O informe W-9 tem se tornado cada vez mais importante à medida que mais empresas e indivíduos se voltam para o trabalho autônomo e por contrato. As projeções atuais preveem que quase 86 milhões de americanos trabalharão como autônomos ou contratados nos EUA até 2027. Esse aumento nas contratações resultou em um aumento no número de pagamentos de empresas para pessoas físicas que não são funcionários e no número correspondente de informes W-9 declarados.

Para empresas que trabalham com prestadores de serviços ou qualquer profissional que trabalha fora do contexto de emprego em tempo integral, os W-9 provavelmente são uma parte familiar da realização de negócios. Todos os anos, os pagadores (como empregadores ou instituições financeiras) registram milhões de W-9s solicitando números de identificação fiscal (TINs) dos beneficiários (como trabalhadores ou investidores), ressaltando a importância desse informe fiscal e a necessidade de preenchê-lo de forma precisa e completa.

Aqui está uma visão geral do que você precisa saber sobre os diferentes usos e requisitos do informe W-9, práticas recomendadas para preencher e declarar o informe em conformidade com IRS regulamentos e como Stripe ajuda as empresas a lidar com informes W-9 e outros informes fiscais importantes.

O que há neste artigo?

• O que é o informe W-9?
  
• Usos para o informe W-9
  
• Quem é responsável pelo informe W-9?
  
• Informações necessárias no informe W-9
  
• Penalidades por informe W-9 incompleto ou fora de conformidade
  
• Retenção na fonte
  
• Como preencher corretamente e com segurança o informe W-9
  

O que é o informe W-9?

Quando uma empresa ou indivíduo contrata um prestador de serviços ou fornecedor para serviços, é necessário obter um informe W-9 preenchido do prestador de serviços ou fornecedor antes de emitir qualquer pagamento. Este informe fiscal do IRS coleta o nome, o endereço e o TIN do destinatário, que pode ser um número de seguridade social (SSN) para pessoas físicas ou um número de identificação do empregador (EIN) para empresas. Os pagadores usam essas informações para declarar corretamente os pagamentos feitos ao beneficiário no informe 1099, declarar esses pagamentos ao IRS e cumprir vários requisitos fiscais e regulatórios.

As instituições financeiras também usam o informe W-9 para cumprir as regras conheça seu cliente (KYC) do IRS. As instituições financeiras são obrigadas a obter um TIN dos clientes antes de abrirem uma conta, e o informe W-9 é frequentemente usado para essa finalidade.

Usos para o informe W-9

O informe W-9 é um informe fiscal importante que os pagadores usem em diversas situações em que o TIN é obrigatório para fins de conformidade e declaração de impostos. Alguns dos usos comuns para o informe W-9 incluem:

• Declaração do informe 1099-INT
  Os pagadores usam o informe 1099-INT para declarar rendimentos de juros pagos a uma pessoa física ou jurídica. Quando uma empresa ou indivíduo paga juros a alguém, é preciso obter um informe W-9 preenchido do destinatário para declarar a renda de juros ao IRS no informe 1099-INT.

• Declaração de informe 1099-DIV
  Os pagadores usam o informe 1099-DIV para declarar rendimentos de dividendos pagos a uma pessoa física ou jurídica. Quando uma empresa ou indivíduo paga dividendos a alguém, é preciso obter um informe W-9 preenchido do destinatário para declarar os rendimentos de dividendos ao IRS no informe 1099-DIV.

• Declaração do informe 1099-B
  As corretoras usam o informe 1099-B para declarar vendas de ações, títulos e outros títulos. Quando um cliente vende valores mobiliários, a corretora é obrigada a obter um informe W-9 preenchido do destinatário para declarar a venda e quaisquer ganhos ou perdas de capital no informe 1099-B.

• Conformidade com regras KYC
  Instituições financeiras, como bancos e corretoras, são obrigadas a obter um TIN dos clientes antes de abrir sua conta. O informe W-9 é frequentemente utilizado com essa finalidade, pois fornece as informações necessárias para cumprir regras KYC.

• Conformidade com regras de retenção na fonte
  A retenção na fonte é uma exigência de retenção fiscal que se aplica a determinados pagamentos (como juros, dividendos e outros pagamentos declaráveis) feitos a contribuintes que não informam um TIN válido. Quando um pagador é obrigado a reter impostos sob regras de retenção na fonte, ele é obrigado a obter um informe W-9 preenchido do destinatário para garantir que tenha o TIN correto e evite possíveis penalidades.

Quem é responsável pelo informe W-9?

Normalmente, os pagadores solicitam um informe W-9 quando precisam obter o TIN de uma pessoa física ou jurídica para fins de declaração fiscal. O pagador pode ser uma pessoa física, uma empresa, uma agência governamental ou uma instituição financeira, dependendo da situação específica.

O pagador deve solicitar um informe W-9 preenchido ao beneficiário antes de emitir qualquer pagamento, se os pagamentos puderem ser reportados ao IRS. Por exemplo, se uma empresa contrata um prestador de serviços para executar serviços e paga ao prestador mais de US$ 600 durante o ano, a empresa é obrigada a declarar esses pagamentos ao IRS no informe 1099-MISC. Para fazer isso, a empresa deve obter um informe W-9 preenchido do contratante para capturar o TIN do contratante.

As pessoas físicas e jurídicas que recebem pagamentos que podem ser reportados ao IRS precisam preencher um informe W-9, se solicitado pelo pagador. Isso inclui profissionais terceirizados, autônomos, fornecedores e outros prestadores de serviços que recebem pagamentos de empresas ou pessoas físicas.

Informações obrigatórias no informe W-9

Como acontece com a maioria dos informes fiscais, é importante que os beneficiários preencham o informe W-9 de forma completa e precisa. Preencher e verificar as informações solicitadas pelo informe W-9 é importante para garantir declarações fiscais precisas e conformidade, tanto para o pagador quanto para o prestador de serviços ou fornecedor. Quando um prestador de serviços ou fornecedor preenche o informe W-9 de um pagador, ele deve fornecer as seguintes informações:

• Nome: o prestador de serviços ou fornecedor deve informar o nome jurídico completo tal como consta na declaração de imposto de renda.

• Nome da empresa (se for o caso): se o prestador de serviços ou fornecedor operar uma empresa, deverá informar o nome da empresa.

• Classificação fiscal federal: o prestador de serviços ou fornecedor deve indicar sua classificação fiscal federal, que pode ser pessoa física, empresário individual, sociedade, empresa tipo C, empresa tipo S, fundo/patrimônio ou outra entidade.

• Isenções: se o prestador de serviços ou fornecedor estiver isento de retenção na fonte ou de relatórios sob a Lei de Conformidade Fiscal Estrangeira, eles devem indicar isso e informar o motivo da isenção.

• Endereço: o prestador de serviços ou fornecedor deve informar seu endereço de correspondência.

• Números da conta: se o prestador de serviços ou fornecedor tiver um número de conta na empresa, ele poderá fornecer essa informação. No entanto, isso não é necessário.

• Número de identificação do contribuinte (TIN): a informação mais importante que o prestador de serviços ou fornecedor precisa fornecer no informe W-9 é o seu TIN. Pode ser um SSN para pessoas físicas ou um EIN para empresas.

Quando um pagador recebe um informe W-9 preenchido de um prestador de serviços ou fornecedor, ele deve verificar se todas as informações foram fornecidas.

Penalidades para um informe W-9 incompleto ou fora de conformidade

Existem várias penalidades que o IRS pode impor se um contribuinte não cumprir a legislação tributária. Esses problemas de conformidade incluem o não preenchimento ou declaração adequada de um informe fiscal obrigatório. Veja algumas das penalidades mais comuns, que podem se tornar mais caras dependendo da gravidade e duração da não conformidade:

• Falta de apresentação da penalidade: se um contribuinte não entregar uma declaração de imposto de renda obrigatória até a data de vencimento (incluindo prorrogações), o IRS pode aplicar uma multa de 5% do valor do imposto não pago para cada mês ou mês parcial em que a declaração estiver atrasada, até um máximo de 25% do imposto não pago. A penalidade mínima para devoluções com mais de 60 dias de atraso é de US$ 435 ou 100% do imposto não pago, o que for menor.

• Multa por falta de pagamento: se um contribuinte deixar de pagar o valor total do imposto devido até a data de vencimento (incluindo prorrogações), o IRS pode aplicar uma multa de 0,5% do valor do imposto não pago para cada mês ou mês parcial em que o imposto estiver atrasado, até um máximo de 25% do imposto não pago.

• Penalidade relacionada à precisão: se um contribuinte subestimar o valor do imposto devido em uma declaração fiscal e a subdeclaração ocorrer devido a negligência, desrespeito a regras ou regulamentos ou uma subdeclaração substancial de receita, o IRS pode impor uma multa relacionada à exatidão de 20% da subdeclaração.

• Penalidade por fraude: se um contribuinte apresentar intencionalmente uma declaração fiscal falsa ou fraudulenta, o IRS pode aplicar uma multa de 75% do imposto não pago.

• Multa por atraso no pagamento: se um contribuinte apresentar uma declaração de imposto no prazo, mas não pagar o valor total do imposto devido até a data de vencimento (incluindo prorrogações), o IRS pode impor uma multa de atraso de 0,5% do valor do imposto não pago para cada mês ou mês parcial em que o imposto estiver atrasado, até um máximo de 25% do imposto não pago.

• Penalidade de recuperação de fundo fiduciário: se uma empresa negligenciar a retenção e o pagamento de impostos sobre a folha de pagamento, o IRS poderá impor uma multa de recuperação de fundo fiduciário equivalente a 100% do valor dos impostos não pagos.

Essas multas podem se acumular rapidamente e os juros também podem incidir sobre os valores de impostos não pagos, tornando o valor total devido muito maior ao longo do tempo. É importante cumprir a legislação fiscal e apresentar declarações de imposto de renda precisas e dentro do prazo para evitar essas multas e outras consequências.

Retenção na fonte

A retenção na fonte é um método de recolhimento de impostos usado pelo IRS para garantir o pagamento de impostos sobre determinados tipos de renda, mesmo que o beneficiário deixe de informar os rendimentos na declaração de imposto ou forneça informações incorretas. Na retenção na fonte, um pagador precisa reter uma alíquota fixa de 24% de certos tipos de pagamentos feitos a um beneficiário e repassar esse valor ao IRS. O valor retido é, então, creditado na obrigação de imposto de renda do beneficiário quando ele entrega sua declaração de imposto de renda.

Um beneficiário pode estar sujeito à retenção na fonte se não informar um TIN válido quando necessário, informar um TIN incorreto ou não informar determinados tipos de renda em sua declaração de impostos.

Exemplos de pagamentos que podem estar sujeitos à retenção na fonte incluem:

• Juros, dividendos e outros tipos de rendimentos de investimentos
  
• Pagamentos feitos a profissionais terceirizados ou autônomos
  
• Pagamentos de rendas a estrangeiros não residentes
  
• Determinados pagamentos feitos a advogados ou outros profissionais do direito
  

É importante que os beneficiários forneçam dados precisos e atualizados ao pagador para evitar a retenção na fonte. Se um beneficiário acreditar que está sendo submetido à retenção na fonte por engano, ele deve entrar em contato com o pagador para resolver o problema e fornecer toda a documentação necessária para corrigir a situação.

Como preencher o informe W-9 de forma correta e segura

Os W-9, como a maioria dos informes fiscais, deixam pouca margem para erros. Como esse informe é muito importante para pagadores e beneficiários durante a temporada de impostos, vale a pena reservar um tempo para garantir que o informe seja preenchido exatamente como precisa. Felizmente, é um processo bastante simples. Aqui estão algumas dicas para preencher corretamente um informe W-9:

• Entenda a finalidade do informe
  O pagador usa o informe W-9 para relatar os pagamentos feitos a você ao IRS. É importante que você entenda a finalidade do informe e como ele afeta suas obrigações de declaração de impostos.

• Fornecer informações precisas
  Verifique novamente todas as informações fornecidas no informe para garantir que estejam corretas e atualizadas. Quaisquer erros ou discrepâncias podem atrasar o processamento do seu pagamento e podem resultar em retenção na fonte.

• Use seu nome jurídico correto
  Verifique se o nome apresentado no informe corresponde ao nome cadastrado na SSA (Administração de Seguridade Social) ou no IRS. Se você mudou seu nome recentemente, devido a casamento ou outros motivos, atualize suas informações junto à SSA antes de preencher o informe.

• Informe seu TIN
  As informações mais importantes no informe W-9 é o seu TIN, que pode ser seu SSN ou EIN. Verifique se informou o TIN correto para evitar a retenção na fonte.

O Stripe Tax é uma solução que pode ajudar as empresas a otimizar seus impostos calculando e recolhendo automaticamente impostos dos clientes, incluindo impostos sobre vendas, IVA e GST. O Stripe Tax também pode fornecer às empresas informes fiscais, como informes W-9 e 1099, para ajudá-las a cumprir os requisitos de declaração de impostos.

Se você for proprietário de uma empresa que usa a Stripe para receber pagamentos de clientes, é importante verificar se você coletou um informe W-9 preenchido de todos os fornecedores ou prestadores de serviços pagos pela Stripe. O Stripe Tax pode ajudar a automatizar esse processo enviando solicitações de informes W-9 e coletando as informações necessárias diretamente dos fornecedores. Para saber mais, comece aqui.