactes et à jour au payeur afin d'éviter les retenues d'impôts de réserve. Si un bénéficiaire pense qu'il est soumis à une retenue de réserve par erreur, il doit contacter le payeur afin de résoudre le problème et fournir tous les documents nécessaires pour corriger la situation.

Comment remplir correctement et en toute sécurité le formulaire W-9

Les formulaires W-9, comme la plupart des formulaires fiscaux, laissent peu de place à l'erreur. Ce formulaire étant très important pour les payeurs et les bénéficiaires pendant la période fiscale, il vaut la peine de prendre le temps de s'assurer que le formulaire est rempli exactement comme il se doit. Heureusement, le processus est assez simple. Voici quelques conseils pour remplir correctement le formulaire W-9 :

• Comprendre l'objectif du formulaire
  Le payeur utilise le formulaire W-9 pour déclarer à l'IRS les paiements qui vous sont faits. Assurez-vous de bien comprendre l'objectif du formulaire et son incidence sur vos obligations fiscales.

• Fournir des informations exactes
  Vérifiez à nouveau toutes les informations que vous fournissez dans le formulaire pour vous assurer qu'elles sont exactes et à jour. Toute erreur ou divergence peut retarder le traitement de votre paiement et entraîner une retenue d'impôt de réserve.

• Utilisation de votre dénomination sociale exacte
  Assurez-vous que le nom que vous indiquez sur le formulaire correspond au nom figurant dans les dossiers de l'administration de la sécurité sociale (SSA) ou de l'administration fiscale (IRS). Si vous avez récemment changé de nom, à la suite d'un mariage ou pour d'autres raisons, mettez à jour vos informations auprès de la sécurité sociale (SSA) avant de remplir le formulaire.

• Indiquer votre NIF
  Votre NIF est l'information la plus importante du formulaire W-9. Il peut s'agir de votre SSN ou de votre EIN. Veillez à fournir le NIF correct afin d'éviter les retenues d'impôt de réserve.

Stripe Tax est une solution qui peut aider les entreprises à rationaliser leurs taxes en calculant et en collectant automatiquement les taxes auprès des clients, y compris la taxe de vente, la TVA et la TPS. Stripe Tax peut également fournir aux entreprises des formulaires fiscaux, tels que les formulaires W-9 et 1099, afin de les aider à se conformer aux exigences en matière de déclaration fiscale.

Si vous êtes propriétaire d'une entreprise et que vous utilisez Stripe pour collecter les paiements de vos clients, il est important de vous assurer que vous avez collecté un formulaire W-9 rempli auprès de tous les prestataires ou sous-traitants que vous payez à l'aide de Stripe. Stripe Tax peut aider à automatiser ce processus en envoyant des demandes de formulaires W-9 et en collectant les informations nécessaires directement auprès des prestataires. Pour en savoir plus, commencez ici.