แบบฟอร์ม W-9 เริ่มมีความสําคัญมากขึ้นเรื่อยๆ เนื่องจากธุรกิจและบุคคลทั่วไปหันมาทํางานอิสระและทํางานตามสัญญากันมากขึ้น ปัจจุบันมีการคาดการณ์ว่าชาวอเมริกันเกือบ 86 ล้านคนจะทํางานเป็นผู้ทํางานอิสระหรือผู้รับเหมาในสหรัฐอเมริกาภายในปี 2027 การทําสัญญาที่เพิ่มขึ้นนี้ส่งผลให้ธุรกิจต่างๆ จ่ายเงินให้แก่บุคคลที่ไม่ใช่พนักงานมากขึ้น และยังทำให้มีการยื่นแบบฟอร์ม W-9 เพิ่มขึ้นตามไปด้วย

สำหรับธุรกิจที่ทำงานร่วมกับผู้รับเหมาหรือผู้เชี่ยวชาญที่ทำงานนอกบริบทของการจ้างงานแบบเต็มเวลา แบบฟอร์ม W-9 อาจเป็นส่วนที่คุ้นเคยในการทำธุรกิจ ทุกปี ผู้จ่ายเงิน (เช่น นายจ้างหรือสถาบันทางการเงิน) จะยื่นแบบฟอร์ม W-9 หลายล้านฉบับที่ขอหมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษี (TIN) จากผู้รับเงิน (เช่น ลูกจ้างหรือนักลงทุน) ซึ่งเน้นย้ำถึงความสําคัญของแบบฟอร์มภาษีนี้ และความจําเป็นจะต้องกรอกเอกสารนี้ให้ถูกต้องและครบถ้วน

นี่คือภาพรวมเกี่ยวกับการใช้งานและข้อกําหนดต่างๆ ของแบบฟอร์ม W-9 ตลอดจนแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการกรอกและยื่นแบบฟอร์มดังกล่าวตามระเบียบข้อบังคับของ IRS และวิธีที่ Stripe ช่วยให้ธุรกิจจัดการแบบฟอร์ม W-9 และแบบฟอร์มภาษีที่สําคัญอื่นๆ ได้

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• แบบฟอร์ม W-9 คืออะไร
  
• การใช้งานแบบฟอร์ม W-9
  
• ใครเป็นผู้รับผิดชอบแบบฟอร์ม W-9
  
• ข้อมูลที่ต้องระบุในแบบฟอร์ม W-9
  
• บทลงโทษสําหรับแบบฟอร์ม W-9 ที่กรอกข้อมูลไม่ครบถ้วนหรือไม่เป็นไปตามข้อกําหนด
  
• การจ่ายเงินที่อาจต้องสำรองภาษีณ ที่จ่าย
  
• วิธีการกรอกแบบฟอร์ม W-9 อย่างถูกต้องและปลอดภัย
  

แบบฟอร์ม W-9 คืออะไร

เมื่อธุรกิจหรือบุคคลทั่วไปว่าจ้างผู้รับเหมาหรือผู้ให้บริการ พวกเขาจะต้องได้รับแบบฟอร์ม W-9 ที่กรอกครบถ้วนจากผู้รับเหมาหรือผู้ขายก่อนจะชำระเงินใดๆ แบบฟอร์มภาษีของ IRS นี้จะเก็บข้อมูลชื่อ ที่อยู่ และ TIN ของผู้รับ ซึ่งอาจจะเป็นหมายเลขประกันสังคมของบุคคลทั่วไปหรือหมายเลขประจําตัวนายจ้าง (EIN) สําหรับธุรกิจ ผู้ชำระเงินจะใช้ข้อมูลนี้เพื่อรายงานการชำระเงินที่ชำระให้แก่ผู้รับในแบบฟอร์ม 1099 อย่างถูกต้อง รายงานการชำระเงินเหล่านี้ไปยัง IRS และปฏิบัติตามข้อกำหนดทางภาษีและข้อบังคับต่างๆ

สถาบันการเงินยังใช้แบบฟอร์ม W-9 เพื่อปฏิบัติตามกฎ "รู้จักลูกค้าของคุณ" (KYC) ของ IRS ด้วย สถาบันทางการเงินจะต้องขอ TIN จากลูกค้าก่อนเปิดบัญชี ส่วนแบบฟอร์ม W-9 มักจะใช้เพื่อวัตถุประสงค์นี้ด้วย

การใช้งานแบบฟอร์ม W-9

แบบฟอร์ม W-9 เป็นแบบฟอร์มภาษีสำคัญที่ผู้ชำระเงินใช้ในสถานการณ์ต่างๆ โดยต้องมี TIN เพื่อวัตถุประสงค์ในการรายงานภาษีและการปฏิบัติตามข้อกำหนด โดยทั่วไปส่วนหนึ่งของแบบฟอร์ม W-9 ประกอบด้วย

• การรายงานแบบฟอร์ม 1099-INT
  ผู้ชําระเงินใช้แบบฟอร์ม 1099-INT เพื่อรายงานรายได้ดอกเบี้ยที่จ่ายให้กับบุคคลทั่วไปหรือนิติบุคคล เมื่อธุรกิจหรือบุคคลทั่วไปจ่ายดอกเบี้ยให้กับบุคคลหนึ่ง ธุรกิจหรือบุคคลทั่วไปนั้นจะต้องขอรับแบบฟอร์ม W-9 ที่กรอกแล้วจากผู้รับ เพื่อรายงานรายได้ดอกเบี้ยต่อ IRS โดยใช้แบบฟอร์ม 1099-INT

• การรายงานแบบฟอร์ม 1099-DIV
  ผู้ชําระเงินใช้แบบฟอร์ม 1099-DIV เพื่อรายงานรายได้เงินปันผลที่จ่ายให้แก่บุคคลทั่วไปหรือนิติบุคคล เมื่อธุรกิจหรือบุคคลทั่วไปจ่ายเงินปันผลให้กับบุคคลหนึ่ง ธุรกิจหรือบุคคลทั่วไปนั้นจะต้องขอรับแบบฟอร์ม W-9 ที่กรอกแล้วจากผู้รับ เพื่อรายงานรายได้เงินปันผลต่อ IRS โดยใช้แบบฟอร์ม 1099-INT

• การรายงานแบบฟอร์ม 1099-B
  บริษัทนายหน้าใช้แบบฟอร์ม 1099-B เพื่อรายงานยอดขายหุ้น พันธบัตร และหลักทรัพย์อื่นๆ เมื่อลูกค้าขายหลักทรัพย์ บริษัทนายหน้าจะต้องได้แบบฟอร์ม W-9 ที่กรอกแล้วจากผู้รับเพื่อรายงานการขายและกําไรจากการลงทุนหรือขาดทุนในแบบฟอร์ม 1099-B

• ปฏิบัติตามกฎ KYC
  สถาบันทางการเงิน เช่น ธนาคารและนายหน้า จะต้องขอ TIN จากลูกค้าก่อนจึงจะเปิดบัญชีได้ แบบฟอร์ม W-9 มักใช้เพื่อจุดประสงค์นี้ เนื่องจากให้ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการปฏิบัติตามกฎ KYC

• การปฏิบัติตามกฎการจ่ายเงินที่อาจต้องสำรองภาษีณ ที่จ่าย
  การจ่ายเงินที่อาจต้องสำรองภาษีณ ที่จ่ายเป็นข้อกำหนดการหักภาษีที่ใช้กับการชำระเงินบางประเภท เช่น ดอกเบี้ย เงินปันผล และการชำระเงินอื่นๆ ที่ต้องรายงาน ซึ่งจ่ายให้กับผู้เสียภาษีที่ไม่ได้ระบุ TIN ที่ถูกต้อง เมื่อผู้จ่ายต้องหักภาษีภายใต้กฎการหักภาษีสำรอง ผู้จ่ายจะต้องได้รับแบบฟอร์ม W-9 ที่กรอกครบถ้วนจากผู้รับเพื่อให้แน่ใจว่าตนมี TIN ที่ถูกต้องและหลีกเลี่ยงค่าปรับที่อาจเกิดขึ้น

ใครเป็นผู้รับผิดชอบแบบฟอร์ม W-9

โดยทั่วไปผู้จ่ายเงินจะขอแบบฟอร์ม W-9 เมื่อต้องการรับ TIN ของบุคคลหรือนิติบุคคลเพื่อวัตถุประสงค์ในการรายงานภาษี ผู้จ่ายอาจเป็นบุคคลทั่วไป ธุรกิจ หน่วยงานราชการ หรือสถาบันการเงิน ขึ้นอยู่กับสถานการณ์เฉพาะเจาะจง

ผู้จ่ายเงินต้องส่งคําขอแบบฟอร์ม W-9 ที่กรอกครบถ้วนจากผู้รับก่อนจะจ่ายเงินใดๆ หากต้องรายงานการชำระเงินนั้นให้ IRS ทราบ ตัวอย่างเช่น หากธุรกิจจ้างผู้รับจ้างมาให้บริการและจ่ายเงินให้ผู้รับจ้างเกิน 600 ดอลลาร์ในปีนั้น ธุรกิจจำเป็นต้องรายงานการชำระเงินดังกล่าวต่อ IRS ในแบบฟอร์ม 1099-MISC ในการดำเนินการดังกล่าว ธุรกิจจะต้องได้รับแบบฟอร์ม W-9 ที่กรอกครบถ้วนจากผู้รับจ้างเพื่อบันทึก TIN ของผู้รับจ้าง

บุคคลทั่วไปและนิติบุคคลที่ได้รับการชําระเงินซึ่งรายงานต่อ IRS จะต้องกรอกแบบฟอร์ม W-9 ให้เสร็จสิ้น หากผู้จ่ายเงินร้องขอ ซึ่งรวมถึงผู้รับจ้างอิสระ ผู้ทํางานอิสระ ผู้ให้บริการ และผู้ให้บริการอื่นๆ ที่รับชําระเงินจากธุรกิจหรือบุคคลทั่วไป

ข้อมูลที่ต้องระบุในแบบฟอร์ม W-9

ผู้รับเงินจะต้องกรอกแบบฟอร์ม W-9 อย่างถูกต้องและครบถ้วนสมบูรณ์เช่นเดียวกับแบบฟอร์มภาษีส่วนใหญ่ การกรอกข้อมูลและยืนยันข้อมูลที่ร้องขอในแบบฟอร์ม W-9 ถือเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อให้มั่นใจว่าการรายงานภาษีและการปฏิบัติตามข้อกำหนดเป็นไปอย่างถูกต้องสำหรับทั้งผู้ชำระเงินและผู้รับจ้างหรือผู้ขาย เมื่อผู้รับจ้างหรือผู้ให้บริการกรอกแบบฟอร์ม W-9 ให้กับผู้จ่ายเงินแล้ว ผู้จ่ายเงินควรให้ข้อมูลต่อไปนี้

• ชื่อ: ผู้รับจ้างหรือผู้ให้บริการควรระบุชื่อทางกฎหมายแบบเต็มตามที่ปรากฏในแบบแสดงรายการภาษี

• ชื่อธุรกิจ (หากมี): หากผู้รับจ้างหรือผู้ค้าดำเนินธุรกิจ พวกเขาควรระบุชื่อธุรกิจ

• ประเภทภาษีของรัฐบาลกลาง: ผู้รับจ้างหรือผู้ค้าควรระบุประเภทภาษีของรัฐบาลกลาง ซึ่งอาจเป็นบุคคลทั่วไป กิจการที่มีเจ้าของคนเดียว ห้างหุ้นส่วน บริษัทประเภท C บริษัทประเภท S ทรัสต์/ทรัพย์สิน หรือองค์กรอื่นๆ

• การยกเว้น: หากผู้รับจ้างหรือผู้ให้บริการได้รับการยกเว้นจากการหักภาษี ณ ที่จ่ายสํารองหรือการรายงานกฎหมายว่าด้วยการปฏิบัติตามข้อกําหนดด้านภาษีของต่างประเทศ ผู้เสียภาษีควรระบุข้อมูลนี้และระบุเหตุผลในการยกเว้น

• ที่อยู่: ผู้รับจ้างหรือผู้ให้บริการควรระบุที่อยู่สําหรับทางไปรษณีย์ของตน

• หมายเลขบัญชี: หากผู้รับจ้างหรือผู้ให้บริการมีหมายเลขบัญชีกับบริษัท พวกเขาอาจให้ข้อมูลนี้ อย่างไรก็ตาม คุณอาจระบุหรือไม่ก็ได้

• หมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษี (TIN): ข้อมูลสําคัญที่สุดที่ผู้รับจ้างหรือผู้ให้บริการต้องระบุในแบบฟอร์ม W-9 คือหมายเลข TIN ซึ่งอาจเป็นหมายเลข SSN สําหรับบุคคลทั่วไปหรือหมายเลข EIN สําหรับธุรกิจ

เมื่อผู้จ่ายเงินได้รับแบบฟอร์ม W-9 ที่กรอกครบถ้วนจากผู้รับจ้างหรือผู้ให้บริการ พวกเขาควรตรวจสอบว่าได้ให้ข้อมูลทั้งหมดแล้ว

บทลงโทษสําหรับการกรอกแบบฟอร์ม W-9 ที่ไม่สมบูรณ์หรือไม่เป็นไปตามข้อกําหนด

IRS สามารถลงโทษได้หลายประการหากผู้เสียภาษีไม่ปฏิบัติตามกฎหมายภาษี ปัญหาด้านการปฏิบัติตามข้อกําหนดเหล่านี้รวมถึงการยื่นแบบฟอร์มภาษีที่กําหนดไม่ครบถ้วนหรือยื่นอย่างไม่ถูกต้อง นี่คือบทลงโทษที่พบบ่อยที่สุด ซึ่งอาจมีค่าใช้จ่ายสูง ขึ้นอยู่กับความรุนแรงและระยะเวลาของการปฏิบัติตามข้อกําหนด:

• บทลงโทษของการไม่ยื่นเอกสาร: หากผู้เสียภาษียื่นแบบภาษีไม่สําเร็จภายในวันที่กําหนด (รวมถึงการขยายเวลา) IRS จะสามารถเรียกค่าปรับ 5% ของยอดภาษีที่ยังไม่ได้ชำระสำหรับแต่ละเดือนหรือเศษของเดือนที่ยื่นแบบภาษีล่าช้า สูงสุดไม่เกิน 25% ของภาษีที่ยังไม่ได้ชำระ ค่าปรับขั้นต่ำสำหรับการยื่นภาษีล่าช้ามากกว่า 60 วัน คือ 435 ดอลลาร์ หรือ 100% ของภาษีที่ยังไม่ได้ชำระ แล้วแต่จำนวนใดจะน้อยกว่า

• บทลงโทษของการไม่ชําระเงิน: หากผู้เสียภาษีไม่ชําระภาษีเต็มจํานวนที่ต้องชําระภายในวันที่กําหนด (รวมถึงการขยายเวลา) IRS จะเรียกเก็บค่าปรับ 0.5 % ของจำนวนภาษีที่ยังไม่ได้ชำระสำหรับแต่ละเดือนหรือเศษของเดือนที่จ่ายภาษีล่าช้า สูงสุดไม่เกิน 25 % ของภาษีที่ยังไม่ได้ชำระ

• ค่าปรับที่เกี่ยวข้องกับความแม่นยํา: หากผู้เสียภาษีแจ้งจำนวนภาษีที่ค้างชำระในแบบแสดงรายการภาษีต่ำกว่าความเป็นจริง และการระบุจำนวนภาษีต่ำกว่าความเป็นจริงนั้นเป็นผลมาจากความประมาทเลินเล่อ การละเลยกฎหรือระเบียบ หรือการระบุรายได้ต่ำกว่าความเป็นจริงเป็นจำนวนมาก IRS จะสามารถเรียกเก็บค่าปรับที่เกี่ยวข้องกับความถูกต้องนั้นเป็นเงิน 20% ของจำนวนภาษีที่ระบุต่ำกว่าความเป็นจริงนั้น

• บทลงโทษกรณีฉ้อโกง: ในกรณีที่ผู้เสียภาษียื่นแบบเรียกเก็บภาษีเท็จหรือถือเป็นฉ้อโกง IRS สามารถเรียกเก็บค่าปรับ 75% ของภาษีที่ยังไม่ได้ดำเนินการชำระ

• ค่าปรับจากการชําระเงินล่าช้า: หากผู้เสียภาษียื่นภาษีภายในวันที่กําหนดแต่ไม่ได้ชำระเต็มจำนวนภายในวันที่กำหนด (รวมถึงการขยายเวลา) IRS จะเรียกเก็บค่าปรับการชำระล่าช้า 0.5 % ของจำนวนภาษีที่ยังไม่ได้ชำระสำหรับแต่ละเดือนหรือเศษของเดือนที่จ่ายภาษีล่าช้า สูงสุดไม่เกิน 25 % ของภาษีที่ยังไม่ได้ชำระ

• ค่าปรับการกู้คืนกองทุนทรัสต์: หากธุรกิจละเลยที่จะหักและจ่ายภาษีเงินเดือน IRS จะสามารถเรียกเก็บค่าปรับการกู้คืนกองทุนทรัสต์เท่ากับ 100% ของจำนวนภาษีที่ยังไม่ได้ชำระ

ค่าปรับเหล่านี้อาจเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว และดอกเบี้ยอาจเพิ่มขึ้นจากจำนวนภาษีที่ยังไม่ได้ชำระ ทำให้ยอดเงินรวมที่ต้องชำระสูงขึ้นมากในระยะยาว การปฏิบัติตามกฎหมายภาษีและยื่นแบบภาษีให้ถูกต้องและตรงเวลาถือเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อหลีกเลี่ยงโทษปรับและผลที่ตามมาอื่นๆ

การจ่ายเงินที่อาจต้องสำรองภาษีณ ที่จ่าย

การจ่ายเงินที่อาจต้องสำรองภาษีณ ที่จ่ายคือวิธีการเรียกเก็บภาษีที่ IRS นํามาใช้เพื่อให้มั่นใจว่ามีการชําระเงินภาษีสําหรับรายรับบางประเภท แม้ว่าผู้รับจะรายงานรายรับในแบบแสดงรายการภาษีไม่สําเร็จ หรือให้ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องก็ตาม ภายใต้การจ่ายเงินที่อาจต้องสำรองภาษีณ ที่จ่าย ผู้จ่ายเงินจะต้องหักเงินในอัตราคงที่ 24% จากการชําระเงินบางประเภทให้แก่ผู้รับเงิน และนําส่งจํานวนเงินดังกล่าวให้แก่ IRS จากนั้นจำนวนเงินที่ถูกหักไว้จะถูกเครดิตจากภาระภาษีเงินได้ของผู้รับเงินเมื่อยื่นแบบภาษี

ผู้รับเงินอาจถูกหักภาษี ณ ที่จ่ายสํารองหากไม่สามารถระบุ TIN ที่ถูกต้องได้เมื่อกำหนดให้ต้องระบุ ระบุ TIN ที่ไม่ถูกต้อง หรือไม่ได้รายงานรายรับบางประเภทในยื่นขอคืนภาษี

ตัวอย่างของการชําระเงินที่อาจมีการหักภาษี ณ ที่จ่ายสํารอง ได้แก่

• ดอกเบี้ย เงินปันผล และรายรับจากการลงทุนประเภทอื่นๆ
  
• การชําระเงินให้กับผู้รับจ้างอิสระหรือผู้ทํางานอิสระ
  
• การชําระเงินค่าเช่าให้กับคนต่างด้าวที่ไม่อยู่อาศัย
  
• การชําระเงินบางอย่างให้แก่ทนายความหรือผู้เชี่ยวชาญทางกฎหมายอื่นๆ
  

ผู้รับเงินจะต้องให้ข้อมูลที่ถูกต้องเป็นปัจจุบันแก่ผู้ชําระเงินเพื่อหลีกเลี่ยงการหัก ภาษี ณ ที่จ่ายสํารอง หากผู้รับเงินเชื่อว่าตนถูกหักภาษี ณ ที่จ่ายสํารองโดยเกิดจากข้อผิดพลาด พวกเขาควรติดต่อผู้ชําระเงินเพื่อแก้ไขปัญหานี้ พร้อมทั้งส่งเอกสารที่จําเป็นเพื่อแก้ไขสถานการณ์ให้ถูกต้อง

วิธีการกรอกแบบฟอร์ม W-9 อย่างถูกต้องและปลอดภัย

แบบฟอร์ม W-9 เช่นเดียวกับแบบฟอร์มภาษีส่วนใหญ่ ไม่ควรมีข้อผิดพลาด เนื่องจากแบบฟอร์มนี้มีความสําคัญอย่างยิ่งสําหรับทั้งผู้จ่ายและผู้รับเงินในช่วงยื่นภาษี จึงควรใช้เวลาตรวจสอบให้มั่นใจว่าการกรอกแบบฟอร์มตรงตามที่กำหนด แต่การยื่นแบบฟอร์มนี้เป็นกระบวนการที่ตรงไปตรงมา ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับในการกรอกแบบฟอร์ม W-9 อย่างถูกต้อง

• ทําความเข้าใจวัตถุประสงค์ของแบบฟอร์ม
  ผู้ชําระเงินใช้แบบฟอร์ม W-9 เพื่อรายงานการชําระเงินที่ชำระให้แก่คุณต่อ IRS โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจวัตถุประสงค์ของแบบฟอร์มและผลกระทบที่มีต่อหน้าที่ในการรายงานภาษีของคุณ

• ระบุข้อมูลที่ถูกต้อง
  ตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดที่คุณระบุในแบบฟอร์มอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลนั้นถูกต้องและเป็นปัจจุบัน ข้อผิดพลาดหรือข้อมูลคลาดเคลื่อนอาจทําให้การประมวลผลการชําระเงินของคุณล่าช้า และอาจส่งผลให้มีการหัก ภาษี ณ ที่จ่ายสํารอง

• ใช้ชื่อทางกฎหมายที่ถูกต้อง
  ตรวจสอบว่าชื่อที่คุณกรอกในแบบฟอร์มตรงกับชื่อในระบบกับสํานักประกันสังคม (SSA) หรือ IRS หากคุณได้เปลี่ยนชื่อของคุณเนื่องจากเหตุผลการแต่งงานหรือเหตุผลอื่น ๆ โปรดอัปเดตข้อมูลของคุณกับ SSA ก่อนกรอกแบบฟอร์ม

• ระบุ TIN
  ข้อมูลสําคัญที่สุดในแบบฟอร์ม W-9 คือ TIN ของคุณ ซึ่งอาจเป็น SSN หรือ EIN ก็ได้ โปรดตรวจสอบว่าได้ระบุ TIN ที่ถูกต้องเพื่อหลีกเลี่ยงการหัก ณ ที่จ่ายสํารอง

Stripe Tax เป็นโซลูชันที่ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ จัดการภาษีให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยการคํานวณและเรียกเก็บภาษีจากลูกค้าโดยอัตโนมัติ ซึ่งรวมถึงภาษีการขาย ภาษีมูลค่าเพิ่ม และภาษีสินค้าและบริการ Stripe Tax ยังมอบแบบฟอร์มภาษีเช่น แบบฟอร์ม W-9 และ 1099 ให้ธุรกิจปฏิบัติตามข้อกําหนดการรายงานภาษีได้อีกด้วย

หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจที่ใช้ Stripe ในการเรียกเก็บเงินจากลูกค้า สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าคุณได้รวบรวมแบบฟอร์ม W-9 ที่กรอกข้อมูลครบถ้วนจากผู้ขายหรือผู้รับจ้างที่คุณชำระเงินโดยใช้ Stripe แล้ว Stripe Tax ช่วยทำให้กระบวนการนี้เป็นแบบอัตโนมัติได้โดยการส่งคำขอแบบฟอร์ม W-9 และรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นโดยตรงจากผู้ให้บริการ หากต้องการดูข้อมูลเพิ่มเติม โปรดเริ่มต้นที่นี่