Le formulaire W-9 est un document utilisé par les entreprises pour demander le numéro d'identification du contribuable (NIF) des bénéficiaires des États-Unis, tels que les travailleurs ou les investisseurs. Le formulaire est devenu de plus en plus important à mesure que davantage d'entreprises et de particuliers se sont tournés vers le travail indépendant et à contrat. Les projections actuelles prévoient que près de 86 millions d'Américains travailleront comme indépendants ou sous-traitants aux États-Unis d'ici 2027. Cette augmentation du travail à contrat a entraîné un plus grand nombre de paiements de la part d'entreprises à des particuliers qui ne sont pas des employés, et une augmentation correspondante du nombre de formulaires W-9 déposés.

Pour les entreprises qui travaillent avec des sous-traitants ou des professionnels exerçant en dehors du cadre d'un emploi à temps plein, les formulaires W-9 font probablement partie de la routine commerciale. Il est crucial de comprendre comment lire un formulaire W-9 et comment le remplir avec précision.

Ci-dessous, nous aborderons ce que vous devez savoir sur le formulaire W-9, y compris ses différentes utilisations et exigences, les bonnes pratiques pour remplir et déposer le formulaire en conformité avec les réglementations de l'IRS, et la façon dont Stripe aide les entreprises à gérer les formulaires W-9 et d'autres formulaires fiscaux importants.

Que contient cet article?

• Qu'est-ce que le formulaire W-9 ?
  
• Utilisations du formulaire W-9
  
• Qui est responsable du formulaire W-9 ?
  
• Informations requises sur le formulaire W-9
  
• Pénalités pour un formulaire W-9 incomplet ou non conforme
  
• Qu'est-ce que la retenue à la source de précaution ?
  
• Comment remplir correctement et en toute sécurité le formulaire W-9
  
• Comment Stripe Connect peut vous aider
  

Qu'est-ce qu'un formulaire W-9?

Lorsqu'une entreprise (ou un particulier exerçant une activité commerciale ou une entreprise) embauche un sous-traitant ou un fournisseur pour des services, il est de pratique courante d'obtenir un formulaire W-9 rempli de la part du sous-traitant ou du fournisseur avant d'émettre tout paiement. Autrement, l'entreprise pourrait être tenue de retenir des impôts sur ses paiements en vertu des règles de retenue de garantie de l'IRS. Ce formulaire fiscal de l'IRS recueille le nom, l'adresse et le NIF du bénéficiaire, qui peut être un numéro de sécurité sociale (SSN) pour les particuliers ou un numéro d'identification d'employeur (EIN) pour les entreprises. Les payeurs utilisent ces renseignements pour déclarer avec précision les paiements versés au bénéficiaire sur le formulaire 1099, déclarer ces paiements à l'IRS et respecter diverses exigences fiscales et réglementaires.

Les institutions financières utilisent également le formulaire W-9 pour respecter les règles de connaissance du client (KYC) de l'IRS. Les institutions financières sont tenues d'obtenir un NIF de la part de leurs clients avant d'ouvrir un compte, et le formulaire W-9 est souvent utilisé à cette fin.

Télécharger un formulaire W-9

Si vous devez fournir ou demander ce formulaire, vous devez toujours utiliser la version actuelle. Vous pouvez trouver les instructions de l'IRS pour le formulaire W-9 et l'endroit où télécharger un formulaire W-9 officiel de l'IRS directement sur la page d'accueil du formulaire W-9 sur IRS.gov.

Formulaire W-9 par rapport aux formulaires W-4 et W-8

Il est facile de confondre le formulaire W-9 avec d'autres documents fiscaux, mais ils servent des objectifs très différents :

• Formulaire W-9 par rapport au formulaire W-4
  Un formulaire W-9 est destiné aux sous-traitants indépendants ou aux fournisseurs pour déclarer les NIF pour des formulaires comme le 1099. En revanche, un formulaire W-4 est utilisé précisément pour les employés et employées afin de déterminer leur retenue d'impôt fédéral sur le revenu.

• Formulaire W-9 par rapport au formulaire W-8
  Le formulaire W-9 est strictement réservé aux personnes des États-Unis (y compris les étrangers résidents). Les bénéficiaires ne résidant pas aux États-Unis utilisent le formulaire W-8 plutôt qu'un formulaire W-9 pour certifier leur statut étranger à des fins fiscales et pour réclamer d'éventuels avantages en vertu de traités.

Utilisations du formulaire W-9

Le formulaire W-9 est un formulaire fiscal important que les payeurs utilisent dans diverses situations où un NIF est requis à des fins de déclaration fiscale et de conformité. Les utilisations les plus courantes du formulaire W-9 figurent ci-dessous.

• Déclaration du formulaire 1099-INT
  Les payeurs utilisent le formulaire 1099-INT pour déclarer le bénéfice d'intérêts versé à un particulier ou à une entité. Lorsqu'une entreprise verse des intérêts à quelqu'un, elle est tenue d'obtenir un formulaire W-9 rempli du bénéficiaire afin de déclarer le bénéfice d'intérêts à l'IRS sur le formulaire 1099-INT.

• Déclaration du formulaire 1099-DIV
  Les payeurs utilisent le formulaire 1099-DIV pour déclarer le bénéfice de dividendes versé à un particulier ou à une entité. Lorsqu'une entreprise verse des dividendes à quelqu'un, elle est tenue d'obtenir un formulaire W-9 rempli du bénéficiaire afin de déclarer le bénéfice de dividendes à l'IRS sur le formulaire 1099-DIV.

• Déclaration du formulaire 1099-B
  Les sociétés de courtage utilisent le formulaire 1099-B pour déclarer les ventes d'actions, d'obligations et d'autres titres. Lorsqu'un client vend des titres, la société de courtage est tenue d'obtenir du destinataire un formulaire W-9 dûment rempli afin de déclarer la vente et les éventuelles plus-values ou moins-values sur le formulaire 1099-B.

• Conformité aux règles de connaissance du client
  Les institutions financières, telles que les banques et les sociétés de courtage, sont tenues d'obtenir un NIF de leurs clients avant d'ouvrir leur compte. Le formulaire W-9 est souvent utilisé à cette fin, car il fournit les informations nécessaires pour se conformer aux règles relatives à la connaissance du client.

• Conformité aux règles de retenue à la source de précaution
  La retenue à la source de précaution est une exigence de retenue fiscale qui s'applique à certains paiements (tels que les intérêts, les dividendes et autres paiements à déclarer) effectués aux contribuables qui ne fournissent pas de NIF valide. Les payeurs requièrent un formulaire W-9 rempli à l'avance pour s'assurer qu'ils ont le bon NIF dans leurs dossiers. Si un bénéficiaire ne fournit pas de W-9, le payeur est tenu d'initier la retenue à la source de précaution et de re une partie des paiements directement à l'IRS jusqu'à ce qu'un W-9 valide soit fourni.

Qui est responsable du formulaire W-9?

Les payeurs demandent généralement un formulaire W-9 lorsqu'ils ont besoin d'obtenir le NIF d'une personne ou d'une entité à des fins de déclaration fiscale. Le payeur peut être un particulier, une entreprise, un organisme public ou une institution financière, selon les cas.

Le payeur doit demander un formulaire W-9 rempli au bénéficiaire avant d'émettre des paiements, si les paiements doivent être déclarés à l'IRS. Par exemple, si une entreprise embauche un sous-traitant pour effectuer des services et paie le sous-traitant plus de 2 000 $ au cours de l'année, l'entreprise est tenue de déclarer ces paiements à l'IRS sur le formulaire 1099-NEC. Pour ce faire, l'entreprise doit obtenir un formulaire W-9 rempli du sous-traitant afin de saisir le NIF de ce dernier. Si le sous-traitant ne fournit pas de W-9, le payeur doit initier la retenue à la source de précaution sur ces paiements.

Les particuliers et les entités qui reçoivent des paiements devant être déclarés à l'IRS sont tenus de remplir un formulaire W-9, si le payeur le leur demande. Il s'agit des travailleurs indépendants, des pigistes, des prestataires et d'autres fournisseurs de services qui reçoivent des paiements de la part d'entreprises ou de particuliers.

Informations requises dans le formulaire W-9

Les bénéficiaires doivent remplir le formulaire W-9 de manière complète et exacte, comme ils le feraient pour tout formulaire fiscal. Remplir et vérifier les informations demandées par le formulaire W-9 est important pour assurer l'exactitude de la déclaration de revenus et de la conformité, tant pour le payeur que pour le sous-traitant ou le fournisseur. Lorsqu'un sous-traitant ou un fournisseur remplit le formulaire W-9 pour un payeur, il doit fournir les informations suivantes :

• Nom : Le sous-traitant ou le fournisseur doit fournir sa dénomination sociale complète, telle qu'elle figure sur sa déclaration de revenus.

• Nom de l'entreprise (le cas échéant) : Si le sous-traitant ou le fournisseur exploite une entreprise, il doit fournir le nom de l'entreprise. Pour une société à responsabilité limitée (SARL) à associé unique, entrez votre nom personnel et votre SSN.

• Classification fiscale fédérale : Le sous-traitant ou le fournisseur doit indiquer sa classification fiscale fédérale, qui peut être un particulier/une entreprise individuelle, une société de personnes, une entreprise de type C, une entreprise de type S, une fiducie/succession, ou une autre entité. Pour une SARL à plusieurs associés, entrez le nom de l'entreprise et l'EIN, puis sélectionnez « LLC » comme classification fiscale fédérale.

• Exemptions : Si le sous-traitant ou le fournisseur est exempté de la retenue à la source de précaution ou de la déclaration en vertu de la loi Foreign Account Tax Compliance Act, il doit l'indiquer et fournir le motif de l'exemption.

• Adresse : Le sous-traitant ou le fournisseur doit fournir son adresse postale.

• Numéros de compte : Si le sous-traitant ou le fournisseur possède un numéro de compte auprès de l'entreprise, il peut fournir cette information. Toutefois, cela n'est pas obligatoire.

• Numéro d'identification du contribuable (NIF) : L'information la plus importante que le sous-traitant ou le fournisseur doit fournir sur le formulaire W-9 est son NIF. Il peut s'agir d'un SSN pour un particulier ou d'un EIN pour les entreprises.

Lorsqu'un payeur reçoit un formulaire W-9 rempli de la part d'un sous-traitant ou d'un fournisseur, il doit vérifier que toutes les informations ont été fournies et que l'attestation a été signée.

Pénalités en cas de formulaire W-9 incomplet ou non conforme

L'IRS peut imposer plusieurs pénalités si un contribuable ne parvient pas à respecter les lois fiscales, et les problèmes de conformité incluent le fait de ne pas remplir ou produire correctement un formulaire fiscal requis. Voici quelques-unes des pénalités les plus courantes, qui peuvent devenir plus coûteuses en fonction de la gravité et de la durée de la non-conformité :

• Pénalité pour défaut de production : Si un contribuable ne produit pas une déclaration de revenus requise à la date d'échéance (y compris les prolongations), l'IRS peut imposer une pénalité de 5 % du montant d'impôt impayé pour chaque mois ou fraction de mois de retard, jusqu'à concurrence de 25 % de l'impôt impayé. La pénalité minimale pour les déclarations en retard de plus de 60 jours est de 525 $ ou 100 % de l'impôt impayé, selon le montant le moins élevé.

• Pénalité pour défaut de paiement : Si un contribuable ne paie pas le montant total de l'impôt dû à la date d'échéance (y compris les prolongations), l'IRS peut imposer une pénalité de 0,5 % du montant d'impôt impayé pour chaque mois ou fraction de mois de retard, jusqu'à concurrence de 25 % de l'impôt impayé.

• Pénalité liée à l'exactitude : Si un contribuable sous-estime le montant d'impôt dû dans une déclaration de revenus et que cette sous-estimation est attribuable à la négligence, au mépris des règles ou des règlements, ou à une sous-estimation substantielle du revenu, l'IRS peut imposer une pénalité liée à l'exactitude de 20 % de la sous-estimation.

• Pénalité pour fraude : Si un contribuable produit délibérément une déclaration de revenus fausse ou frauduleuse, l'IRS peut imposer une pénalité de 75 % de l'impôt impayé.

• Pénalité pour recouvrement de fonds en fiducie : Si une entreprise néglige de retenir et de payer les impôts sur les salaires, l'IRS peut imposer une pénalité pour recouvrement de fonds en fiducie équivalant à 100 % du montant d'impôt impayé.

Ces pénalités peuvent s'accumuler rapidement et des intérêts peuvent également s'ajouter aux montants d'impôt impayés, rendant le montant total dû beaucoup plus élevé au fil du temps. Il est important de respecter les lois fiscales et de produire des déclarations de revenus exactes et à temps pour éviter ces pénalités et d'autres conséquences.

Qu'est-ce que la retenue à la source de précaution ?

La retenue à la source de précaution est une méthode de recouvrement fiscal utilisée par l'IRS pour s'assurer que les impôts sont payés sur certains types de bénéfices, même si le bénéficiaire omet de déclarer le bénéfice sur sa déclaration de revenus ou fournit des informations incorrectes. Dans le cadre de la retenue à la source de précaution, un payeur est tenu de retenir un taux forfaitaire de 24 % sur certains types de paiements effectués à un bénéficiaire et de re ce montant à l'IRS. Le montant retenu est ensuite déduit de l'impôt sur le bénéfice du bénéficiaire lorsqu'il dépose sa déclaration de revenus.

Un bénéficiaire peut être soumis à une retenue d'impôt de réserve s'il ne fournit pas un NIF valide lorsque cela est requis, s'il fournit un NIF incorrect ou s'il ne déclare pas certains types de revenus dans sa déclaration d'impôt.

Voici quelques exemples de paiements pouvant faire l'objet d'une retenue d'impôt de réserve :

• Intérêts, dividendes et autres types de bénéfices d'investissement
  
• Paiements effectués à des sous-traitants ou travailleurs indépendants
  
• Certains paiements effectués à des avocats ou à d'autres professionnels juridiques
  

Il est important que les bénéficiaires fournissent des informations exactes et à jour au payeur afin d'éviter la retenue à la source de précaution. Si un bénéficiaire estime faire l'objet d'une retenue à la source de précaution par erreur, il doit communiquer avec le payeur pour résoudre le problème et fournir toute la documentation nécessaire pour corriger la situation.

Comment remplir correctement et en toute sécurité le formulaire W-9

Les formulaires W-9, comme la plupart des formulaires fiscaux, laissent peu de place à l'erreur. Étant donné que ce formulaire est très important pour les payeurs et les bénéficiaires pendant la saison des impôts, il vaut la peine de prendre le temps de s'assurer que le formulaire est rempli exactement comme il se doit. Heureusement, c'est un processus assez simple. Voici quelques étapes pour vous aider à remplir correctement un formulaire W-9 :

1. Comprendre l'objectif du formulaire
   Le payeur des États-Unis utilise le formulaire W-9 pour certifier un NIF. Assurez-vous de comprendre l'objectif du formulaire et la façon dont il affecte vos obligations de déclaration fiscale.

2. Fournir des informations exactes
   Vérifiez attentivement toutes les informations que vous fournissez dans le formulaire pour vous assurer qu'elles sont exactes et à jour. Toute erreur ou divergence peut retarder le traitement de votre paiement et entraîner une retenue d'impôt de réserve.

3. Utiliser votre dénomination sociale exacte
   Assurez-vous que le nom que vous indiquez sur le formulaire correspond au nom figurant dans les dossiers de l'administration de la sécurité sociale (SSA) ou de l'administration fiscale (IRS). Si vous avez récemment changé de nom, à la suite d'un mariage ou pour d'autres raisons, mettez à jour vos informations auprès de la sécurité sociale (SSA) avant de remplir le formulaire.

4. Fournir votre NIF
   L'information la plus importante sur le formulaire W-9 est votre NIF, qui peut être votre SSN ou votre EIN. Assurez-vous de fournir le bon NIF pour éviter la retenue à la source de précaution.

Comment Stripe Connect peut vous aider

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