El formulario W-9 se ha vuelto cada vez más importante, ya que más empresas y particulares han decidido recurrir a autónomos y contratistas. Las previsiones actuales indican que casi 86 millones de estadounidenses trabajarán como autónomos o contratistas en EE. UU. de aquí a 2027. Este aumento de las contrataciones ha dado lugar a un gran número de pagos de empresas a particulares que no son empleados, y el correspondiente aumento de formularios W-9 presentados.

Las empresas que trabajen con contratistas o profesionales que no sean empleados a tiempo completo probablemente ya conocerán los formularios W-9. Cada año, los pagadores (por ejemplo, empleadores o instituciones financieras) presentan millones de formularios W-9 para solicitar el número de identificación fiscal (TIN) de los beneficiarios (por ejemplo, trabajadores o inversores), lo que pone de relieve la importancia de este formulario fiscal y la necesidad de rellenarlo por completo y de forma precisa.

A continuación te presentamos un resumen de lo que debes saber sobre los diferentes usos y requisitos del formulario W-9, las mejores prácticas para completarlo y presentarlo cumpliendo las normativas de la agencia tributaria estadounidense (IRS) y la forma en que Stripe ayuda a las empresas a gestionar los formularios W-9 y otros formularios fiscales importantes.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es el formulario W-9?
  
• Usos del formulario W-9
  
• ¿Quién es responsable del formulario W-9?
  
• Información obligatoria del formulario W-9
  
• Sanciones por presentar un formulario W-9 incompleto o que no cumpla la normativa
  
• Retención adicional
  
• Cómo completar de forma correcta y segura el formulario W-9
  

¿Qué es el formulario W-9?

Cuando una empresa o un particular contrata a un proveedor o contratista para que le preste servicios, tiene la obligación de obtener un formulario W-9 que haya completado el proveedor o contratista antes de emitirle ningún pago. En este formulario fiscal de la IRS aparecen el nombre del destinatario, su dirección y su TIN, ya sea el número de Seguro Social (SSN) de EE. UU. si es un particular o el número de identificación del empleador (EIN) si se trata de una empresa. Los pagadores utilizan esta información para declarar con precisión los pagos hechos al destinatario en el formulario 1099, declarar estos pagos ante la IRS y cumplir con diferentes requisitos fiscales y normativos.

Las instituciones financieras también usan el formulario W-9 para cumplir con las reglas de conocimiento del cliente (KYC) de la IRS. Estas instituciones tienen la obligación de obtener el TIN de los clientes antes de que estos abran una cuenta. Para ello, se suele usar el formulario W-9.

Usos del formulario W-9

El formulario fiscal W-9 es un documento importante que los pagadores utilizan en diferentes situaciones cuando necesitan un TIN con fines de declaración fiscal y cumplimiento de la normativa pertinente. Estos son algunos de los usos habituales del formulario W-9:

• Formulario de declaración 1099-INT
  Los pagadores utilizan el formulario 1099-INT para declarar los ingresos por intereses pagados a un particular o una entidad. Si una empresa o un particular le paga intereses a alguien, tiene la obligación de obtener un formulario W-9 que haya completado el destinatario para declarar los ingresos por intereses ante la IRS en el formulario 1099-INT.

• Formulario de declaración 1099-DIV
  Los pagadores utilizan el formulario 1099-DIV para declarar los ingresos por dividendos pagados a un particular o una entidad. Si una empresa o un particular le paga dividendos a alguien, tiene la obligación de obtener un formulario W-9 que haya completado el destinatario para declarar los ingresos por dividendos ante la IRS en el formulario 1099-DIV.

• Formulario de declaración 1099-B
  Las casas de corretaje usan el formulario 1099-B para declarar la venta de acciones, bonos y otros activos financieros. Si un cliente vende activos financieros, la casa de corretaje tiene la obligación de obtener un formulario W-9 que haya completado el destinatario para declarar la venta y cualquier ganancia o pérdida de capital en el formulario 1099-B.

• Cumplimiento de la normativa KYC
  Las instituciones financieras (como los bancos y las casas de corretaje) deben obtener el TIN de los clientes antes de que abran ninguna cuenta. Para ello, se suele usar el formulario W-9, ya que en él se proporciona la información necesaria para cumplir con la normativa KYC.

• Cumplimiento de la normativa de retención adicional
  La retención adicional es un requisito de retención de impuestos que se aplica a determinados pagos (como intereses, dividendos y otros pagos declarables) hechos a contribuyentes que no hayan proporcionado un TIN válido. Si un pagador tiene la obligación de retener impuestos en virtud de las reglas de retención adicional, deberá obtener un formulario W-9 que haya completado el destinatario para asegurarse de que tenga el TIN correcto y evitar posibles sanciones.

¿Quién es responsable del formulario W-9?

Los pagadores suelen solicitar un formulario W-9 cuando necesitan obtener el TIN de un particular o una entidad con fines de declaración de impuestos. El pagador puede ser un particular, una empresa, una entidad reguladora del gobierno o una institución financiera, en función de la situación en cuestión.

El pagador tiene la obligación de solicitarle un formulario W-9 completado al destinatario antes de emitirle ningún pago si este se debe declarar ante la IRS. Por ejemplo, si una empresa contrata a un contratista para que le preste servicios y le paga más de 600 $ durante ese año, la empresa tiene la obligación de declarar esos pagos ante la IRS en el formulario 1099-MISC. Para ello, la empresa debe obtener un formulario W-9 que el contratista haya completado a fin de obtener su TIN.

Los particulares y las entidades que reciban pagos declarables ante la IRS tienen la obligación de completar un formulario W-9 si el pagador se lo solicita. Aquí se incluyen contratistas independientes, autónomos, vendedores y otros proveedores de servicios que reciben pagos de empresas o particulares.

Información obligatoria del formulario W-9

Tal y como ocurre con la mayoría de los formularios fiscales, es importante que los beneficiarios rellenen el formulario W-9 por completo y de forma precisa. Es importante completar y verificar la información que se solicita en el formulario W-9 para asegurarse de que las declaraciones de impuestos sean precisas y que se cumpla la normativa correspondiente, tanto por parte del pagador como del contratista o vendedor. Cuando un contratista o vendedor completa el formulario W-9 para un pagador, debe indicar la siguiente información:

• Nombre: el contratista o vendedor debe indicar su nombre legal completo tal y como aparece en la declaración fiscal.

• Nombre de la empresa (si corresponde): si el contratista o vendedor tiene una empresa, debe indicar el nombre de esta.

• Clasificación fiscal federal: el contratista o vendedor debe indicar su clasificación fiscal federal, que puede ser «particular», «sociedad unipersonal», «sociedad colectiva», «sociedad de tipo C», «sociedad de tipo S», «fideicomiso/patrimonio fiduciario» u otro tipo de entidad.

• Exenciones: si el contratista o vendedor está exento de la retención adicional o de la declaración en virtud de la Ley de Cumplimiento Tributario de Cuentas Extranjeras, debe indicarlo y proporcionar los motivos de dicha exención.

• Dirección: el contratista o vendedor debe indicar su dirección postal.

• Números de cuenta: si el contratista o vendedor tiene un número de cuenta con la empresa, puede proporcionar esta información. Sin embargo, no es obligatorio hacerlo.

• Número de identificación del contribuyente (TIN): la información más importante que el contratista o vendedor debe proporcionar en el formulario W-9 es el TIN. Puede ser el SSN si es un particular o el EIN si es una empresa.

Cuando un pagador recibe un formulario W-9 que ha completado un contratista o vendedor, debe comprobar que se haya proporcionado toda la información.

Sanciones por presentar un formulario W-9 incompleto o que no cumpla la normativa

La IRS puede imponer varias sanciones si un contribuyente no cumple con la legislación fiscal (por ejemplo, si no completa o rellena correctamente un formulario fiscal obligatorio). A continuación te indicamos algunas de las sanciones más habituales, que pueden ser más costosas en función de la gravedad y la duración del incumplimiento:

• Sanción por falta de presentación: si un contribuyente no presenta una declaración fiscal obligatoria dentro del plazo (extensiones incluidas), la IRS puede imponerle una sanción del 5 % del importe de impuestos no pagado por cada mes o mes parcial que se atrase la declaración, hasta un máximo del 25 % de los impuestos no pagados. La sanción mínima por las declaraciones que se atrasen más de 60 días es de 435 $ o el 100 % de los impuestos no pagados (el importe que sea menor).

• Sanción por impago: si un contribuyente no paga el importe total de impuestos que debe dentro del plazo (extensiones incluidas), la IRS puede imponerle una sanción del 0,5 % del importe de impuestos no pagado por cada mes o mes parcial que se atrasen los impuestos, hasta un máximo del 25 % de los impuestos no pagados.

• Sanción por falta de precisión: si un contribuyente indica un importe de impuestos adeudado inferior al real en una declaración fiscal debido a una negligencia, a un incumplimiento de las reglas o regulaciones, o a una subestimación importante de los ingresos, la IRS puede imponer una sanción por falta de precisión del 20 % del importe subestimado.

• Sanción por fraude: si un contribuyente presenta deliberadamente una declaración fiscal falsa o fraudulenta, la IRS puede imponer una sanción del 75 % de los impuestos no pagados.

• Sanción por pago atrasado: si un contribuyente presenta una declaración fiscal a tiempo pero no paga el importe total de impuestos adeudado dentro del plazo (extensiones incluidas), la IRS puede imponerle una sanción por pago atrasado del 0,5 % del importe de impuestos no pagado por cada mes o mes parcial que se atrasen los impuestos, hasta un máximo del 25 % de los impuestos no pagados.

• Sanción por recuperación del fondo fiduciario: si una empresa no retiene ni paga los impuestos sobre las nóminas, la IRS puede imponer una sanción por recuperación del fondo fiduciario igual al 100 % del importe de impuestos no pagado.

Estas sanciones se pueden acumular rápido, del mismo modo que se pueden acumular intereses por los impuestos no pagados, lo que hará que el importe total adeudado sea mucho mayor con el paso del tiempo. Es importante cumplir con la legislación fiscal y presentar declaraciones fiscales precisas y a tiempo para evitar estas sanciones y otras consecuencias.

Retención adicional

La retención adicional es un método de cobro de impuestos que usa la IRS para asegurarse de que se paguen impuestos por determinados tipos de ingresos, incluso si el destinatario no los declara en sus declaraciones fiscales ni proporciona la información correcta. En virtud de la retención adicional, un pagador tiene la obligación de retener una tasa fija del 24 % en determinados tipos de pagos hechos a un beneficiario y remitir ese importe a la IRS. El importe retenido se deduce de la cuota líquida del impuesto sobre la renta cuando presenta la declaración fiscal.

Un beneficiario puede estar sujeto a la retención adicional si no proporciona un TIN válido cuando tiene la obligación de hacerlo, si indica un TIN incorrecto o si no declara determinados tipos de ingresos en su declaración fiscal.

Estos son algunos ejemplos de pagos que pueden estar sujetos a la retención adicional:

• intereses, dividendos y otros tipos de ingresos derivados de inversiones;
  
• pagos hechos a contratistas independientes o autónomos;
  
• pagos de alquileres hechos a extranjeros no residentes;
  
• algunos pagos hechos a abogados u otros expertos legales.
  

Es importante que los beneficiarios proporcionen información precisa y actualizada al pagador para que no se les imponga ninguna retención adicional. Si un beneficiario considera que está sujeto a una retención adicional por error, debe contactar con el pagador y proporcionar la documentación necesaria para solucionarlo.

Cómo completar de forma correcta y segura el formulario W-9

Los formularios fiscales W-9, como ocurre con la mayoría de estos documentos, dejan poco margen de error. Este formulario es muy importante para los pagadores y los beneficiarios durante la campaña de impuestos, por lo que vale la pena dedicarle tiempo a garantizar que se haya rellenado tal y como se debe hacer. Por suerte, es un proceso bastante sencillo. Aquí tienes algunos consejos para rellenar correctamente el formulario W-9:

• Comprende el objetivo del formulario
  El pagador usa el formulario W-9 para declarar los pagos que te ha hecho ante la IRS. Debes comprender el objetivo de este formulario y cómo afecta a tus obligaciones de declaración fiscal.

• Proporciona información precisa
  Comprueba toda la información que has indicado en el formulario para asegurarte de que sea precisa y esté actualizada. Si hay algún error o discrepancia, puede atrasarse el procesamiento del pago y podría imponérsete una retención adicional.

• Usa tu nombre legal correcto
  Comprueba que el nombre que indiques en el formulario coincida con el que aparece en el registro de la Administración del Seguro Social (SSA) de EE. UU. o la IRS. Si tu nombre ha cambiado hace poco, ya sea porque te has casado o por otros motivos, actualiza la información en la SSA antes de rellenar el formulario.

• Indica tu TIN
  La información más importante del formulario W-9 es tu TIN, que puede ser tu SSN o EIN. Debes indicar el TIN correcto para que no se te imponga ninguna retención adicional.

Stripe Tax es una solución que puede ayudar a las empresas a simplificar sus impuestos, ya que calcula y cobra de forma automática a los clientes los impuestos pertinentes, como el impuesto sobre las ventas, el IVA y el impuesto sobre bienes y servicios (GST). Tax también puede proporcionar a las empresas formularios fiscales, como el W-9 y el 1099, para ayudarles a cumplir con los requisitos de declaración fiscal.

Si tienes una empresa y utilizas Stripe para cobrar pagos de clientes, es importante que te asegures de haber recopilado un formulario W-9 completo de todos los vendedores o contratistas a quienes pagues mediante Stripe. Tax puede ayudarte a automatizar este proceso enviando solicitudes de formularios W-9 y recopilando la información necesaria directamente de los vendedores. Para obtener más información, accede aquí.