El Formulario W-9 es un documento que utilizan las empresas para solicitar el número de identificación fiscal (TIN) de los beneficiarios de EE. UU., como trabajadores o inversionistas. El formulario se ha vuelto cada vez más importante a medida que más empresas y particulares han recurrido al trabajo independiente y por contrato. Las proyecciones actuales predicen que cerca de 86 millones de estadounidenses trabajarán como trabajadores independientes o contratistas en EE. UU. para 2027. Este aumento en la contratación ha dado como resultado un mayor número de pagos de las empresas a particulares que no son empleados y un aumento correspondiente en el número de Formularios W-9 presentados.
Para las empresas que trabajan con contratistas o cualquier profesional que trabaje fuera del contexto de un empleo a tiempo completo, los Formularios W-9 probablemente sean una parte conocida de hacer negocios. Es fundamental comprender cómo leer un formulario W-9 y completarlo con precisión.
A continuación, cubriremos lo que debes saber sobre el Formulario W-9, incluidos sus diferentes usos y requisitos, las prácticas recomendadas para completar y presentar el formulario en cumplimiento de las regulaciones del IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) y cómo Stripe ayuda a las empresas a manejar los Formularios W-9 y otros formularios fiscales importantes.
¿Qué contiene este artículo?
- Qué es el Formulario W-9
- Usos del Formulario W-9
- Quién es el responsable del Formulario W-9
- Información requerida en el Formulario W-9
- Sanciones por un Formulario W-9 incompleto o que no cumple con la normativa
- Qué es la retención adicional
- Cómo completar el Formulario W-9 de manera correcta y segura
- Cómo puede ayudar Stripe Connect
¿Qué es el formulario W-9?
Cuando una empresa (o un particular que tiene una actividad comercial o empresa) contrata a un contratista o a un proveedor para que le preste servicios, la práctica habitual es obtener un formulario W-9 completado por el contratista o el proveedor antes de emitir un pago. De lo contrario, a la empresa se le puede exigir que retenga impuestos de sus pagos en virtud de las normas de retención adicional del IRS. Este formulario fiscal del IRS recaba el nombre, la dirección y el TIN del beneficiario, que puede ser un número de Seguro Social (SSN) para particulares o un número de identificación patronal (EIN) para empresas. Los pagadores utilizan esta información para informar con precisión sobre los pagos realizados al beneficiario en el formulario 1099, informar sobre estos pagos al IRS y cumplir con los diferentes requisitos fiscales y de cumplimiento de la normativa.
Las instituciones financieras también utilizan el formulario W-9 para cumplir las reglas del KYC (Conozca a su cliente) del IRS. A las instituciones financieras se les exige que obtengan un TIN de los clientes antes de que abran una cuenta, y para este fin suele utilizarse el formulario W-9.
Descarga de un formulario W-9
Si necesitas facilitar o pedir este formulario, siempre debes usar la versión actual. Puedes consultar las instrucciones del IRS correspondientes al formulario W-9 y el lugar en el que puedes descargar directamente un formulario W-9 oficial del IRS en la página de destino del formulario W-9 de IRS.gov.
Diferencias entre W-9 y W-4, y W-8
Resulta fácil confundir el W-9 con otros documentos fiscales, pero cumplen propósitos muy diferentes:
W-9 y W-4
Un formulario W-9 es para que los contratistas independientes o proveedores comuniquen los TIN destinados a formularios como el 1099. Por el contrario, un formulario W-4 es utilizado específicamente por los empleados a fin de determinar la retención del impuesto federal sobre la renta.W-9 y W-8
El formulario W-9 es estrictamente para las personas estadounidenses (incluidos los extranjeros residentes). Los beneficiarios no estadounidenses utilizan un formulario W-8 en lugar de un W-9 para certificar su estado en el extranjero a efectos impositivos y para solicitar posibles beneficios en virtud de los tratados.
Usos del formulario W-9
El formulario W-9 es un formulario de impuestos importante que los pagadores utilizan en diferentes situaciones en las que se requiere un TIN para fines de cumplimiento y declaración de impuestos. Algunos de los usos comunes del formulario W-9 incluyen:
Declaración con el Formulario 1099-INT
Los pagadores utilizan el Formulario 1099-INT para declarar los ingresos por intereses pagados a un particular o entidad. Cuando una empresa paga intereses a alguien, se le exige obtener un Formulario W-9 completo del beneficiario para declarar los ingresos por intereses al IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) en el Formulario 1099-INT.Declaración con el Formulario 1099-DIV
Los pagadores utilizan el Formulario 1099-DIV para declarar los ingresos por dividendos pagados a un particular o entidad. Cuando una empresa paga dividendos a alguien, se le exige obtener un Formulario W-9 completo del beneficiario para declarar los ingresos por dividendos al IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) en el Formulario 1099-DIV.Declaración con el Formulario 1099-B
Las firmas de corretaje utilizan el formulario 1099-B para informar las ventas de acciones, bonos y otros títulos valores. Cuando un cliente vende títulos valores, la firma de corretaje está obligada a obtener un formulario W-9 completo del destinatario para poder informar la venta y cualquier ganancia o pérdida de capital en el formulario 1099-B.Cumplimiento de las reglas de KYC
Las instituciones financieras, como los bancos y los corredores de bolsa, están obligadas a obtener un TIN de los clientes antes de abrir su cuenta. El formulario W-9 se utiliza a menudo para este fin, ya que proporciona la información necesaria para cumplir con las normas KYC.Cumplimiento de las reglas de retención adicional
La retención adicional es un requisito de retención de impuestos que se aplica a determinados pagos (como intereses, dividendos y otros pagos declarables) realizados a los contribuyentes que no proporcionan un TIN válido. Los pagadores solicitan por adelantado un Formulario W-9 completo para asegurarse de tener registrado el TIN correcto. Si un beneficiario no proporciona un W-9, el pagador debe iniciar la retención adicional y remitir una parte de los pagos directamente al IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) hasta que se proporcione un W-9 válido.
¿Quién es responsable del formulario W-9?
Los pagadores suelen solicitar un formulario W-9 cuando necesitan obtener el TIN de una persona o entidad a efectos de declaración fiscal. El pagador puede ser un individuo, una empresa, una agencia gubernamental o una institución financiera, según la situación específica.
El pagador debe solicitar un Formulario W-9 completo al beneficiario antes de emitir cualquier pago, si los pagos se deben declarar al IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos). Por ejemplo, si una empresa contrata a un contratista para prestar servicios y le paga más de USD 2000 durante el año, se le exige declarar esos pagos al IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) en el Formulario 1099-NEC. Para hacerlo, la empresa debe obtener un Formulario W-9 completo del contratista para capturar el TIN del contratista. Si el contratista no proporciona un W-9, el pagador debe comenzar la retención adicional de esos pagos.
Los particulares y entidades que reciben pagos que son declarables al IRS deben completar un formulario W-9, si así lo solicita el pagador. Esto incluye contratistas independientes, trabajadores independientes, vendedores y otros proveedores de servicios que reciben pagos de empresas o particulares.
Información requerida en el Formulario W-9
Los beneficiarios deben completar el Formulario W-9 de manera completa y precisa, como lo harían con cualquier formulario fiscal. Completar y verificar la información solicitada en el Formulario W-9 es importante para garantizar la precisión de la declaración de impuestos y el cumplimiento de la normativa, tanto para el pagador como para el contratista o proveedor. Cuando un contratista o proveedor completa el Formulario W-9 para un pagador, debe proporcionar la siguiente información:
Nombre: El contratista o proveedor debe proporcionar su nombre legal completo tal como aparece en su declaración de impuestos.
Nombre de la empresa (si corresponde): Si el contratista o proveedor opera una empresa, debe proporcionar el nombre de la empresa. Para una LLC de un solo miembro, ingresa tu nombre personal y SSN.
Clasificación fiscal federal: El contratista o proveedor debe indicar su clasificación fiscal federal, que puede ser un particular o empresa unipersonal, sociedad, corporación, corporación S, fideicomiso o patrimonio, u otra entidad. Para una LLC de múltiples miembros, ingresa el nombre de la empresa y el EIN, y selecciona «LLC» como clasificación fiscal federal.
Exenciones: Si el contratista o proveedor está exento de la retención adicional o de la declaración de la Ley de Cumplimiento Fiscal de Cuentas en el Extranjero, debe indicarlo y proporcionar el motivo de la exención.
Dirección: El contratista o proveedor debe proporcionar su dirección postal.
Números de cuenta: Si el contratista o proveedor tiene un número de cuenta con la empresa, puede proporcionar esta información. Sin embargo, esto no es obligatorio.
Número de identificación del contribuyente (TIN): La información más importante que el contratista o proveedor debe proporcionar en el Formulario W-9 es su TIN. Esto puede ser un SSN para un particular o un EIN para empresas.
Cuando un pagador recibe un Formulario W-9 completo de un contratista o proveedor, debe verificar que se haya proporcionado toda la información y que se haya firmado la Certificación.
Sanciones por un formulario W-9 incompleto o que no cumple con los requisitos
El IRS puede imponer diversas multas si un contribuyente no cumple las leyes fiscales, y los problemas de cumplimiento de la normativa comprenden la omisión de completar o declarar de forma adecuada un formulario fiscal requerido. A continuación te explicamos algunas de las multas más frecuentes, que pueden encarecerse en función de la gravedad o duración del incumplimiento:
Multa por omisión de declaración: Si un contribuyente omite la declaración fiscal requerida para la fecha de vencimiento (incluidas las prórrogas), el IRS puede imponerle una multa del 5 % del monto del impuesto impago por cada mes o parte de un mes de retraso en la declaración, hasta un máximo del 25 % del impuesto impago. La multa mínima por las declaraciones que tienen más de 60 días de atraso es de USD 525 o el 100 % del impuesto impago, lo que sea menor.
Multa por falta de pago: Si un contribuyente no abona la totalidad del impuesto adeudado en la fecha de vencimiento (incluidas las prórrogas), el IRS puede imponerle una multa del 0.5 % del monto del impuesto impago por cada mes o parte de un mes de atraso en el pago, hasta un máximo del 25 % del impuesto impago.
Multa relacionada con la precisión: Si un contribuyente declara menos impuestos de los que le corresponde pagar en una declaración fiscal y la omisión se debe a negligencia, a la inobservancia de las normas o reglamentos, o si hay una omisión sustancial del ingreso, el IRS puede imponer una multa relacionada con la precisión del 20 % del monto de la omisión.
Multa por fraude: Si un contribuyente presenta de forma deliberada una declaración fiscal falsa o fraudulenta, el IRS le puede imponer una multa del 75 % de los impuestos impagos.
Multa de cobro por fondo fiduciario: Si una empresa omite la retención y el pago de los impuestos sobre la nómina, el IRS le puede imponer una multa de cobro por fondo fiduciario equivalente al 100 % del monto de impuestos impagos.
Estas multas se pueden sumar rápidamente y también se pueden devengar intereses sobre los montos de los impuestos no pagos. Esto hace que el monto total adeudado a largo plazo sea mucho mayor. Es importante cumplir las leyes impositivas y presentar declaraciones fiscales precisas y a tiempo para evitar estas multas y otras consecuencias.
Qué es la retención adicional
La retención adicional es un método de cobro de impuestos utilizado por el IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) para garantizar que se paguen impuestos sobre determinados tipos de ingresos, incluso si el beneficiario no declara los ingresos en su declaración de impuestos o proporciona información incorrecta. Bajo la retención adicional, se requiere que un pagador retenga una tasa fija del 24 % de ciertos tipos de pagos realizados a un beneficiario y que remita ese monto al IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos). Luego, el monto retenido se acredita contra la obligación del impuesto a las ganancias del beneficiario cuando este presenta su declaración de impuestos.
Un beneficiario puede estar sujeto a una retención adicional si no proporciona un TIN válido cuando se le requiere, proporciona un TIN incorrecto o no informa ciertos tipos de ingresos en su declaración de impuestos.
Algunos ejemplos de pagos que pueden estar sujetos a retenciones adicionales son:
- Intereses, dividendos y otros tipos de ingresos por inversiones
- Pagos realizados a contratistas o trabajadores independientes
- Ciertos pagos realizados a abogados u otros profesionales legales
Es importante que los beneficiarios proporcionen información precisa y actualizada al pagador para evitar la retención adicional. Si un beneficiario cree que está sujeto a retención adicional por error, debe comunicarse con el pagador para resolver el problema y proporcionar cualquier documentación necesaria para corregir la situación.
Cómo completar el formulario W-9 de forma adecuada y segura
Los Formularios W-9, como la mayoría de los formularios fiscales, dejan poco margen de error. Dado que este formulario es tan importante tanto para los pagadores como para los beneficiarios durante la temporada de impuestos, vale la pena tomarse el tiempo para asegurarse de que se complete exactamente como es debido. Afortunadamente, es un proceso bastante sencillo. Estos son algunos pasos que te ayudarán a completar correctamente un formulario W-9:
Comprender el propósito del formulario
El pagador de EE. UU. utiliza el Formulario W-9 para certificar un TIN. Asegúrate de comprender el propósito del formulario y cómo afecta tus obligaciones de declaración de impuestos.Proporcionar información precisa
Verifica toda la información que proporcionas en el formulario para asegurarte de que sea precisa y esté actualizada. Cualquier error o discrepancia puede retrasar el procesamiento de tu pago y dar lugar a una retención adicional.Usar tu nombre legal correcto
Asegúrate de que el nombre que proporciones en el formulario coincida con el nombre registrado por la Administración del Seguro Social (SSA) o el IRS. Si has cambiado tu nombre recientemente, debido a que contrajiste matrimonio u otras razones, actualiza tu información ante la SSA antes de completar el formulario.Proporcionar tu TIN
La información más importante en el formulario W-9 es tu TIN, que puede ser tu SSN o EIN. Asegúrate de proporcionar el TIN correcto para evitar la retención adicional.
Cómo puede ayudar Stripe Connect
Stripe Connect organiza el movimiento de dinero de varias partes para plataformas de software y Marketplace. Ofrece onboarding rápido, componentes integrados, pagos globales y más.
Connect puede ayudarte a hacer lo siguiente:
Lanzar en semanas: utiliza funcionalidades alojadas o integradas en Stripe con el fin de pasar a modo activo más rápido y evitar los costos iniciales, además del tiempo de desarrollo que en general se requiere para facilitar los pagos.
Gestionar pagos a escala: utiliza herramientas y servicios de Stripe para no tener que dedicar recursos adicionales a informes de márgenes, formularios fiscales, riesgos, métodos de pago globales o cumplimiento de la normativa del onboarding.
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El contenido de este artículo tiene solo fines informativos y educativos generales y no debe interpretarse como asesoramiento legal o fiscal. Stripe no garantiza la exactitud, la integridad, adecuación o vigencia de la información incluida en el artículo. Si necesitas asistencia para tu situación particular, te recomendamos consultar a un abogado o un contador competente con licencia para ejercer en tu jurisdicción.