El formulario W-9 se ha vuelto cada vez más importante a medida que más empresas y particulares recurren al trabajo independiente y por contrato. Las proyecciones actuales predicen que casi 86 millones de estadounidenses trabajarán como autónomos o contratistas en los EE. UU. para 2027. Este aumento en la contratación ha generado un mayor número de pagos de empresas a particulares que no son empleados y un aumento correspondiente en la cantidad de formularios W-9 presentados.

Para las empresas que trabajan con contratistas o profesionales que trabajen fuera del contexto del empleo a tiempo completo, es probable que los W-9 sean una parte familiar de sus operaciones. Cada año, los pagadores (como empleadores o instituciones financieras) presentan millones de formularios W-9 solicitando los números de identificación fiscal (TIN) a los beneficiarios (como trabajadores o inversionistas), lo que resalta la importancia de este formulario fiscal y la necesidad de completar este documento de manera precisa y completa.

A continuación, te ofrecemos un resumen de lo que necesitas saber sobre los diferentes usos y requisitos del formulario W-9, las prácticas recomendadas para completarlo y presentarlo de conformidad con la normativa del IRS y cómo Stripe ayuda a las empresas a gestionar los W-9 y otros formularios fiscales importantes.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es el formulario W-9?
  
• Usos del formulario W-9
  
• ¿Quién es responsable del formulario W-9?
  
• Información requerida en el formulario W-9
  
• Sanciones por un formulario W-9 incompleto o que no cumpla con los requisitos
  
• Retención adicional de impuestos
  
• Cómo completar el formulario W-9 de forma adecuada y segura
  

¿Qué es el formulario W-9?

Cuando una empresa o individuo contrata a un proveedor o contratista para que preste servicios, debe obtener un formulario W-9 completo de dicho contratista o proveedor antes de emitir cualquier pago. Este formulario fiscal del IRS recopila el nombre, la dirección y el TIN del destinatario, que puede ser un número de seguridad social (SSN) en el caso de los particulares o un número de identificación del empleador (EIN) en el de las empresas. Los pagadores usan esta información para informar con precisión los pagos realizados al destinatario en el formulario 1099, informar estos pagos al IRS y cumplir con varios requisitos fiscales y normativos.

Las instituciones financieras también usan el formulario W-9 para cumplir con las reglas del IRS sobre Conozca a su cliente (KYC). Las instituciones financieras están obligadas a obtener un TIN de los clientes antes de abrir una cuenta, y el formulario W-9 se utiliza a menudo para este propósito.

Usos del formulario W-9

El formulario W-9 es un formulario de impuestos importante que los pagadores utilizan en diferentes situaciones en las que se requiere un TIN para fines de cumplimiento y declaración de impuestos. Algunos de los usos comunes del formulario W-9 incluyen:

• Formulario de informes 1099-INT
  Los pagadores usan el Formulario 1099-INT para declarar los ingresos por intereses pagados a un individuo o entidad. Cuando una empresa o un individuo le paga intereses a alguien, debe obtener un formulario W-9 completo del destinatario para poder informar los ingresos por intereses al IRS en el formulario 1099-INT.

• Formulario de informes 1099-DIV
  Los pagadores usan el Formulario 1099-DIV para informar los ingresos por dividendos pagados a un individuo o una entidad. Cuando una empresa o un individuo le paga dividendos a alguien, debe obtener un formulario W-9 completo del destinatario para informar los ingresos por dividendos al IRS en el formulario 1099-DIV.

• Formulario de informes 1099-B
  Las firmas de corretaje utilizan el formulario 1099-B para informar las ventas de acciones, bonos y otros títulos valores. Cuando un cliente vende títulos valores, la firma de corretaje está obligada a obtener un formulario W-9 completo del destinatario para poder informar la venta y cualquier ganancia o pérdida de capital en el formulario 1099-B.

• Cumplimiento de las normas KYC
  Las instituciones financieras, como los bancos y los corredores de bolsa, están obligadas a obtener un TIN de los clientes antes de abrir su cuenta. El formulario W-9 se utiliza a menudo para este fin, ya que proporciona la información necesaria para cumplir con las normas KYC.

• Cumplimiento de las normas de retención adicional de impuestos
  La retención adicional de impuestos es un requisito de retención que se aplica a ciertos pagos, como intereses, dividendos y otros pagos declarables, realizados a contribuyentes que no proporcionan un TIN válido. Cuando se requiere que un pagador retenga impuestos en virtud de las normas de retención adicional de impuestos, debe obtener un Formulario W-9 completo del destinatario para asegurarse de que tiene el TIN correcto y evitar posibles sanciones.

¿Quién es responsable del formulario W-9?

Los pagadores suelen solicitar un formulario W-9 cuando necesitan obtener el TIN de una persona o entidad a efectos de declaración fiscal. El pagador puede ser un individuo, una empresa, una agencia gubernamental o una institución financiera, según la situación específica.

El pagador debe solicitarle al destinatario un formulario W-9 completo antes de emitir cualquier pago, si los pagos son declarables al IRS. Por ejemplo, si una empresa emplea a un contratista para que preste servicios y le paga más de $600 durante el año, la empresa está obligada a informar esos pagos al IRS en el formulario 1099-MISC. Para hacerlo, la empresa debe obtener un formulario W-9 completo del contratista para capturar su TIN.

Los particulares y entidades que reciben pagos que son declarables al IRS deben completar un formulario W-9, si así lo solicita el pagador. Esto incluye contratistas independientes, trabajadores independientes, vendedores y otros proveedores de servicios que reciben pagos de empresas o particulares.

Información requerida en el Formulario W-9

Al igual que con la mayoría de los formularios de impuestos, es importante que los beneficiarios completen todo el formulario W-9 de manera precisa. Completar y verificar la información solicitada en el formulario W-9 es importante para garantizar la precisión de la declaración y el cumplimiento en relación con los impuestos, tanto para el pagador como para el contratista o proveedor. Cuando un contratista o proveedor completa el Formulario W-9 para un pagador, debe proporcionar la siguiente información:

• Nombre: El contratista o proveedor debe proporcionar su nombre legal completo tal como aparece en su declaración de impuestos.

• Nombre de la empresa (si corresponde): Si el contratista o proveedor opera un negocio, debe proporcionar el nombre de la empresa.

• Clasificación fiscal federal: El contratista o proveedor debe indicar su clasificación fiscal federal, que puede ser un particular, una empresa unipersonal, una sociedad, una corporación, una sociedad de tipo S, un fideicomiso/patrimonio u otra entidad.

• Exenciones: Si el contratista o proveedor está exento de la retención adicional de impuestos o de la Presentación de informes sobre la Ley de Cumplimiento Tributario de Cuentas Extranjeras, deben indicarlo y proporcionar el motivo de la exención.

• Dirección: El contratista o proveedor debe proporcionar su dirección postal.

• Números de cuenta: Si el contratista o proveedor tiene un número de cuenta con la empresa, puede proporcionar esta información. Sin embargo, esto no es obligatorio.

• Número de identificación del contribuyente (TIN): La información más importante que el contratista o proveedor debe proporcionar en el formulario W-9 es su TIN. Puede ser un SSN para un particular o un EIN para empresas.

Cuando un pagador recibe un formulario W-9 completo de un contratista o proveedor, debe verificar que se haya proporcionado toda la información.

Sanciones por un formulario W-9 incompleto o que no cumple con los requisitos

Hay varias sanciones que el IRS puede imponer si un contribuyente no cumple con las leyes fiscales. Estos problemas de cumplimiento incluyen no completar o presentar correctamente un formulario de impuestos requerido. Estas son algunas de las sanciones más comunes, que pueden volverse más costosas según la gravedad y la duración del incumplimiento:

• Multa por falta de presentación: Si un contribuyente no presenta una declaración de impuestos requerida antes de la fecha de vencimiento (incluidas las prórrogas), el IRS puede imponer una multa del 5 % del monto de impuestos no pagados por cada mes o mes parcial que la declaración se retrase, hasta un máximo del 25 % del impuesto no pagado. La multa mínima para las declaraciones que se retrasan más de 60 días es de $435 o el 100 % del impuesto no pagado, lo que sea menor.

• Multa por falta de pago: Si un contribuyente no paga el monto total de los impuestos adeudados antes de la fecha de vencimiento (incluidas las prórrogas), el IRS puede imponer una multa del 0.5 % del monto del impuesto no pagado por cada mes o mes parcial que el impuesto se retrase, hasta un máximo del 25 % del impuesto no pagado.

• Penalización relacionada con la precisión: Si un contribuyente subestima la cantidad de impuestos adeudados en una declaración de impuestos y la subestimación se debe a negligencia, descuido de las reglas o normativas, o una subestimación sustancial de los ingresos, el IRS puede imponer una multa relacionada con la precisión del 20 % de la subestimación.

• Penalización por fraude: Si un contribuyente presenta deliberadamente una declaración de impuestos falsa o fraudulenta, el IRS puede imponer una multa del 75 % del impuesto no pagado.

• Multa por pago atrasado: Si un contribuyente presenta una declaración de impuestos a tiempo, pero no paga el monto total de los impuestos adeudados antes de la fecha de vencimiento (incluidas las prórrogas), el IRS puede imponer una multa por pago atrasado del 0.5 % del monto del impuesto no pagado por cada mes o mes parcial que el impuesto esté atrasado, hasta un máximo del 25 % del impuesto no pagado.

• Multa por recuperación de fondos fiduciarios: Si una empresa no retiene ni paga los impuestos sobre la nómina, el IRS puede imponer una multa de recuperación de fondos fiduciarios equivalente al 100 % del monto de los impuestos no pagados.

Estas multas pueden acumularse rápidamente, y también se pueden acumular intereses sobre los montos de impuestos no pagados, lo que hace que el monto total adeudado sea mucho mayor con el tiempo. Es importante cumplir con las leyes fiscales y presentar declaraciones de impuestos precisas y a tiempo para evitar estas sanciones y otras consecuencias.

Retención adicional de impuestos

La retención adicional de impuestos es un método de recaudación de impuestos utilizado por el IRS para garantizar que se paguen impuestos sobre ciertos tipos de ingresos, incluso si el destinatario no informa los ingresos en su declaración de impuestos o proporciona información incorrecta. En la retención adicional, se requiere que un pagador retenga una tasa fija del 24 % de ciertos tipos de pagos realizados a un beneficiario y remita ese monto al IRS. El monto retenido se acredita contra la obligación del impuesto a los ingresos del beneficiario cuando presenta su declaración de impuestos.

Un beneficiario puede estar sujeto a una retención adicional si no proporciona un TIN válido cuando se le requiere, proporciona un TIN incorrecto o no informa ciertos tipos de ingresos en su declaración de impuestos.

Algunos ejemplos de pagos que pueden estar sujetos a retenciones adicionales son:

• Intereses, dividendos y otros tipos de ingresos por inversiones
  
• Pagos realizados a contratistas independientes o trabajadores autónomos
  
• Pagos de alquiler realizados a extranjeros no residentes
  
• Ciertos pagos realizados a abogados u otros profesionales legales
  

Es importante que los beneficiarios proporcionen información precisa y actualizada al pagador para evitar retenciones adicionales. Si un beneficiario considera que está siendo objeto de una retención adicional por error, debe comunicarse con el pagador para resolver el problema y proporcionar toda la documentación necesaria para resolver la situación.

Cómo completar el formulario W-9 de forma adecuada y segura

Los W-9, al igual que la mayoría de los formularios de impuestos, dejan poco margen de error. Dado que este formulario es tan importante tanto para los pagadores como para los beneficiarios durante la temporada de impuestos, vale la pena tomarse el tiempo para asegurarse de que el formulario se complete exactamente como se debe. Afortunadamente, es un proceso bastante sencillo. Estos son algunos consejos para completar correctamente un formulario W-9:

• Comprende el propósito del formulario
  El pagador usa el Formulario W-9 para informar al IRS los pagos que se te hicieron. Asegúrate de entender el propósito del formulario y cómo afecta tus obligaciones de declaración de impuestos.

• Proporciona información precisa
  Verifica toda la información que proporcionas en el formulario para asegurarte de que sea precisa y esté actualizada. Cualquier error o discrepancia puede retrasar el procesamiento de tu pago y dar lugar a una retención adicional.

• Usa tu nombre legal correcto
  Asegúrate de que el nombre que proporciones en el formulario coincida con el nombre registrado por la Administración del Seguro Social (SSA) o el IRS. Si has cambiado tu nombre recientemente, debido a que contrajiste matrimonio u otras razones, actualiza tu información ante la SSA antes de completar el formulario.

• Proporciona tu TIN
  La información más importante en el formulario W-9 es tu TIN, que puede ser tu SSN o EIN. Asegúrate de proporcionar el TIN correcto para evitar retenciones adicionales.

Stripe Tax es una solución que puede ayudar a las empresas a simplificar sus impuestos calculando y recaudando automáticamente los impuestos de los clientes, incluidos el impuesto sobre las ventas, el IVA y el impuesto sobre bienes y servicios. Stripe Tax también puede proporcionar a las empresas formularios fiscales, como los formularios W-9 y 1099, para ayudarlas a cumplir con los requisitos de declaración fiscal.

Si eres el propietario de una empresa y utilizas Stripe para cobrar pagos de clientes, es importante que te asegures de haber recopilado un formulario W-9 completo de cualquier proveedor o contratista al que le pagues con Stripe. Stripe Tax puede ayudar a automatizar este proceso enviando solicitudes de formularios W-9 y recopilando la información necesaria directamente de los proveedores. Para obtener más información, empieza aquí.